PREZYDIUM KOMITETU REGIONÓW,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, a w szczególności jego art. 15 ust. 3,

uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (1),

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (2),

uwzględniając regulamin wewnętrzny Komitetu Regionów, w tym w szczególności jego artykuł 78,

uwzględniając decyzję Prezydium Komitetu Regionów nr 64/2003 z 11 lutego 2003 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Komitetu Regionów (3),

uwzględniając decyzję Prezydium Komitetu Regionów nr 128/2003 z 17 czerwca 2003 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Komitetu Regionów za pośrednictwem elektronicznego rejestru dokumentów,

a także mając na uwadze, co następuje: We wspólnej deklaracji w sprawie rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 Parlament Europejski, Rada i Komisja zwracają się do innych instytucji o przyjęcie wewnętrznych przepisów dotyczących publicznego dostępu do dokumentów z uwzględnieniem zasad i ograniczeń określonych w tym rozporządzeniu (4).

Stworzenie wykazu bezpośrednio dostępnych dokumentów, zgodnie z art. 78 ust. 2 regulaminu Komitetu Regionów, oraz ustalenia Komitetu w zakresie korzystania przez obywateli z ich prawa dostępu do dokumentów powinny zostać ujęte w jednej decyzji, by zwiększyć przejrzystość przepisów dla obywateli,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

ROZDZIAŁ I

POSTANOWIENIA OGÓLNE

Artykuł 1

Beneficjenci, zakres i rodzaje dostępu

1. Każdy obywatel Unii i każda osoba fizyczna lub prawna zamieszkała lub mająca siedzibę w państwie członkowskim ma prawo dostępu do dokumentów Komitetu Regionów (zwanego dalej Komitetem) z zastrzeżeniem zasad, warunków i ograniczeń określonych w rozporządzeniu (WE) nr 1049/2001 oraz przepisów szczegółowych zawartych w niniejszej decyzji.

2. W niniejszej decyzji termin "dokumenty Komitetu" oznacza wszelkie treści w rozumieniu postanowień art. 3 lit. a) rozporządzenia (WE) nr 1049/2001, które zostały sporządzone przez jedną z jednostek organizacyjnych Komitetu lub przez sekretarza generalnego lub wpłynęły do niej lub do niego.

3. Komitet udostępnia publicznie swoje dokumenty za pośrednictwem rejestru, o którym mowa w rozdziale II, i na wniosek złożony zgodnie z postanowieniami rozdziału III.

ROZDZIAŁ II

REJESTR DOKUMENTÓW KOMITETU

Artykuł 2

1. Zgodnie z postanowieniami art. 11 i 12 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 w Komitecie zostaje utworzony rejestr dokumentów.

2. Dokumenty Komitetu wyszczególnione w wykazie załączonym do niniejszej decyzji oraz dokumenty, do których udzielono dostępu zgodnie z postanowieniami rozdziału III niniejszej decyzji, są bezpośrednio dostępne dla obywateli w formacie elektronicznym za pośrednictwem rejestru.

3. Komitet może zdecydować o umieszczeniu w rejestrze dokumentów innych niż te, o których mowa w ust. 2. W takim przypadku Komitet decyduje, biorąc pod uwagę charakter każdego dokumentu, by albo udzielić obywatelom bezpośredniego dostępu w rejestrze do dokumentu w formacie elektronicznym, albo umieścić w rejestrze jedynie dane na temat numeru referencyjnego dokumentu, jego tematyki i/lub zwięzły opis jego treści i datę jego otrzymania lub sporządzenia i wprowadzenia do rejestru.

ROZDZIAŁ III

PROCEDURA DOSTĘPU NA WNIOSEK ZAINTERESOWANEGO

Artykuł 3

Dokumenty dostępne na wniosek

Dokumenty Komitetu niewymienione w wykazie załączonym do niniejszej decyzji są, w miarę możliwości, udostępniane obywatelom na ich wniosek, z zastrzeżeniem ograniczeń określonych w postanowieniach art. 4 i 9 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001.

Artykuł 4

Wniosek wstępny

1. Składanie wniosku:

1.1.	Wnioski o dostęp do dokumentów należy przesyłać do sekretarza generalnego Komitetu w dowolnym formacie pisemnym, w tym elektronicznie, w jednym z języków wymienionych w art. 1 rozporządzenia nr 1/1958 w sprawie określenia systemu językowego Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej (5).

1.2.	Wnioski muszą być zredagowane w sposób wystarczająco precyzyjny, a w szczególności zawierać elementy pozwalające na identyfikację danego dokumentu lub danych dokumentów; należy również podać nazwisko i dane kontaktowe wnioskodawcy.

1.3.	Jeśli wniosek nie jest wystarczająco precyzyjny, Komitet zwraca się do wnioskodawcy o wyjaśnienia i udziela mu/jej w tym względzie pomocy. W takim wypadku czas na odpowiedź zaczyna biec od momentu, w którym Komitet otrzyma odnośne informacje.

1.4.	W przypadku powtarzających się lub następujących po sobie wniosków dotyczących bardzo długich dokumentów lub dużej liczby dokumentów Komitet może porozumieć się nieformalnie z wnioskodawcą w celu znalezienia odpowiedniego rozwiązania.

1.5.	Wnioskodawca nie ma obowiązku uzasadniania swego wniosku.

2. Przetwarzanie wniosku:

2.1.	Wniosek o udostępnienie dokumentu będącego w posiadaniu Komitetu jest przekazywany w dniu rejestracji wniosku do działu obsługi wniosków o udostępnienie dokumentów, który zobowiązany jest potwierdzić odbiór wniosku, przygotować odpowiedź i udostępnić dokument w przewidzianym terminie.

2.2.

Jeśli wniosek dotyczy sporządzonego przez Komitet dokumentu, co do którego ma zastosowanie któreś z ograniczeń wynikających z postanowień art. 4 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001, dział odpowiedzialny za rejestr kontaktuje się z autorem dokumentu, który w terminie pięciu dni roboczych zaproponuje tryb postępowania.

2.3.

Jeżeli wątpliwości w zakresie ujawnienia dokumentu dotyczą dokumentów stron trzecich, Komitet konsultuje się z nimi, dając im nie mniej niż pięć dni roboczych na zajęcie stanowiska w celu ocenienia, czy zastosowanie ma któryś z wyjątków przewidzianych w postanowieniach art. 4 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001.

2.4.

Jeśli wniosek o udostępnienie dokumentów skierowany do Komitetu dotyczy dokumentu, którego autorem jest inna instytucja i który nie został jeszcze upubliczniony przez tę instytucję, Komitet daje instytucji odpowiedzialnej za dokument nie mniej niż pięć dni roboczych na wyrażenie ewentualnych zastrzeżeń co do ujawnienia dokumentu.

2.5.	Jeżeli Komitet nie otrzyma w ustalonym terminie odpowiedzi od stron trzecich lub instytucji, które sporządziły dokument, kontynuuje procedurę.

3. Decyzja:

3.1.	W przypadku zgody na udostępnienie danego dokumentu na wniosek zainteresowanego Komitet, w ciągu 15 dni roboczych od zarejestrowania wniosku, udostępnia dokument wnioskodawcy. Dyrektor Dyrekcji A odpowiada za udzielanie odpowiedzi w zakresie udostępniania dokumentów.

3.2.

W przypadku odmowy dostępu do dokumentu Komitet, w ciągu 15 dni roboczych od zarejestrowania wniosku, powiadamia pisemnie wnioskodawcę o przyczynach całkowitej lub częściowej odmowy, informując go jednocześnie o prawie do złożenia ponownego wniosku. Brak odpowiedzi ze strony Komitetu w wymaganym terminie uprawnia wnioskodawcę do złożenia ponownego wniosku. W przypadku całkowitej bądź częściowej odmowy dostępu do dokumentów za odpowiedź dla wnioskodawcy odpowiada sekretarz generalny.

3.3.

W wyjątkowych przypadkach, na przykład jeśli wniosek dotyczy dokumentu bardzo obszernego lub dużej liczby dokumentów, termin przewidziany w pkt 3.1 i 3.2 niniejszego artykułu może zostać przedłużony o 15 dni roboczych pod warunkiem uprzedniego powiadomienia wnioskodawcy oraz przedstawienia szczegółowego uzasadnienia.

3.4.	Dyrektor Dyrekcji A i sekretarz generalny mogą delegować swoje uprawnienia, o których mowa w pkt 3.1 i 3.2.

Artykuł 5

Ponowne wnioski

1. Składanie wniosku:

1.1.	Ponowny wniosek należy skierować do Komitetu w terminie 15 dni roboczych od dnia otrzymania całkowitej lub częściowej odmowy dostępu do danego dokumentu lub, w wypadku braku odpowiedzi na wniosek wstępny, od dnia zakończenia okresu przewidzianego na odpowiedź.

1.2.	Ponowny wniosek musi spełniać te same wymogi formalne co wniosek wstępny.

2. Przetwarzanie wniosku:

Postanowienia art. 4 ust. 2 niniejszej decyzji mają zastosowanie analogicznie do przetwarzania ponownych wniosków, przy czym Komitet nie jest zobowiązany do potwierdzenia, że otrzymał ponowny wniosek.

3. Decyzja:

3.1.	W przypadku zgody na udostępnienie danego dokumentu na wniosek zainteresowanego Komitet, w ciągu 15 dni roboczych od zarejestrowania ponownego wniosku, udostępnia dokument wnioskodawcy. Przewodniczący odpowiada za odpowiedzi, w których udziela się dostępu do dokumentów na wniosek zainteresowanego.

3.2.

W przypadku odmowy dostępu do dokumentu Komitet, w ciągu 15 dni roboczych od zarejestrowania ponownego wniosku, powiadamia wnioskodawcę na piśmie o przyczynach całkowitej lub częściowej odmowy, informując go jednocześnie o przysługującym mu prawie do środka odwoławczego. W przypadku całkowitej lub częściowej odmowy dostępu do dokumentów za odpowiedź dla wnioskodawcy odpowiada Przewodniczący.

3.3.

W wyjątkowych przypadkach, na przykład jeśli ponowny wniosek dotyczy dokumentu bardzo obszernego lub dużej liczby dokumentów, termin przewidziany w pkt 3.1 i 3.2 niniejszego artykułu może zostać przedłużony o 15 dni roboczych pod warunkiem uprzedniego powiadomienia wnioskodawcy oraz przedstawienia szczegółowego uzasadnienia.

3.4.	Przewodniczący może delegować uprawnienia przysługujące mu na mocy postanowień pkt 3.1 i 3.2.

Artykuł 6

Środki odwoławcze

Jeżeli Komitet całkowicie lub częściowo odmówi zainteresowanemu składającemu ponowny wniosek dostępu do dokumentu lub nie udzieli odpowiedzi w przewidzianym terminie, wnioskodawca ma możliwość wszczęcia wobec Komitetu postępowania sądowego i/lub złożenia skargi do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich, zgodnie z warunkami ustalonymi odpowiednio w art. 263 i 228 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej.

Artykuł 7

Udostępnienie dokumentów i koszt odpowiedzi

1. Udostępnianie dokumentów

1.1.	Dokumenty udostępnia się poprzez dostarczenie kopii papierowej lub w formacie elektronicznym, uwzględniając w pełni preferencje wnioskodawcy.

1.2.	Jeśli dany dokument był już rozpowszechniany przez Komitet lub przez inną instytucję i jest łatwo dostępny, Komitet może ułatwić dostęp do niego, informując wnioskodawcę, w jaki sposób można uzyskać dokument, którego dotyczy wniosek.

2. Koszt odpowiedzi

Wnioskodawca może zostać obciążony kosztem wykonania kopii dokumentów o objętości 20 lub więcej stron A4 i ich wysyłki. Opłata ta nie może jednak przekroczyć kosztów rzeczywistych. Udostępnianie dokumentów w formie elektronicznej jest bezpłatne.

ROZDZIAŁ IV

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Artykuł 8

Środki wykonawcze

Sekretarz generalny odpowiada za podjęcie środków koniecznych do wykonania postanowień niniejszej decyzji.

Artykuł 9

Uchylenie decyzji nr 64/2003 i decyzji nr 128/2003

Niniejsza decyzja uchyla decyzję Prezydium Komitetu Regionów nr 64/2003 z dnia 11 lutego 2003 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Komitetu Regionów oraz decyzję Prezydium Komitetu Regionów nr 128/2003 z dnia 17 czerwca 2003 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Komitetu Regionów za pośrednictwem elektronicznego rejestru dokumentów.

Artykuł 10

Wejście w życie

Niniejsza decyzja wchodzi w życie następnego dnia po jej opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Sporządzono w Brukseli, w dniu 9 października 2020 r.

---

(1) Dz.U. L 145 z 31.5.2001, s. 43.

(2) Dz.U. L 295 z 21.11.2018, p. 39.

(3) Dz.U. L 160 z 28.6.2003, s. 96.

(4) Dz.U. L 173 z 27.6.2001, s. 5.

(5) Dz.U. 17 z 6.10.1958, s. 385.

