a)

członków odpowiednich organów Wspólnoty Transportowej, w tym między innymi Rady Ministerialnej, Regionalnego Komitetu Sterującego, komitetów technicznych, Forum Socjalnego i Komitetu Budżetowego;

b)

innych uczestników, którzy są formalnie zapraszani do udziału w którymkolwiek z posiedzeń Wspólnoty Transportowej wymienionych w pkt 1.3, w przypadku których zaproszenie wyraźnie stanowi, że Wspólnota Transportowa pokrywa koszty ich uczestnictwa;

c)

ekspertów zewnętrznych (osób prywatnych, osób z sektorów rządowego lub pozarządowego z Umawiających się Stron Wspólnoty Transportowej lub państwa członkowskiego UE) zaproszonych do wydania konkretnej opinii fachowej na którymkolwiek z posiedzeń organizowanych przez Wspólnotę Transportową, którzy nie są członkami organów, grup zadaniowych, grup koordynacyjnych i innych organów roboczych Wspólnoty Transportowej;

d)

każdej osoby odpowiedzialnej za towarzyszenie osobie niepełnosprawnej objętej zakresem lit. a), b) lub c).

a)

Rada Ministerialna, Regionalny Komitet Sterujący, komitety techniczne oraz Forum Socjalne;

b)

Komitet Budżetowy;

c)

grupy zadaniowe, grupy koordynacyjne i inne organy robocze ustanowione na mocy decyzji lub konkluzji Rady Ministerialnej lub Regionalnego Komitetu Sterującego;

d)

konferencje, warsztaty i inne fora organizowane przez Stały Sekretariat, dotyczące programu prac Wspólnoty Transportowej;

e)

inne posiedzenia organizowane w ramach wdrażania Traktatu o Wspólnocie Transportowej (debaty wysokiego szczebla, warsztaty itp.);

f)

procedury naboru na stanowiska opublikowane przez Wspólnotę Transportową (członkowie komisji selekcyjnych); oraz

g)

procedury naboru na stanowiska opublikowane przez Wspólnotę Transportową (kandydaci).

a)

W przypadku posiedzeń organów ustanowionych na mocy Traktatu o Wspólnocie Transportowej na podstawie niniejszych zasad do zwrotu kosztów danego posiedzenia uprawniony jest maksymalnie jeden oficjalnie wyznaczony przedstawiciel na ministerstwo, organ regulacyjny, agencję, podmiot lub innego beneficjenta.

b)

W przypadku inicjatyw ukierunkowanych na budowanie zdolności takich jak warsztaty, szkolenia, wizyty studyjne na podstawie niniejszych zasad do zwrotu kosztów danego wydarzenia uprawnionych jest maksymalnie dwoje oficjalnie wyznaczonych przedstawicieli na ministerstwo, organ regulacyjny, agencję, podmiot lub innego beneficjenta.

c)

W przypadku gdy wydarzenia wskazane w lit. a) i b) są organizowane równolegle lub instytucja nominująca ma szersze uprawnienia w odniesieniu do różnych kwestii związanych z transportem, dyrektor Stałego Sekretariatu (zwany dalej „dyrektorem”) może odstąpić od tej zasady w drodze uzasadnionej decyzji.

d)

Liczba uczestników uprawnionych do zwrotu kosztów jest ustalana indywidualnie i w zależności od dostępności środków finansowych.

a)

gdy podróż w celu udziału w posiedzeniu nie wiąże się z noclegiem:

b)

gdy zapewniane są bezpłatne posiłki, takie jak obiad lub kolacja, za każdy bezpłatny posiłek odejmuje się 10 % stawki diety dziennej.

a)

sporządza się na formularzu określonym w dodatku 1;

b)

przedkłada się w formie elektronicznej Stałemu Sekretariatowi nie później niż 15 dni kalendarzowych od daty przedmiotowego posiedzenia; oraz

c)

przedkłada się wraz z dołączonym kompletnym zestawem oryginalnych dokumentów potwierdzających, takich jak bilety i faktury lub, w przypadku rezerwacji online, wydruk elektronicznej rezerwacji i kart pokładowych na podróż do miejsca przeznaczenia, stanowiących dowód poniesionych kosztów i wskazujących klasę, w jakiej podróżował pasażer, czas podróży i zapłaconą kwotę.