(1)

Regulamin wewnętrzny EIOD z dnia 15 maja 2020 r. (2) przyjęty zgodnie z art. 57 ust. 1 lit. q) rozporządzenia przewiduje w art. 18 procedurę ponownego rozpatrzenia w sprawach dotyczących skarg ograniczoną do nowych dowodów faktycznych i argumentów prawnych.

(2)

Stosowanie procedury ponownego rozpatrzenia spowodowało jednak trudności natury praktycznej i prawnej dla unijnych instytucji, organów i jednostek organizacyjnych, a także dla skarżących. W związku z tym procedura ponownego rozpatrzenia powinna zostać zniesiona.

(3)

Zgodnie z art. 58 ust. 5 rozporządzenia wykonywanie uprawnień powierzonych EIOD na mocy tego artykułu podlega odpowiednim zabezpieczeniom, w tym prawu do skutecznego środka ochrony prawnej przed sądem i rzetelnego procesu, określonych w prawie Unii. W tym samym duchu art. 66 ust. 5 i 6 rozporządzenia stanowi, że przed podjęciem decyzji o nałożeniu administracyjnej kary pieniężnej EIOD powinien umożliwić instytucji lub organowi Unii będącym przedmiotem procedury prowadzonej przez Inspektora, wypowiedzenie się na temat kwestii, co do których Inspektor wyraził zastrzeżenia. Aby skutecznie chronić prawo do dobrej administracji i prawo do obrony zapisane w Karcie praw podstawowych Unii Europejskiej (zwanej dalej „Kartą”), w tym prawo każdej osoby do bycia wysłuchaną przed podjęciem jakiegokolwiek indywidualnego środka, który mógłby mieć na nią niekorzystny wpływ, ważne jest zatem zapewnienie w regulaminie wewnętrznym EIOD jasnych zasad dotyczących korzystania z tych praw.

(4)

Administratorzy lub podmioty przetwarzające powinni mieć możliwość wyrażenia swoich opinii przed podjęciem przez EIOD niekorzystnej dla nich decyzji. W związku z tym regulamin wewnętrzny EIOD powinien przewidywać, że EIOD sporządza wstępną ocenę i przekazuje ją administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu, którzy są przedmiotem postępowania prowadzonego przez EIOD, przed przyjęciem decyzji zawierającej stwierdzenie naruszenia rozporządzenia lub jakiegokolwiek innego aktu Unii dotyczącego ochrony podstawowych praw i wolności osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucję lub organ Unii, lub przy wykonywaniu uprawnień naprawczych na mocy rozporządzenia, nakładaniu administracyjnej kary pieniężnej lub wykonywaniu uprawnień wobec Agencji Unii Europejskiej ds. Współpracy Organów Ścigania (Europol), Agencji Unii Europejskiej ds. Współpracy Wymiarów Sprawiedliwości w Sprawach Karnych (Eurojust) lub Prokuratury Europejskiej (EPPO).

(5)

Administratorzy lub podmioty przetwarzające powinni mieć możliwość wyrażenia swoich opinii przed podjęciem przez EIOD niekorzystnej dla nich decyzji. W związku z tym regulamin wewnętrzny EIOD powinien określać sytuacje, w których EIOD powinien sporządzić wstępną ocenę, a następnie przekazać ją administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu, który jest przedmiotem postępowania prowadzonego przez EIOD.

(6)

Podobnie skarżący powinni mieć możliwość wyrażenia swoich opinii przed podjęciem przez EIOD decyzji, która niekorzystnie na nich wpływa. W związku z tym regulamin wewnętrzny EIOD powinien określać sytuacje, w których EIOD powinien sporządzić wstępną ocenę, a następnie przekazać ją skarżącemu.

(7)

Wstępna ocena stanowi istotne zabezpieczenie proceduralne, które zapewnia przestrzeganie prawa do bycia wysłuchanym. Regulamin wewnętrzny EIOD powinien zatem określać elementy, które należy zawrzeć we wstępnej ocenie. Biorąc pod uwagę, że elementy te różnią się w przypadkach, w których EIOD zamierza nałożyć administracyjną karę pieniężną, regulamin EIOD powinien również określać elementy, które należy zawrzeć we wstępnej ocenie w tych przypadkach.

(8)

Ograniczenie informacji zawartych we wstępnej ocenie może być konieczne do ochrony interesów, o których mowa w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego. Interesy te obejmują bezpieczeństwo narodowe, bezpieczeństwo publiczne lub obronę państw członkowskich; zapobieganie przestępstwom, ich ściganie, wykrywanie i karanie lub wykonywanie sankcji karnych, w tym ochronę przed zagrożeniami dla bezpieczeństwa publicznego i zapobieganie takim zagrożeniom; inne ważne cele leżące w ogólnym interesie publicznym Unii lub państwa członkowskiego, w szczególności cele wspólnej polityki zagranicznej i bezpieczeństwa Unii lub ważny interes gospodarczy lub finansowy Unii lub państwa członkowskiego, w tym kwestie pieniężne, budżetowe i podatkowe, zdrowie publiczne i zabezpieczenie społeczne; bezpieczeństwo wewnętrzne instytucji i organów Unii, w tym ich sieci łączności elektronicznej; ochrona niezawisłości sądów i postępowań sądowych; zapobieganie naruszeniom zasad etyki w zawodach regulowanych, prowadzenie dochodzeń w ich sprawie, wykrywanie ich i ściganie; funkcja kontrolna, inspekcyjna lub regulacyjna związana, nawet sporadycznie, z wykonywaniem władzy publicznej; ochrona osoby, której dane dotyczą, lub praw i wolności innych osób; dochodzenie roszczeń cywilnoprawnych; unikanie utrudniania urzędowych lub prawnych dochodzeń, śledztw lub procedur; unikanie utrudniania zapobiegania przestępstwom, prowadzenia dochodzeń w ich sprawie, wykrywania ich lub ścigania albo wykonywania kar. Inne interesy obejmują uzasadnione interesy poufności lub tajemnicy zawodowej i handlowej. Regulamin wewnętrzny EIOD powinien zatem zawierać konkretne odniesienia do tych interesów i określać informacje, które należy przekazać skarżącemu.

(9)

Po przekazaniu wstępnej oceny administrator lub podmiot przetwarzający oraz skarżący powinni mieć możliwość przedstawienia swoich uwag. EIOD powinien zatem określić zasady dotyczące tego, kiedy należy zapewnić administratorowi, podmiotowi przetwarzającemu lub skarżącemu możliwość złożenia wyjaśnień oraz w jakim terminie.

(10)

Dostęp do akt stanowi część prawa do obrony i prawa do dobrej administracji zapisanych w Karcie. Ograniczenie dostępu do akt EIOD może być jednak konieczne w celu ochrony interesów, o których mowa w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego, a zatem powinno znaleźć odzwierciedlenie w regulaminie wewnętrznym EIOD.

(11)

W celu utrzymania sprawiedliwego procesu decyzyjnego w regulaminie EIOD należy wyjaśnić, że wszelkie decyzje EIOD powinny opierać się wyłącznie na ustaleniach i środkach, co do których administrator lub podmiot przetwarzający lub skarżący mieli możliwość przedstawienia uwag, z wyjątkiem przypadków stosowania ograniczeń niezbędnych do ochrony interesów, o których mowa w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego.

(12)

Aby zagwarantować w spójny sposób, że każdy prawnie wiążący środek EIOD odnosi się do prawa do skutecznego środka ochrony prawnej, regulamin EIOD powinien przewidywać, że EIOD informuje w tekście swojej decyzji administratora lub podmiot przetwarzający oraz skarżącego o ich prawie do zaskarżenia decyzji do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej zgodnie z art. 263 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,