Wydanie gratisów reklamowych oraz dodatkowych akcesoriów przy sprzedaży samochodu na gruncie ustawy o VAT i ustawy o PIT

Jak rozliczyć podatkowo dodatkowe akcesoria wydawane przy sprzedaży auta? Nasza firma zajmuje się sprzedażą aut. W cenie sprzedawanych aut dołączamy drobne gratisy (tj. smycze, breloki, kubki, parasole, koszulki itp.) oraz wynegocjowane przez klienta doposażenie auta, np. alarm, opony, dywaniki, hak, czy inne akcesoria. Zdarza się jednak, że dodatkowe akcesoria wynegocjowane przez klienta nie dotyczą bezpośrednio auta. Np. model auta na akumulator dla dziecka, klocki lego z modelem auta sprzedawanej marki, iphone itp. Na ogół wynegocjowane pozycje (tylko doposażenie, bo gratisy reklamowe nie) znajdują odzwierciedlenie w pisemnym zamówieniu. W większości przypadków dodatkowe akcesoria wpisywane są także na fakturze (istotniejsze pozycje), ale nie w pozycji specyfikacji towarów tylko w uwagach. Zdarza się jednak, że tych akcesoriów nie ma w zamówieniu, fakturze lub ani w jednym, ani w drugim dokumencie. Dzieje się tak, kiedy klient negocjuje jeszcze przed odebraniem samochodu i dokonaniem zapłaty, ale po wystawieniu faktury (także w przypadkach gdy zakup negocjowany jest z klientem, który nabywa auto za pośrednictwem firmy leasingowej). Wówczas taki dodatek także uznajemy za ujęty w cenie sprzedaży. Pobrane z magazynu dodatki trafiają do zlecenia doposażeniowego konkretnego auta. Zlecenie takie zawiera zarówno te elementy, które znalazły się w zamówieniu, na fakturze jak te których nie ujęto, ale które zostały ustnie wynegocjowane. Czy nasze postępowanie jest prawidłowe, czy musimy posiadać jeszcze jakieś potwierdzenia od klientów, że otrzymali dodatkowe gratisy reklamowe lub doposażenie, zwłaszcza jeśli nie wyszczególniono ich na fakturze? Czy uznanie tych dodatkowych towarów nie będących wyposażeniem samochodu jako „będących w cenie auta” stanowi jakieś zagrożenie podatkowe? Czy powinniśmy posiadać pisemne kalkulacje udowadniające, że doposażenie mieści się w cenie sprzedaży (pokryte zostało z marży)? Uznaliśmy, iż tam gdzie doposażenie zostało ujęte zarówno w zamówieniu, jak i zostało umieszczone w uwagach na fakturze jest prawidłowo – stanowi u nas koszt sprzedaży auta i nie naliczamy VAT od przekazania. Wątpliwości natomiast budzą pozostałe operacje, tj. gratisy reklamowe i dodatkowo wynegocjowane akcesoria, które nie zostały wyspecyfikowane w zamówieniu czy fakturze a zwłaszcza te które, które z natury nie stanowi wyposażenia auta. Czy powinniśmy potraktować takie operacje jako nieodpłatną dostawę towarów i opodatkować VAT? Czy w przypadku takiej dostawy dla osoby fizycznej (niezależnie czy prowadzi działalność czy nie) powinniśmy pobrać podatek/wystawić PIT8C?