Decyzja wykonawcza komisji (ue) 2022/2520 w sprawie szczegółowych ustaleń dotyczących procesu przekazania i przejęcia systemu e-CODEX

Akt prawny

Akt prawny
obowiązujący

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej, L rok 2022 nr 326 str. 34
Wersja aktualna od 2023-01-10

Akt prawny
obowiązujący

ZAMKNIJ

Alerty

DECYZJA WYKONAWCZA KOMISJI (UE) 2022/2520

z dnia 20 grudnia 2022 r.

w sprawie szczegółowych ustaleń dotyczących procesu przekazania i przejęcia systemu e-CODEX

(Tekst mający znaczenie dla EOG)

KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/850 z dnia 30 maja 2022 r. w sprawie informatycznego systemu transgranicznej elektronicznej wymiany danych w obszarze współpracy sądowej w sprawach cywilnych i współpracy wymiarów sprawiedliwości w sprawach karnych (system e-CODEX) oraz w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) 2018/1726 (1), w szczególności jego art. 6 ust. 1 lit. c),

a także mając na uwadze, co następuje:

(1)	Należy ustanowić szczegółowe ustalenia dotyczące procesu przekazania i przejęcia systemu e-CODEX z podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX do eu-LISA.

(2)	Ustalenia te powinny obejmować kryteria pomyślnego przebiegu procesu przekazania i przejęcia oraz pomyślnego zakończenia tego procesu i związanej z tym procesem dokumentacji.

(3)

W szczegółowych ustaleniach dotyczących przekazania należy również ustanowić przepisy dotyczące praw własności intelektualnej i praw do użytkowania związanych z systemem e-CODEX oraz powiązanych z nim oprogramowaniem, dokumentacją i innymi aktywami, które powinny być określone w dokumencie przekazania, aby eu-LISA mogła wykonywać swoje obowiązki i zadania.

(4)	Zgodnie z art. 1 i 2 Protokołu nr 22 w sprawie stanowiska Danii, załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i do Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, Dania nie uczestniczyła w przyjęciu rozporządzenia (UE) 2022/850 i w związku z tym nie jest związana niniejszą decyzją ani jej nie stosuje.

(5)

Zgodnie z art. 1 i 2 oraz art. 4a ust. 1 Protokołu nr 21 w sprawie stanowiska Zjednoczonego Królestwa i Irlandii w odniesieniu do przestrzeni wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości, załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i do Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, bez uszczerbku dla art. 4 tego protokołu, Irlandia nie uczestniczyła w przyjęciu rozporządzenia (UE) 2022/850 i w związku z tym nie jest związana niniejszą decyzją ani jej nie stosuje.

(6)	Zgodnie z art. 42 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 (2) skonsultowano się z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych, który w dniu 24 listopada 2022 r. wydał opinię.

(7)	Środki przewidziane w niniejszej decyzji są zgodne z opinią komitetu ustanowionego na podstawie art. 19 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2022/850,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł 1

Szczegółowe ustalenia dotyczące procesu przekazania i przejęcia systemu e-CODEX, o którym mowa w art. 10 rozporządzenia (UE) 2022/850, określono w załączniku do niniejszej decyzji.

Artykuł 2

Kryteria pomyślnego przebiegu procesu przekazania i przejęcia systemu e-CODEX i pomyślnego zakończenia tego procesu, o których mowa w art. 10 rozporządzenia (UE) 2022/850, określono w załączniku do niniejszej decyzji.

Artykuł 3

Przepisy dotyczące praw własności intelektualnej i praw do użytkowania związanych z systemem e-CODEX, które mają zostać uwzględnione w dokumencie przekazania, określono w załączniku do niniejszej decyzji.

Artykuł 4

Niniejsza decyzja wchodzi w życie dwudziestego dnia po jej opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Sporządzono w Brukseli dnia 20 grudnia 2022 r.

W imieniu Komisji

Przewodnicząca

Ursula VON DER LEYEN

(1) Dz.U. L 150 z 1.6.2022, s. 1.

(2) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz.U. L 295 z 21.11.2018, s. 39).

ZAŁĄCZNIK

Szczegółowe ustalenia dotyczące procesu przekazania i przejęcia systemu e-CODEX

1. WPROWADZENIE

Między podmiotem zarządzającym systemem e-CODEX a eu-LISA nastąpi proces przekazania i przejęcia systemu. Do momentu przekazania podmiot zarządzający systemem e-CODEX pozostaje za niego w pełni odpowiedzialny i zapewnia, by z wyjątkiem bieżących napraw systemu e-CODEX nie dokonywano w nim żadnych zmian, ani nie wprowadzano nowych wersji oprogramowania.

Celem tych szczegółowych ustaleń jest określenie:

-	szczegółowych rozwiązań dotyczących przekazania eu-LISA systemu e-CODEX,

-	kryteriów pomyślnego przebiegu procesu przekazania i przejęcia oraz pomyślnego zakończenia tego procesu i związanej z tym procesem dokumentacji,

-	postanowień dotyczących praw własności intelektualnej lub praw do użytkowania związanych z systemem e-CODEX oraz powiązanych z nim oprogramowaniem, dokumentacją i innymi aktywami (wymienionymi w załączniku do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/850 (1)).

Na podstawie szczegółowych ustaleń dotyczących procesu przekazania i przejęcia określonych w niniejszym załączniku podmiot zarządzający systemem e-CODEX ma, zgodnie z art. 10 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2022/850, przedłożyć eu-LISA dokument przekazania do 31 grudnia 2022 r. Wzór tego dokumentu przekazania znajduje się w dodatku do niniejszego załącznika.

Komisja monitoruje proces przekazania i przejęcia w celu zapewnienia prawidłowej realizacji szczegółowych rozwiązań dotyczących przekazania systemu e-CODEX.

Zgodnie z art. 10 ust. 4 rozporządzenia (UE) 2022/850 eu-LISA przejmie odpowiedzialność za system e-CODEX w dniu, w którym Komisja stwierdzi, że proces przekazania i przejęcia zakończył się pomyślnie; nastąpi to w okresie między 1 lipca 2023 r. a 31 grudnia 2023 r., po zasięgnięciu opinii podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX oraz eu-LISA.

