1.

W rozdziale 3 (Procedury rozstrzygania sporów) umowy oraz w niniejszym Regulaminie stosuje się następujące definicje:

2.

Wszelkie wnioski, zawiadomienia, oświadczenia pisemne lub inne dokumenty:

3.

Wszelkich powiadomień, o których mowa w punkcie 2 Regulaminu, dokonuje się pocztą elektroniczną lub, w stosownych przypadkach, za pomocą jakichkolwiek innych środków łączności, które zapewniają rejestrację wysłania powiadomienia. Takie powiadomienie uznaje się za doręczone w dniu jego wysłania, chyba że zostanie udowodnione, że było inaczej.

4.

Wszystkie powiadomienia kieruje się, odpowiednio, do Dyrekcji Generalnej ds. Handlu Komisji Europejskiej oraz do dyrektora generalnego Ministerstwa Handlu i Przemysłu Ghany.

5.

Niewielkie omyłki pisarskie we wniosku, zawiadomieniu, oświadczeniu pisemnym lub innym dokumencie związanym z procedurą arbitrażową można poprawić, dostarczając nowy dokument, w którym wyraźnie zaznaczono zmiany.

6.

Jeżeli ostatni dzień na dostarczenie dokumentu przypada w dniu wolnym od pracy dla instytucji Unii lub rządu Ghany, termin na dostarczenie dokumentu upływa pierwszego następnego dnia roboczego.

7.

Jeżeli zgodnie z art. 50 ust. 3 (Powołanie zespołu arbitrażowego) umowy członek zespołu arbitrażowego zostaje wybrany w drodze losowania, współprzewodniczący Komitetu UPG ze Strony skarżącej niezwłocznie informuje współprzewodniczącego ze Strony, przeciwko której wysunięto zarzut, o dniu, godzinie i miejscu losowania. Na wniosek, współprzewodniczący Komitetu UPG ze Strony skarżącej, lub osoba przez niego delegowana, przeprowadza losowanie zgodnie z art. 50 ust. 3 i 4 (Powołanie zespołu arbitrażowego) Umowy. Wybór członków zespołu arbitrażowego w drodze losowania może być przez współprzewodniczącego Komitetu UPG ze Strony skarżącej delegowany.

8.

Współprzewodniczący Komitetu UPG ze Strony skarżącej wyznacza członka lub przewodniczącego zespołu arbitrażowego w drodze losowania w ciągu pięciu dni od upływu terminu, o którym mowa w art. 50 ust. 2 (Powołanie zespołu arbitrażowego) umowy, jeżeli którakolwiek z list, o których mowa w art. 64 ust. 1 (Lista arbitrów) umowy:

Wybór członków zespołu arbitrażowego w drodze losowania może być przez współprzewodniczącego Komitetu UPG ze Strony skarżącej delegowany.

9.

Współprzewodniczący Komitetu UPG ze Strony skarżącej powiadamia na piśmie każdą osobę wybraną do pełnienia roli arbitra o jej powołaniu do zespołu arbitrażowego. Każda z tych osób obu Stronom swoją dostępność w terminie pięciu dni od dnia poinformowania o swoim wyznaczeniu. Do celów określenia daty powołania zespołu zgodnie z art. 50 ust. 5 (Powołanie zespołu arbitrażowego) umowy, za dzień wyznaczenia członków zespołu arbitrażowego uważa się dzień, w którym ostatni z trzech wyznaczonych arbitrów powiadomił o swoim potwierdzeniu wyznaczenia.

10.

O ile w ciągu pięciu dni po dniu powołania zespołu Strony nie postanowią inaczej, zakres zadań zespołu obejmuje:

„zbadanie, w świetle przywołanych przez Strony odpowiednich postanowień umowy, kwestii, o której mowa we wniosku o powołanie zespołu arbitrażowego, dokonanie ustaleń dotyczących zgodności danego środka z postanowieniami umowy, o których mowa w art. 46 (Zakres) umowy, oraz przedstawienie sprawozdania zgodnie z art. 51 (Okresowe sprawozdanie zespołu arbitrażowego) i art. 52 (Decyzja zespołu arbitrażowego) umowy.".

11.

