Akt prawny
obowiązujący
Wersja aktualna od 2023-12-08
Wersja aktualna od 2023-12-08
obowiązujący
Alerty
DECYZJA RADY (UE) 2024/2176
z dnia 8 grudnia 2023 r.
w sprawie stanowiska, jakie ma być zajęte w imieniu Unii Europejskiej w ramach Regionalnego Komitetu Sterującego Wspólnoty Transportowej w odniesieniu do wprowadzenia wspólnego zbioru zasad dotyczących zwrotu kosztów ponoszonych przez osoby spoza Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej zapraszane do udziału w posiedzeniach Wspólnoty Transportowej
RADA UNII EUROPEJSKIEJ,
uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 91 i art. 100 ust. 2, w związku z art. 218 ust. 9,
uwzględniając wniosek Komisji Europejskiej,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1) | Traktat ustanawiający Wspólnotę Transportową (1) (TWT) został zatwierdzony w imieniu Unii decyzją Rady (UE) 2019/392 (2) i wszedł w życie w dniu 1 maja 2019 r. |
(2) | Regionalny Komitet Sterujący Wspólnoty Transportowej (zwany dalej „Komitetem Sterującym”), ustanowiony przez TWT, jest odpowiedzialny za zarządzanie TWT oraz zapewnia jego prawidłowe wykonanie. Na podstawie art. 35 TWT Komitet Sterujący jest uprawniony do przyjmowania decyzji określających procedurę wykonania budżetu. |
(3) | Oczekuje się, że Komitet Sterujący przyjmie decyzję w sprawie wprowadzenia wspólnego zbioru zasad dotyczących zwrotu kosztów ponoszonych przez osoby spoza Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej zapraszane do udziału w posiedzeniach Wspólnoty Transportowej (zwaną dalej „planowaną decyzją”). Zasady określone w planowanej decyzji zastąpią zasady przyjęte na podstawie decyzji Komitetu Sterującego nr 2020/05 (3) i nr 2021/02 (4). |
(4) | Planowana decyzja jest niezbędna do właściwego funkcjonowania Stałego Sekretariatu oraz organów Wspólnoty Transportowej. Należy ustalić stanowisko, jakie powinno zostać zajęte w imieniu Unii w ramach Komitetu Sterującego w odniesieniu do przyjęcia planowanej decyzji, ponieważ będzie ona wiążąca dla Unii. |
(5) | Stanowisko Unii w ramach Komitetu Sterującego być oparte na dołączonym projekcie decyzji, |
PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:
Artykuł 1
1. Stanowisko, jakie ma być zajęte w imieniu Unii w ramach Regionalnego Komitetu Sterującego Wspólnoty Transportowej (zwanego dalej „Komitetem Sterującym”) w odniesieniu do wprowadzenia wspólnego zbioru zasad dotyczących zwrotu kosztów ponoszonych przez osoby spoza Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej zapraszane do udziału w posiedzeniach Wspólnoty Transportowej, które zastąpią zasady przyjęte na podstawie decyzji Komitetu Sterującego nr 2020/05 i nr 2021/02, oparte jest na projekcie decyzji Komitetu Sterującego dołączonym do niniejszej decyzji.
2. Przedstawiciele Unii w Komitecie Sterującym mogą, bez konieczności przyjmowania przez Radę kolejnej decyzji, uzgodnić niewielkie zmiany w projekcie decyzji.
Artykuł 2
Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia.
Sporządzono w Brukseli dnia 8 grudnia 2023 r.
W imieniu Rady
Przewodnicząca
N. CALVIÑO SANTAMARÍA
(1) Dz.U. L 278 z 27.10.2017, s. 3.
(2) Decyzja Rady (UE) 2019/392 z dnia 4 marca 2019 r. w sprawie zawarcia w imieniu Unii Europejskiej Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Transportową (Dz.U. L 71 z 13.3.2019, s. 1).