2. GŁÓWNE KAMIENIE MILOWE

a)	Termin dostarczenia dokumentu przekazania: do 31 grudnia 2022 r.

b)	Proces przekazania i przejęcia: w ciągu sześciu miesięcy od dostarczenia dokumentu przekazania.

c)	Spotkanie inauguracyjne rozpoczynające proces przekazania i przejęcia zaplanowano na styczeń 2023 r., przy czym dokładna data ma zostać uzgodniona między eu-LISA, podmiotem zarządzającym systemem e-CODEX i Komisją.

d)	Przeniesienie odpowiedzialności za system na eu-LISA: najpóźniej do 31 grudnia 2023 r., ale nie wcześniej niż 1 lipca 2023 r.

3. CZYNNOŚCI ZWIĄZANE Z PRZEKAZANIEM I PRZEJĘCIEM

Proces przekazania i przejęcia rozpoczyna się od przedłożenia eu-LISA dokumentu przekazania przez podmiot zarządzający systemem e-CODEX. eu-LISA ma sprawdzić i potwierdzić, czy w dokumencie przekazania zawarto wszystkie istotne informacje, aby zapewnić pomyślne przekazanie. Dokument przekazania musi zawierać szczegółowe informacje dotyczące co najmniej następujących elementów:

a)	plany dotyczące wszystkich działań, które mają zostać przeprowadzone zgodnie z niniejszym załącznikiem, w tym spotkań dotyczących synchronizacji, szkoleń, testów itp.;

b)	wszystkie aktywa i artefakty, które mają zostać przekazane na początku okresu przekazania i na jego końcu (wstępne przekazanie aktywów i ostateczne przekazanie aktywów). Definicje „wstępnego przekazania aktywów" i „ostatecznego przekazania aktywów" przedstawiono w dodatku do niniejszego załącznika;

c)	wszystkie szkolenia, warsztaty, sesje informacyjne i sesje obserwacji pracy, które zostaną zaplanowane;

d)	wszystkie obowiązujące procedury robocze podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX. Jeżeli procedury te nie zostały udokumentowane, należy je wyraźnie określić, udokumentować i przekazać do eu-LISA;

e)	dane kontaktowe wszystkich zaangażowanych stron w całym okresie wykonywania czynności związanych z przekazaniem i przejęciem, wraz z macierzą ról i odpowiedzialności;

f)	jasne, możliwe do zweryfikowania i obiektywne kryteria oceny pomyślnego przebiegu procesu przekazania i przejęcia;

g)	specyfikacje testów służących ocenie poprawności wykonania procesu przejęcia;

postanowienia dotyczące praw własności intelektualnej lub praw do użytkowania związanych z systemem e-CODEX oraz powiązanych z nim oprogramowaniem, dokumentacją i innymi aktywami wymienionymi w załączniku do rozporządzenia (UE) 2022/850, co umożliwi eu-LISA wykonywanie jej obowiązków zgodnie z art. 7 rozporządzenia (UE) 2022/850.

Celem dokumentu przekazania jest zapewnienie narzędzia umożliwiającego przejrzystą, sprawną i pełną migrację usług informatycznych z podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX do eu-LISA pod nadzorem Komisji.

Dokument ma zawierać opis wszystkich środków, które mają zostać wprowadzone przez eu-LISA i podmiot zarządzający systemem e-CODEX w celu zapewnienia sprawnego przejścia.

Przykład struktury takiego dokumentu przedstawiono w dodatku do niniejszego załącznika. W razie potrzeby można go dostosować, pod warunkiem że będzie zawierał szczegółowe informacje dotyczące elementów wymienionych w niniejszej sekcji.

Zarówno podmiot zarządzający systemem e-CODEX, jak i eu-LISA sporządzają do 30 czerwca 2023 r. sprawozdania z przekazania i przejęcia dotyczące wyników podjętych działań, aby umożliwić Komisji Europejskiej przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie do 31 lipca 2023 r. aktualnych informacji na temat procesu przekazania i przejęcia (zob. pkt 5 i 6 niniejszego załącznika).

Format i sposoby przekazywania każdego artefaktu (np. wspólna przestrzeń współpracy, taka jak stosowane wcześniej oprogramowanie „Basic Support for Cooperative Work", Centrum zasobów dotyczących komunikacji i informacji dla organów administracji, przedsiębiorstw i obywateli - CIRCABC, dostęp do aktualnych repozytoriów itp.) są uzgadniane między eu-LISA a podmiotem zarządzającym systemem e-CODEX, z uwzględnieniem systemu docelowego, który ma być wykorzystywany w środowisku eu-LISA.

Wymagania dotyczące infrastruktury i bezpieczeństwa w odniesieniu do poszczególnych aktywów uwzględnia się w dokumentacji odpowiedniego elementu lub w odpowiednim kursie specjalistycznym.

Niewyczerpujący wykaz elementów systemu e-CODEX, powiązanego z nim oprogramowania, dokumentacji i innych aktywów przedstawiono w poniższej tabeli.

Tabela zbiorcza elementów, artefaktów i działań wspierających przekazanie:

Element

Artefakty

Wsparcie przekazania

Pozycje do opracowania i obsługi

Narzędzie konfiguracji - CMT

Kod źródłowy

Baza danych konfiguracji i dokumentacja pModes

Zrzut bazy danych na etapie przekazania wstępnego i ostatecznego.

Dokumentacja

Kurs specjalistyczny „Narzędzie konfiguracji"

Opracowanie i utrzymanie systemu, instalacja, konfiguracja, obsługa i rozwiązywanie problemów

Centralna platforma testowa - CTP

Kod źródłowy Dokumentacja

Zrzut bazy danych na etapie przekazania wstępnego i ostatecznego.

Dokumentacja

Kurs specjalistyczny „Centralna platforma testowa"

Opracowanie i utrzymanie systemu, instalacja, konfiguracja, obsługa i rozwiązywanie problemów

Serwer repozytoriów (obecnie: Nexus)

Repozytoria

Kurs specjalistyczny „Opracowanie systemu i infrastruktura"

Serwer integracji (obecnie: Jenkins)

Pozycje dotyczące integracji

Repozytorium kodu źródłowego (obecnie: Gitblit)

Kod źródłowy

Strona internetowa e-CODEX

Treść strony internetowej e-CODEX

Kurs specjalistyczny „Informacje ogólne na temat e-CODEX"

Pozycje do opracowania i dostarczenia

Architektura e-CODEX

Strona internetowa e-CODEX Dokumentacja

Dokumentacja Kurs specjalistyczny „Informacje ogólne na temat e-CODEX"

Pakiet oprogramowania typu „Connector"

Dla każdego elementu (Connector, Client, Plugin, Security Library, Utilities itp.): Kod źródłowy Dokumentacja

Dokumentacja Kurs specjalistyczny „Connector"

Schematy przypadków użycia:

-	europejski nakaz zapłaty,

-	drobne roszczenia,

-	europejski nakaz aresztowania,

-	kary finansowe,

-	wzajemna pomoc prawna,

-	FD 909 (kary pozbawienia wolności),

-	sprawy małżeńskie,

-	unijny nakaz zabezpieczenia na rachunku bankowym,

-	rejestr testamentów,

-	doręczanie dokumentów.

