ROZDZIAŁ 1

PRZEPISY OGÓLNE

Artykuł 1

Przedmiot i zakres

1. Niniejsza decyzja określa warunki korzystania z informacji niejawnych UE (EUCI) opatrzonych klauzulą tajności na poziomie CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL (3) oraz SECRET UE/EU SECRET (4) zgodnie z decyzją nr 41/2021 Trybunału Obrachunkowego.

2. Niniejszą decyzję stosuje się do wszystkich działów Trybunału Obrachunkowego i obiektów składających się na jego siedzibę. Ma ona również zastosowanie do izb i komitetów, które do celów niniejszej decyzji należy rozumieć jako działy.

Artykuł 2

Kryteria dostępu do informacji opatrzonych klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oraz SECRET UE/EU SECRET

1. Dostęp do informacji niejawnych opatrzonych klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET można uzyskać po:

2. Stażystom Trybunału Obrachunkowego nie przydziela się obowiązków, które wymagają dostępu do informacji opatrzonych klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET.

3. Innym kategoriom pracowników odmawia się dostępu lub zezwala się na niego zgodnie z tabelą zamieszczoną w załączniku.

ROZDZIAŁ 2

TWORZENIE INFORMACJI OPATRZONYCH KLAUZULĄ TAJNOŚCI CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIEL ORAZ SECRET UE/EU SECRET

Artykuł 3

Wytwórca

Chociaż wytwórcą w rozumieniu art. 2 lit. m) decyzji nr 41/2021 jest instytucja, agencja lub organ UE, państwo członkowskie, państwo trzecie lub organizacja międzynarodowa, w ramach właściwości których wytworzono informacje niejawne lub wprowadzono je do struktur UE, autor informacji opatrzonych klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET niekoniecznie będzie taki sam.

Artykuł 4

Nadawanie klauzuli tajności

1. Dokument opatruje się co najmniej klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, jeżeli jego nieuprawnione ujawnienie mogłoby między innymi:

2. Dokument opatruje się co najmniej klauzulą tajności SECRET UE/EU SECRET, jeżeli jego nieuprawnione ujawnienie mogłoby między innymi:

3. Wytwórcy mogą podjąć decyzję o nadaniu standardowej klauzuli tajności kategoriom informacji, które regularnie wytwarzają. Muszą jednak dopilnować, aby poszczególne informacje opatrzono odpowiednią klauzulą tajności.

Artykuł 5

Postępowanie z wersjami wstępnymi dokumentów

1. Informacjom nadaje się klauzulę tajności natychmiast po ich wytworzeniu. Osobiste notatki, wersje wstępne dokumentów lub wiadomości zawierające informacje, w przypadku których uzasadnione jest nadanie klauzuli tajności na poziomie CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET, należy od początku oznaczać jako takie oraz tworzyć i przetwarzać zgodnie z niniejszą decyzją.

2. Jeżeli w przypadku ostatecznej wersji dokumentu nie jest już uzasadnione zachowanie klauzuli tajności na dotychczasowym poziomie, zostaje ona obniżona lub zniesiona po uzyskaniu potwierdzenia od wytwórcy dokumentu, że zmiana ta jest bezpieczna.

Artykuł 6

Rejestr materiału źródłowego

Aby umożliwić sprawowanie kontroli przez wytwórcę zgodnie z art. 14 niniejszej decyzji, wytwórcy dokumentów opatrzonych klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET prowadzą rejestr wszystkich niejawnych źródeł wykorzystanych do tworzenia dokumentów niejawnych, w tym szczegółowych informacji o źródłach pochodzących pierwotnie z państw członkowskich UE, organizacji międzynarodowych lub państw trzecich. W stosownych przypadkach zagregowane informacje niejawne są oznakowane w taki sposób, aby zachować identyfikację wytwórców wykorzystanych niejawnych materiałów źródłowych.

Artykuł 7

Nadawanie klauzuli tajności częściom dokumentu

1. Zgodnie z art. 12 polityki klasyfikacji informacji Trybunału Obrachunkowego ogólna klauzula tajności dokumentu jest co najmniej na takim poziomie jak klauzula tajności tej części dokumentu, która została opatrzona najwyższą klauzulą tajności. W przypadku zebrania informacji pochodzących z różnych źródeł sprawdza się ostateczną wersję zagregowanego dokumentu w celu określenia jego ogólnej klauzuli tajności, gdyż może istnieć konieczność nadania mu klauzuli tajności wyższej niż klauzule jego poszczególnych części.

2. Dokumenty, które zawierają części niejawne i jawne, są sporządzane i oznaczane w taki sposób, aby części oznaczone różnymi klauzulami tajności lub części podlegające różnemu poziomowi ochrony można było łatwo zidentyfikować i w razie potrzeby wyodrębnić. Umożliwia to odpowiednie korzystanie z każdej części po wyodrębnieniu jej od pozostałych elementów.

Artykuł 8

Pełne nazwy klauzul tajności

1. Informację, w przypadku której uzasadnione jest nadanie klauzuli tajności, należy oznaczyć i przetwarzać jako niejawną niezależnie od jej postaci fizycznej. Poziom klauzuli tajności należy wyraźnie zakomunikować odbiorcom albo przez oznaczenie klauzuli tajności, jeżeli informacja jest przekazywana w formie pisemnej (czy to na papierze, czy na przenośnych nośnikach informacji, czy w systemie teleinformatycznym, zwanym dalej „CIS”), albo przez stosowny komunikat, jeżeli jest przekazywana ustnie (np. w trakcie rozmowy lub prezentacji). Materiał niejawny należy oznaczyć fizycznie, aby umożliwić łatwą identyfikację jego klauzuli tajności.

2. Na dokumentach pełne nazwy klauzul tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET zapisuje się drukowanymi literami, w języku francuskim i angielskim (najpierw w języku francuskim), zgodnie z ust. 3. Oznaczenia nie tłumaczy się na inne języki.

3. Oznaczenie klauzuli tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET nanosi się w następujący sposób:

4. Tworząc dokument opatrzony klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET:

5. W miarę możliwości oznaczenie SECRET UE/EU SECRET zapisuje się w kolorze czerwonym.

Artykuł 9

Skrócone oznaczenia klauzul tajności C-UE/EU-C i S-EU/EU-S

Skróty C-UE/EU-C i S-EU/EU-S można stosować do wskazania poziomu tajności poszczególnych części dokumentu opatrzonego odpowiednio klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET lub w przypadku, gdy nie można nanieść pełnych nazw klauzul tajności, na przykład na małym przenośnym nośniku informacji. Można je stosować w tekście, w którym powtarzanie pełnych nazw klauzul tajności byłoby uciążliwe. Skrótu nie używa się zamiast pełnych nazw klauzul tajności w nagłówku i stopce dokumentu.

Artykuł 10

Inne zastrzeżenia

1. Dokumenty z klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET mogą być opatrzone innymi oznaczeniami lub zastrzeżeniami określającymi na przykład dziedzinę, której dotyczy dokument, lub szczególny krąg odbiorców, zgodnie z zasadą ograniczonego dostępu. Na przykład:

2. Dokumenty z klauzulami CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET mogą być opatrzone oznaczeniem zastrzegającym dotyczącym bezpieczeństwa, które zawiera szczegółowe instrukcje na temat korzystania z dokumentów i zarządzania nimi.

O ile to możliwe, wszelkie wskazania dotyczące zniesienia klauzuli tajności umieszcza się na pierwszej stronie dokumentu w momencie jego tworzenia. Na przykład można zastosować następujące oznaczenie:

Artykuł 11

Elektroniczne przetwarzanie

1. Dokumenty opatrzone klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET tworzy się przy użyciu środków elektronicznych, o ile są one dostępne.

2. Do tworzenia informacji opatrzonych klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET pracownicy Trybunału Obrachunkowego wykorzystują CIS akredytowany co najmniej dla odpowiedniego poziomu klauzuli tajności. W razie wątpliwości wskazówki można uzyskać od urzędnika Trybunału Obrachunkowego do spraw bezpieczeństwa informacji (zwanego dalej „ISO”).

3. Dokumentów opatrzonych klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET, w tym ich wersji wstępnych (zob. art. 5), nie wysyła się pocztą elektroniczną, nie drukuje ani nie skanuje na standardowych drukarkach lub skanerach, ani nie korzysta się z nich na osobistych urządzeniach pracowników. Do drukowania dokumentów opatrzonych klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET używa się wyłącznie drukarek lub kopiarek podłączonych do komputerów odizolowanych od sieci i zabezpieczonych przed promieniowaniem elektromagnetycznym lub do akredytowanego systemu.

Artykuł 12

Rejestracja na potrzeby bezpieczeństwa

1. Informacje niejawne o klauzuli tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET są ze względów bezpieczeństwa rejestrowane przed dystrybucją i w momencie wpłynięcia. Dokumenty te rejestruje się:

2. Rejestrację tę można prowadzić w formie papierowej lub w rejestrach elektronicznych.

3. Jeżeli informacje są przetwarzane elektronicznie w ramach CIS, te procedury prowadzenia rejestru mogą być wykonywane przez procesy w samym CIS. W takim przypadku CIS zawiera środki gwarantujące integralność zapisów w rejestrze.

4. Urzędnik kontroli kancelarii prowadzi rejestr, który zawiera dla każdego dokumentu co najmniej następujące informacje:

Artykuł 13

Dystrybucja

Nadawca dokumentów opatrzonych klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET decyduje o tym, komu przekazać informacje, zgodnie z zasadą ograniczonego dostępu. Sporządza się listę dystrybucyjną w celu właściwego egzekwowania zasady ograniczonego dostępu.

ROZDZIAŁ 3

POSTĘPOWANIE W PRZYPADKU ISTNIEJĄCYCH INFORMACJI OPATRZONYCH KLAUZULĄ TAJNOŚCI CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIEL ORAZ SECRET UE/EU SECRET

Artykuł 14

Kontrola wytwórcy

1. Wytwórca sprawuje „kontrolę wytwórcy” nad informacjami opatrzonymi klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET, które stworzył. Należy uzyskać uprzednią pisemną zgodę wytwórcy, zanim będzie można:

2. Posiadacze informacji opatrzonych klauzulami tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET to odpowiednio uprawnione osoby, którym udzielono dostępu do informacji niejawnych w celu umożliwienia im wykonywania obowiązków. Są oni odpowiedzialni za prawidłowe korzystanie z takich informacji, ich przechowywanie i ochronę zgodnie z decyzją nr 41/2021. W przeciwieństwie do wytwórców informacji niejawnych posiadacze nie są uprawnieni do decydowania o obniżeniu poziomu lub zniesieniu klauzuli tajności, lub dalszym udostępnianiu informacji opatrzonych klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET.

3. Jeżeli nie można zidentyfikować wytwórcy informacji opatrzonych klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET, kontrolę wytwórcy sprawuje dział Trybunału Obrachunkowego będący w posiadaniu tych informacji niejawnych. W przypadku gdy posiadacz informacji uzna za konieczne udostępnienie informacji opatrzonych klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET państwu trzeciemu lub organizacji międzynarodowej, Trybunał Obrachunkowy zasięga porady jednej ze stron umowy o bezpieczeństwie informacji zawartej z tym państwem trzecim lub organizacją międzynarodową (5).

Artykuł 15

CIS odpowiedni do korzystania z informacji opatrzonych klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oraz SECRET UE/EU SECRET

Informacje z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET są wykorzystywane i przekazywane drogą elektroniczną, o ile jest ona dostępna. Zgodnie z art. 6 decyzji nr 41/2021 do celów tych stosuje się wyłącznie CIS i sprzęt akredytowany przez inną instytucję, organ lub agencję UE bądź przez Trybunał Obrachunkowy.

Artykuł 16

Szczególne środki dotyczące informacji opatrzonych klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET na przenośnych nośnikach informacji

1. Stosowanie przenośnych nośników informacji takich jak pamięć USB, płyty CD, płyty DVD lub karty pamięci (w tym dyski SSD (6)) podlega kontroli i ewidencjonowaniu. Stosować można wyłącznie przenośne nośniki informacji dostarczone przez Trybunał Obrachunkowy lub inną instytucję, organ lub agencję UE, zatwierdzone przez ISO oraz zaszyfrowane przy użyciu produktu zatwierdzonego przez ISO. Do przenoszenia informacji niejawnych nie stosuje się osobistych przenośnych nośników informacji ani nośników oferowanych bezpłatnie na konferencjach, seminariach itp. Zgodnie z wytycznymi ISO w miarę możliwości stosuje się przenośne nośniki informacji klasy TEMPEST.

2. W przypadku gdy z dokumentu niejawnego korzysta się lub przechowuje go w formie elektronicznej na przenośnych nośnikach informacji, oznaczenie klauzuli tajności musi być wyraźnie wyświetlone w ramach samych informacji, a także widoczne w nazwie pliku i na przenośnym nośniku informacji.

3. Pracownicy mają na uwadze, że w przypadku przechowywania dużych ilości informacji niejawnych na przenośnych nośnikach informacji urządzenia te mogą wymagać wyższego poziomu klauzuli tajności.

4. Do przesyłania informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET na przenośne nośniki informacji lub z nich wykorzystuje się wyłącznie odpowiednio akredytowany CIS.

5. Przed pobraniem takich informacji na przenośne nośniki informacji szczególną uwagę zwraca się na zapewnienie, aby nośniki nie zawierały wirusów ani złośliwego oprogramowania.

6. W stosownych przypadkach przenośne nośniki informacji wykorzystuje się zgodnie z procedurami bezpiecznej eksploatacji związanymi ze stosowanym systemem szyfrowania.

7. Dokumenty zapisane na przenośnych nośnikach informacji, które nie są już potrzebne albo zostały przeniesione do odpowiedniego CIS, zostają bezpiecznie usunięte lub skasowane przy użyciu zatwierdzonych produktów lub metod. O ile nie przechowuje się ich w odpowiednim zamkniętym sejfie, przenośne nośniki informacji zostają zniszczone, gdy nie są już potrzebne. Każdego zniszczenia lub skasowania należy dokonać zgodnie z przepisami bezpieczeństwa Trybunału Obrachunkowego. Prowadzi się spis przenośnych nośników informacji oraz rejestruje ich zniszczenie.

Artykuł 17

Korzystanie z informacji opatrzonych klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET i ich przechowywanie

1. Zgodnie z art. 5 ust. 5 i 6 decyzji nr 41/2021 z informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET można korzystać w strefie bezpieczeństwa (7). Pracownicy Trybunału Obrachunkowego mogą uzyskać dostęp od takich informacji także w strefach bezpieczeństwa innej instytucji UE.

2. Zgodnie z art. 5 ust. 6 decyzji nr 41/2021 i za wyraźną zgodą wytwórcy z informacji tych można korzystać, na zasadzie wyjątku, w strefie administracyjnej (8) Trybunału Obrachunkowego, pod warunkiem że EUCI są chronione przed dostępem osób nieupoważnionych.

3. W sytuacji kryzysowej lub nadzwyczajnej z informacji tych można korzystać poza strefą bezpieczeństwa lub strefą administracyjną, pod warunkiem że posiadacz zobowiązał się do zastosowania środków zastępczych, które obejmują co najmniej następujące elementy:

4. Informacje z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET przechowywane są w strefie bezpieczeństwa w zabezpieczonej szafie lub wzmocnionym pomieszczeniu.

5. Dalsze wskazówki można uzyskać od ISO.

6. Wszelkie podejrzewane lub faktyczne zdarzenia naruszające bezpieczeństwo związane z dokumentem zgłasza się możliwie najszybciej ISO.

Artykuł 18

Kopiowanie i tłumaczenie informacji opatrzonych klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET

1. Informacje opatrzone klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET można kopiować lub tłumaczyć na polecenie posiadacza, pod warunkiem że wytwórca wyraził na to wyraźną zgodę i nie zgłosił żadnych oznaczeń zastrzegających. Nie wykonuje się jednak więcej kopii, niż jest to bezwzględnie konieczne. Trybunał Obrachunkowy może również zwrócić się do wytwórcy o zapewnienie informacji w tłumaczeniu na język angielski.

2. W przypadku powielania tylko części dokumentu niejawnego obowiązują takie same warunki, jak w przypadku kopiowania całego dokumentu. Wyciągom z dokumentów nadaje się również klauzulę tajności na takim samym poziomie, chyba że wytwórca wyraźnie nadał im niższą klauzulę tajności lub oznaczył je jako jawne.

3. Środki bezpieczeństwa mające zastosowanie do oryginalnych informacji stosuje się również do ich kopii i tłumaczeń.

Artykuł 19

Ogólne zasady dotyczące przenoszenia informacji opatrzonych klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET

1. O ile to możliwe, informacje opatrzone klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET, które należy zabrać poza strefę bezpieczeństwa lub strefę administracyjną zgodnie z art. 17 ust. 2, przesyła się drogą elektroniczną za pomocą odpowiednio akredytowanych środków lub przy użyciu zatwierdzonych produktów kryptograficznych.

2. W zależności od dostępnych środków i szczególnych okoliczności informacje z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET można przenosić fizycznie w postaci dokumentów papierowych lub na przenośnych nośnikach informacji. Stosowanie przenośnych nośników informacji do przenoszenia informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET ma pierwszeństwo przed wysyłaniem dokumentów papierowych.

3. Zgodnie z art. 6 ust. 8 decyzji nr 41/2021 przenośne nośniki informacji należy zaszyfrować przy użyciu produktu zatwierdzonego na potrzeby ochrony EUCI przez Radę, albo przez Sekretarza Generalnego Rady działającego w charakterze organu do spraw zatwierdzania produktów kryptograficznych, albo przez inną instytucję, agencję lub organ UE. Z informacji opatrzonych klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET na przenośnych nośnikach informacji, które nie są chronione przy użyciu tak zatwierdzonego produktu szyfrującego, korzysta się w taki sam sposób, jak z informacji w postaci dokumentów papierowych.

4. Przesyłki mogą zawierać więcej niż jeden element EUCI, pod warunkiem przestrzegania zasady ograniczonego dostępu.

5. Zastosowane opakowanie gwarantuje, że zawartość pozostaje niewidoczna. Informacje opatrzone klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET przenosi się w dwuwarstwowym nieprzezroczystym opakowaniu, takim jak koperty, nieprzezroczyste teczki lub aktówka. Na zewnętrznym opakowaniu nie umieszcza się żadnego oznaczenia wskazującego na rodzaj zawartości lub poziom klauzuli tajności. Na wewnętrznej warstwie opakowania umieszcza się oznaczenie CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET. Na obu warstwach umieszcza się imię i nazwisko docelowego odbiorcy, stanowisko i adres, a także adres zwrotny na wypadek braku możliwości dostawy.

6. Pracownicy lub kurierzy przenoszący osobiście informacje z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET są upoważnieni w zakresie bezpieczeństwa i otrzymują list kurierski.

7. Koperty/paczki nie otwiera się w trakcie przenoszenia. Wydane kurierowi upoważnienie w zakresie bezpieczeństwa nie upoważnia go do uzyskania dostępu do informacji niejawnych zawartych w przesyłce.

8. Na podstawie art. 5 ust. 12 decyzji nr 41/2021 wytwórca może również nałożyć dodatkowe środki bezpieczeństwa fizycznego w celu ochrony informacji przed ich nieuprawnionym ujawnieniem podczas transportu.

9. O każdym podejrzewanym lub faktycznym zdarzeniu naruszającym bezpieczeństwo informacji opatrzonych klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET, które są przenoszone przez pracowników lub kurierów, powiadamia się jak najszybciej ISO w celu przeprowadzenia dochodzenia.

Artykuł 20

Osobiste przenoszenie przenośnych nośników informacji

1. Do przenośnych nośników informacji używanych do przenoszenia informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET dołącza się list przewozowy, w którym podaje się szczegółowe informacje na temat przenośnych nośników informacji i wszystkich zapisanych na nich plików, aby umożliwić odbiorcy dokonanie niezbędnych weryfikacji i potwierdzenie odbioru.

2. Na urządzeniach zapisuje się wyłącznie EUCI, które są transportowane. Wszystkie informacje niejawne zapisane na danym urządzeniu muszą być przeznaczone dla tego samego odbiorcy. Nadawcy mają na uwadze, że przechowywanie dużych ilości informacji niejawnych na pojedynczym urządzeniu może wymagać wyższego poziomu klauzuli tajności dla całego urządzenia.

3. Do przenoszenia informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET używa się wyłącznie przenośnych nośników informacji opatrzonych odpowiednim oznaczeniem klauzuli tajności.

4. Wszelkie informacje z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET zapisane na przenośnych nośnikach informacji są ze względów bezpieczeństwa rejestrowane.

Artykuł 21

Przenoszenie dokumentów opatrzonych klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET w obrębie działów i obiektów stanowiących siedzibę Trybunału Obrachunkowego

1. Pracownicy, którzy uzyskali upoważnienie w zakresie bezpieczeństwa, mogą przenosić dokumenty opatrzone klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET w obrębie działów i obiektów stanowiących siedzibę Trybunału Obrachunkowego, ale dokumenty te muszą przez cały czas pozostawać w posiadaniu osoby je przenoszącej i nie czyta się ich w miejscach publicznych.

2. Dokumentów opatrzonych klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET nie przesyła się pocztą wewnętrzną.

Artykuł 22

Przenoszenie dokumentów opatrzonych klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET na terytorium Unii Europejskiej

1. Informacje z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET mogą być przenoszone przez pracowników lub kurierów Trybunału Obrachunkowego bądź innej instytucji, organu lub agencji UE będącej ich wytwórcą w dowolne miejsce na terytorium Unii, pod warunkiem że postępują oni zgodnie z następującymi instrukcjami:

2. Pracownicy kancelarii, którzy chcą przesłać informacje opatrzone klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL do innych miejsc w Unii, mogą zlecić dostarczenie ich w jeden z następujących sposobów:

3. Pracownicy, którzy chcą przesłać informacje z klauzulą tajności SECRET UE/EU SECRET do innych państw członkowskich w UE, mogą zlecić urzędnikowi kontroli kancelarii dostarczenie ich za pośrednictwem kuriera wojskowego, rządowego lub dyplomatycznego, ale nie za pośrednictwem operatorów pocztowych ani kurierów komercyjnych.

4. Wszyscy pracownicy Trybunału Obrachunkowego lub oficjalni kurierzy przenoszący informacje opatrzone klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET posiadają w odniesieniu do każdej przesyłki list kurierski. List ten jest wystawiony przez urzędnika kontroli kancelarii i poświadcza, że posiadająca go osoba jest upoważniona do przenoszenia przesyłki.

Artykuł 23

Przenoszenie informacji opatrzonych klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET z terytorium państwa trzeciego lub na jego terytorium

1. Pracownicy Trybunału Obrachunkowego lub instytucji, organu bądź agencji UE będącej wytwórcą mogą osobiście przenosić informacje niejawne opatrzone klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET między terytorium Unii a terytorium państwa trzeciego.

2. Pracownicy kancelarii mogą zlecić ich przeniesienie za pośrednictwem kuriera wojskowego lub dyplomatycznego.

3. W przypadku osobistego przenoszenia dokumentów papierowych albo przenośnych nośników informacji opatrzonych klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET pracownicy stosują się do wszystkich następujących dodatkowych środków:

Artykuł 24

Transport przez kurierów komercyjnych

1. Do celów niniejszej decyzji „kurierzy komercyjni” obejmują krajowych operatorów pocztowych i komercyjne firmy kurierskie oferujące usługę, w ramach której informacje są odpłatnie dostarczane i przekazywane osobiście albo śledzone.

2. Kurierzy komercyjni mogą dostarczać informacje z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL w jednym państwie członkowskim lub z jednego państwa członkowskiego do innego państwa członkowskiego. Kurierzy komercyjni mogą dostarczać informacje z klauzulą tajności SECRET UE/EU SECRET tylko w państwie członkowskim, ale nie za granicę.

3. Komercyjne firmy kurierskie instruuje się, że mogą dostarczać przesyłki z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET wyłącznie urzędnikowi kontroli kancelarii, jego należycie upoważnionemu zastępcy lub docelowemu odbiorcy.

4. Kurierzy komercyjni mogą korzystać z usług podwykonawcy. Odpowiedzialność za stosowanie się do niniejszej decyzji spoczywa jednak na firmie kurierskiej.

Artykuł 25

Przygotowywanie EUCI do transportu przez komercyjne firmy kurierskie

1. Przygotowując przesyłki niejawne, nadawcy pamiętają, że komercyjne firmy kurierskie mogą dostarczać przesyłki z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET wyłącznie urzędnikowi kontroli kancelarii, jego należycie upoważnionemu zastępcy lub docelowemu odbiorcy.

2. Przesyłkę lub informacje przesyłane za pośrednictwem zatwierdzonej komercyjnej firmy kurierskiej przygotowuje się i pakuje w następujący sposób:

3. Nadawca kontaktuje się ze wskazanym odbiorcą przed wysłaniem przesyłki w celu ustalenia odpowiedniej daty i godziny dostawy.

4. Nadawca ponosi wyłączną odpowiedzialność za każdą przesyłkę wysłaną za pośrednictwem komercyjnej firmy kurierskiej. W przypadku zagubienia lub niedostarczenia przesyłki na czas nadawca zgłasza ten fakt ISO i urzędnikowi kontroli kancelarii, którzy podejmą działania następcze w związku ze zdarzeniem naruszającym bezpieczeństwo.

Artykuł 26

Inne szczególne warunki dotyczące postępowania

1. Należy przestrzegać wszelkich dodatkowych warunków przenoszenia określonych w umowie o bezpieczeństwie informacji lub w porozumieniach administracyjnych. W razie wątpliwości pracownicy konsultują się z ISO lub urzędnikiem kontroli kancelarii.

2. Wymóg podwójnego opakowania można znieść w przypadku informacji niejawnych chronionych przy użyciu zatwierdzonych produktów kryptograficznych. Do celów związanych z adresowaniem, a także w związku z faktem, że na przenośnych nośnikach informacji umieszcza się jednoznaczne oznaczenie klauzuli tajności, przenosi się je jednak co najmniej w zapieczętowanej nieprzezroczystej kopercie, ale - w stosownych przypadkach - mogą być wymagane dodatkowe środki ochrony fizycznej, takie jak koperty z folią bąbelkową.

ROZDZIAŁ 4

POSIEDZENIA NIEJAWNE

Artykuł 27

Przygotowanie do posiedzenia z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET

1. Posiedzenia, na których mają być omawiane informacje opatrzone klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIEL lub SECRET UE/EU SECRET, odbywają się wyłącznie w sali posiedzeń, która uzyskała akredytację na odpowiednim lub wyższym poziomie. Trybunał Obrachunkowy może korzystać z sal posiedzeń w strefie bezpieczeństwa innej instytucji unijnej. Jeżeli nie są one dostępne, pracownicy zasięgają porady ISO.

2. Zasadniczo porządki obrad nie powinny być niejawne. Jeżeli w porządku obrad wspomina się o dokumentach niejawnych, sam porządek obrad nie staje się automatycznie niejawny. Punkty porządku obrad formułuje się w taki sposób, aby nie naruszyć interesów Unii ani któregokolwiek z państw członkowskich.

3. Organizatorzy posiedzenia przypominają uczestnikom, że wszelkie uwagi sformułowane do punktu porządku obrad opatrzonego klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET nie mogą być wysyłane pocztą elektroniczną ani innymi środkami, które nie zostały odpowiednio akredytowane zgodnie z art. 11 niniejszej decyzji.

4. Organizatorzy posiedzenia dążą do tego, by punkty z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET znalazły się obok siebie w porządku obrad, aby ułatwić sprawny przebieg posiedzenia. Podczas dyskusji na temat pozycji niejawnych mogą być obecne wyłącznie osoby posiadające dostęp w ramach zasady ograniczonego dostępu, które otrzymały poświadczenie bezpieczeństwa do odpowiedniego poziomu i są odpowiednio upoważnione.

5. W zaproszeniu na posiedzenie uprzedza się uczestników, że w porządku obrad ujęto tematy niejawne i zastosowanie będą miały odpowiednie środki bezpieczeństwa.

6. Organizatorzy posiedzenia przypominają uczestnikom, że podczas dyskusji na temat punktów opatrzonych klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET przenośne urządzenia elektroniczne należy pozostawić poza salą posiedzeń.

7. Przed posiedzeniem jego organizatorzy przygotowują pełen wykaz uczestników. Ponadto zgodnie z art. 4 ust. 6 decyzji nr 41/2021 informują oni ISO z odpowiednim wyprzedzeniem o dacie i godzinie oraz miejscu posiedzenia, a także przekazują mu listę uczestników.

Artykuł 28

Dostęp uczestników do posiedzenia z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET

1. Organizatorzy posiedzenia informują ISO i urzędnika kontroli kancelarii o wszelkich osobach odwiedzających z zewnątrz, które wezmą udział w posiedzeniu z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET organizowanym przez Trybunał Obrachunkowy.

2. Uczestnicy będą musieli udowodnić, że posiadają ważne poświadczenie bezpieczeństwa osobowego na odpowiednim poziomie, aby móc wziąć udział w dyskusji na temat punktów porządku obrad z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET.