(3) Decyzja nr 2020/05 Regionalnego Komitetu Sterującego Wspólnoty Transportowej z dnia 29 lipca 2020 r. w sprawie zasad dotyczących zwrotu kosztów ponoszonych przez osoby spoza Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej zapraszane do udziału w posiedzeniach w charakterze ekspertów (Dz.U. L 73 z 10.3.2023, s. 40).
(4) Decyzja nr 2021/02 Regionalnego Komitetu Sterującego Wspólnoty Transportowej z dnia 7 czerwca 2021 r. w sprawie zasad dotyczących zwrotu kosztów ponoszonych przez osoby spoza Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej zapraszane do udziału w posiedzeniach Wspólnoty (Dz.U. L 73 z 10.3.2023, s. 48).
PROJEKT
Decyzja nr 202X/
REGIONALNEGO KOMITETU STERUJĄCEGO WSPÓLNOTY TRANSPORTOWEJ
w sprawie wprowadzenia wspólnego zbioru zasad dotyczących zwrotu kosztów ponoszonych przez osoby spoza Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej zapraszane do udziału w posiedzeniach Wspólnoty Transportowej
REGIONALNY KOMITET STERUJĄCY WSPÓLNOTY TRANSPORTOWEJ,
uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Transportową, w szczególności jego art. 24 ust. 1 i art. 35,
PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:
Artykuł 1
Niniejszym przyjmuje się wspólny zbiór zasad dotyczących zwrotu kosztów ponoszonych przez osoby spoza Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej zapraszane do udziału w posiedzeniach Wspólnoty Transportowej, które to zasady określono w załączniku.
Wspólny zbiór zasad przyjęty na podstawie niniejszej decyzji zastępuje zasady przyjęte na podstawie decyzji nr 2020/5 i decyzji nr 2021/02 Regionalnego Komitetu Sterującego.
Po przyjęciu tych zasad Stały Sekretariat Wspólnoty Transportowej opublikuje je na stronie internetowej Wspólnoty Transportowej.
Artykuł 2
Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia.
Sporządzono w … dnia …
W imieniu Regionalnego Komitetu Sterującego
Przewodniczący/Przewodnicząca
ZAŁĄCZNIK
ZASADY DOTYCZĄCE ZWROTU KOSZTÓW PONOSZONYCH PRZEZ OSOBY SPOZA STAŁEGO SEKRETARIATU WSPÓLNOTY TRANSPORTOWEJ ZAPRASZANE DO UDZIAŁU W POSIEDZENIACH WSPÓLNOTY TRANSPORTOWEJ
1. Zakres stosowania
1.1. | Niniejsze zasady mają zastosowanie do osób spoza Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej (zwanego dalej „Stałym Sekretariatem”), które są zapraszane do udziału w którymkolwiek z posiedzeń lub wydarzeń Wspólnoty Transportowej wymienionych w pkt 1.3. |
1.2. | Niniejsze zasady mają zastosowanie do następujących osób, które są zapraszane do udziału w którymkolwiek z posiedzeń Wspólnoty Transportowej wymienionych w pkt 1.3:
|
1.3. | Posiedzeniami objętymi niniejszymi zasadami są posiedzenia następujących składów, komitetów i innych forów Wspólnoty Transportowej:
|
1.4. |
|
1.5. | Niniejsze zasady dotyczą zwrotu kosztów podróży oraz diet dziennych. |
1.6. | Maksymalna liczba ekspertów zewnętrznych zaproszonych na posiedzenie, niezależnie od tego, czy są uprawnieni do zwrotu kosztów, wynosi po jednej osobie na Umawiającą się Stronę Wspólnoty Transportowej i po jednej osobie na państwo członkowskie UE. Liczba ekspertów z sektora prywatnego lub pozarządowego nie może przekraczać liczby ekspertów rządowych przypadających na wydarzenie. |
2. Koszty podróży