---

ZAŁĄCZNIK

Wykaz bezpośrednio dostępnych dokumentów Komitetu Regionów

1. Dokumenty odnoszące się do działalności politycznej

Wnioski o opracowanie opinii z inicjatywy własnej wraz z uzasadnieniem

Przydział prac

Projekty opinii komisji tematycznych

Projekty opinii perspektywicznych komisji tematycznych

Projekty sprawozdań komisji tematycznych

Projekty raportów perspektywicznych komisji tematycznych

Projekty rezolucji komisji

Notatki informacyjne dla członków na posiedzenia komisji

Poprawki do projektów opinii komisji

Poprawki do projektów opinii perspektywicznych komisji

Poprawki do projektów raportów komisji

Poprawki do projektów raportów perspektywicznych komisji

Poprawki do projektów rezolucji komisji

Projekty opinii na sesje plenarne

Projekty opinii perspektywicznych na sesje plenarne

Projekty raportów na sesje plenarne

Projekty raportów perspektywicznych na sesje plenarne

Projekty rezolucji na sesje plenarne

Notatki informacyjne na sesje plenarne

Poprawki do projektów opinii na sesje plenarne

Poprawki do projektów opinii perspektywicznych na sesje plenarne

Poprawki do projektów raportów na sesje plenarne

Poprawki do projektów raportów perspektywicznych na sesje plenarne

Poprawki do projektów rezolucji na sesje plenarne

Protokoły obrad sesji plenarnych

Opinie (Europejskiego) Komitetu Regionów

Opinie perspektywiczne (Europejskiego) Komitetu Regionów

Sprawozdania komisji podające powody wszczęcia procedury o naruszenie zasady pomocniczości lub zaniechanie obowiązkowej konsultacji z Komitetem

Raporty (Europejskiego) Komitetu Regionów

Raporty perspektywiczne (Europejskiego) Komitetu Regionów

Rezolucje (Europejskiego) Komitetu Regionów

Decyzje o niewydawaniu opinii

2. Dokumenty dotyczące struktury organizacyjnej i funkcjonowania gremiów decyzyjnych Komitetu

Projekt regulaminu wewnętrznego

Poprawki do projektu regulaminu wewnętrznego

Regulamin wewnętrzny

Sprawozdania w sprawie przeglądu regulaminu wewnętrznego

Decyzje podjęte na sesji plenarnej w zakresie wyboru członków Prezydium

Decyzje podjęte na sesji plenarnej w zakresie ustanowienia komisji

Decyzje Prezydium w zakresie ustanowienia grup roboczych, wspólnych komisji konsultacyjnych, grup międzyregionalnych, zespołów zadaniowych i innych gremiów politycznych

Decyzje podjęte na sesji plenarnej w sprawie nominowania Przewodniczącego

Decyzje podjęte na sesji plenarnej w sprawie nominowania pierwszego wiceprzewodniczącego

3. Dokumenty dotyczące strategii politycznej KR-u

Projekty deklaracji

Deklaracje

Roczne sprawozdania oceniające

Sprawozdania oceniające na koniec kadencji

Streszczenia i sprawozdania na temat skutków opinii Komitetu

Streszczenia i roczne sprawozdania z działalności

Priorytety polityczne

Programy polityczne na początku kadencji

Programy prac komisji tematycznych KR-u

4. Dokumenty odnoszące się do prac organów Komitetu

Dokumenty Prezydium

Składy

Zawiadomienia o posiedzeniach

Projekty porządku obrad

Listy obecności

Notatki na posiedzenie Prezydium

Kalendarze posiedzeń

Protokoły posiedzeń

Konferencja Przewodniczących

Porządki obrad

Dokumenty dotyczące sesji plenarnej

Zawiadomienia o posiedzeniach

Projekty porządku obrad

Protokoły posiedzeń

Listy obecności

Oświadczenia i wystąpienia osobistości z zewnątrz

Dokumenty komisji tematycznych Komitetu (poza dokumentami wymienionymi w pkt 1), wspólnych komisji konsultacyjnych, grup roboczych, grup międzyregionalnych, zespołów zadaniowych i innych gremiów politycznych Komitetu

Priorytety polityczne (zawarte w planach działania i programach prac)

Programy polityczne na początku kadencji

Sprawozdania z działalności i sprawozdania tematyczne

Zalecenia

Składy

Zawiadomienia o posiedzeniach

Projekty porządku obrad

Protokoły posiedzeń

Listy obecności

Propozycje działań wyjazdowych

Prezentacje odnoszące się do debat tematycznych lub opinii

Kierownictwo

Komunikaty i przemówienia Przewodniczącego

Komunikaty i przemówienia wiceprzewodniczących

Członkinie/Członkowie

Mianowanie członków

Pisemne dymisje członków

Wygaśnięcie mandatu członków

Oświadczenia majątkowe członków

Zwrot kosztów i diety

Zasady zwrotu kosztów podróży oraz wypłaty zryczałtowanych diet za czas podróży i za udział w posiedzeniach dla członków

