Jak rozliczać wypłacane pracownikom ekwiwalenty pieniężne – podatki dochodowe, prawo pracy, składki ZUS i ewidencja księgowa

Choć zasadniczo to na pracodawcy spoczywa obowiązek zapewnienia pracownikowi odzieży roboczej czy narzędzi niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracownik, w związku ze świadczoną pracą, wykorzystywał własną odzież czy własne narzędzia, a pracodawca wypłacał mu z tego tytułu ekwiwalent. Stosowny ekwiwalent pracodawca musi wypłacić także wówczas, gdy na pracowniku spoczywa obowiązek prania odzieży roboczej. Pracownik nie może jednak zarabiać na ekwiwalencie. Otrzymana kwota powinna mu jedynie rekompensować poniesione wydatki. Po spełnieniu m.in. tego warunku otrzymany przez pracownika ekwiwalent pieniężny może korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego oraz składek ZUS. Przedstawiamy zasady rozliczeń takiego ekwiwalentu.

I. Ekwiwalenty pieniężne na rzecz pracowników - moment ujęcia w kosztach podatkowych oraz sposób ujęcia w księgach rachunkowych

Przyznawane i wypłacane pracownikom ekwiwalenty pieniężne zazwyczaj znajdują swoją podstawę w istniejącym stosunku pracy, wobec czego są funkcjonalnie powiązane z działalnością gospodarczą, którą podatnik (pracodawca) prowadzi w celu osiągnięcia przychodów. Na podstawie art. 22 ust. 1 updof oraz art. 15 ust. 1 updop stanowią one zasadniczo koszty uzyskania przychodów.

Ekwiwalenty te, jako należności przysługujące pracownikom w związku z istniejącym stosunkiem pracy, są uwzględniane w kosztach podatkowych na tych samych zasadach co wynagrodzenia za pracę, co wyklucza np. rozliczanie ich proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. W rezultacie ww. ekwiwalenty pracownicze stanowią koszty uzyskania przychodów:

• w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony (art. 22 ust. 6ba updof oraz art. 15 ust. 4g updop)