Artykuł 29

Sprzęt elektroniczny w sali posiedzeń z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET

Do przekazywania informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET, na przykład podczas prezentacji lub wideokonferencji, wykorzystywać można wyłącznie systemy informatyczne akredytowane zgodnie z art. 11 niniejszej decyzji.

Artykuł 30

Procedury, których należy przestrzegać podczas posiedzenia z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET

1. Na początku dyskusji dotyczącej kwestii niejawnych przewodniczący informuje uczestników posiedzenia, że zmienia tryb na niejawny. Drzwi muszą być zamknięte.

2. W stosownych przypadkach uczestnicy i tłumacze ustni kwitują odbiór i otrzymują na początku dyskusji jedynie konieczne dokumenty.

3. Dokumentów opatrzonych klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET nie pozostawia się bez nadzoru podczas jakichkolwiek przerw w posiedzeniu.

4. Na koniec posiedzenia przypomina się uczestnikom i tłumaczom ustnym, aby nie zostawili bez nadzoru w sali żadnych dokumentów niejawnych ani notatek niejawnych, które mogli sporządzić. Wszelkie dokumenty opatrzone klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET niewymagane przez uczestników na koniec spotkania, a w każdym razie wszystkie dokumenty wykorzystywane przez tłumaczy ustnych muszą zostać pokwitowane i zwrócone urzędnikowi kontroli kancelarii w celu zniszczenia w zatwierdzonych niszczarkach (9).

5. Podczas posiedzenia odnotowuje się i włącza do dokumentów z wynikami obrad wykaz uczestników oraz zarys wszelkich informacji niejawnych udostępnianych państwom członkowskim i przekazywanych ustnie państwom trzecim lub organizacjom międzynarodowym.

Artykuł 31

Tłumacze ustni i pisemni

Dostęp do informacji opatrzonych klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET mają wyłącznie tłumacze ustni i pisemni, którzy otrzymali poświadczenie bezpieczeństwa osobowego i upoważnienie oraz podlegają regulaminowi pracowniczemu lub warunkom zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej (10) lub pozostają z Trybunałem Obrachunkowym bądź inną instytucją UE w stosunku umownym.

ROZDZIAŁ 5

UDOSTĘPNIANIE I WYMIANA INFORMACJI OPATRZONYCH KLAUZULĄ TAJNOŚCI CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIEL ORAZ SECRET UE/EU SECRET

Artykuł 32

Zgoda wytwórcy

Jeżeli wytwórcą informacji niejawnych, o których udostępnienie lub wymianę wystąpiono, lub materiału źródłowego, który mogą zawierać, nie jest Trybunał Obrachunkowy, wówczas dział Trybunału, który posiada przedmiotowe informacje niejawne, najpierw zwraca się do wytwórcy o pisemną zgodę na ich udostępnienie. Jeżeli nie można zidentyfikować wytwórcy, kontrolę wytwórcy sprawuje dział Trybunału Obrachunkowego dysponujący tymi informacjami niejawnymi.

Artykuł 33

Udostępnianie informacji opatrzonych klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET innym podmiotom unijnym

1. Informacje z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET można udostępnić innej instytucji, agencji, innemu organowi lub jednostce organizacyjnej Unii tylko wówczas, gdy odbiorca ma dostęp w ramach zasady ograniczonego dostępu, a podmiot zawarł odpowiednie porozumienie prawne z Trybunałem Obrachunkowym.

2. W obrębie Trybunału Obrachunkowego główny punkt, do którego wpływają i z którego przekazywane są informacje niejawne, jakie Trybunał Obrachunkowy wymienia z innymi instytucjami, agencjami, organami i urzędami Unii, stanowi co do zasady kancelaria informacji tajnych.

Artykuł 34

Wymiana informacji opatrzonych klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET z państwami członkowskimi

1. Informacje z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET można udostępniać państwom członkowskim, jeśli odbiorca ma dostęp w ramach zasady ograniczonego dostępu i otrzymał poświadczenie bezpieczeństwa osobowego.

2. Informacje niejawne państw członkowskich, które to informacje objęto równoważnym krajowym oznaczeniem klauzuli tajności (11) i przekazano Trybunałowi Obrachunkowemu, otrzymują taki sam poziom ochrony, jak informacje opatrzone klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET.

Artykuł 35

Wymiana informacji opatrzonych klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET z państwami trzecimi i organizacjami międzynarodowymi

1. Informacje opatrzone klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET udostępnia się państwu trzeciemu lub organizacji międzynarodowej tylko wówczas, gdy odbiorca ma dostęp w ramach zasady ograniczonego dostępu, a w państwie lub organizacji międzynarodowej wprowadzono odpowiednie ramy prawne lub administracyjne, takie jak umowa o bezpieczeństwie informacji lub porozumienie administracyjne zawarte z Trybunałem Obrachunkowym. Postanowienia takiej umowy lub takiego porozumienia mają pierwszeństwo przed przepisami niniejszej decyzji.

2. Główny punkt, do którego wpływają i z którego przekazywane są wszystkie informacje niejawne opatrzone klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET wymieniane między Trybunałem Obrachunkowym a państwami trzecimi i organizacjami międzynarodowymi, stanowi co do zasady kancelaria informacji tajnych.

3. Wszelkie informacje niejawne otrzymane od państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej są ze względów bezpieczeństwa rejestrowane. W związku z tym pracownicy kontaktują się z kancelarią informacji tajnych, jeśli otrzymają informacje niejawne spoza zwykłego obiegu kancelarii.

4. W celu zapewnienia identyfikowalności informacje z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET rejestruje się:

5. Rejestrację tę można prowadzić w formie papierowej lub w rejestrach elektronicznych.

6. Procedury prowadzenia rejestru informacji niejawnych przetwarzanych w akredytowanym CIS można przeprowadzać przez procesy w samym CIS. W takim przypadku CIS zawiera środki gwarantujące integralność zapisów w rejestrze.

7. Informacjom niejawnym otrzymanym od państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej przypisuje się równoważny poziom ochrony jak ten przysługujący EUCI opatrzonym równoważnym oznaczeniem klauzuli tajności zgodnie z odpowiednią umową o bezpieczeństwie informacji lub odpowiednim porozumieniem administracyjnym.

Artykuł 36

Wyjątkowe udostępnienie informacji opatrzonych klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET w trybie ad hoc

1. W przypadku gdy Trybunał Obrachunkowy lub jeden z jego działów stwierdzi, że istnieje wyjątkowa potrzeba udostępnienia informacji opatrzonych klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET państwu trzeciemu, organizacji międzynarodowej lub podmiotowi UE, ale nie zawarto umowy o bezpieczeństwie informacji ani porozumienia administracyjnego, należy stosować procedurę wyjątkowego udostępniania ad hoc.

2. Działy Trybunału Obrachunkowego kontaktują się z ISO i wytwórcą. Trybunał Obrachunkowy zasięga porady jednej ze stron umowy o bezpieczeństwie informacji zawartej z tym państwem trzecim, organizacją międzynarodową lub podmiotem UE.

3. Po takiej konsultacji, na podstawie wniosku Sekretarza Generalnego, kolegium Trybunału Obrachunkowego może zezwolić na udostępnienie danych informacji.

ROZDZIAŁ 6

KONIEC WAŻNOŚCI INFORMACJI OPATRZONYCH KLAUZULĄ TAJNOŚCI CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL I SECRET UE/EU SECRET

Artykuł 37

Kiedy można obniżyć lub znieść klauzulę tajności

1. Informacje pozostają niejawne tylko dopóty, dopóki wymagają ochrony. Obniżenie klauzuli tajności oznacza obniżenie poziomu klauzuli tajności. Zniesienie klauzuli tajności oznacza, że informacji w ogóle nie uważa się już za niejawne. W momencie wytwarzania EUCI wytwórca wskazuje, o ile to możliwe, czy z określoną datą lub w następstwie konkretnego zdarzenia klauzula tajności EUCI może zostać obniżona lub zniesiona. W przeciwnym razie wytwórca dokonuje przeglądu tych informacji i ocenia ryzyko przynajmniej co 5 lat w celu określenia, czy pierwotny poziom klauzuli tajności nadal ma zastosowanie.

2. Obniżenie lub zniesienie klauzuli tajności dokumentów Trybunału Obrachunkowego może również nastąpić w trybie ad hoc, na przykład na podstawie wniosku o przyznanie dostępu złożonego przez obywatela.

Artykuł 38

Odpowiedzialność za obniżenie i zniesienie klauzuli tajności

1. Do obniżenia lub zniesienia klauzuli tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oraz SECRET UE/EU SECRET nadanej informacjom potrzebna jest zgoda wytwórcy.

2. Dział Trybunału Obrachunkowego, który wytworzył dokument niejawny, jest odpowiedzialny za decyzję, czy można obniżyć lub znieść klauzulę tajności takiego dokumentu. W obrębie Trybunału Obrachunkowego wszystkie wnioski o obniżenie lub zniesienie klauzuli tajności podlegają konsultacji z szefem działu lub z dyrektorem działu będącego wytwórcą albo z koordynatorem zadania. Jeżeli dział zestawił informacje niejawne z różnych źródeł, najpierw zwraca się o zgodę do wszelkich stron, które dostarczyły materiał źródłowy, w tym w państwach członkowskich, innych organach UE, państwach trzecich lub organizacjach międzynarodowych.

3. Jeżeli dział Trybunału Obrachunkowego będący wytwórcą już nie istnieje, a jego obowiązki przekazano innemu działowi, decyzja o obniżeniu lub zniesieniu klauzuli tajności należy do tego innego działu. Jeżeli dział będący wytwórcą już nie istnieje, a jego obowiązków nie przejął inny dział, decyzję o obniżeniu lub zniesieniu klauzuli tajności podejmują wspólnie dyrektorzy dyrekcji Trybunału Obrachunkowego.

4. Dział odpowiedzialny za obniżenie lub zniesienie klauzuli tajności wypracowuje wraz z kancelarią informacji tajnych praktyczne rozwiązania w celu przeprowadzenia obniżenia lub zniesienia klauzuli tajności.

Artykuł 39

Szczególnie chronione informacje jawne

Jeśli w wyniku przeglądu dokumentu zniesiona zostaje klauzula tajności, należy rozważyć, czy dokument powinien zostać opatrzony oznaczeniem szczególnie chronionych informacji jawnych w rozumieniu art. 16 polityki klasyfikacji informacji Trybunału Obrachunkowego (12) oraz pkt 4 wytycznych w sprawie klasyfikacji i korzystania z informacji nieopatrzonych klauzulą tajności UE.

Artykuł 40

Sposób wskazania, że obniżono lub zniesiono klauzulę tajności dokumentu

1. Oryginalne oznaczenie klauzuli tajności na górze i na dole każdej strony jest wyraźnie przekreślone (nie usunięte) przy użyciu funkcji „skreślenie” w formatach elektronicznych lub ręcznie w przypadku wydruków.

2. Na pierwszej stronie (stronie tytułowej) wstemplowuje się informację, że klauzula tajności została obniżona lub zniesiona, i uzupełnia się ją danymi organu odpowiedzialnego za obniżenie lub zniesienie klauzuli tajności oraz odpowiednią datą.

3. O obniżeniu lub zniesieniu klauzuli tajności należy poinformować pierwotnych odbiorców informacji opatrzonych klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET. Pierwotni odbiorcy są odpowiedzialni za poinformowanie wszelkich kolejnych adresatów, do których wysłali oryginalne informacje opatrzone klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET lub dla których wykonali kopię tych informacji.

4. Służby archiwalne Trybunału Obrachunkowego informuje się o wszystkich podjętych decyzjach dotyczących zniesienia klauzuli tajności.

5. Wszystkie tłumaczenia informacji niejawnych podlegają takim samym procedurom obniżenia lub zniesienia klauzuli tajności jak oryginalna wersja językowa.

