Jak korygować dokumenty sprzedaży ewidencjonowanej na kasie rejestrującej

Zmiany, które wprowadzono od 1 stycznia 2020 r. w wystawianiu faktur do paragonów, wzbudzają wątpliwości również co do zasad korygowania sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie rejestrującej. Paragon z NIP do 450 zł to faktura, więc w tym przypadku obowiązują takie same zasady jak przy korekcie pozostałych faktur.

Sposób korekty jest uzależniony od tego, co jest jej powodem. W przypadku sprzedaży ewidencjonowanej na kasie najczęściej są to zwroty, reklamacje i pomyłki.

1. Zwrot towarów zaewidencjonowanych na kasie

Powód, z jakiego nabywca dokonuje zwrotu, nie ma znaczenia dla rozliczenia VAT. Może to być zarówno reklamacja, jak i zwrot niepotrzebnego towaru. Sprzedawca musi wystawić odpowiednie dokumenty korygujące, które zależą od tego, jak była udokumentowana sprzedaż. Zwrot towarów powoduje liczne obowiązki po stronie sprzedawcy. Ma on obowiązek udokumentować ten zwrot. Sposób dokumentacji zależy od tego, czy była wystawiona faktura czy paragon.

1.1. Sprzedaż udokumentowana paragonem bez NIP kupującego

Jeżeli sprzedaż zwracanego towaru została zaewidencjonowana tylko na kasie fiskalnej, a kupujący otrzymał paragon bez swojego NIP, to korekty tej sprzedaży należy dokonać wyłącznie w ewidencji korekt. Zwrotu towaru nie ewidencjonuje się w kasie, co wprost wynika z § 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas. Ponieważ kasa fiskalna nie pozwala na skorygowanie danych, które zostały zapisane w jej pamięci fiskalnej, sprzedawca musi ująć korektę w odrębnej ewidencji. Z § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas wynika, że taka ewidencja musi zawierać:

• datę sprzedaży,
• nazwę towaru pozwalającą na jednoznaczną jego identyfikację i ewentualnie opis towaru stanowiący rozwinięcie tej nazwy,
• termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru,
• wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru będącego przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży,