PARLAMENT EUROPEJSKI,

-	uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej za rok budżetowy 2018, sekcja VIII - Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich,

-	uwzględniając art. 100 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

-	uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A9-0028/2020),

A.

mając na uwadze, że w ramach procedury udzielania absolutorium organ udzielający absolutorium pragnie podkreślić szczególne znaczenie dalszego wzmacniania legitymacji demokratycznej instytucji Unii w drodze zwiększania przejrzystości i odpowiedzialności oraz wdrażania koncepcji budżetowania celowego i właściwego zarządzania zasobami ludzkimi;

1.

zauważa z zadowoleniem, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Europejskiej Rzecznik Praw Obywatelskich (zwanej dalej "Rzecznik") za rok obrachunkowy 2018 Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") nie stwierdził żadnych istotnych niedociągnięć w objętych kontrolą obszarach działalności dotyczących zasobów ludzkich i zamówień publicznych;

2.

odnotowuje wniosek Trybunału, zgodnie z którym w łącznych płatnościach za rok zakończony dnia 31 grudnia 2018 r. w odniesieniu do wydatków administracyjnych Rzecznik nie wystąpiły istotne błędy, a zbadane systemy nadzoru i kontroli były skuteczne;

3.

generalnie wyraża ubolewanie, że rozdział 10 "Administracja" sprawozdania rocznego Trybunału ma raczej ograniczony zakres i wnioski, niezależnie od tego, że dział 5 "Administracja" wieloletnich ram finansowych uznaje się za obarczony niskim ryzykiem;

4.

zauważa, że Trybunał wybrał dla wszystkich instytucji i organów Unii próbę 45 transakcji w ramach działu 5 "Administracja" wieloletnich ram finansowych; zwraca uwagę, że próbę tę dobrano tak, by była reprezentatywna dla różnych rodzajów wydatków w ramach działu 5, który stanowi 6,3 % budżetu Unii; zauważa, że Trybunał określił wydatki administracyjne jako obarczone niskim ryzykiem; uważa jednak, że liczba transakcji wybranych w odniesieniu do "innych instytucji" jest niewystarczająca i zwraca się do Trybunału o zwiększenie liczby transakcji co najmniej o 10 %;

5.

z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Rzecznik postępuje zgodnie ze sprawdzoną praktyką ustalania terminu przedłożenia rocznego sprawozdania z działalności na 31 marca roku następującego po roku budżetowym; w związku z tym z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Rzecznik przedłożyła roczne sprawozdanie z działalności do dnia 28 marca, co daje organowi udzielającemu absolutorium więcej czasu na dogłębną analizę sprawozdania i sprawniejsze przeprowadzenie procedury udzielenia absolutorium;

6.

podkreśla, że budżet Rzecznik ma charakter czysto administracyjny oraz że w 2018 r. wyniósł 10 837 545 EUR (w porównaniu z 10 905 441 EUR w 2017 r.), co oznacza zmniejszenie o 67 896 EUR (0,62 %); z zadowoleniem przyjmuje ogólnie ostrożne i należyte zarządzanie finansami Rzecznik w roku budżetowym 2018; zauważa, że z łącznych środków 95,33 % stanowiły środki na zobowiązania (w porównaniu z 93,91 % w 2017 r.), a 91,33 % - środki na płatności (w porównaniu z 86,20 % w 2017 r.);

7.

odnotowuje poprawę w zakresie kwoty środków przeniesionych z 2018 r. na 2019 r., która wyniosła 433 865,17 EUR (4 % budżetu na 2018 r.), w porównaniu z 841 340,68 EUR (7,71 % budżetu na 2017 r.) przeniesionymi z 2017 r. na 2018 r.;

8.

odnotowuje jednak, że w kilku liniach budżetowych pozostały niewykorzystane środki, np. w linii B3-030 "Posiedzenia zewnętrzne" nie wykorzystano 13 514,61 EUR z przydzielonych 45 000 EUR, w linii B3-210 "Publikacje" - 47 530,48 EUR z przydzielonych 161 100 EUR itd.; przypomina o konieczności stosowania środków służących ograniczeniu przeszacowywania budżetu;

9.

odnotowuje z jednej strony ograniczone zasoby Rzecznik, a z drugiej - coraz większe obciążenie pracą; popiera wniosek Rzecznik o dostosowanie planu zatrudnienia do rzeczywistych potrzeb i obciążenia pracą dzięki określeniu funkcji o charakterze stałym, które powinny być wykonywane przez pracowników zatrudnionych na stałe; zauważa, że w 2018 r. plan zatrudnienia obejmował 82 stanowiska (w porównaniu z 77 stanowiskami w 2013 r.); zwraca się do Rzecznik o przedstawienie sprawozdania dotyczącego ewentualnego wzrostu wydajności ze względu na sam fakt reorganizacji i nowego podziału zadań;

10.

zachęca Biuro Rzecznik do współpracy z innymi instytucjami Unii w celu ograniczenia wydatków; zauważa, że w odniesieniu do tłumaczeń pisemnych Rzecznik nie dysponuje wewnętrznymi tłumaczami i w związku z tym korzysta z usług Parlamentu i Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej; zauważa jednak, że koszty tłumaczeń pisemnych wzrosły w 2018 r., ponieważ Rzecznik wydała 343 771 EUR na tłumaczenia pisemne (w porównaniu z 262 631 EUR w 2017 r.);

11.

z zadowoleniem przyjmuje wzorcową równowagę płci na stanowiskach kierowniczych - 4 kobiety i 4 mężczyzn; zauważa jednak, że ogółem 65 % personelu stanowią kobiety, a tylko 35 % to mężczyźni; zachęca do stworzenia w Biurze Rzecznik środowiska pracy opartego w większym stopniu na zasadzie równości płci;

12.

w odniesieniu do równowagi geograficznej na stanowiskach kierowniczych odnotowuje, że w 2018 r. współpracownicy Rzecznik pochodzili z 6 państw (Niemiec, Grecji, Irlandii, Włoch, Polski i Szwecji), podczas gdy w 2013 r. z 8 państw (Austrii, Niemiec, Danii, Grecji, Irlandii, Polski, Portugalii i Zjednoczonego Królestwa); bierze pod uwagę, że w latach 2013-2018 łączna liczba osób na stanowiskach kierowniczych zmniejszyła się z 11 do 8; wzywa Rzecznik, by nadal dążyła do zapewnienia równowagi geograficznej, jednak z uwzględnieniem niewielkiego rozmiaru instytucji i jej szczególnych zadań wchodzących w zakres podstawowej działalności;

13.

z zadowoleniem przyjmuje działania Rzecznik w zakresie nowej polityki płci, ale wyraża ubolewanie z powodu braku równowagi między średnią liczbą dni szkoleniowych przypadających na płeć: 6,80 w przypadku mężczyzn w porównaniu z 5,90 w przypadku kobiet;

14.

odnotowuje, że ramy polityki na rzecz zasobów ludzkich z 2017 r. są obecnie realizowane w drodze przyjęcia nowych przepisów dotyczących naboru pracowników na czas określony, decyzji w sprawie pracy w niepełnym wymiarze godzin i nadgodzin oraz stosowania polityki przeciwdziałania dyskryminacji i promowania równego traktowania; odnotowuje dalsze inicjatywy na rzecz poprawy procedur naboru oraz takie działania jak wizyty studyjne dla pracowników w ramach programów wymiany personelu;

15.

zachęca Rzecznik do kontynuowania opracowywania długoterminowych ram polityki kadrowej, w których uwzględniona zostanie równowaga między życiem zawodowym a prywatnym personelu, poradnictwo zawodowe przez całe życie i rozwój kariery zawodowej, równowaga płci, niedyskryminacja, telepraca, równowaga geograficzna oraz rekrutacja pracowników, a także włączanie do personelu osób z niepełnosprawnościami;

16.

z zainteresowaniem odnotowuje, że w odniesieniu do swojej działalności wewnętrznej Rzecznik zwróciła się do Europejskiego Forum Osób Niepełnosprawnych o rozpowszechnienie za pomocą jego kanałów ogłoszenia Rzecznik o naborze stażystów w celu zachęcenia osób z niepełnosprawnościami do ubiegania się o staż; odnotowuje zmianę formularza wniosku zgłoszeniowego i dodanie pytania o potrzebę racjonalnych usprawnień podczas procedur selekcji;

17.

w kontekście standardów kontroli wewnętrznej Rzecznik z zadowoleniem przyjmuje fakt, że podjęto działania w celu wdrożenia decyzji w sprawie zapobiegania nękaniu i molestowaniu, m.in. wyznaczono ekspertów ds. etyki (jednego w Brukseli i jednego w Strasburgu) oraz członków komitetu pojednawczego; zauważa, że we wrześniu 2018 r. wszyscy pracownicy wzięli udział w obowiązkowym szkoleniu na temat etycznego postępowania, w tym zapobiegania nękaniu i molestowaniu, a w listopadzie 2018 r. odbyło się poświęcone tej kwestii spotkanie szefów działów;

18.

z zadowoleniem przyjmuje wdrożenie przyjętego w 2017 r. przewodnika dotyczącego etyki i dobrego postępowania dla pracowników Rzecznik, który wymaga od nowych pracowników wypełnienia formularza deklaracji o braku konfliktu interesów oraz informuje odchodzących pracowników o ich obowiązkach;

19.

ubolewa, że w reakcji na rezolucję w sprawie udzielenia absolutorium za rok 2017 Rzecznik podjęła działania, które są jedynie potwierdzeniem uwag Parlamentu w odniesieniu do większości wymienionych punktów, lecz nie przynoszą dalszych szczegółów; podkreśla, że sprawozdanie z działań następczych ma zasadnicze znaczenie dla parlamentarnej Komisji Kontroli Budżetowej, i apeluje do Rzecznik o włączenie do następnego sprawozdania niezbędnych odpowiedzi i wyjaśnień dotyczących podniesionych kwestii;

20.

zauważa, że w 2018 r. nie udało się osiągnąć kluczowego wskaźnika wykonania Rzecznik w odniesieniu do ogólnej zgodności z ambitnym celem 90 %; odnotowuje, że wskaźnik ten wyniósł 81 % (w porównaniu z 85 % w roku 2017), a wskaźnik w przypadku dochodzeń wszczynanych w interesie publicznym - 85 % (w porównaniu z 79 % w roku 2017); uznaje, że ten ostatni wskaźnik jest znaczny, biorąc pod uwagę, iż jego skutki prawdopodobnie przyniosą korzyści szerszemu gronu odbiorców;

21.

popiera wyrażony przez Rzecznik zamiar dalszego zacieśnienia współpracy z Parlamentem w celu dopilnowania, że będzie on informowany o uchybieniach (ze szczególnym uwzględnieniem przypadków niewłaściwego administrowania stwierdzonych w trakcie dochodzeń lub negatywnych odpowiedzi instytucji na zalecenia Rzecznik); uważa, że takie informacje, przekazywane w formie streszczenia w uporządkowanym formacie, byłyby niezwykle cenne dla Komisji Kontroli Budżetowej Parlamentu; odnotowuje jednak potwierdzenie Rzecznik, że ogólnie instytucje starają się utrzymywać konstruktywne stosunki z instytucją;

22.

podkreśla fakt, iż wyniki wszystkich trzech elementów kluczowego wskaźnika wykonania 7 (efektywność: złożony wskaźnik dotyczący rozpatrywania skarg i prowadzenia dochodzeń) odpowiadają założonemu celowi lub go przekraczają; zauważa, że odsetek dochodzeń zamkniętych w ciągu sześciu miesięcy i osiemnastu miesięcy wynosi odpowiednio 57 % i 88 % (w przypadku których cele wynosiły odpowiednio 50 % i 80 %) oraz że trzeci element, tj. odsetek decyzji o dopuszczalności podjętych w terminie jednego miesiąca, znacznie wzrósł z 69 % w 2016 r. do 86 % w 2017 r., a w 2018 r. osiągnął poziom 90 %;

23.

odnotowuje, że średni czas rozpatrywania wszystkich kategorii skarg wydłużył się do 79 dni w 2018 r. (w porównaniu z 64 dniami w 2017 r.), natomiast średni czas prowadzenia dochodzeń skrócił się do 255 dni w 2018 r. (w porównaniu z 266 dniami w 2017 r. i 369 dniami w 2013 r.); odnotowuje jednak wzrost o 53 % liczby zamkniętych dochodzeń, które wszczęto na podstawie skarg (co wyjaśnia wydłużenia średniego czasu rozpatrywania wszystkich kategorii skarg);

24.

zauważa, że liczba skarg w ramach kompetencji (880 w porównaniu z 751 w 2017 r.) nadal wyraźnie rosła w 2018 r. (+17 %) w porównaniu ze wzrostem o 5,5 % w 2017 r.; zauważa, że liczba dochodzeń wszczętych na podstawie skarg wyniosła 482 w porównaniu z 433 w 2017 r. (+11 %), a liczba dochodzeń zamkniętych na podstawie skarg - 534 w porównaniu z 348 w 2017 r. (+53 %); zauważa, że wzrost liczby wszczętych i zakończonych dochodzeń częściowo wynika z faktu, iż w związku z nową klasyfikacją szereg spraw, które wcześniej zostałyby sklasyfikowane jako "brak podstaw do wszczęcia dochodzenia", zamyka się obecnie jako "dochodzenia, w których nie stwierdzono niewłaściwego administrowania";