2.1. | Wszyscy zaproszeni uczestnicy mają prawo do zwrotu kosztów podróży z miejsca określonego w otrzymanym przez nich zaproszeniu (miejsce pracy lub zamieszkania) do miejsca posiedzenia najbardziej odpowiednimi środkami transportu, biorąc pod uwagę daną odległość. Zasadniczo oznacza to podróż koleją w wagonach drugiej klasy z punktu oddalonego od miejsca posiedzenia o mniej niż 400 km (w jedną stronę, biorąc pod uwagę oficjalną odległość określoną dla transportu kolejowego), a z punktu oddalonego o więcej niż 400 km - środkami transportu lotniczego w klasie ekonomicznej. |
2.2. | Dyrektor dokłada starań, aby zapewnić organizację posiedzeń w sposób umożliwiający uczestnikom skorzystanie z najbardziej ekonomicznych wariantów podróży. |
2.3. | Koszty podróży są zwracane dopiero po przedstawieniu dokumentów potwierdzających. |
2.4. | W przypadku gdy transport lotniczy lub kolejowy nie jest dostępny lub nie jest racjonalny pod względem kosztów, zezwala się na podróż autobusem lub samochodem. |
2.5. | Koszt podróży pojazdem prywatnym zwraca się na podstawie stawki wynoszącej 0,28 EUR/km. |
2.6. | Koszty podróży są zwracane do wysokości 700 EUR. |
3. Dieta dzienna
3.1. | Dieta dzienna obejmuje koszty zakwaterowania, przejazdów lokalnych, posiłków, napiwków i inne koszty dodatkowe. |
3.2. | Stosuje się najbardziej aktualną skalę stawek diety dziennej mających zastosowanie do umów w sprawie pomocy zewnętrznej finansowanych przez UE. Mająca zastosowanie stawka diety dziennej jest równa stawce obowiązującej w miejscu, w którym zaproszony uczestnik spędza noc. Za dzień rozpoczęcia podróży wypłaca się pełną kwotę diety dziennej; nie wypłaca się jednak żadnej diety dziennej za dzień zakończenia podróży, co oznacza, że dietę dzienną oblicza się na podstawie liczby noclegów spędzonych na wyjeździe. Dietę dzienną wypłaca się tylko wtedy, gdy czas posiedzeń jest nie do pogodzenia z godzinami lotów lub pociągów. Liczba noclegów nie może przekraczać liczby dni posiedzenia + 1. |
3.3. | Pod warunkiem uzyskania uprzedniej zgody dyrektora uczestnicy mogą w drodze wyjątku być uprawnieni do dodatkowej diety dziennej związanej z dodatkowym noclegiem w miejscu, w którym odbywa się posiedzenie, jeżeli przedłużenie pobytu umożliwiłoby uczestnikowi obniżenie kosztów transportu o kwotę przewyższającą kwotę diety dziennej związanej z dodatkowym noclegiem. |
3.4. | Uczestnicy nie są uprawnieni do zwrotu innych wydatków związanych z pobytem w hotelu, takich jak wydatki związane z internetem, telefonem, fotokopiami, minibarem lub śniadaniem niewliczonym w cenę pobytu. |
3.5. | Uczestnicy przybywający z miejsca położonego w odległości do 50 km od miejsca posiedzenia nie są uprawnieni do otrzymania diety dziennej. |
3.6. | W następujących przypadkach stosuje się obniżone stawki diety dziennej:
We wszystkich przypadkach, gdy porządek obrad posiedzenia lub wydarzenia obejmuje obiad lub kolację, taki posiłek uznaje się za bezpłatny posiłek. |
4. Zakup biletów i zakwaterowania
4.1. | Uczestnicy zaproszeni na jedno z posiedzeń wyszczególnionych w pkt 1.3 lit. a)-e), rezerwują bilety i zakwaterowanie we własnym zakresie. Rezerwacji dokonuje się jak najwcześniej, tak aby można było uzyskać najbardziej ekonomiczną taryfę lub stawkę. Stały Sekretariat rezerwuje podróż w imieniu zaproszonych uczestników lub wypłaca zaliczki na pokrycie wydatków jedynie w wyjątkowych przypadkach i z zastrzeżeniem warunków określonych w zasadzie 6. |
