1. Unia Europejska i Islandia (zwane dalej „Stronami”) wyznaczają swoich szefów delegacji, odpowiedzialnych za kontakty we wszelkich sprawach związanych ze wspólnym komitetem. Strony wyznaczają również zastępców szefów delegacji.

2. Szef delegacji może powierzyć wszystkie lub niektóre zadania szefa delegacji swojemu zastępcy; w takim przypadku wszystkie odniesienia do szefa delegacji odnoszą się również do zastępcy.

1. O ile Strony nie uzgodniły inaczej, wspólny komitet zbiera się na wniosek którejkolwiek ze Strony, naprzemiennie w Unii i Islandii, nie później niż 90 dni po dniu złożenia wniosku.

2. Każde posiedzenie wspólnego komitetu jest zwoływane przez przewodniczącego w terminie i miejscu uzgodnionym przez Strony. Ogłoszenie o zwołaniu posiedzenia jest wydawane przez przewodniczącego nie później niż 28 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem posiedzenia, chyba że Strony uzgodnią inaczej.

3. Jeżeli obie Strony wyrażą na to zgodę, w posiedzeniach wspólnego komitetu mogą uczestniczyć eksperci, którzy na żądanie mogą przedstawić potrzebne informacje szczególne.

4. Posiedzenia wspólnego komitetu nie są jawne, o ile nie zostanie to uzgodnione inaczej przez Strony.

5. W drodze wyjątku posiedzenia wspólnego komitetu mogą się odbywać za pomocą wszelkich uzgodnionych przez Strony środków technicznych, w tym również wideokonferencji.

1. Korespondencja adresowana do wspólnego komitetu jest kierowana do sekretarzy.

2. Sekretariat zapewnia przekazywanie korespondencji adresowanej do wspólnego komitetu przewodniczącemu oraz w stosownych przypadkach rozsyłanie jej.

3. Korespondencja między Stronami może mieć dowolną formę pisemną, w tym wiadomości elektronicznej.

1. Wstępny porządek obrad każdego posiedzenia jest sporządzany przez sekretariat na podstawie wniosków obu Stron. Wstępny porządek obrad obejmuje punkty, w odniesieniu do których sekretariat otrzymał wniosek od jednej ze Stron o zamieszczenie ich w porządku obrad, wraz z odpowiednimi dokumentami, nie później niż 21 dni kalendarzowych przed datą posiedzenia.

2. Wstępny porządek obrad, wraz z odpowiednimi dokumentami, jest rozsyłany nie później niż 15 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem posiedzenia.

3. Przewodniczący i szef drugiej delegacji przyjmują porządek obrad na początku każdego posiedzenia. Za zgodą Stron w porządku obrad można zamieszczać punkty, które nie znajdowały się we wstępnym porządku obrad.

4. Przewodniczący, w porozumieniu ze Stronami, może skrócić terminy określone w ust. 1 i 2 w celu uwzględnienia szczególnych okoliczności.

1. Decyzje wspólnego komitetu w rozumieniu art. 10 ust. 2 i 3 umowy są przyjmowane w drodze konsensusu i adresowane do Stron. Decyzje podpisuje przewodniczący i szef drugiej delegacji.

2. Każda decyzja wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia, o ile nie stanowi ona inaczej.

3. Każda ze Stron może podjąć decyzję o publikacji wszelkich decyzji przyjętych przez wspólny komitet.

1. Przewodniczący sporządza projekt protokołu z każdego posiedzenia i przedkłada go szefowi drugiej delegacji w terminie 20 dni roboczych od posiedzenia. Projekt protokołu zawiera zalecenia i może także obejmować wszelkie inne przyjęte wnioski. Szef drugiej delegacji zatwierdza projekt lub proponuje do niego poprawki. Po uzgodnieniu projektu protokołu przewodniczący i szef drugiej delegacji podpisują dwa oryginalne egzemplarze protokołu. Przewodniczący i szef drugiej delegacji zachowują po jednym oryginalnym egzemplarzu protokołu.

2. W przypadku gdy przed zwołaniem kolejnego posiedzenia nie osiągnięto porozumienia w sprawie protokołu, poprawki zaproponowane przez szefa drugiej delegacji załącza się do projektu protokołu.

1. Każda ze Stron ponosi koszty związane ze swoim uczestnictwem w posiedzeniach wspólnego komitetu.

2. Koszty związane z organizacją posiedzeń oraz powielaniem dokumentów ponosi Strona pełniąca rolę gospodarza posiedzenia.