Kasy online – zasady ewidencjonowania według nowych przepisów

Od 1 maja 2019 r. obowiązuje nowe rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących. Zostało ono wydane w związku z wprowadzeniem kas online. Mają one stopniowo zastępować dotychczas stosowane kasy - z papierowym i elektronicznym zapisem kopii. W artykule przedstawiamy regulacje nowego rozporządzenia określającego m.in. sposób prowadzenia ewidencji, terminy zgłoszeń kas czy też terminy obowiązkowych przeglądów technicznych. Zwrócimy także szczególną uwagę na obowiązki podatników rejestrujących sprzedaż w kasach fiskalnych.

Co podatnicy znajdą w rozporządzeniu

Rozporządzenie z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących reguluje:

1. sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących,
2. warunki i sposób używania kas rejestrujących,
3. warunki i sposób zakończenia używania kas w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas,
4. szczególne przypadki i sposób wystawiania dokumentów w postaci innej niż wydruk przy zastosowaniu kas,
5. rodzaje dokumentów składanych w związku z używaniem kas, sposób ich składania oraz wzory tych dokumentów,
6. termin zgłoszenia kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego,
7. warunki zorganizowania i prowadzenia serwisu kas mające znaczenie dla prowadzenia ewidencji, w tym warunki, które powinny spełniać podmioty prowadzące serwis kas,
8. terminy oraz zakres obowiązkowych przeglądów technicznych kas.

W jaki sposób należy prowadzić ewidencję

Rozporządzenie określa m.in. „sposób prowadzenia ewidencji”. Istota tych przepisów sprowadza się do wskazania, jakie czynności (obowiązki) powinien wykonać podatnik stosujący kasy, aby uznać, że prowadzi ewidencję prawidłowo. Wymagania te wskazujemy w tabeli. Ułatwi to sprawdzenie, jakie są wymagania prawidłowego sposobu prowadzenia ewidencji. Duża część przedstawionych wymogów powiela dotychczasowe rozwiązania, jednak część jest nowych. Dla jasności obrazu w tabeli przedstawiamy obydwie kategorie obowiązujących od 1 maja 2019 r. zasad prawidłowego ewidencjonowania z oznaczeniem regulacji zmienionych w stosunku do poprzedniego stanu prawnego (Zmiany!) oraz regulacji nowych (Nowość!).