Jeżeli Strony uzgodnią inny zakres zadań, powiadamiają zespół arbitrażowy o uzgodnionym zakresie zadań w terminie określonym w punkcie 10 Regulaminu.

12.

Zespół arbitrażowy:

13.

Zespół arbitrażowy uwzględnia również stosowne interpretacje zawarte w sprawozdaniach zespołów orzekających Światowej Organizacji Handlu (WTO) oraz organu odwoławczego przyjęte przez Organ Rozstrzygania Sporów WTO.

14.

O ile Strony nie postanowią inaczej, spotykają się one z zespołem arbitrażowym w ciągu siedmiu dni od jego powołania w celu ustalenia kwestii, które Strony lub zespół arbitrażowy uznają za stosowne, w tym:

15.

Członkowie zespołu arbitrażowego i przedstawiciele Stron mogą brać udział w tym spotkaniu za pośrednictwem telefonu lub wideokonferencji.

16.

Strona skarżąca składa pisemne oświadczenie nie później niż 20 dni po dniu powołania zespołu arbitrażowego. Strona, przeciwko której wysunięto zarzut, składa pisemne oświadczenie nie później niż 20 dni po dniu złożenia pisemnego oświadczenia Strony skarżącej.

17.

Wszystkim posiedzeniom zespołu arbitrażowego przewodniczy jego przewodniczący. Zespół arbitrażowy może przekazać przewodniczącemu prawo podejmowania decyzji administracyjnych i proceduralnych.

18.

O ile rozdział 3 (Procedury rozstrzygania sporów) umowy lub niniejszy Regulamin nie stanowią inaczej, zespół arbitrażowy może wykonywać swoje działania przy użyciu wszelkich środków, włącznie z telefonem, telefaksem lub łączami komputerowymi.

19.

W obradach zespołu arbitrażowego mogą brać udział wyłącznie członkowie zespołu arbitrażowego, lecz zespół arbitrażowy może zezwolić na obecność asystentów podczas swoich obrad.

20.

Za sporządzenie wszelkich decyzji i sprawozdań odpowiada wyłącznie zespół arbitrażowy i nie można go delegować.

21.

W przypadku pojawienia się kwestii proceduralnych, których nie obejmuje rozdział 3 (Procedury rozstrzygania sporów) umowy, zespół arbitrażowy, po konsultacji ze Stronami, może przyjąć odpowiednią procedurę, która jest zgodna z tymi postanowieniami.

22.

Jeżeli zespół arbitrażowy uzna, że w ramach postępowania konieczna jest zmiana jakiegokolwiek terminu innego niż terminy określone w rozdziale 3 (Procedury rozstrzygania sporów) umowy lub dokonanie jakichkolwiek innych zmian proceduralnych lub administracyjnych, konsultuje się najpierw ze Stronami, a następnie informuje Strony na piśmie o powodach takich zmian lub dostosowań, wskazując potrzebny termin lub stosowną zmianę.

23.

Jeżeli jedna ze Stron uzna, że członek zespołu arbitrażowego nie spełnia wymogów określonych w Kodeksie postępowania członków zespołu arbitrażowego i mediatorów (załącznik do niniejszego Regulaminu) i w związku z tym powinien zostać zastąpiony, Strona ta powiadamia o tym drugą Stronę w terminie 15 dni od uzyskania wystarczających dowodów na nieprzestrzeganie przez członka zespołu arbitrażowego wymogów określonych w tym kodeksie postępowania.

24.

Strony konsultują się w terminie 15 dni od powiadomienia, o którym mowa w punkcie 23 Regulaminu. Strony informują członka zespołu arbitrażowego o zarzucie niespełnienia przez niego wymogów i mogą zwrócić się do niego o podjęcie działań w celu usunięcia zarzucanego braku zgodności z wymogami. Mogą również, jeśli tak postanowią, odwołać członka zespołu arbitrażowego i wybrać nowego członka zespołu arbitrażowego zgodnie z art. 50 (Powołanie zespołu arbitrażowego) umowy.

25.

Jeśli Strony nie dojdą do porozumienia co do potrzeby zastąpienia członka zespołu arbitrażowego, który nie jest przewodniczącym zespołu arbitrażowego, każda ze Stron może wystąpić o przekazanie sprawy przewodniczącemu zespołu arbitrażowego, którego decyzja jest ostateczna.

Jeżeli przewodniczący zespołu arbitrażowego uzna, że członek zespołu arbitrażowego nie spełnia wymogów określonych w Kodeksie postępowania arbitrów i mediatorów, dokonuje się wyboru nowego członka zespołu arbitrażowego zgodnie z art. 50 (Powołanie zespołu arbitrażowego) umowy.

26.

Jeżeli Strony nie dojdą do porozumienia co do konieczności zastąpienia przewodniczącego, każda ze Stron może wystąpić z wnioskiem o przekazanie sprawy jednej z pozostałych osób z listy osób mających pełnić rolę przewodniczącego zespołu arbitrażowego ustanowionej zgodnie z art. 64 (Lista arbitrów) umowy. Osobę tę wybiera w drodze losowania współprzewodniczący Komitetu UPG ze Strony występującej z wnioskiem lub osoba przez niego delegowana. Decyzja wybranej osoby dotycząca potrzeby zastąpienia przewodniczącego jest ostateczna.

Jeżeli osoba ta uzna, że przewodniczący nie spełnia wymogów określonych w Kodeksie postępowania arbitrów i mediatorów, dokonuje się wyboru nowego przewodniczącego zgodnie z art. 50 (Powołanie zespołu arbitrażowego) umowy.

27.

Termin doręczenia sprawozdania lub decyzji zostaje przedłużony o czas niezbędny do wyznaczenia nowego członka zespołu arbitrażowego.

28.

Na wniosek obu Stron zespół arbitrażowy w dowolnym czasie zawiesza swoje prace na uzgodniony przez Strony okres, nieprzekraczający 12 kolejnych miesięcy. Zespół arbitrażowy wznawia swoje prace przed końcem okresu zawieszenia na pisemny wniosek obu Stron lub po zakończeniu okresu zawieszenia na pisemny wniosek którejkolwiek ze Stron. Strona występująca z wnioskiem przekazuje odpowiednio powiadomienie drugiej Stronie. Jeżeli żadna ze Stron nie wniesie o wznowienie prac zespołu arbitrażowego po upływie okresu zawieszenia, uprawnienia tego zespołu arbitrażowego wygasają, a procedura rozstrzygania sporu zostaje zakończona. W przypadku zawieszenia prac zespołu arbitrażowego odnośne terminy na podstawie niniejszej sekcji zostają wydłużone o okres odpowiadający okresowi zawieszenia prac zespołu arbitrażowego.

29.

Na podstawie harmonogramu ustalonego zgodnie z punktem 14 Regulaminu oraz po konsultacji ze Stronami i pozostałymi członkami zespołu arbitrażowego przewodniczący zespołu arbitrażowego powiadamia Strony o dniu, godzinie i miejscu rozprawy. Strona, na której terytorium odbywa się rozprawa, podaje te informacje do wiadomości publicznej, chyba że rozprawa ma toczyć się przy drzwiach zamkniętych.

30.

O ile strony nie postanowią inaczej, rozprawa odbywa się w Brukseli, gdy Stroną skarżącą jest Ghana, lub w Akrze, gdy Stroną skarżącą jest Unia Europejska. Strona, przeciwko której wysunięto zarzut, ponosi koszty wynikające z logistycznego zorganizowania rozprawy.

31.

Zespół arbitrażowy może wyznaczyć dodatkowe rozprawy, jeżeli Strony wyrażą na to zgodę.

32.

Wszyscy arbitrzy muszą być obecni przez cały czas trwania rozprawy.

33.

O ile Strony nie postanowią inaczej, na rozprawie mogą być obecne następujące osoby, niezależnie od tego, czy rozprawa jest otwarta dla publiczności:

34.

Każda ze Stron nie później niż pięć dni przed dniem rozprawy składa zespołowi arbitrażowemu i drugiej Stronie wykaz osób, które na rozprawie przedstawią argumenty ustne lub oświadczenia w imieniu tej Strony, oraz wykaz innych przedstawicieli lub doradców, którzy będą obecni na rozprawie.

35.

Zespół arbitrażowy prowadzi rozprawę w następujący sposób, zapewniając przyznanie równej ilości czasu Stronie skarżącej i Stronie, przeciwko której wysunięto zarzut, na przedstawienie zarówno argumentów, jak i replik:

36.

Zespół arbitrażowy może zadawać pytania każdej ze Stron w dowolnym momencie rozprawy.

37.

Zespół arbitrażowy zleca przygotowanie protokołu rozprawy i jego przekazanie Stronom możliwie jak najszybciej po rozprawie. Strony mogą zgłaszać uwagi dotyczące protokołu, a zespół arbitrażowy może te uwagi uwzględnić.

38.

W terminie 10 dni po dniu rozprawy każda ze Stron może złożyć dodatkowe oświadczenie pisemne dotyczące wszelkich kwestii, które pojawią się w trakcie rozprawy.

39.

Zespół arbitrażowy może w każdym momencie postępowania zwracać się z pytaniami w formie pisemnej do jednej Strony lub do obu Stron. Wszelkie pytania skierowane do jednej ze Stron przekazuje się do wiadomości drugiej Strony.

40.

Każda ze Stron dostarcza drugiej Stronie kopię swojej pisemnej odpowiedzi na pytania zespołu arbitrażowego. Druga Strona ma możliwość przedstawienia pisemnych uwag w odniesieniu do odpowiedzi Strony w terminie pięciu dni po złożeniu takiej kopii.

41.

Na wniosek Strony lub z inicjatywy własnej zespół arbitrażowy może starać się o uzyskanie od Stron odpowiednich informacji, które uzna za niezbędne i stosowne. Strony udzielają bezzwłocznej i pełnej odpowiedzi na każdy wniosek zespołu arbitrażowego o udzielenie informacji.

42.

Każda ze Stron i zespół arbitrażowy traktują jako poufne wszelkie informacje przekazane przez drugą Stronę zespołowi arbitrażowemu i określone przez nią jako poufne. Przedkładając zespołowi arbitrażowemu oświadczenie pisemne zawierające informacje poufne Strona przekazuje również, w terminie 15 dni, oświadczenie pisemne niezawierające informacji poufnych, które podaje się do wiadomości publicznej.

43.

Żadne z postanowień niniejszego Regulaminu nie wyklucza możliwości publicznego ujawnienia przez Stronę jej własnych stanowisk o ile, odnosząc się do informacji przedstawionych przez drugą Stronę, Strona nie ujawnia żadnych informacji, które druga Strona określiła jako poufne.

44.

Zespół arbitrażowy zbiera się w odpowiedniej części przy drzwiach zamkniętych, gdy oświadczenia lub argumenty Strony zawierają informacje poufne. Strony zapewniają poufność rozpraw zespołu arbitrażowego, gdy odbywają się one przy drzwiach zamkniętych.

45.

Zespół arbitrażowy nie spotyka ani nie kontaktuje się z żadną ze Stron pod nieobecność drugiej Strony.

46.

Członek zespołu arbitrażowego nie poddaje pod dyskusję żadnych aspektów związanych z przedmiotem sporu z którąkolwiek ze Stron ani z obiema Stronami pod nieobecność innych członków zespołu arbitrażowego.

47.

O ile Strony nie postanowiły inaczej w terminie pięciu dni od dnia powołania zespołu arbitrażowego, zespół ten może otrzymać dobrowolne oświadczenia pisemne od osób fizycznych lub prawnych mających miejsce zamieszkania lub siedzibę na terytorium Strony, niezależnych od rządów Stron, pod warunkiem że:

48.

Oświadczenia doręcza się Stronom, które mogą przedstawić swoje uwagi. Strony mogą przedstawić zespołowi arbitrażowemu swoje uwagi w terminie 10 dni od dnia przekazania oświadczenia.

49.

Zespół arbitrażowy wymienia w swoim sprawozdaniu wszystkie oświadczenia, które otrzymał zgodnie z punktem 47 Regulaminu. Zespół arbitrażowy nie jest zobowiązany odnosić się w swoim sprawozdaniu do argumentów przedstawionych w tych oświadczeniach, jeżeli jednak odniesie się nich, uwzględnia również wszelkie uwagi przedstawione przez Strony zgodnie z punktem 48 Regulaminu.

50.

