DGP: Jak zaksięgować koszty przeprowadzenia zgromadzenia wspólników

Maj i czerwiec to czas, gdy odbywają się posiedzenia zgromadzeń wspólników/akcjonariuszy związane z zatwierdzaniem sprawozdań finansowych. Jak należy ująć i rozliczyć w księgach wydatki na takie posiedzenia? Czy są to koszty podstawowej czy pozostałej działalności operacyjnej? Czy należy ujmować je na kontach kosztów niepodatkowych? Takie wątpliwości muszą rozstrzygać służby księgowe.

To, jakie są koszty ponoszone w związku z organizacją zgromadzenia wspólników czy akcjonariuszy, zależy od wielu czynników specyficznych dla danej spółki. Są spółki, gdzie koszty te są minimalne – niewielki poczęstunek za kilkaset złotych, ale nie należy do rzadkości wydawanie kilkudziesięciu tysięcy złotych. W praktyce są to koszty związane z obsługą prawną, w tym koszty zwołania, wynajmu sali czy organizacji poczęstunku. Na rodzaj i wysokość ponoszonych nakładów wpływ ma liczba udziałowców lub akcjonariuszy oraz ich status prawny (np. czy są to obywatele polscy czy cudzoziemcy, osoby prawne czy fizyczne). Ostateczną decyzję zawsze podejmuje zarząd, bo to on jest odpowiedzialny za zwołanie i przygotowanie zgromadzenia.