4.2. | W przypadku uczestników zaproszonych na posiedzenia, o których mowa w zasadzie 1.3 lit. f) i g), organizacją podróży i zakwaterowania zajmuje się Stały Sekretariat. |
5. Procedura zwrotu kosztów
5.1. | W celu uzyskania zwrotu kosztów podróży i wypłaty diety dziennej uczestnicy składają wniosek o zwrot kosztów (zwany dalej „wnioskiem o zwrot”). Wniosek o zwrot:
|
5.2. | Korespondencję dotyczącą zwrotu kosztów przesyła się do Stałego Sekretariatu na adres finance@transport-community.org. |
5.3. | Zwrotu dokonuje się w euro. Do zwrotu stosuje się kurs wymiany obowiązujący w dniu posiedzenia. |
5.4. | Zwrotu dokonuje się przelewem bankowym na rachunek bankowy instytucji lub organizacji delegującej uczestnika, korzystając z danych rachunku bankowego przekazanych zgodnie z zasadą 5.5. Jednakże na pisemny wniosek tej instytucji lub organizacji zwrotu kosztów można dokonać na prywatny rachunek bankowy uczestnika. |
5.5. | Dane rachunku bankowego, które należy przedłożyć do celów zasady 5.4, zawierają następujące informacje dotyczące beneficjenta: nazwa i adres posiadacza rachunku, nazwa banku, numer rachunku bankowego (IBAN) i kod SWIFT (BIC). |
6. Zaliczka na poczet kosztów podróży i zakwaterowania
6.1. | W wyjątkowych przypadkach instytucja lub organizacja delegująca może złożyć do Stałego Sekretariatu wniosek o zaliczkę na poczet kosztów podróży związanych z udziałem zaproszonego uczestnika w jednym z posiedzeń wymienionych w zasadzie 1.3 lit. a)-e). Takie rozwiązanie obejmuje rezerwację podróży przez Stały Sekretariat. |
6.2. | Zasada 6.1 nie ma zastosowania do uczestników zaproszonych na podstawie zasady 1.2 lit. c). |
6.3. | Wnioski o zaliczkę składa się przy użyciu formularza określonego w dodatku 2 i przesyła się co najmniej 21 dni kalendarzowych przed datą posiedzenia do Stałego Sekretariatu na adres finance@transport-community.org. |
6.4. | Dyrektor przyjmuje decyzję uznającą lub odrzucającą wniosek złożony zgodnie z zasadą 6.3. |
6.5. | Po uznaniu wniosku na podstawie zasady 6.4 i zgodnie z projektem porządku obrad Stały Sekretariat dokonuje rezerwacji podróży dla danego uczestnika. Stały Sekretariat wysyła uczestnikowi pocztą elektroniczną potwierdzenie rezerwacji biletu. |
6.6. | Zwracając się o zaliczkę na poczet kosztów podróży, uczestnik zobowiązuje się do udziału w posiedzeniu. |
6.7. | W przypadku gdy uczestnik, któremu przyznano zaliczkę na poczet kosztów podróży, nie jest w stanie uczestniczyć w posiedzeniu z przyczyn, których nie można bezpośrednio przypisać Wspólnocie Transportowej, instytucja lub organizacja delegująca zwraca Stałemu Sekretariatowi koszty poniesione w związku z organizacją podróży (np. koszty zarezerwowanych biletów, w tym opłaty za anulowanie). |
7. Przepisy administracyjne i końcowe
7.1. | Za prawidłowe wdrożenie niniejszych zasad odpowiedzialny jest dyrektor. |
7.2. | Stały Sekretariat przechowuje przez okres pięciu lat zapisy, dokumenty i dowody związane ze zwrotami kosztów na podstawie niniejszych zasad, w tym dokumenty związane z wyjątkowym traktowaniem. |
7.3. | Niniejsze zasady publikuje się po ich przyjęciu na stronie internetowej Wspólnoty Transportowej. |
Dodatek 1
WNIOSEK O ZWROT KOSZTÓW PODRÓŻY
Dodatek 2
WNIOSEK O ZALICZKĘ NA POCZET KOSZTÓW PODRÓŻY