Schematy

Model procesów biznesowych

Unijny słownik podstawowy e-Justice (dostęp przyznawany za pomocą narzędzia „Metadata Workbench")

Dokumentacja Kurs specjalistyczny „Schematy"

Inne pozycje

Zgłoszenia dotyczące e-CODEX

Wszystkie zgłoszenia wraz ze wszystkimi statusami

(na potrzeby zarządzania wiedzą)

Kurs specjalistyczny „Connector"

Zrzut bazy danych ze wszystkimi danymi

Plan działania dotyczący pakietu oprogramowania e-CODEX Connector

Strona internetowa e-CODEX

Kurs specjalistyczny „Connector"

Wymogi bezpieczeństwa dotyczące e-CODEX

Dokument

Kurs specjalistyczny „Connector"

4. DZIAŁANIA

a) Działania szkoleniowe

Podmiot zarządzający systemem e-CODEX ma przygotować wykaz modułów szkoleniowych, aby zapewnić pełen transfer wiedzy do eu-LISA.

Materiały szkoleniowe i potrzeby w zakresie planowania mają być zdefiniowane i uzgodnione pomiędzy wszystkimi zaangażowanymi podmiotami w odniesieniu do każdego modułu szkoleniowego i kursu specjalistycznego. W szczególności jeżeli eu-LISA uzna to za konieczne, musi mieć możliwość zwrócenia się o dodatkowe moduły szkoleniowe i kursy specjalistyczne i ich odbycia.

W dokumencie przekazania muszą się znaleźć szczegółowe plany i harmonogram szkoleń, sesji praktycznych i sesji obserwacji pracy (podczas których zespół eu-LISA może uczyć się przez obserwację zespołu technicznego podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX).

Minimalny, niewyczerpujący wykaz szkoleń, które należy przeprowadzić, przedstawiono w poniższej tabeli:

Tytuł	Treść modułu	Rodzaj dokumentu
Moduł materiałów szkoleniowych nr 1: Kurs specjalistyczny „Informacje ogólne na temat e-CODEX"	Podczas tego pierwszego kursu specjalistycznego zostanie zaprezentowany ogólny przegląd elementów e-CODEX, w tym przegląd podstawowej architektury e-CODEX, ogólne zasady e-CODEX oraz krótki opis powstania e-CODEX. Moduł ten ma charakter głównie teoretyczny.	Prezentacja PPT i materiały szkoleniowe e-CODEX
Moduł materiałów szkoleniowych nr 2: Kurs specjalistyczny „Connector"	Podczas tego kursu uczestnicy otrzymają szczegółowe wyjaśnienia dotyczące pakietu oprogramowania typu „Connector" i jego różnych produktów/elementów, w tym powiązania z bramą sieciową. Moduł ten składa się z części teoretycznej, szkolenia praktycznego oraz fakultatywnych sesji obserwacji pracy, obejmującej instalację, rozwiązywanie problemów i wsparcie techniczne.	Prezentacja PPT i materiały szkoleniowe e-CODEX
Moduł materiałów szkoleniowych nr 3: Kurs specjalistyczny „Schematy"	W trakcie tego kursu uczestnicy zapoznają się ze schematami danych opracowanymi przez podmiot zarządzający systemem e-CODEX. Kurs poświęcony będzie również oprogramowaniu Metadata Workbench wykorzystywanemu do administrowania unijnym słownikiem podstawowym e-Justice oraz technice modelowania procesów biznesowych. Moduł ten składa się z części teoretycznej, szkolenia praktycznego oraz fakultatywnych sesji obserwacji pracy.	Prezentacja PPT i materiały szkoleniowe e-CODEX
Moduł materiałów szkoleniowych nr 4: Kurs specjalistyczny „Narzędzie konfiguracji"	Podczas tego kursu uczestnicy zapoznają się z funkcjami i procesami narzędzia konfiguracji CMT. CMT to narzędzie online służące do zarządzania gromadzeniem danych uczestników i dystrybucją plików konfiguracyjnych e-CODEX. Moduł ten składa się z części teoretycznej, szkolenia praktycznego oraz fakultatywnych sesji obserwacji pracy.	Prezentacja PPT i materiały szkoleniowe e-CODEX
Moduł materiałów szkoleniowych nr 5: Kurs specjalistyczny „Centralna platforma testowa"	Podczas tego kursu uczestnicy zapoznają się z funkcjami i procesami centralnej platformy testowej oraz strategią testowania. Centralna platforma testowa zapewnia pełne środowisko testowe e-CODEX oraz interfejs internetowy do wysyłania i odbierania dostosowywanych komunikatów testowych. Moduł ten składa się z części teoretycznej, szkolenia praktycznego oraz fakultatywnych sesji obserwacji pracy.	Prezentacja PPT i materiały szkoleniowe e-CODEX
Moduł materiałów szkoleniowych nr 6: Kurs specjalistyczny „Opracowanie systemu i infrastruktura"	Podczas tego kursu uczestnicy będą dalej omawiać zagadnienia związane z opracowywaniem systemu i infrastrukturą, takie jak zarządzanie serwerem repozytoriów. Moduł ten składa się z części teoretycznej, szkolenia praktycznego oraz fakultatywnych sesji obserwacji pracy.	Prezentacja PPT i materiały szkoleniowe e-CODEX
Moduł materiałów szkoleniowych nr 7: Kurs specjalistyczny „Usuwanie błędów"	Podczas tego kursu uczestnicy zapoznają się z wykrywaniem i naprawianiem ewentualnych błędów w systemie e-CODEX oraz rozwiązywaniem problemów, w tym udzielaniem pomocy technicznej. Moduł ten składa się z części teoretycznej, szkolenia praktycznego oraz fakultatywnych sesji obserwacji pracy.	Prezentacja PPT i materiały szkoleniowe e-CODEX

b) Przejrzystość procesu przekazania i przejęcia

Proces przekazania i przejęcia ma być przejrzysty dla użytkowników końcowych i wywrzeć jak najmniejszy wpływ na ich procedury robocze i bieżącą działalność. Podmiot zarządzający systemem e-CODEX ma zagwarantować wsparcie techniczne podmiotom obsługującym i instalującym autoryzowane punkty dostępu do systemu e-CODEX i zapewniać to wsparcie do czasu przejęcia odpowiedzialności za system e-CODEX przez eu-LISA.

c) Odpowiedzialność eu-LISA i podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX w trakcie procesu przekazania i przejęcia

Zgodnie z art. 10 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2022/850 do momentu przekazania podmiot zarządzający systemem e-CODEX pozostaje za niego w pełni odpowiedzialny i zapewnia, by z wyjątkiem bieżących napraw systemu e-CODEX nie dokonywano w nim żadnych zmian, ani nie wprowadzano nowych wersji oprogramowania.

