Krajowe i zagraniczne podróże służbowe – rozliczanie VAT

Podróże służbowe, czy to krajowe czy zagraniczne, są dość powszechnym obowiązkiem podatników będących przedsiębiorcami oraz ich pracowników czy współpracowników. Podróż służbowa wiąże się nierozerwalnie z wydatkami pracodawcy. Pracownicy powracający z podróży służbowej często przedstawiają faktury, paragony lub bilety dokumentujące poniesione koszty. W wielu przypadkach takie dokumenty dają możliwość odliczenia VAT przez pracodawcę. Gdy podróż odbywa się za granicą, pracodawca może być zobowiązany do rozliczenia VAT od importu usług lub WNT. Przedstawiamy skutki krajowych i zagranicznych podróży służbowych podatnika oraz jego pracowników dla rozliczeń VAT.

Odbywający podróże służbowe podatnicy, ich pracownicy oraz wspólnicy podatników dokonują różnego rodzaju zakupów. Mogą to czynić na dwa sposoby, tj.:

• we własnym imieniu lub
• w imieniu podatnika.

W związku z tym pojawiają się często pytania o obowiązujące w takich sytuacjach zasady rozliczania VAT.

W przypadku zakupów dokonywanych przez pracowników we własnym imieniu u podatników nie wystąpią żadne skutki w VAT. Od takich zakupów:

• krajowych podatnicy nie są uprawnieni do odliczania VAT z otrzymanych faktur, które w przypadku zakupów dokonywanych przez pracowników we własnym imieniu powinny być wystawiane na pracowników, a nie na podatników; w rezultacie przedstawienia faktury wystawionej na podatnika uznać należy, że zakup został dokonany w imieniu podatnika,
• zagranicznych u podatników nie dochodzi do importu usług ani wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów.

Inaczej jest w przypadku zakupów dokonywanych przez pracowników w imieniu podatników. Takie zakupy wywołują takie same skutki jak te dokonywane przez podatników bezpośrednio, a więc od takich zakupów:

• krajowych podatnicy mogą być uprawnieni do odliczania VAT z przekazanych przez pracowników faktur, które powinny być wystawiane na podatników,
• zagranicznych może dochodzić do importu usług lub wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów.