Fakturowanie po zmianach od 1 stycznia 2022 r. – na przykładach

Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy zyskali możliwość dobrowolnego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (dalej również jako KSeF). W systemie można zarówno wystawiać, jak i odbierać faktury, a korzystający z niego podatnicy mogą liczyć na kilka preferencji podatkowych, choć ograniczonych licznymi warunkami. W artykule przedstawiamy obowiązujące zasady wystawiania faktur w KSeF zilustrowane przykładami oraz tabelaryczny wykaz pozostałych zmian w zasadach fakturowania wprowadzonych od 1 stycznia 2022 r.

1. Wystawianie i przesyłanie faktur ustrukturyzowanych przy pomocy systemu KSeF

Faktury ustrukturyzowane to faktury wystawiane przez podatników przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych odbywa się przy wykorzystaniu udostępnionego przez MF wzoru. Faktura ustrukturyzowana jest uznawana za wystawioną w dniu przesłania do KSeF. System ten przydziela takim fakturom indywidualne numery identyfikujące (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT w brzmieniu od 1 stycznia 2022 r.).

Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane przez KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. W takim przypadku nie będą stosowane przepisy art. 112 i art. 112a ustawy o VAT. Po upływie tego okresu, do czasu upływu terminu przedawnienia, to podatnik będzie zobowiązany przechowywać faktury ustrukturyzowane poza KSeF (art. 112aa ustawy o VAT w brzmieniu od 1 stycznia 2022 r.).

Zgodnie z art. 106na ust. 2 ustawy o VAT w brzmieniu od 1 stycznia 2022 r. otrzymanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF wymaga uzyskania akceptacji odbiorcy. Jako że przepisy nie wskazują formy uzyskiwania takiej akceptacji, akceptacja ta może być wyrażana w dowolnej formie, w tym ustnie.

Gdy odbiorca nie wyrazi zgody na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF, wystawca ma prawo wystawić fakturę ustrukturyzowaną przy użyciu ww. systemu, lecz faktura ta może być przesłana temu odbiorcy w innej postaci uzgodnionej z odbiorcą (art. 106g ust. 3b ustawy o VAT w brzmieniu od 1 stycznia 2022 r.), np. e-mailem w postaci elektronicznej.