KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

uwzględniając dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/798 z dnia 11 maja 2016 r. w sprawie bezpieczeństwa kolei (¹), w szczególności jej art. 10 ust. 10,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Przepisy harmonizujące podejście do kwestii certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa na szczeblu unijnym i wzmacniające współpracę pomiędzy wszystkimi stronami zaangażowanymi w proces oceny bezpieczeństwa są konieczne w celu zmniejszenia złożoności, czasu trwania i kosztów procedury certyfikacji.

(2) Biorąc pod uwagę doświadczenia zdobyte podczas przygotowywania porozumień o współpracy, o których mowa w art. 11 ust. 1 dyrektywy (UE) 2016/798, wczesny kontakt z wnioskodawcą w formie koordynacji („wstępne zaangażowanie") jest uznawany za dobrą praktykę ułatwiającą rozwój relacji między stronami zaangażowanymi w proces oceny bezpieczeństwa. Takie wstępne zaangażowanie należy proponować przed złożeniem wniosku dotyczącego jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa, w celu umożliwienia jednostce certyfikującej zaznajomienia się z systemem zarządzania bezpieczeństwem wnioskodawcy, przedstawienia sposobu prowadzenia procesu oceny bezpieczeństwa i podejmowania decyzji oraz sprawdzenia, czy wnioskodawca otrzymał wystarczające informacje, aby wiedzieć, czego oczekiwać w trakcie procedury. Wyjaśnienia udzielone w kontekście wstępnego zaangażowania nie powinny mieć wpływu na wynik oceny.

(3) Agencja powinna monitorować daty ważności wszystkich ważnych jednolitych certyfikatów bezpieczeństwa dla obszaru działalności obejmującego więcej niż jedno państwo członkowskie i dzielić się informacjami z właściwymi krajowymi organami ds. bezpieczeństwa w celu ułatwiania planowania ich odpowiednich działań w zakresie oceny bezpieczeństwa.

(4) Agencja powinna bezpłatnie publikować i aktualizować instrukcję składania wniosków opisującą i, w razie konieczności, wyjaśniającą wymogi określone w niniejszym rozporządzeniu. W celu zharmonizowania podejścia do wymiany i rejestracji informacji za pośrednictwem punktu kompleksowej obsługi instrukcja składania wniosków powinna również zawierać wzory formularzy opracowanych przez Agencję we współpracy z krajowymi organami ds. bezpieczeństwa.

(5) Agencja wraz z krajowymi organami ds. bezpieczeństwa powinna wdrożyć wewnętrzne zasady lub procedury w celu zapewnienia spełnienia wymogów oceny bezpieczeństwa.

(6) Aby uniknąć dublowania ocen oraz zmniejszyć obciążenia administracyjne i koszty ponoszone przez wnioskodawcę, Agencja wraz z krajowymi organami ds. bezpieczeństwa powinna, w stosownych przypadkach, uwzględniać porozumienia o współpracy i umowy wielostronne zawarte na podstawie art. 11 dyrektywy (UE) 2016/798.

(7) W przypadku gdy planowany obszar działalności ogranicza się do jednego państwa członkowskiego, a wnioskodawca zamierza obsługiwać trasę do co najmniej jednej stacji położonej w pobliżu granicy w sąsiednich państwach członkowskich o podobnej charakterystyce sieci i podobnych zasadach działania, powinien on mieć możliwość prowadzenia takiej działalności bez rozszerzenia swojego obszaru działalności na takie sąsiednie państwa członkowskie. Składając wniosek dotyczący jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa, wnioskodawca powinien wybrać organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa zgodnie z art. 10 ust. 5 i 8 dyrektywy (UE) 2016/798. W przypadku gdy Agencja pełni funkcję organu ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa, powinna się konsultować z właściwymi krajowymi organami ds. bezpieczeństwa i uwzględniać odpowiednie umowy transgraniczne.