W tym celu podmiot zarządzający systemem e-CODEX ma nadal zapewniać utrzymanie i wsparcie elementów w tym okresie.

Jeżeli chodzi o jakiekolwiek wnioski o wsparcie, do czasu przejęcia odpowiedzialności za system e-CODEX przez eu-LISA jedynym punktem kontaktowym ma być podmiot zarządzający systemem e-CODEX.

Agencja eu-LISA może zażądać, aby informacje na temat wniosków o wsparcie otrzymanych przez podmiot zarządzający systemem e-CODEX przed przejęciem przez eu-LISA odpowiedzialności za ten system były przekazywane wyznaczonym pracownikom eu-LISA, którzy muszą mieć możliwość obserwowania działań naprawczych podejmowanych przez podmiot zarządzający systemem e-CODEX.

Podmiot zarządzający systemem e-CODEX musi rozpatrzyć wszystkie otrzymane wnioski o wsparcie techniczne zanim eu-LISA przejmie odpowiedzialność za system e-CODEX. Wyłącznie w przypadkach uzasadnionych obiektywnymi względami technicznymi podmiot zarządzający systemem e-CODEX może uzgodnić z eu-LISA przekazanie agencji otrzymanych przez siebie wniosków o wsparcie techniczne, których nie uda się rozwiązać do czasu przekazania eu-LISA odpowiedzialności za system e-CODEX. Podmiot zarządzający systemem e-CODEX musi zapewnić, aby takie rozwiązanie nie miało wpływu na użytkownika końcowego i aby nie wywołało opóźnienia w rozpatrzeniu wniosku o udzielenie wsparcia. Takie rozwiązanie zostanie sformalizowane w ramach kryterium pomyślnego przebiegu nr 6 w pkt 5 niniejszego załącznika.

Podmiot zarządzający systemem e-CODEX ma dostarczyć eu-LISA wyczerpujący wykaz użytkowników systemu e-CODEX, których eu-LISA ma powiadomić o przejęciu odpowiedzialności za system e-CODEX w terminie 30 dni od daty przejęcia.

Podmiot zarządzający systemem e-CODEX ma wspierać eu-LISA, i w razie potrzeby jej pomagać, do 31 marca 2024 r.

W odniesieniu do każdego elementu podmiot zarządzający systemem e-CODEX może zaproponować szereg zmian, które należy wprowadzić w związku z potrzebami użytkowników.

5. KRYTERIA POMYŚLNEGO PRZEBIEGU PROCESU PRZEKAZANIA

Kryteria

Wskaźnik służący do monitorowania

Sposób weryfikacji

Termin

Transfer wiedzy dotyczącej poszczególnych elementów systemu e-CODEX

Przeprowadzono wszystkie sesje szkoleniowe

Wypełnienie formularzy rejestracji i przekazanie materiałów szkoleniowych do eu-LISA

do 1 lipca 2023 r.

Przekazanie wszystkich elementów systemu e-CODEX

Przekazano wszystkie aktywa i zakończono prace nad nimi

Wyraźne potwierdzenie przez eu-LISA

do 1 lipca 2023 r.

Techniczna stabilność systemu e-CODEX (wszystkich elementów)

Dwie ostatnie wersje opracowane przez podmiot zarządzający systemem e-CODEX

Stabilna wersja systemu e-CODEX, czyli pakiet, który można uruchomić w środowisku produkcyjnym, który zapewnia integralność wszystkich wymian wykonywanych w ramach tej wersji.

do 31 grudnia 2022 r.

Przydzielenie wystarczających zasobów w eu-LISA

Skład zespołu e-CODEX (w tym technicy, którzy mają zostać przeszkoleni) zgłoszony przez eu-LISA Komisji i podmiotowi zarządzającemu systemem e-CODEX

Zgłoszenie przez eu-LISA Komisji i podmiotowi zarządzającemu systemem e-CODEX

do 1 stycznia 2023 r.

Przeniesienie praw własności intelektualnej i praw do użytkowania

Przekazanie systemu e-CODEX oraz powiązanego z nim oprogramowania, dokumentacji i innych aktywów wymienionych w załączniku do rozporządzenia (UE) 2022/850 przeprowadzone wraz ze wszystkimi prawami własności intelektualnej i prawami do użytkowania

Wyczerpujące oświadczenie podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX dotyczące praw własności intelektualnej i praw do użytkowania w odniesieniu do wszystkich elementów systemu e-CODEX oraz powiązanego z nim oprogramowania, dokumentacji i innych aktywów wymienionych w załączniku do rozporządzenia (UE) 2022/850.

Oświadczenie podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX, że podmiot ten i jego członkowie są uprawnieni do przekazania eu-LISA wszystkich praw własności intelektualnej i praw do użytkowania, o których mowa w poz. 1, w sposób umożliwiający eu-LISA wykonywanie jej obowiązków zgodnie z art. 7 rozporządzenia (UE) 2022/850.

3.	Oświadczenie podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX o całkowitym i nieodpłatnym przekazaniu na rzecz eu-LISA wszystkich praw własności intelektualnej i praw do użytkowania, o których mowa w pkt 1.

Data złożenia przez podmiot zarządzający systemem e-CODEX oraz eu-LISA wspólnego wniosku do Komisji o stwierdzenie pomyślnego zakończenia procesu przekazania i przejęcia

Rozpatrzenie wszystkich wniosków o wsparcie otrzymanych przez podmiot zarządzający systemem e-CODEX przed przejęciem przez eu-LISA odpowiedzialności za system

Wszystkie wnioski o wsparcie otrzymane przez podmiot zarządzający systemem e-CODEX przed przejęciem przez eu-LISA odpowiedzialności za systemem zostały zamknięte lub eu-LISA potwierdziła, że je przejmie

1.	Wykaz nierozpatrzonych wniosków o wsparcie przedstawiony przez podmiot zarządzający systemem e-CODEX.

2.	Porozumienie między podmiotem zarządzającym systemem e-CODEX a eu-LISA w sprawie ich przejęcia, wraz z wyraźnym oświadczeniem podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX, że porozumienie nie ma wpływu na użytkownika końcowego i że nie oznacza opóźnienia w rozpatrywaniu wniosku o wsparcie.

Data złożenia przez podmiot zarządzający systemem e-CODEX oraz eu-LISA wspólnego wniosku do Komisji o stwierdzenie pomyślnego zakończenia procesu przekazania i przejęcia

Porozumienie między podmiotem zarządzającym systemem e-CODEX a eu-LISA w kwestii pomyślnego zakończenia procesu przekazania i przejęcia

Porozumienie między podmiotem zarządzającym systemem e-CODEX a eu-LISA w kwestii wypełnienia kryteriów pomyślnego przebiegu procesu przekazania i pomyślnego zakończenia tego procesu

Wspólny wniosek podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX oraz eu-LISA do Komisji o stwierdzenie pomyślnego zakończenia procesu przekazania i przejęcia

Między 1 lipca a 31 grudnia 2023 r.

6. KRYTERIA POMYŚLNEGO PRZEBIEGU PROCESU PRZEJĘCIA

Celem procesu przekazania i przejęcia jest zapewnienie, aby w odniesieniu do każdego artefaktu i każdego przekazanego składnika aktywów system e-CODEX, wiedza dotycząca jego obsługi, wiedza techniczna oraz najlepsze praktyki i techniki związane z usługami świadczonymi przez podmiot zarządzający systemem e-CODEX zostały prawidłowo przejęte przez eu-LISA po zakończeniu procesu testowania.

Proces testowania w ramach przejęcia ma polegać na przeprowadzeniu szeregu testów przygotowanych w celu potwierdzenia, że eu-LISA zdobyła odpowiednią wiedzę dotyczącą obsługi systemu i jest gotowa do prowadzenia działań, które ma przejąć. Specyfikacje dotyczące testów dostarcza podmiot zarządzający systemem e-CODEX.

Jeżeli test zakończy się niepowodzeniem, poziom jego wpływu należy określić w następujący sposób:

Poziom wpływu	Skutki dla usługi
1	Nie można świadczyć usługi
2	Nie można prawidłowo świadczyć odpowiednich usług i nie można obejść problemu
3	Niewielki wpływ na odpowiednie usługi

Przypadki testowe mają obejmować konkretne procesy, które mają zastosowanie do przejmowanych aktywów. Przypadki testowe należy pogrupować według głównych procesów; wykonanie wszystkich testów dotyczących danego głównego procesu ma na celu potwierdzenie gotowości eu-LISA.

Wykonanie testu kończy się po spełnieniu wszystkich następujących kryteriów pomyślnego przebiegu:

Żadna wada o poziomie wpływu 1 nie posiada statusu otwartego. Jeżeli napotkano wadę o poziomie wpływu 1:

(i)	należy wstrzymać test;

(ii)	należy naprawić wadę;

(iii)

zakończony niepowodzeniem przypadek testowy i wszelkie powiązane z nim przypadki należy powtarzać do czasu usunięcia wady;

(iv)	test musi zakończyć się pomyślnie.

b)	Żadna wada o poziomie wpływu 2 nie posiada statusu otwartego;

c)	w przypadku maksymalnie 10 % przypadków testowych stwierdzono wady o poziomie wpływu 3.

W tym celu w terminach określonych w poniższej tabeli należy spełnić co najmniej następujące kryteria, a eu-LISA musi potwierdzić, że zostały spełnione.

Kryterium

Wskaźnik służący do monitorowania

Sposób weryfikacji

Termin

Transfer wiedzy dotyczącej poszczególnych elementów systemu e-CODEX

Personel eu-LISA wziął udział we wszystkich przeprowadzonych sesjach szkoleniowych

Potwierdzenie przez eu-LISA

do 1 lipca 2023 r.

Przekazanie wszystkich elementów systemu e-CODEX

Otrzymano wszystkie źródła i zakończono prace nad wszystkimi dokumentami

Potwierdzenie przez eu-LISA

do 1 lipca 2023 r.

Przydzielenie wystarczających zasobów w eu-LISA

1.	Rekrutacja personelu ds. projektu e-CODEX do 1 stycznia 2023 r.

2.	Wyznaczenie kierownika projektu

3.	Wyznaczenie personelu technicznego do przeszkolenia

Potwierdzenie przez eu-LISA

do 1 stycznia 2023 r.

Utworzenie grupy doradczej ds. e-CODEX

Utworzenie grupy doradczej i zorganizowanie jej posiedzeń odbywających się co najmniej raz na dwa miesiące podczas procesu przekazania i przejęcia zgodnie z art. 12 rozporządzenia (UE) 2022/850

1.	Potwierdzenie przez eu-LISA utworzenia grupy doradczej ds. e-CODEX, zgłoszenie jej składu i dostarczenie protokołu z jej pierwszego posiedzenia

2.	Protokoły z trzech pierwszych posiedzeń grupy doradczej ds. e-CODEX

Odnośnie do poz. 1: 28 lutego 2023 r.;

Odnośnie do poz. 2: do 30 czerwca 2023 r.

Utworzenie Rady Programowej e-CODEX

Utworzenie Rady Programowej e-CODEX i zorganizowanie jej posiedzeń podczas procesu przekazania i przejęcia zgodnie z art. 13 rozporządzenia (UE) 2022/850

1.	Potwierdzenie przez eu-LISA utworzenia Rady Programowej e-CODEX i zgłoszenie jej składu

2.	Protokoły z posiedzeń Rady Programowej e-CODEX podczas procesu przekazania i przejęcia

Odnośnie do poz. 1: 1 stycznia 2023 r.;

Odnośnie do poz. 2: do 30 czerwca 2023 r.

Transfer danych

Wszystkie stosowne dane, w tym między innymi zgłoszenia serwisowe, dane uwierzytelniające użytkowników itp., przekazano eu-LISA w formie zrzutu bazy danych lub w innym formacie uzgodnionym między podmiotem zarządzającym systemem e-CODEX a eu-LISA

Potwierdzenie przez eu-LISA

do 1 lipca 2023 r.

Transfer danych historycznych dotyczących wszelkich problemów

W formie zrzutu bazy danych lub w innym formacie uzgodnionym między podmiotem zarządzającym systemem e-CODEX a eu-LISA

Potwierdzenie przez eu-LISA

do 1 lipca 2023 r.

Przekazanie nierozwiązanych problemów

W formie zrzutu bazy danych lub w innym formacie uzgodnionym między podmiotem zarządzającym systemem e-CODEX a eu-LISA

Potwierdzenie przez eu-LISA

Data złożenia przez podmiot zarządzający systemem e-CODEX oraz eu-LISA wspólnego wniosku do Komisji o stwierdzenie pomyślnego zakończenia procesu przekazania i przejęcia

Przekazanie zarządzania użytkownikami, w tym użytkownikami końcowymi (dostęp do narzędzia konfiguracji, centralnej platformy testów...)

W formie zrzutu bazy danych lub w innym formacie uzgodnionym między podmiotem zarządzającym systemem e-CODEX a eu-LISA

Przekazanie danych uwierzytelniających, import tych danych do infrastruktury eu-LISA i potwierdzenie przez wybranych użytkowników końcowych dostępu do poszczególnych elementów systemu

do 1 lipca 2023 r.

Przejęcie funkcji działu pomocy:

-	procesów działu pomocy,

-	zarządzania incydentami,

-	wsparcia technicznego,

-	wniosków o wsparcie.

Zrozumiano dany proces i wprowadzono procedury robocze, dzięki którym zespół przejmujący może wykonywać swoje bieżące zadania

Narzędzie zarządzania zgłoszeniami jest do dyspozycji, jest dostępne i wszystkie zgłoszenia przeniesiono do narzędzia eu-LISA (funkcyjna skrzynka pocztowa, jeżeli istnieje, szablony udzielania wsparcia, baza wiedzy dotyczącej wsparcia itp.)

Data złożenia przez podmiot zarządzający systemem e-CODEX oraz eu-LISA wspólnego wniosku do Komisji o stwierdzenie pomyślnego zakończenia procesu przekazania i przejęcia

Dane uwierzytelniające służące do dostępu do aplikacji

Przekazanie wykazów użytkowników i odpowiednich danych uwierzytelniających do eu-LISA z uwzględnieniem środków bezpieczeństwa i zaleceń dotyczących tego rodzaju danych

Użytkownicy otrzymali swoje dane uwierzytelniające i informacje służące do połączenia

do 1 lipca 2023 r.

Przejęcie działań wdrożeniowych

Wykaz zaległości, plany i wszelka istotna dokumentacja bądź powiązane wnioski o wprowadzenie zmian (RfC) lub zgłoszenia

Działania wdrożeniowe zostały wyraźnie zidentyfikowane i przygotowano plany zakończenia działań rozpoczętych

do 1 lipca 2023 r.

Przejęcie działań w zakresie tworzenia programowania

Wykaz zaległości, plany i wszelka istotna dokumentacja bądź powiązane RfC lub zgłoszenia

Działania w zakresie tworzenia programowania zostały wyraźnie zidentyfikowane i przygotowano plany zakończenia działań rozpoczętych

do 1 lipca 2023 r.

Przejęcie działań testowych

Wykaz zaległości, plany i wszelka istotna dokumentacja bądź powiązane RfC lub zgłoszenia

Działania testowe zostały wyraźnie zidentyfikowane i przygotowano plany zakończenia działań rozpoczętych

do 1 lipca 2023 r.

Przejęcie działań dotyczących zarządzania zmianami i wersjami

Wykaz zaległości, plany i wszelkie istotne RfC lub dokumentacja

Wszystkie otwarte RfC i plan wersji przejęte i włączone do ogólnego planu projektu

do 1 lipca 2023 r.

Dostępność infrastruktury i zarządzanie infrastrukturą

Otrzymano informacje na temat wszystkich wymogów dotyczących infrastruktury i wypełniono te wymogi Udostępnienie i dostarczenie eu-LISA wszystkich zidentyfikowanych aktywów e-CODEX

Wszystkie zainteresowane strony posiadają odpowiedni dostęp do wszystkich elementów.

Potwierdzenie przez eu-LISA przygotowania i uruchomienia infrastruktury służącej do tworzenia oprogramowania.

do 1 lipca 2023 r.

Zarządzanie bezpieczeństwem

Wszystkie wymogi i zalecenia dotyczące bezpieczeństwa przekazane eu-LISA i wdrożone przez agencję

Należy udostępnić następującą dokumentację:

-	zasady bezpieczeństwa,

-	plan bezpieczeństwa,

-	środki bezpieczeństwa dotyczące zarządzania użytkownikami,

-	plan ciągłości działania.

Agencja eu-LISA powinna potwierdzić wdrożenie powyższych elementów.

do 1 lipca 2023 r.

Plan informacyjny

Należy przygotować plan informacyjny w celu powiadomienia wszystkich użytkowników i wszystkie zainteresowane strony o nadchodzącej zmianie usługodawcy i o nowych kanałach i procedurach komunikacji.

Powiadomienia otrzymane od eu-LISA przez wszystkich użytkowników i zainteresowane strony przed końcem okresu przekazania/przejęcia w celu poinformowania ich o nowych procedurach pracy: dane uwierzytelniające, adresy URL, strony internetowe, narzędzie zgłoszeniowe itp.

do 1 lipca 2023 r.

Ostateczne uspójnienie danych

Ostateczne wypełnienie braków w aktywach dostarczonych eu-LISA na początku procesu przekazania/przejęcia.

1.	Sprawdzenie połączeń ze wszystkimi niezbędnymi elementami, zgodnie z potrzebami użytkowników i zainteresowanych stron (dostępności serwerów).

2.	Import ostatniego stanu.

3.	Sprawdzenie, czy wszystkie niezbędne aktualizacje są instalowane na serwerach, jeśli dotyczy.

4.	Przekazanie, w stosownych przypadkach, haseł z podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX do eu-LISA.

5.	Import do odpowiedniej infrastruktury różnicy między pierwotnym pakietem przekazanym eu-LISA na początku procesu przekazania/przejęcia a jego kształtem na końcu tego procesu.

1 lipca 2023 r.

Porozumienie między podmiotem zarządzającym systemem e-CODEX a eu-LISA w kwestii pomyślnego zakończenia procesu przekazania i przejęcia

Porozumienie między podmiotem zarządzającym systemem e-CODEX a eu-LISA w kwestii wypełnienia kryteriów pomyślnego przebiegu procesu przekazania i pomyślnego zakończenia tego procesu

Wspólny wniosek podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX oraz eu-LISA do Komisji o stwierdzenie pomyślnego zakończenia procesu przekazania i przejęcia

Między 1 lipca a 31 grudnia 2023 r.