25.

przyjmuje do wiadomości wyniki dochodzeń zamkniętych przez Rzecznik w 2018 r., np. a) nie stwierdzono niewłaściwego administrowania w 254 sprawach (46,6 %), b) rozstrzygnięcie sprawy przez zainteresowaną instytucję - przyjęcie sugestii - osiągnięcie rozwiązania w 221 sprawach (40,6 %), c) stwierdzenie, że dalsze dochodzenie nie jest uzasadnione w 56 sprawach (10,3 %), d) niewłaściwe administrowanie stwierdzono w 29 sprawach (5,3 %) oraz e) inny wynik w 10 sprawach (1,8 %); uznaje, że podstawową misją Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich jest dopilnowanie, by administracja Unii służyła interesowi publicznemu i pomagała wszystkim osobom, które napotykają problemy związane z instytucjami unijnymi;

26.

zauważa, że od 2013 r. na stronie internetowej Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich publikowane są szczegółowe informacje na temat wyjazdów służbowych Rzecznika, w tym koszty, cel i czas trwania podróży; zauważa, że w 2018 r. koszty podróży służbowych wyniosły 27 206,79 EUR (w porównaniu z 30 592 EUR w 2017 r.); zwraca uwagę, że z uwagi na przejrzystość w rocznym sprawozdaniu z działalności należy uwzględniać odnośny wykaz wyjazdów służbowych w danym roku;

27.

pochwala inicjatywę Nagroda za dobrą administrację, która przynosi korzyści dzięki formalnemu uznaniu dobrej pracy, promuje wymianę najlepszych praktyk w instytucjach oraz jest inspiracją dla przyszłych projektów; z zadowoleniem przyjmuje współpracę z europejską siecią rzeczników praw obywatelskich, organami innych państw członkowskich oraz międzynarodowymi sieciami i organizacjami w celu określenia i propagowania najwyższych standardów;

28.

z zadowoleniem przyjmuje działania podjęte przez Rzecznik w celu poprawy cyberbezpieczeństwa i ochrony danych, takie jak szkolenia w zakresie bezpieczeństwa technologii informacyjnych i komunikacyjnych, opracowanie procedur postępowania w przypadku naruszeń danych, prowadzenie terminowych konsultacji z inspektorem ochrony danych i Europejskim Inspektorem Ochrony Danych w celu zapewnienia prywatności w fazie opracowywania projektów; zwraca się do Rzecznik o kontynuowanie przedkładania sprawozdań z realizacji punktów działania dotyczących postępów, w tym z ustanowienia wzoru oceny wpływu na prywatność danych oraz centralnego rejestru zapisów dotyczących operacji przetwarzania danych;

29.

dostrzega wartość dodaną, jaką może przynieść Rzecznik bezpłatne i otwarte oprogramowanie; podkreśla w szczególności jego rolę w zwiększaniu przejrzystości i unikaniu uzależnienia od jednego sprzedawcy; dostrzega również, że może ono poprawić bezpieczeństwo, ponieważ pozwala wykrywać i eliminować niedociągnięcia; zdecydowanie zaleca, aby oprogramowanie opracowane dla instytucji było udostępniane publicznie w oparciu o licencję na bezpłatne i otwarte oprogramowanie;

30.

podkreśla, jak ważne jest uświadomienie obywatelom Unii, iż mają możliwość zwrócenia się do Rzecznik w przypadkach niewłaściwego administrowania; odnotowuje podejmowane przez biuro Rzecznik działania na rzecz zwiększenia widoczności instytucji za pomocą takich narzędzi jak nowa strona internetowa, którą uruchomiono w 2018 r. i która zawiera zmieniony interfejs ewentualnych skarg oraz przyjazną dla użytkownika funkcję wyszukiwania; zwraca uwagę na nowe nagranie wideo, w którym poruszono takie kwestie jak dostęp do informacji, problemy z finansowaniem unijnym i przejrzystość działalności lobbingowej; zauważa, że na takich platformach jak konto Rzecznik na Twitterze odnotowano wzrost liczby obserwujących o 17 %, na LinkedIn - o 13 %, a na Instagramie liczba obserwujących wzrosła aż o 61 %; ponadto zachęca do korzystania z wolnych i otwartych platform sieci społecznościowych oferujących własne usługi hostingowe przy szczególnym uwzględnieniu ochrony danych użytkowników;

