Rozliczanie zaliczek na delegacje zagraniczne

W przypadku delegacji zagranicznych jednostki stosują różne sposoby wypłaty zaliczki oraz jej ostatecznego rozliczenia. Zaliczki wypłaca się w walucie obcej, a pracownik może dokonać zwrotu - niezależnie od tego, w jakiej walucie otrzymał zaliczkę - w walucie obcej albo w PLN. W związku z tym w wielu przypadkach pojawiają się wątpliwości, według jakiego kursu rozliczać poniesione koszty oraz zaliczki, żeby można było zaliczyć je do kosztów podatkowych.

Należy podkreślić, że wiele zależy od tego, jak jednostka uregulowała rozliczenie delegacji w swojej polityce rachunkowości. Niestety, w jednostkach często brakuje tego uregulowania.

Zasady rozliczania delegacji zagranicznych wynikają z rozporządzenia MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Została w nim określona wysokość diet, wysokość zwrotów kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych, udokumentowanych wydatków uznanych przez pracodawcę.

Wypłata zaliczki oraz jej rozliczenie

Do rozliczeń delegacji zagranicznych odnoszą się przepisy § 20 rozporządzenia, zgodnie z którymi pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, po przeliczeniu według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.