(1)

Decyzją Komisji C(2024)1420 (2) w sprawie służby mediacyjnej ustanowiono służbę mediacyjną jako niezależną służbę Komisji. Jej zadaniem jest ułatwianie polubownego rozwiązywania konfliktów w miejscu pracy lub sporów dotyczących praw i obowiązków pracowników Komisji objętych regulaminem pracowniczym urzędników Unii Europejskiej („regulamin pracowniczy”) i warunkami zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej, ustanowionymi rozporządzeniem Rady (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68 (3).

(2)

Decyzją C(2024)1420 ustanowiono nieformalną procedurę, w ramach której każda osoba objęta jej zakresem może zwrócić się o pomoc do służby mediacyjnej.

(3)

Komisja i, w kontekście niniejszej decyzji, działająca w jej imieniu służba mediacyjna współtworzą wydajne i oparte na szacunku miejsce pracy dzięki nieformalnemu rozstrzyganiu sporów zanim nastąpi ich eskalacja oraz zapobieganiu występowaniu podobnych sytuacji w tej instytucji. Służba mediacyjna udziela nieformalnych poufnych porad każdemu członkowi personelu zwracającemu się do niej o pomoc („wnioskodawca”). Za zgodą wnioskodawcy służba mediacyjna może również skontaktować się w związku z mediacją z każdą inną wskazaną przez niego stroną („osoba, której sprawa dotyczy”). Mediacja wymaga zgody wszystkich zaangażowanych stron. Służba mediacyjna działa całkowicie nieformalnie. Nie może ona podejmować decyzji, które na kogokolwiek wpłynęłyby niekorzystnie.

(4)

Na potrzeby realizacji zadań z obszaru mediacji Komisja gromadzi i przetwarza informacje oraz kilka kategorii danych osobowych pracowników i innych osób objętych zakresem decyzji C(2024)1420, w tym dane dotyczące tożsamości, dane kontaktowe, informacje o rolach i zadaniach zawodowych, informacje o zachowaniu w sytuacjach prywatnych i służbowych oraz informacje o wynikach w pracy. Komisja może również przetwarzać wrażliwe dane osobowe, o których mowa w art. 10 i 11 rozporządzenia (UE) 2018/1725, dobrowolnie przekazane jej przez wnioskodawcę.

(5)

Dane osobowe przechowuje się w zabezpieczonych środowiskach fizycznych i elektronicznych, aby uniemożliwić bezprawny dostęp do nich oraz przekazywanie ich osobom, które nie są ich odbiorcami zgodnie z zasadą ograniczonego dostępu. Po zakończeniu przetwarzania dane przechowuje się zgodnie z przepisem art. 6 ust. 11 decyzji C(2024)1420.

(6)

Na mocy rozporządzenia (UE) 2018/1725 Komisja, jako administrator danych, jest zobowiązana informować osoby, których dane dotyczą, o tych czynnościach przetwarzania oraz szanować ich prawa jako osób, których dane dotyczą.

(7)

Przy wykonywaniu swoich zadań Komisja jest zobowiązana do poszanowania praw osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych zgodnie z art. 8 ust. 1 Karty praw podstawowych Unii Europejskiej i art. 16 ust. 1 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, a także praw przewidzianych w rozporządzeniu (UE) 2018/1725. Jednocześnie Komisja działająca jako służba mediacyjna jest zobowiązana przestrzegać ścisłych zasad poufności wobec wnioskodawców, w związku z czym może być zobowiązana do zapewnienia równowagi między prawami osoby, której dane dotyczą, a podstawowymi prawami i wolnościami innych osób, których dane dotyczą.

(8)

Dla wnioskodawcy kluczowe jest, aby zachowano poufność wymiany informacji i nie podejmowano działań bez jego zgody. Jeżeli wnioskodawca zwracający się do służby mediacyjnej o poufną poradę w kontekście konfliktu nie wyraża zgody na skontaktowanie się z osobą, której sprawa dotyczy, w celu przeprowadzenia mediacji, służba mediacyjna nie może przekazywać tej osobie informacji. Przekazanie w takich okolicznościach informacji osobie, której sprawa dotyczy, uniemożliwiłoby bowiem lub poważnie utrudniłoby osiągnięcie celów służby mediacyjnej, w szczególności polegających na zapewnieniu bezpiecznej przestrzeni, w której wnioskodawca może otwarcie omówić swoją sytuację i zdecydować, czy rozpocząć z osobą, której sprawa dotyczy, postępowanie mediacyjne. Komisja może zatem zastosować wyjątek określony w art. 16 ust. 5 lit. b) rozporządzenia (UE) 2018/1725, aby chronić poufność przetwarzania danych, zgodnie z art. 5 ust. 1 decyzji C(2024)1420.

(9)

W pewnych okolicznościach konieczne jest pogodzenie praw osób, których dane dotyczą, przewidzianych w rozporządzeniu (UE) 2018/1725, z potrzebą zapewnienia skutecznej realizacji zadań Komisji polegających na udzielaniu nieformalnych, poufnych porad, przy zapewnieniu pełnego poszanowania podstawowych praw i wolności innych osób, których dane dotyczą. W tym celu art. 25 ust. 1 lit. h) rozporządzenia (UE) 2018/1725 daje Komisji możliwość ograniczenia - na ściśle określonych warunkach - zastosowania art. 14-17, 19, 20 i 35, a także zasady przejrzystości ustanowionej w art. 4 ust. 1 lit. a), o ile jego przepisy odpowiadają prawom i obowiązkom przewidzianym w art. 14-17, 19, 20 i 35 tego rozporządzenia.

(10)

Może tak być zwłaszcza wówczas, gdy wnioskodawca pośrednio udziela informacji o innych osobach, których sprawa dotyczy. W takiej sytuacji Komisja może zdecydować o ograniczeniu niektórych praw osoby, której sprawa dotyczy, jeżeli korzystanie z nich spowodowałoby ujawnienie informacji o wnioskodawcy, który nie wyraził zgody, aby służba mediacyjna podjęła działania w celu ułatwienia dialogu z daną osobą. Komisja może wówczas ograniczyć prawo dostępu do informacji o danej osobie, której sprawa dotyczy, lub inne jej prawa, aby chronić prawa i wolności wnioskodawcy. Komisja może podjąć taką decyzję zgodnie z art. 25 ust. 1 lit. h) rozporządzenia (UE) 2018/1725.

(11)

Konieczna może się okazać ochrona poufnych informacji o wnioskodawcy. W celu poszanowania jego praw i wolności może stać się konieczne, aby Komisja ograniczyła dostęp do informacji o tożsamości, oświadczeń i innych danych osobowych wnioskodawcy, w tym samego faktu, że skontaktował się on ze służbą mediacyjną.

(12)

Konieczne może być również ograniczenie prawa wnioskodawcy do informacji w sytuacjach, gdy służba mediacyjna musi powiadomić Służbę Medyczną, gdyż konieczne jest podjęcie pilnych działań w celu ochrony integralności fizycznej i psychicznej wnioskodawcy. Służba mediacyjna może wówczas zdecydować, że nie poinformuje wnioskodawcy o powiadomieniu Służby Medycznej, aby umożliwić Służbie Medycznej ocenę środków opieki zdrowotnej lub społecznej, które można zastosować dla dobra tej osoby. Komisja może podjąć taką decyzję zgodnie z art. 25 ust. 1 lit. h) rozporządzenia (UE) 2018/1725. W tej konkretnej sytuacji prawa wnioskodawcy byłyby chronione, ponieważ Służba Medyczna zachowałaby poufność informacji medycznych, a wnioskodawca nie zostałby pozbawiony prawa do informacji, gdyż Służba Medyczna skontaktowałaby się z nim, gdyby uznała to za konieczne.

(13)

Decyzja C(2024)1420 zobowiązuje Komisję do zapewnienia poufności rozpatrywania wniosków o pomoc służby mediacyjnej. Aby zapewnić tę poufność i jednocześnie przestrzegać standardów ochrony danych osobowych na mocy rozporządzenia (UE) 2018/1725, konieczne jest przyjęcie przepisów wewnętrznych, na mocy których Komisja może ograniczyć prawa osób, których dane dotyczą, zgodnie z art. 25 ust. 1 lit. h) rozporządzenia (UE) 2018/1725.

(14)

Przepisy wewnętrzne powinny mieć zastosowanie do wszystkich operacji przetwarzania danych przeprowadzanych przez Komisję w ramach wykonywania przez nią zadań związanych z rozpatrywaniem wniosków na podstawie art. 6 decyzji C(2024) 1420.

(15)

W celu zapewnienia zgodności z art. 14, 15 i 16 rozporządzenia (UE) 2018/1725 Komisja powinna informować wszystkie osoby fizyczne - w sposób przejrzysty i spójny, w formie oświadczenia o ochronie danych publikowanego na stronie internetowej Komisji - o swoich działaniach obejmujących przetwarzanie ich danych osobowych oraz o ich prawach. W stosownych przypadkach Komisja powinna także indywidualnie informować wnioskodawców za pomocą odpowiednich środków. Jeżeli wnioskodawca wyraził zgodę na skontaktowanie się z inną osobą, której sprawa dotyczy, Komisja powinna także indywidualnie poinformować taką osobę za pomocą odpowiednich środków.

(16)

Komisja powinna stosować ograniczenia tylko wtedy, gdy są one zgodne z istotą podstawowych praw i wolności, są absolutnie niezbędne i stanowią środek proporcjonalny w społeczeństwie demokratycznym. Komisja powinna podawać powody uzasadniające te ograniczenia.

(17)

Zgodnie z zasadami przejrzystości, sprawiedliwości i rozliczalności wszelkich ograniczeń należy dokonywać w przejrzysty sposób, a Komisja powinna odnotować w odpowiednim rejestrze każdy przypadek ich zastosowania.

(18)

Art. 25 ust. 6 rozporządzenia (UE) 2018/1725 zobowiązuje administratora danych do informowania osób, których dane dotyczą, o podstawowych powodach zastosowania ograniczenia oraz o przysługującym im prawie do wniesienia skargi do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (EIOD).

(19)

Zgodnie z art. 25 ust. 8 rozporządzenia (UE) 2018/1725 Komisja może wstrzymać przekazanie informacji o podstawowych powodach zastosowania ograniczenia w stosunku do osoby, której dane dotyczą, pominąć takie przekazanie lub go odmówić, gdyby mogło ono w jakikolwiek sposób unieważnić skutek ograniczenia.

(20)

W przypadku ograniczenia praw osób, których dane dotyczą, Komisja powinna każdorazowo ocenić, czy powiadomienie o ograniczeniu unieważniłoby jego skutek.

(21)

Komisja powinna znieść ograniczenie niezwłocznie po ustaniu warunków je uzasadniających i regularnie oceniać te warunki. W niektórych przypadkach może być jednak konieczne utrzymanie stosowania ograniczenia, tak długo jak Komisja przechowuje przedmiotowe dane osobowe. W takim przypadku nie powinno się informować osoby, której dane dotyczą, o przetwarzaniu jej danych osobowych. Taka sytuacja może mieć miejsce szczególnie wtedy, gdy istnieje wysokie ryzyko, że wykonywanie przez daną osobę, której sprawa dotyczy, jej praw naruszyłoby prawa i wolności innych osób. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy wnioskodawca nie wyraża zgody na skontaktowanie się przez służbę mediacyjną z daną osobą, której sprawa dotyczy, aby rozpocząć między nimi nieformalną mediację.

(22)

Komisja powinna dokonać przeglądu stosowania ograniczeń gdy wnioskodawca wyrazi zgodę na podjęcie nieformalnej mediacji lub najpóźniej w chwili zamknięcia procedury rozpatrywania danego wniosku o pomoc.

(23)

W art. 16 ust. 5, art. 17 ust. 4, art. 19 ust. 3 oraz art. 20 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2018/1725 przewidziano wyjątki od praw przysługujących osobom, których dane dotyczą. Jeżeli wyjątki te mają zastosowanie, Komisja nie musi stosować ograniczenia na mocy niniejszej decyzji.

(24)

Aby zagwarantować ochronę praw i wolności osób, których dane dotyczą, oraz zgodność z art. 44 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2018/1725, w trakcie całej procedury Komisja powinna angażować w nią odpowiednich koordynatorów ds. ochrony danych i inspektora ochrony danych Komisji Europejskiej oraz dokumentować prowadzone z nimi konsultacje. W szczególności, przed zastosowaniem jakichkolwiek ewentualnych ograniczeń powinno się przeprowadzić konsultacje z koordynatorem ds. ochrony danych wyznaczonym do doradzania danej jednostce organizacyjnej Komisji, który powinien sprawdzić zgodność tych ograniczeń z niniejszą decyzją.

(25)

Inspektor ochrony danych Komisji Europejskiej powinien przeprowadzić niezależny przegląd stosowania ograniczeń w celu zapewnienia ich zgodności z niniejszą decyzją.

(26)

Skonsultowano się z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych, który wydał opinię w dniu 13 marca 2024 r.,