Kiedy można refakturować koszty mediów związanych z wynajmem lokali użytkowych

Przedsiębiorcy świadczący usługi najmu nieruchomości z reguły decydują się na przenoszenie kosztów mediów na najemcę w formie refakturowania. Prawo odrębnego rozliczania mediów, niezależnie od usługi głównej, czyli usługi najmu lokalu, nie zawsze jest jednak oczywiste. Przyjęcie właściwej formy rozliczeń wpływa natomiast istotnie na prawidłowe opodatkowanie realizowanych czynności. Uznanie kosztów mediów za element usługi głównej skutkuje bowiem obowiązkiem łącznego opodatkowania, według stawki właściwej dla usługi najmu. Z kolei odrębne rozliczanie mediów poprzez ich refakturowanie umożliwia zastosowanie stawki przewidzianej dla danej usługi.

Zawarcie umowy najmu nieruchomości wiąże się, co do zasady, z ustaleniem formy rozliczeń kosztów dodatkowych towarzyszących realizowanemu świadczeniu. W przypadku lokali użytkowych będą to najczęściej koszty dostawy mediów, takich jak: energia elektryczna, energia cieplna, gaz ziemny, woda i odprowadzenie ścieków, czy też wywóz nieczystości. Strony umowy mogą oczywiście ustalić zgodnie, że to najemca zawrze odrębne umowy bezpośrednio z podmiotami świadczącymi przedmiotowe usługi. Czynności te będą wówczas realizowane niezależnie od zawartej umowy najmu przez faktycznych usługodawców. Takie rozwiązanie w praktyce jest stosowane jednak sporadycznie. Z reguły koszty świadczeń dodatkowych towarzyszących umowie najmu są przenoszone przez wynajmującego na najemcę w formie tzw. refakturowania, na zasadach ustalonych w łączącej strony umowie.