W nagłych wypadkach, o których mowa w art. 52 ust. 2 (Decyzja zespołu arbitrażowego) umowy, zespół arbitrażowy, po konsultacji ze Stronami, odpowiednio dostosowuje terminy, o których mowa w niniejszym Regulaminie, z wyjątkiem terminów, o których mowa w punkcie 10 Regulaminu. Zespół arbitrażowy powiadamia Strony o takich dostosowaniach.

51.

Na wniosek jednej ze Stron zespół arbitrażowy - w ciągu 10 dni od jego powołania - podejmuje decyzję, czy sprawa dotyczy kwestii pilnych.

52.

Każda ze Stron pokrywa własne wydatki wynikające z udziału w procedurze arbitrażowej.

53.

Bez uszczerbku dla punktu 30 Regulaminu Strony dzielą między siebie na równych zasadach wydatki wynikające z kwestii organizacyjnych, w tym koszty wynagrodzenia i wydatki członków zespołu arbitrażowego i ich asystentów.

54.

Podczas konsultacji, o których mowa w art. 47 (Konsultacje) umowy, lub w trakcie mediacji, o których mowa w art. 48 (Mediacje) umowy, a najpóźniej na posiedzeniu, o którym mowa w punkcie 14 niniejszego Regulaminu, Strony dokładają wszelkich starań, aby uzgodnić wspólny język roboczy postępowania przed zespołem arbitrażowym.

55.

Jeśli Strony nie są w stanie uzgodnić wspólnego języka roboczego, każda ze Stron składa swoje oświadczenia pisemne w wybranym języku. Każda ze Stron przedkłada jednocześnie tłumaczenie pisma na język wybrany przez drugą Stronę, chyba że oświadczenie sporządzono w jednym z języków roboczych WTO. Strona, przeciwko której wysunięto zarzut, organizuje tłumaczenie ustne oświadczeń ustnych na języki wybrane przez Strony.

56.

Sprawozdania i decyzje zespołu arbitrażowego publikuje się w języku lub językach wybranych przez Strony. Jeżeli Strony nie uzgodniły wspólnego języka roboczego, sprawozdanie okresowe i końcowe zespołu arbitrażowego publikuje się w jednym z języków roboczych WTO.

57.

Każda ze Stron może przedstawić uwagi dotyczące poprawności tłumaczenia jakiejkolwiek przetłumaczonej wersji dokumentu sporządzonego zgodnie z niniejszym Regulaminem.

58.

Każda ze Stron ponosi koszty tłumaczenia swoich oświadczeń pisemnych. Strony ponoszą w równym stopniu wszelkie koszty przygotowania tłumaczenia decyzji zespołu arbitrażowego.

59.

Terminy określone w niniejszym Regulaminie dostosowuje się do szczególnych terminów przewidzianych w odniesieniu do przyjmowania sprawozdań lub decyzji zespołu arbitrażowego w ramach procedur przewidzianych w art. 54 (Rozsądnie krótki czas na wykonanie decyzji), art. 55 (Przegląd środków podjętych w celu wykonania decyzji zespołu arbitrażowego), art. 56 (Tymczasowe środki zaradcze w przypadku niewykonania decyzji) i art. 57 (Ocena środków podjętych w celu wykonania decyzji po wprowadzeniu odpowiednich środków) umowy.

1.

W niniejszym kodeksie postępowania:

2.

W celu zachowania rzetelności i bezstronności mechanizmu rozstrzygania sporów każdy kandydat i członek zespołu arbitrażowego:

3.

Członek zespołu arbitrażowego nie może podejmować w sposób bezpośredni lub pośredni jakichkolwiek zobowiązań ani przyjmować korzyści mogących w jakikolwiek sposób zakłócić właściwe wykonywanie jego obowiązków lub stworzyć wrażenie zakłócenia ich właściwego wykonywania.

4.

Członek zespołu arbitrażowego nie może wykorzystywać swojego stanowiska w zespole arbitrażowym do realizacji jakichkolwiek osobistych lub prywatnych interesów. Członek zespołu arbitrażowego unika podejmowania działań, które mogą sprawiać wrażenie, że inne osoby mają możliwość wywierania na niego wpływu.

5.

Członek zespołu arbitrażowego nie dopuszcza do tego, aby obecne lub przeszłe powiązania lub zobowiązania finansowe, handlowe, zawodowe, osobiste lub społeczne miały wpływ na jego postępowanie lub osąd.

6.

Członek zespołu arbitrażowego unika nawiązywania kontaktów lub uzyskiwania korzyści finansowych, które mogą mieć wpływ na jego bezstronność lub mogłyby racjonalnie stwarzać wrażenie niewłaściwego zachowania lub stronniczości.

7.

Przed wyrażeniem zgody na powołanie jako członka zespołu arbitrażowego zgodnie z art. 50 (Powołanie zespołu arbitrażowego) umowy kandydat, któremu zaproponowano pełnienie roli członka zespołu arbitrażowego, ujawnia wszelkie interesy, związki lub kwestie, które mogą mieć wpływ na jego niezależność lub bezstronność, lub które w normalnych okolicznościach mogłyby wywoływać wrażenie niewłaściwego zachowania lub stronniczości w trakcie postępowania. W tym celu kandydat podejmuje wszelkie rozsądne wysiłki, aby rozpoznać takie interesy, związki i kwestie, w tym interesy finansowe, zawodowe lub interesy pracownicze lub rodzinne.

8.

Obowiązek ujawnienia informacji określony w punkcie 7 ma charakter ciągły, co oznacza, że członek zespołu arbitrażowego zobowiązany jest ujawniać wszelkie tego rodzaju interesy, związki lub kwestie, które mogą wyniknąć na jakimkolwiek etapie postępowania.

9.

Kandydat lub członek zespołu arbitrażowego informuje Komitet UPG o wszelkich kwestiach dotyczących faktycznego lub potencjalnego naruszenia niniejszego kodeksu postępowania jak najszybciej po otrzymaniu informacji o nich, do celów ich rozpatrzenia przez Strony.

10.

Po wyrażeniu zgody na powołanie członek zespołu arbitrażowego pozostaje do dyspozycji i wykonuje swoje obowiązki w sposób sumienny i sprawny w trakcie całego postępowania, przestrzegając przy tym zasad uczciwości i staranności.

11.

Członek zespołu arbitrażowego rozważa jedynie kwestie poruszane w trakcie postępowania i konieczne do wydania decyzji i nie zleca wykonania tego obowiązku jakiejkolwiek innej osobie.

12.

Członek zespołu arbitrażowego podejmuje wszelkie odpowiednie działania w celu zapewnienia, aby jego asystenci i pracownicy administracyjni byli świadomi obowiązków nałożonych na członków zespołu arbitrażowego zgodnie z częściami II, III, IV i VI niniejszego kodeksu postępowania oraz aby je wypełniali.

13.

Wszyscy byli członkowie zespołu arbitrażowego unikają działań mogących stwarzać wrażenie, że, wykonując swoje obowiązki, byli stronniczy lub odnosili korzyści z decyzji zespołu arbitrażowego.

14.

Wszyscy byli członkowie zespołu arbitrażowego wypełniają obowiązki określone w części VI niniejszego kodeksu postępowania.

15.

Członek zespołu arbitrażowego nigdy nie ujawnia żadnych informacji poufnych dotyczących postępowania lub uzyskanych w trakcie postępowania, w odniesieniu do którego został powołany. Członek zespołu arbitrażowego w żadnym przypadku nie ujawnia ani nie wykorzystuje takich informacji w celu uzyskania osobistych korzyści lub korzyści na rzecz innej osoby lub w celu zaszkodzenia interesom innych osób.

16.

Członek zespołu arbitrażowego nie ujawnia decyzji zespołu arbitrażowego ani fragmentów takich decyzji przed ich publikacją zgodnie z rozdziałem 3 (Procedury rozstrzygania sporów) umowy.

17.

Członek zespołu arbitrażowego nie ujawnia nigdy przebiegu obrad zespołu arbitrażowego ani żadnych opinii członków zespołu arbitrażowego, ani nie składa żadnych oświadczeń na temat postępowania, w odniesieniu do którego został powołany, ani na temat kwestii będących przedmiotem sporu w postępowaniu.

18.

Każdy członek zespołu arbitrażowego dokonuje rejestracji i przedstawia końcowe rozliczenie czasu poświęconego postępowaniu i wydatków poniesionych w związku z nim przez siebie, a także swoich asystentów i pracowników administracyjnych.

19.

Niniejszy kodeks postępowania stosuje się odpowiednio do mediatorów.