Korekta dokumentacji ZUS cz. I – dokumenty zgłoszeniowe

Płatnik składek ma obowiązek dokonywać korekty dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS zawsze, gdy zostaną stwierdzone nieprawidłowości - czy to w wyniku samokontroli, czy przez ZUS. Ewentualne nieprawidłowości w zgłoszeniach do ubezpieczeń mają istotny wpływ na późniejsze rozliczenia należności. Konsekwencją mogą być m.in. dopłaty zaległych składek wraz z odsetkami. 

Z korektą dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS mamy do czynienia w przypadku konieczności usunięcia nieprawidłowych (błędnych) danych, wykazanych w uprzednio złożonej dokumentacji. ZUS może zwrócić się do płatnika składek o korektę dokumentacji zgłoszeniowo-rozliczeniowej również za okresy przedawnione pod względem należności składkowych (co do zasady okres ten wynosi 5 lat). Przedawnienie składek nie powoduje, że jednocześnie przedawniają się obowiązki płatnika w zakresie sporządzania dokumentów za takie okresy. Żaden przepis nie określa bowiem terminu przedawnienia dla tego rodzaju obowiązków. Zatem płatnik składek powinien sporządzić i złożyć wymaganą przez ZUS korektę, nawet jeżeli dotyczy ona np. okresu ostatnich 10 czy 15 lat.

PRZYKŁAD 1

W kwietniu 2020 r. ZUS wystąpił do płatnika składek (spółki z o.o.) o sporządzenie zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego za zleceniobiorcę, który w okresie od 7 marca do 17 kwietnia 2007 r. był zatrudniony w tej spółce przez 2 miesiące. Osoba ta podlegała w tym czasie wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu (według oświadczenia, które złożyła spółce z o.o.) ze względu na zatrudnienie w innym podmiocie (spółce jawnej). Równoległe zatrudnienie w obu tych spółkach trwało jednak tylko przez 15 dni (od 7 do 21 marca 2007 r.), a zatem w pozostałym niepokrywającym się okresie zleceniobiorca powinien zostać zgłoszony do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych. Spółka z o.o. powinna zgłosić zleceniobiorcę do ubezpieczeń społecznych i dokonać rozliczenia składek z tego tytułu za marzec i kwiecień 2007 r. ZUS nie wydał decyzji zobowiązującej spółkę z o.o. do zapłaty składek. Gdyby jednak taka decyzja została wydana przez organ, płatnik składek powinien odwołać się od niej do sądu, podnosząc zarzut przedawnienia składek. Przedawnione składki nie będą zapisane na koncie płatnika jako zobowiązanie, którego ZUS może skutecznie dochodzić i od którego są należne odsetki za zwłokę. Takie składki będą natomiast zapisane na koncie ubezpieczonego i stanowią podstawę do naliczenia świadczenia emerytalno-rentowego.