7. PRAWA WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ LUB PRAWA DO UŻYTKOWANIA

Podmiot zarządzający systemem e-CODEX przekazuje eu-LISA prawa własności intelektualnej i prawa do użytkowania dotyczące systemu e-CODEX oraz powiązanego z nim oprogramowania, dokumentacji i innych aktywów wymienionych w załączniku do rozporządzenia (UE) 2022/850 do dnia złożenia przez podmiot zarządzający systemem e-CODEX oraz eu-LISA wspólnego wniosku do Komisji o stwierdzenie pomyślnego zakończenia procesu przekazania i przejęcia.

Agencja eu-LISA otrzymuje te prawa bezpłatnie i bez ograniczeń, stając się ich jedynym właścicielem.

Agencja eu-LISA jest zobowiązana do dalszego udostępniania tych elementów oprogramowania i ich kolejnych wersji na zasadach licencji publicznej Unii Europejskiej (EUPL).

8. HARMONOGRAM

W zależności od dostępności poszczególnych podmiotów (podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX oraz eu-LISA) harmonogram zostanie poddany przeglądowi i zatwierdzony na pierwszym spotkaniu poświęconym ustaleniu zakresu działań.

Czas trwania kursów specjalistycznych (orientacyjny):

	Element	Wsparcie przekazania	Czas trwania (orientacyjny)	Kolejność
Pozycje do opracowania i obsługi	Narzędzie konfiguracji - CMT	Dokumentacja Kurs specjalistyczny „Narzędzie konfiguracji"	2 dni	4
	Centralna platforma testowa - CTP	Dokumentacja Kurs specjalistyczny „Centralna platforma testowa"	2 dni	5
	Serwer repozytoriów (obecnie: Nexus)	Kurs specjalistyczny „Opracowanie systemu i infrastruktura"	2 dni	6
	Serwer integracji (obecnie: Jenkins)
	Repozytorium kodu źródłowego (obecnie: Gitblit)
Pozycje do opracowania i dostarczenia	Architektura e-CODEX	Dokumentacja Kurs specjalistyczny „Informacje ogólne na temat e-CODEX"	4 dni	1
	Pakiet oprogramowania typu „Connector"	Dokumentacja Kurs specjalistyczny „Connector"	20 dni	2
	Schematy przypadków użycia	Dokumentacja Kurs specjalistyczny „Schematy"	10 dni	3

9. STRUKTURA PROTOKOŁU PRZEKAZANIA SPORZĄDZANEGO PRZEZ PODMIOT ZARZĄDZAJĄCY SYSTEMEM e-CODEX

Protokół przekazania stanowi podsumowanie wszystkich czynności wykonanych w ramach przekazania:

a)	wykaz aktywów i artefaktów przekazanych do eu-LISA na koniec okresu przekazania;

b)	opis i treść wszystkich warsztatów zorganizowanych podczas przekazania;

c)	wykaz prezentacji i powiązanych dokumentów przedstawionych podczas warsztatów;

d)	wykaz wyciągniętych wniosków;

e)	wykaz nierozwiązanych problemów na koniec przekazania;

f)	zakończenie i gotowość eu-LISA.

10. STRUKTURA SPRAWOZDANIA Z PRZEJĘCIA SPORZĄDZANEGO PRZEZ EU-LISA

Głównym produktem eu-LISA na tym etapie jest sprawozdanie z przejęcia. Dokument ten zawiera m.in. następujące informacje:

a)	oświadczenie o gotowości do przejęcia projektu;

b)	wykazanie w odniesieniu do każdego procesu, że eu-LISA jest faktycznie gotowa do przejęcia danych działań;

c)	realizowany plan testów oraz wyniki każdego testu. Zakres testów ma obejmować wszystkie zasoby i działania wykonane w tym okresie oraz zgodnie z kryteriami zakończenia określonymi we wcześniejszej części dokumentu.

W sprawozdaniu z przejęcia powinny znaleźć się informacje dotyczące co najmniej następujących elementów:

a)	środki bezpieczeństwa;

transfer i uzyskanie wiedzy:

(i)	przekazanie dokumentacji;

(ii)	transfer danych;

(iii)

przekazanie zgłoszeń (o statusie zamkniętym i otwartym);

(iv)	spotkania techniczne;

(v)	sesje szkoleniowe;

(vi)	sesje praktyczne;

(vii)

sesje obserwacji pracy;

(viii)

w stosownych przypadkach równoległe próby generalne.

c)	wdrożone procedury, jeżeli dotyczy;

finalizacja procesu przejęcia i działania kończące:

(i)	stan połączeń systemu e-CODEX (wszystkie niezbędne elementy są osiągalne);

(ii)	istnieją kopie zapasowe danych;

(iii)

na serwerach zainstalowano wszystkie niezbędne aktualizacje;

(iv)	przekazanie danych uwierzytelniających i haseł.

DODATEK

STRUKTURA DOKUMENTU PRZEKAZANIA

Rejestr zmian w dokumencie

Wersja	Data wprowadzenia		Zmienione punkty	Zmiany

SPIS TREŚCI

DOKUMENTY ŹRÓDŁOWE I DOKUMENTY POWIĄZANE

1.1.

Dokumenty źródłowe

1.2.

Dokumenty powiązane

TERMINOLOGIA

2.1.

Skróty i akronimy

WPROWADZENIE

3.1.

Cel dokumentu

3.2.

Odbiorcy docelowi

ZAŁOŻENIA I RYZYKO

4.1.

Założenia i warunki wstępne

4.2.

Ryzyko

PODEJŚCIE STOSOWANE W PROCESIE PRZEKAZANIA I PRZEJĘCIA

5.1.

Spotkanie inauguracyjne

5.2.

Spotkania dotyczące synchronizacji

5.3.

Plan przekazania

5.4.

Wstępne przekazanie aktywów

5.4.1.

Aplikacje

5.4.2.

Dokumentacja

5.4.3.

Procedury

5.4.4.

Wykaz zaległości (wnioski o zmianę, zgłoszenia, problemy itp.)

OSTATECZNE PRZEKAZANIE AKTYWÓW

6.1.

Aplikacje

6.2.

Dokumentacja

6.3.

Procedury

6.4.

Wykaz zaległości (wnioski o zmianę, zgłoszenia, problemy itp.)

TRANSFER WIEDZY

DANE KONTAKTOWE DOTYCZĄCE PRZEKAZANIA

DANE KONTAKTOWE DOTYCZĄCE PRZEJĘCIA

10.

POTRZEBY INFRASTRUKTURALNE W EU-LISA

10.1.

