Nowe uprawnienia i obowiązki pracodawców w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. płatnicy składek zobowiązani są przekazywać do ZUS dodatkowe dane w nowych i zmodyfikowanych formularzach ubezpieczeniowych. W określonych przypadkach pozwoli im to skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji osób zatrudnionych. Zmieniły się także zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązują zmiany w zakresie prowadzenia dokumentacji kadrowej. Nowelizacja umożliwia pracodawcom prowadzenie akt pracowniczych w formie elektronicznej,

• przewiduje skrócenie do 10 lat okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz
• nakłada na płatników składek nowe obowiązki polegające na przekazaniu do ZUS dodatkowych danych wynikających z tej dokumentacji.

Nowe zasady ustalania okresu archiwizacji akt pracowniczych

Zmienione zasady ustalania okresu archiwizacji akt pracowniczych dotyczą:

• pracowników i zleceniobiorców, którzy rozpoczęli pracę po raz pierwszy po wejściu w życie nowelizacji (tj. najwcześniej 1 stycznia 2019 r.),

• pracowników i zleceniobiorców, którzy rozpoczęli pracę po raz pierwszy w okresie od 1 stycznia 1999 r. do dnia poprzedzającego dzień wejścia w życie ww. ustawy (tj. do 31 grudnia 2018 r.)
• pracowników i zleceniobiorców, którzy rozpoczęli pracę po raz pierwszy przed 1 stycznia 1999 r.

Pracownicy lub zleceniobiorcy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.

Płatnicy składek, którzy zatrudnili i zgłosili pracowników lub zleceniobiorców do ubezpieczeń po raz pierwszy po 31 grudnia 2018 r., zobowiązani są do przechowywania ich dokumentacji pracowniczej zawsze przez okres 10 lat. Okres ten należy liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym ich stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (lub rozwiązaniu uległa umowa zlecenia).

Pracownicy lub zleceniobiorcy zatrudnieni w latach 1999-2018

Pracodawcy i zleceniodawcy, którzy zatrudnili pracowników lub zleceniobiorców (na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia)