Przy rozliczaniu delegacji urzędnika nie wolno posługiwać się różnymi fakturami dokumentującymi tą samą usługę

Po powrocie z krajowej podróży służbowej pracownik przedłożył do rozliczenia jej kosztów fakturę za nocleg. Widniała w niej tylko cena za usługi noclegowe i była wyższa od przysługującego limitu (650,-zł). Pracownik odmówił wskazania okoliczności uzasadniających poniesienie wydatków za nocleg w kwocie przekraczającej limit. Jednakże oświadczył, że ta usługa hotelowa obejmowała nocleg ze śniadaniem i wystąpił do hotelu o korektę faktury celem odrębnego zafakturowania śniadania. W rezultacie hotel do pierwotnej faktury wystawił korektę zerującą usługę oraz wystawił dwie nowe faktury. Obie o treści "usługi noclegowe", z tym że jedna opiewała na kwotę 585,- zł, a druga na kwotę 65,-, i ta druga miała dopisek w prawym górnym rogu przy dacie pobytu i nazwisku pracownika "opłata za śniadanie". Jesteśmy jednostką budżetową i możemy rozliczać wydatki wyłącznie w granicach limitów określonych w rozporządzeniu MPiPS z 29.01.2013r. Służby księgowe naliczyły dietę dla pracownika pomniejszoną z tytułu śniadania o 25% w kwocie 22,50 zł oraz z powodu braku oświadczenia uzasadniającego potrzebę poniesienia kosztów noclegu powyżej limitu, zwrócono pracownikowi kwotę do jego wysokości tj. 600,- zł. Naszym zdaniem nie ma tu znaczenia czy faktura z hotelu w swojej podstawowej usłudze zawiera cenę śniadania, czy jest to pozycja wyodrębniona na fakturze, czy też hotel na tę okoliczność wystawia odrębną fakturę. Czy nasz sposób postępowania jest prawidłowy?