Rozliczenie VAT od świadczeń na rzecz pracowników

Pracodawcy, którzy ponoszą wydatki w związku z zapewnieniem pracownikom dodatkowych świadczeń, często mają wątpliwości, kiedy mogą odliczyć VAT oraz kiedy muszą opodatkować nieodpłatne świadczenie. Gdy wydatki są finansowane z ZFŚS, sytuacja jest jasna. Nie odliczają VAT i nie muszą go naliczać. Jest inaczej, gdy wydatki są finansowane ze środków obrotowych. Wiele tych wątpliwości wyjaśniają organy podatkowe w wydawanych interpretacjach.

1. Od jakich zakupów spożywczych dla pracowników możemy odliczyć VAT

Zapewnienie pracownikom możliwości skorzystania z artykułów spożywczych, udostępnionych w kuchniach firmowych podczas tzw. spotkań konsumpcyjnych, służy zaspokajaniu ich osobistych, prywatnych potrzeb. Odbywa się bez związku z prowadzoną przez pracodawcę działalnością gospodarczą. Dlatego od ich zakupu nie odliczy VAT. Nie musi go również naliczać w związku z nieodpłatnym przekazaniem. Natomiast od zakupu produktów lub posiłków wykorzystanych podczas spotkań z kontrahentami, narad, szkoleń pracodawca może odliczyć VAT. Nie musi go również naliczać.

Takie stanowisko zajął Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w piśmie z 28 lutego 2019 r. (sygn. 0112-KDIL2-3.4012.656.2018.2.WB), odpowiadając na pytanie spółki, która nabywała następujące produkty:

• Grupa 1: owoce, np.: jabłka, banany, cytryny, gruszki, kiwi, owoce sezonowe, takie jak arbuz, śliwka, truskawki, winogrono;
• Grupa 2: bakalie: orzechy nerkowca, migdały, śliwki suszone, rodzynki;
• Grupa 3: napoje kolorowe, takie jak: soki do herbaty, soki kolorowe w kartonach, napoje gazowane;
• Grupa 4: słodycze, np.: cukierki, czekoladki, orzeszki, paluszki, krakersy, chipsy;
• Grupa 5: gotowe, ciepłe posiłki.

które były wykorzystywane zarówno w ogólnodostępnej kuchni dla wszystkich pracowników (produkty z grupy 1-4), jak i podczas spotkań firmowych (produkty z grupy 1-5). W takim przypadku organ uznał, że:

Pyt. 1. Jak rozliczyć zakup produktów do ogólnodostępnej kuchni

Należy wskazać, że konieczność zapewnienia przez Wnioskodawcę możliwości skorzystania z ogólnodostępnych artykułów spożywczych udostępnianych w kuchni, nie wynika z żadnych przepisów, jak również nie jest niezbędne dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, bowiem pracownicy są zobowiązani świadczyć pracę niezależnie od możliwości skorzystania z miejsca jakie daje z własnej woli pracodawca, a gdzie mogą oni skonsumować zrobione przez siebie posiłki. To do pracownika należy decyzja, czy skorzysta z dostępnych artykułów, zatem zależy ona wyłącznie od woli pracownika i nie przekłada się na działalność opodatkowaną Wnioskodawcy (Pracodawcy). Zatem udostępnienie pracownikom Spółki przedmiotowych artykułów spożywczych w pomieszczeniu socjalnym - kuchni, ma na celu zaspokojenie ich potrzeb prywatnych, a tym samym nie ma związku ze sprzedażą opodatkowaną Wnioskodawcy. W konsekwencji, biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane przepisy prawa należy stwierdzić, że Wnioskodawcy od wydatków związanych z zakupem artykułów spożywczych wymienionych we wniosku w grupach 1-4, które są wystawiane w ogólnodostępnych kuchniach firmowych i spożywane są przez pracowników w ramach „spotkań konsumpcyjnych”, tj. w przerwie od pracy, Wnioskodawcy nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu nabycia ww. artykułów spożywczych. W takiej sytuacji wydatki, które poniesie Wnioskodawca w związku z zakupem ww. artykułów spożywczych nie są związane ze sprzedażą opodatkowaną podatkiem od towarów i usług w ramach prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej, gdyż jak wskazano powyżej służą one do zaspokojenia potrzeb prywatnych pracowników Spółki.