Jak dokumentować transakcje, gdy otrzymano zaliczkę

Zaliczki otrzymywane na poczet transakcji krajowych, w przypadku większości realizowanych czynności, generują obowiązek podatkowy w VAT. Zasada ta obejmuje każdą kolejną pobraną zaliczkę. Po dokonaniu dostawy towarów lub wykonaniu usługi sprzedawca sporządza fakturę końcową, którą rozlicza całą przeprowadzoną transakcję. Obowiązek wystawienia faktury końcowej nie dotyczy jednak sytuacji, gdy pobrane zaliczki obejmowały już całą zapłatę za towar lub usługę.

Otrzymanie przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi całości lub części zapłaty, w szczególności przedpłaty, zaliczki, zadatku lub raty, zgodnie z postanowieniami art. 19a ust. 8 ustawy o podatku od towarów i usług, skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług. Obowiązek podatkowy winien być wówczas rozpoznany z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty w odniesieniu do pobranej kwoty.

Reguły dotyczące opodatkowania przedpłat, zaliczek, zadatków lub rat nie obejmują jednak czynności wskazanych w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy, dla których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później niż z upływem terminu płatności. W konsekwencji przy świadczeniu usług:

• najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
• ochrony osób,
• ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
• stałej obsługi prawnej i biurowej,
• związanych z gospodarką odpadami oraz
• dostawy i dystrybucji mediów

otrzymanie przedpłaty, zaliczki, zadatku lub raty nie powoduje powstania obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług (wyjątkiem są usługi, do których stosuje się art. 28b ustawy, stanowiące import usług). Ponadto obowiązku podatkowego z tytułu otrzymania przedpłaty, zaliczki, zadatku lub raty nie rozpoznaje się dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

1. Dokumentowanie otrzymanych zaliczek, nieobejmujących 100% ceny

Podatnik, który otrzyma zaliczkę skutkującą powstaniem obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług, powinien udokumentować tę czynność fakturą (art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT). Wymóg wystawienia faktury zaliczkowej nie obejmuje kwot otrzymywanych od nabywców będących osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej, chyba że wystąpią z takim żądaniem