Jakie zapisy powinny się znaleźć w oświadczeniu klienta biura rachunkowego dla celów oznaczenia transakcji

W związku z obowiązkiem oznaczania transakcji w ewidencji i JPK wiele biur rachunkowych zamierza zwracać się do klientów z prośbą o składanie oświadczeń o faktach znanych wyłącznie klientowi, niezbędnych dla właściwego oznaczenia transakcji. Przedstawiamy przykładowe wzory takich oświadczeń, z zastrzeżeniem, że nie są one wymagane ani regulowane przez prawo podatkowe.

Przepisy prawa podatkowego nie wskazują na konieczność składania przez klientów biur rachunkowych oświadczeń w sprawie obowiązku oznaczania transakcji dla celów JPK_V7. Tym samym nie znajdziemy w nich również wskazówek, jak takie oświadczenie powinno wyglądać. Jednak zważając na przepisy dotyczące oznaczeń transakcji w pliku JPK_V7, można wskazać elementy, które są niezbędne w ochronie interesów biura rachunkowego.

Aby biuro rachunkowe prawidłowo wypełniło pola znajdujące się w ewidencji w pliku JPK_V7, pracownik tego biura musi wiedzieć, czy transakcja:

• sprzedaży:

- obejmuje dostawę towarów lub świadczenie usług, które powinny być oznaczone odpowiednim symbolem GTU, albo

- jest dokonywana z zastosowaniem szczególnych procedur,

- jest dokumentowana za pomocą jednego z dowodów sprzedaży, dla których są wymagane oznaczenia;

• zakupu:

- powinna być oznaczona wymaganym oznaczeniem,

- jest dokumentowana za pomocą dowodu zakupu, dla którego są wymagane dodatkowe oznaczenia.

Część z tych informacji biuro rachunkowe jest w stanie ustalić samo - na podstawie treści dokumentów księgowych (zakupu/sprzedaży). Jednak część z nich nie jest znana biurom rachunkowym.

Ten brak wiedzy biuro rachunkowe może uzupełnić, występując do klienta z prośbą o złożenie stosownego oświadczenia. Takie oświadczenie klienta biura rachunkowego w sprawie obowiązku oznaczania transakcji dla celów JPK_VAT z deklaracją powinno w szczególności zawierać postanowienia o:

• przedmiocie oświadczenia (czego dotyczy oświadczenie),
• podstawie prawnej (odwołanie do podstaw prawnych, z których wynika obowiązek prowadzenia ewidencji VAT oraz oznaczania transakcji kodami).