Artykuł 41

Częściowe obniżenie lub zniesienie klauzuli tajności w przypadku informacji opatrzonych klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET

1. Możliwe jest również częściowe obniżenie lub zniesienie klauzuli tajności (np. w przypadku załączników, tylko niektórych akapitów). Procedura jest identyczna jak w przypadku obniżenia lub zniesienia klauzuli tajności całego dokumentu.

2. W wyniku częściowego zniesienia klauzuli tajności w przypadku informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET sporządza się wyciąg ze zniesioną klauzulą tajności.

3. Części wyciągu ze zniesioną klauzulą tajności, które pozostają niejawne, zostają zastąpione słowami:

4. Jeśli nie można znieść klauzuli tajności całego załącznika i w związku z tym nie został on ujawniony w wyciągu, w tekście umieszcza się konkretną wzmiankę.

Artykuł 42

Rutynowe niszczenie i usuwanie informacji opatrzonych klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET

1. Trybunał Obrachunkowy nie gromadzi dużych ilości informacji niejawnych.

2. Działy będące wytwórcą dokonują przeglądu dokumentów przynajmniej co 5 lat pod kątem zniszczenia lub usunięcia takich dokumentów. Przeglądy te dotyczą zarówno informacji przechowywanych w postaci dokumentów papierowych, jak i informacji przechowywanych w CIS i dokonuje się ich w regularnych odstępach czasu.

3. Pracownicy nie niszczą żadnych wersji papierowych dokumentów z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET, których już nie potrzebują, lecz zwracają się do urzędnika kontroli kancelarii o zniszczenie dokumentów, z zastrzeżeniem wszelkich wymogów w zakresie archiwizacji w odniesieniu do oryginalnego dokumentu.

4. Od pracowników nie wymaga się informowania wytwórcy, jeśli kasują oni kopie dokumentów opatrzonych klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET.

5. Wersje wstępne materiałów zawierające informacje niejawne podlegają takim samym metodom usuwania, jak sfinalizowane dokumenty niejawne.

6. Do niszczenia dokumentów opatrzonych klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET używa się wyłącznie zatwierdzonych niszczarek. Do niszczenia dokumentów opatrzonych klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL odpowiednie są niszczarki o poziomie bezpieczeństwa 5 według normy DIN 66399. Do niszczenia dokumentów opatrzonych klauzulą SECRET UE/EU SECRET odpowiednie są niszczarki o poziomie bezpieczeństwa 6 według normy DIN 66399.

7. Skrawki dokumentów pochodzące z zatwierdzonych niszczarek można usuwać jak zwykłe odpady biurowe.

8. Urzędnik kontroli kancelarii tworzy protokoły zniszczenia i odpowiednio aktualizuje rejestry i inne informacje dotyczące rejestracji.

9. Wszystkie nośniki i urządzenia zawierające informacje opatrzone klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET podlegają odpowiedniemu czyszczeniu po zakończeniu ich okresu użytkowania. Dane elektroniczne niszczy się lub usuwa z zasobów informatycznych i powiązanych nośników informacji w sposób, który daje wystarczającą pewność, że informacji nie można odzyskać. W ramach czyszczenia z urządzeń pamięciowych usuwa się wszystkie dane, a także wszystkie etykiety, oznaczenia i rejestry aktywności.

10. Po uprzednim poinformowaniu urzędnika kontroli kancelarii komputerowe nośniki danych przekazuje się ISO w celu zniszczenia i usunięcia.

Artykuł 43

Ewakuacja i niszczenie informacji opatrzonych klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET w sytuacjach nadzwyczajnych

1. Zgodnie z protokołem ustaleń między Trybunałem Obrachunkowym a Dyrekcją Generalną ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa Komisji dotyczącym korzystania ze strefy bezpieczeństwa tej dyrekcji stosuje się ustanowioną przez Komisję procedurę zabezpieczenia informacji niejawnych w sytuacjach nadzwyczajnych. W stosownych przypadkach lokalny pełnomocnik ochrony Dyrekcji ds. Bezpieczeństwa Komisji w Luksemburgu uzyska dostęp do sejfu Trybunału Obrachunkowego w celu zastosowania procedury postępowania w sytuacjach nadzwyczajnych Komisji i planów ewakuacji i niszczenia w sytuacjach nadzwyczajnych, aby zabezpieczyć EUCI, które są narażone na znaczne ryzyko znalezienia się w niepowołanych rękach podczas kryzysu. W kolejności pierwszeństwa oraz w zależności od charakteru sytuacji nadzwyczajnej należy rozważyć:

2. Po uruchomieniu planów na wypadek sytuacji nadzwyczajnych pierwszeństwo ma przenoszenie lub niszczenie w pierwszej kolejności informacji oznaczonych klauzulą tajności SECRET UE/EU SECRET, a następnie informacji opatrzonych klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL.

3. Szczegóły operacyjne planów ewakuacji i niszczenia w sytuacjach nadzwyczajnych same objęte są klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED. Ich kopie należy umieścić w każdym sejfie, w którym przechowuje się informacje z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET, tak aby były dostępne w przypadku sytuacji nadzwyczajnych.

Artykuł 44

Archiwizowanie

1. Decyzje odnoszące się do kwestii, czy i kiedy dokonywać archiwizacji, oraz odpowiednie środki praktyczne, które należy zastosować, są zgodne z polityką Trybunału Obrachunkowego dotyczącą bezpieczeństwa informacji, polityką klasyfikacji informacji oraz polityką archiwizowania.

2. Dokumentów opatrzonych klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU nie przesyła się do Archiwów Historycznych Unii Europejskiej we Florencji.

ROZDZIAŁ 7

PRZEPISY KOŃCOWE

Artykuł 45

Przejrzystość

Niniejsza decyzja zostaje podana do wiadomości pracowników Trybunału Obrachunkowego i wszystkich innych osób, których dotyczy, oraz zostaje opublikowana w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Artykuł 46

Wejście w życie

Po przyjęciu przez Komitet Administracyjny niniejsza decyzja wchodzi w życie następnego dnia po jej opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.