(8) W przypadku gdy Agencja pełni funkcję organu ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa, wnioskodawca powinien mieć prawo do przedłożenia Agencji wniosku w jednym z języków urzędowych Unii bez obowiązku jego tłumaczenia. Zasada ta ma zastosowanie bez uszczerbku dla możliwości określenia przez krajowy organ ds. bezpieczeństwa zasad stosowania języka odnośnie do części wniosku, o której mowa w art. 10 ust. 3 lit. b) dyrektywy (UE) 2016/798. W trakcie oceny krajowy organ ds. bezpieczeństwa powinien mieć prawo do przedkładania Agencji dokumentów dotyczących oceny w języku swojego państwa członkowskiego bez obowiązku ich tłumaczenia.

(9) Certyfikacja powinna opierać się na ocenie zdolności wnioskodawcy do spełnienia wymogów dotyczących systemu zarządzania bezpieczeństwem mających zastosowanie do przedsiębiorstw kolejowych, w tym respektowania odpowiednich przepisów krajowych i wymogów obowiązującej technicznej specyfikacji interoperacyjności odnoszącej się do podsystemu „Ruch kolejowy" oraz do spójnego ich stosowania. Po otrzymaniu jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa wnioskodawca powinien nadal stosować system zarządzania bezpieczeństwem, o którym mowa w art. 9 dyrektywy (UE) 2016/798.

(10) Agencja oraz krajowe organy ds. bezpieczeństwa powinny rejestrować wszystkie istotne informacje i wynik oceny w punkcie kompleksowej obsługi w celu wsparcia i uzasadnienia decyzji na każdym etapie procesu oceny bezpieczeństwa. Jeżeli Agencja i krajowe organy ds. bezpieczeństwa posiadają własne systemy zarządzania informacjami na potrzeby oceny bezpieczeństwa, powinny one zapewnić, aby wszystkie istotne informacje były przekazywane do punktu kompleksowej obsługi z tych samych powodów.

(11) Agencja i krajowe organy ds. bezpieczeństwa powinny opracować wewnętrzne zasady lub procedury na potrzeby zarządzania wydawaniem jednolitych certyfikatów bezpieczeństwa w celu zmniejszenia obciążeń administracyjnych i kosztów ponoszonych przez wnioskodawcę. W tym względzie wnioskodawca powinien mieć możliwość przedkładania kopii dokumentów w dokumentacji dotyczącej wniosku. Oryginały dokumentów powinny być dostępne do weryfikacji przez Agencję oraz organy krajowe ds. bezpieczeństwa po wydaniu jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa.

(12) Konieczne jest zharmonizowanie kategorii spraw w procesie oceny w celu zapewnienia zrozumienia przez wnioskodawcę wagi kwestii podnoszonych przez Agencję lub krajowy organ ds. bezpieczeństwa. Podział na kategorie jest szczególnie istotny w przypadku, gdy w procesie bierze udział kilka krajowych organów ds. bezpieczeństwa.

(13) Aby zapewnić skuteczne przeprowadzanie ocen przez Agencję i krajowe organy ds. bezpieczeństwa oraz zwiększyć ich wzajemne zaufanie, Agencja i krajowe organy ds. bezpieczeństwa powinny zapewnić, aby personel uczestniczący w ocenach posiadał niezbędne kompetencje. W tym celu kompetencje te należy określić.

(14) Zgodnie z art. 31 ust. 3 dyrektywy (UE) 2016/798 nowy system certyfikacji bezpieczeństwa zacznie działać od dnia 16 czerwca 2019 r. Państwa członkowskie mają jednak możliwość powiadomienia Agencji i Komisji zgodnie z art. 33 ust. 2 wspomnianej dyrektywy, że przedłużyły okres transpozycji i mogą w związku z tym nadal wydawać certyfikaty zgodnie z dyrektywą 2004/49/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (²) do dnia 16 czerwca 2020 r. Zatem należy wyjaśnić, jak nowy system powinien być stosowany dodatkowo w stosunku do starego systemu, w przypadku gdy planowany obszar działalności obejmuje jedno lub więcej z tych państw członkowskich.