Dokumenty grup politycznych

Ustanowienie grup

Spotkania przewodniczących komisji z Przewodniczącym Komitetu

Zawiadomienia o posiedzeniach

Porządki obrad

Seminaria i konferencje

Zawiadomienia o posiedzeniach, seminariach i konferencjach

Dokumenty dotyczące działań następczych

5. Dokumenty sieci i platform KR-u

Europejskie ugrupowanie współpracy terytorialnej (EUWT)

Rejestr

Decyzje krajowe

Sieć Monitorująca Stosowanie Zasady Pomocniczości

Programy prac w zakresie pomocniczości

Roczne sprawozdania w sprawie pomocniczości

Analizy

Porządki obrad konferencji nt. pomocniczości

Broszury

Sprawozdania z konsultacji

Komentarze partnerów Sieci Monitorującej Stosowanie Zasady Pomocniczości

Platforma Europa2020

Sprawozdania z monitorowania

Wykazy członków

Platforma ds. podziału kompetencji

Analizy w zakresie podziału kompetencji

6. Dokumenty związane z działaniami w zakresie komunikacji i analiz

Dokumenty strategiczne

Strategie komunikacyjne Komitetu

Roczne plany działań komunikacyjnych

Roczne sprawozdania w zakresie komunikacji (na temat działań w roku ubiegłym)

Inne dokumenty

Komunikaty prasowe

Biuletyny elektroniczne (rozsyłane w ramach subskrypcji dostępnej za pośrednictwem strony internetowej)

Organizacja imprez (konferencje, "okrągłe stoły", wysłuchania publiczne, warsztaty itp.)

Zawiadomienia o posiedzeniach (konferencjach, "okrągłych stołach", wysłuchaniach publicznych, warsztatach itp.), które są otwarte dla publiczności

Informacje dla członków na temat imprez organizowanych przez Komitet

Programy/porządki obrad wydarzeń organizowanych przez Komitet

Streszczenia/analizy/oceny imprez organizowanych przez Komitet

Analizy przeprowadzane przez Komitet

Analizy

Program badań Prezydium

Wytyczne dla członków

Wytyczne dla sprawozdawców

Wytyczne dla członków

7. Dokumenty związane ze stosunkami z innymi podmiotami

Umowy o współpracy

Korespondencja z instytucjami i organami europejskimi i międzynarodowymi

Korespondencja z państwami członkowskimi

Korespondencja z władzami lokalnymi i regionalnymi

Korespondencja z organizacjami międzynarodowymi

Korespondencja ze stowarzyszeniami

Europejskie ugrupowania współpracy terytorialnej

8. Dokumenty Komitetu w zakresie zarządzania, planowania i sprawozdawczości

Rekrutacja i staże

Ogłoszenia o naborze

Oświadczenia o ochronie prywatności w odniesieniu do naboru urzędników, delegowania oddelegowanych ekspertów krajowych oraz staży

Zasady dotyczące ekspertów krajowych oddelegowanych do Komitetu

Zasady systemu staży w Komitecie

Zasady dotyczące udziału finansowego w rzeczywistych kosztach podróży w związku z rozpoczęciem i zakończeniem stażu przez zwykłych stażystów w działach Komitetu

Postępowania przetargowe

Ogólne warunki zamówień (zamówienia o niskiej wartości)

Oświadczenie o ochronie prywatności w odniesieniu do procedury zamówień publicznych

Ogłoszenia o zamówieniu opublikowane w Dzienniku Urzędowym

Ogłoszenia o udzieleniu zamówienia opublikowane w Dzienniku Urzędowym

Publikacja ex ante przyszłych zamówień o niskiej i średniej wartości

Wykaz zamówień o niskiej i średniej wartości podpisanych przez Komitet w ubiegłym roku

Wykaz konkretnych umów i formularzy zamówień w oparciu o umowę ramową podpisaną przez KR w ubiegłym roku

Zasady sygnalizowania nieprawidłowości i oświadczenia wyższych urzędników w zakresie działalności dodatkowej

Oświadczenia o ochronie prywatności dotyczące ochrony danych w procedurze sygnalizowania nieprawidłowości

Zasady sygnalizowania nieprawidłowości

Uzgodnienia administracyjne między Komitetem a Europejskim Urzędem ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF)

Roczne informacje w zakresie działalności zawodowej byłych wyższych urzędników