Aplikacje

10.2.

Wymogi w zakresie sprzętu/systemu

10.3.

COTS (oprogramowanie z półki)

11.

WYMOGI W ZAKRESIE BEZPIECZEŃSTWA

12.

HARMONOGRAM WARSZTATÓW

12.1.

Ogólny warsztat dotyczący wszystkich usług

12.2.

Warsztaty dotyczące udzielania pomocy i obsługi systemu

12.3.

Warsztaty dotyczące instalacji i testowania

12.3.1.

Instalacja

12.3.2.

Testy

12.3.3.

Warsztaty dotyczące innych tematów

12.3.4.

Warsztaty poświęcone pytaniom i odpowiedziom oraz obserwacji pracy

13.

KRYTERIA POMYŚLNEGO PRZEBIEGU PROCESU PRZEKAZANIA I POMYŚLNEGO ZAKOŃCZENIA TEGO PROCESU

14.

OKRES OBSERWACJI PRACY, PRZEKAZANIE ODPOWIEDZIALNOŚCI I OKRES PO PRZEKAZANIU

15.

PLANOWANIE

15.1.

Planowanie na wysokim szczeblu

15.2.

Plany szczegółowe

16.

PLAN TESTÓW W RAMACH PRZEJĘCIA

17.

MATERIAŁY DOTYCZĄCE PRZEKAZANIA

18.

POSTANOWIENIA DOTYCZĄCE PRAW WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ I PRAW DO UŻYTKOWANIA

Tabela zawierająca informacje o tabelach (fakultatywnie)

Tabela 1: Dokumenty źródłowe

Tabela 2: Dokumenty powiązane

Tabela 3: Skróty i akronimy

Uwaga: Tekst umieszczony w poniższych sekcjach dokumentu ma charakter wyłącznie przykładowy. Podmiot zarządzający systemem e-CODEX oraz eu-LISA mogą w stosownych przypadkach zmienić strukturę dokumentu na potrzeby swoich działań, pod warunkiem że dokument będzie zawierał szczegółowe informacje dotyczące elementów wymienionych w sekcji 3 załącznika.

1. DOKUMENTY ŹRÓDŁOWE I DOKUMENTY POWIĄZANE

1.1. Dokumenty źródłowe

ID	Tytuł	Odniesienie	Wersja

Tabela 1: Dokumenty źródłowe

1.2. Dokumenty powiązane

ID	Tytuł	Odniesienie	Wersja

Tabela 2: Dokumenty powiązane

2. TERMINOLOGIA

2.1. Skróty i akronimy

Skrót lub akronim	Znaczenie

Tabela 3: Skróty i akronimy

3. WPROWADZENIE

3.1. Cel dokumentu

[Celem dokumentu jest opisanie podejścia, które będzie stosowane w procesie przekazania i przejęcia systemu e-CODEX. Przekazanie i przejęcie obejmuje przeniesienie wszystkich dokumentów i pakietów aplikacji, a także transfer wiedzy z podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX do eu-LISA.]

3.2. Odbiorcy docelowi

[Wykaz odbiorców docelowych]

4. ZAŁOŻENIA I RYZYKO

4.1. Założenia i warunki wstępne

[W tej sekcji należy jasno wskazać i wymienić założenia i warunki wstępne określone zarówno przez podmiot zarządzający systemem e-CODEX, jak i eu-LISA]

4.2. Ryzyko

[Podmiot zarządzający systemem e-CODEX oraz eu-LISA zastosują wszelkie niezbędne środki, aby proces przekazania i przejęcia zakończył się powodzeniem, a ryzyko zostało zminimalizowane. Informacje o każdym ryzyku, którego nie można ograniczyć i które wpływa na rezultat procesu przekazania i przejęcia, zostaną jak najszybciej przekazane Komisji.]

Ryzyko	Właściciel ryzyka	Ograniczenie ryzyka

5. PODEJŚCIE STOSOWANE W PROCESIE PRZEKAZANIA I PRZEJĘCIA

[Celem przekazania jest:

-	fizyczne przekazanie wszystkich niezbędnych materiałów (pakietów oprogramowania, dokumentacji, zgłoszeń itp.),

-	transfer wiedzy o aplikacji za pomocą warsztatów szkoleniowych i obserwacji pracy,

-	transfer wiedzy o obsłudze aplikacji za pomocą warsztatów szkoleniowych i obserwacji pracy,

-	przeniesienie odpowiedzialności za wszystkie usługi z podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX do eu-LISA.

W przypadku działań związanych z przejęciem celem jest przeprowadzenie transferu i uzyskania wiedzy w drodze:

-	udziału w transferze wiedzy, wsparciu i szkoleniach prowadzonych przez podmiot zarządzający systemem e-CODEX,

-	analizy i oceny stanu i przydatności przejętych informacji. W przypadku stwierdzenia, że jakiekolwiek informacje wymagają poprawy, sprawę kieruje się do Komisji,

-	zorganizowania, monitorowania i dopracowania równoległego uruchomienia i obsługi systemu (prób generalnych), w stosownych przypadkach;

-	udziału w doraźnych spotkaniach technicznych z podmiotem zarządzającym systemem e-CODEX;

-	przygotowania danych, integracji danych i załadowania ich w narzędziach eu-LISA.]

5.1. Spotkanie inauguracyjne

[Wszystkie działania związane z przekazaniem i przejęciem rozpoczynają się od spotkania inauguracyjnego z udziałem wszystkich zaangażowanych stron. Podczas tego spotkania przedstawione zostaną role i obowiązki oraz plany na wysokim szczeblu.]

5.2. Spotkania dotyczące synchronizacji

[Regularne spotkania koordynacyjne kadry kierowniczej, odbywające się co dwa tygodnie z udziałem wszystkich stron, służące śledzeniu stanu działań związanych z przekazaniem i przejęciem oraz umożliwieniu podmiotowi zarządzającemu systemem e-CODEX oraz eu-LISA synchronizacji działań].

5.3. Plan przekazania

[Wszystkie czynności związane z przekazaniem są opisane w planie przekazania tj. w niniejszym dokumencie.]

5.4. Wstępne przekazanie aktywów

[Na początku procesu przekazania i przejęcia planuje się wstępne przekazanie wszystkich materiałów. Obejmuje to co najmniej: najnowszą wersję pakietów aplikacji (wraz z dokumentacją), aktualny spis oprogramowania i dokumentacji oraz wyciąg z bazy danych dotyczących zgłoszeń (lub te same informacje w innym formacie).]

5.4.1. Aplikacje