31.

zachęca Rzecznik do postępów w realizacji spójnej polityki na rzecz cyfryzacji oferowanych usług;

32.

z zadowoleniem przyjmuje opracowanie wspólnie z innymi instytucjami Unii wytycznych dotyczących mediów społecznościowych oraz wymianę najlepszych praktyk w celu stawienia czoła wyzwaniom, w obliczu których stoją instytucje unijne w kontekście coraz powszechniejszego korzystania z mediów społecznościowych i kontaktów z nimi;

33.

zachęca biuro Rzecznik do dalszych działań na rzecz zmniejszenia śladu ekologicznego, takich jak propagowanie cyfryzacji w celu zmniejszenia zużycia papieru, ograniczanie wyjazdów służbowych pracowników przez propagowanie korzystania z urządzeń do prowadzenia wideokonferencji oraz propagowanie korzystania z transportu zbiorowego; zwraca się o więcej informacji na temat realizacji tych działań w ramach absolutorium za rok 2019;

34.

zwraca uwagę na kilkakrotnie ponawiany apel Parlamentu o przegląd statutu Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w związku z nowymi realiami i wyzwaniami; zauważa, że ostatni przegląd miał miejsce w 2008 r. i że wreszcie w lutym 2019 r. przeprowadzono głosowanie nad rezolucją w sprawie projektu rozporządzenia Parlamentu ustanawiającego przepisy i ogólne warunki regulujące wykonywanie funkcji Rzecznika Praw Obywatelskich (Statut Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich); zauważa, że przyjęcie przepisów wykonawczych do tego rozporządzenia jest zadaniem Rzecznik; zwraca się do biura Rzecznik o uwzględnienie informacji w tych kwestiach w następnym rocznym sprawozdaniu z działalności instytucji;

35.

z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Rzecznik przeprowadziła dochodzenie w sprawie reagowania na problem tzw. "drzwi obrotowych" i przeanalizowała w jaki sposób 15 instytucji i organów Unii (w tym Parlament, Rada i Trybunał) publikuje informacje w przypadku, gdy ich kadra kierownicza wyższego szczebla występuje o zgodę na podjęcie zatrudnienia poza instytucją lub organem (włącznie z analizą częstotliwości publikowania takich informacji oraz ich zakresu i treści); zauważa, że Rzecznika stwierdziła, iż reprezentowana przez nią instytucja jest niezwykle świadoma znaczenia solidnych przepisów wykonawczych w tym obszarze, ale zarazem pojawiły się pewne sugestie dotyczące usprawnień; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że w 2020 r. Rzecznik zamierza przeprowadzić dochodzenie uzupełniające;

36.

gratuluje Rzecznik nowej przyspieszonej wewnętrznej procedury rozpatrywania skarg dotyczących dostępu do dokumentów; zauważa, że dzięki temu nowemu systemowi decyzje w sprawie skarg są podejmowane trzy razy szybciej niż w standardowej procedurze; zwraca się do Rzecznik o podzielenie się z innymi instytucjami i organami Unii wynikami oceny efektywności tej nowej procedury;

37.

z zadowoleniem przyjmuje współpracę Rzecznik z Europejskim Urzędem ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych w sprawach przekazywanych obu instytucjom; odnotowuje bezpośredni kanał kontaktów, który służy unikaniu powielania dochodzeń i który w 2018 r. przyniósł pierwsze pozytywne wyniki;

38.

zwraca uwagę na wszystkie prace zrealizowane w ciągu kilku minionych lat w takich obszarach jak budżetowanie zadaniowe, ramy etyczne wraz ze wszystkimi powiązanymi zasadami i procedurami, intensywniejsze działania komunikacyjne i rosnąca liczba środków służących poprawie przejrzystości; z zadowoleniem przyjmuje znaczną liczbę międzyinstytucjonalnych umów o świadczenie usług i o współpracy; podkreśla znaczenie współpracy i wymiany doświadczeń między instytucjami i organami Unii; proponuje, by przeanalizowano możliwość sformalizowania działań służących tworzeniu sieci kontaktów w różnych dziedzinach w celu wymiany najlepszych praktyk i wypracowania wspólnych rozwiązań.