(15) W przypadku gdy krajowy organ ds. bezpieczeństwa uznaje, że nie będzie w stanie wydać certyfikatu bezpieczeństwa zgodnie z przepisami dyrektywy 2004/49/WE przed dniem 16 czerwca 2019 r., albo 16 czerwca 2020 r. w odniesieniu do tych państw członkowskich, które powiadomiły Agencję i Komisję zgodnie z art. 33 ust. 2 dyrektywy (UE) 2016/798, Agencja, pełniąc funkcję organu ds. certyfikacji, powinna uwzględnić wyniki oceny krajowego organu ds. bezpieczeństwa dotyczącej odpowiednich elementów określonych w art. 10 ust. 2 lit. a) dyrektywy 2004/49/WE, aby uniknąć powielania ocen.

(16) Jednolity certyfikat bezpieczeństwa wydany przez Agencję powinien być uznawany za równoważny z częścią certyfikatu bezpieczeństwa, o której mowa w art. 10 ust. 2 lit. a) dyrektywy 2004/49/WE. Taka certyfikacja jest ważna w całej Unii dla równoważnych operacji transportu kolejowego. Zatem państwa członkowskie, które powiadomiły Agencję i Komisję zgodnie z art. 33 ust. 2 dyrektywy (UE) 2016/798, powinny akceptować jednolity certyfikat bezpieczeństwa wydany przez Agencję, jako równoważny z częścią wydaną zgodnie z art. 10 ust. 2 lit. a) dyrektywy 2004/49/WE.

(17) Środki przewidziane w niniejszym rozporządzeniu są zgodne z opinią komitetu ustanowionego w art. 21 dyrektywy Rady 96/48/WE (³),

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

Artykuł 1

Przedmiot i zakres

W niniejszym rozporządzeniu ustanawia się praktyczne zasady, które mają być stosowane przez przedsiębiorstwa kolejowe składające wnioski dotyczące jednolitych certyfikatów bezpieczeństwa lub ich przedłużenia bądź aktualizacji za pośrednictwem punktu kompleksowej obsługi, o którym mowa w art. 12 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/796 (⁴) („punkt kompleksowej obsługi").

Określono w nim również praktyczne zasady, które mają być stosowane przez organy ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa przy ocenie wniosków dotyczących jednolitych certyfikatów bezpieczeństwa lub ich przedłużenia bądź aktualizacji, jak również na potrzeby koordynacji z krajowymi organami ds. bezpieczeństwa, których dotyczy dany planowany obszar działalności.

Artykuł 2

Definicje

Do celów niniejszego rozporządzenia stosuje się następujące definicje:

1) „organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa" oznacza organ odpowiedzialny za wydawanie jednolitych certyfikatów bezpieczeństwa, czyli Agencję albo krajowy organ ds. bezpieczeństwa;

2) „data otrzymania wniosku" oznacza:

a) w przypadku gdy Agencja pełni funkcję organu ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa, pierwszy dzień roboczy zarówno dla Agencji, jak i krajowych organów ds. bezpieczeństwa właściwych dla planowanego obszaru działalności, następujący po potwierdzeniu otrzymania dokumentacji dotyczącej wniosku;

b) w przypadku gdy krajowy organ ds. bezpieczeństwa pełni funkcję organu ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa, pierwszy dzień roboczy w odpowiednim państwie członkowskim po potwierdzeniu otrzymania dokumentacji dotyczącej wniosku;

3) „wstępne zaangażowanie” oznacza etap procedury poprzedzający złożenie wniosku, w trakcie którego wnioskodawca może wystąpić do organu ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa lub do krajowego organu ds. bezpieczeństwa właściwego dla planowanego obszaru działalności o dodatkowe informacje dotyczące następnych etapów procesu oceny bezpieczeństwa;

4) „niewielkie zastrzeżenie” oznacza niewielki problem stwierdzony w trakcie oceny wniosku dotyczącego jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa, który nie stanowi przeszkody dla jego wydania i może być odłożony do rozpatrzenia w trakcie późniejszego nadzoru;

5) [1] „odpowiednia data” oznacza dzień 16 czerwca 2019 r. dla tych państw członkowskich, które nie powiadomiły Agencji i Komisji zgodnie z art. 33 ust. 2 dyrektywy (UE) 2016/798, że przedłużyły okres transpozycji tej dyrektywy. Oznacza ona dzień 16 czerwca 2020 r. dla tych państw członkowskich, które powiadomiły Agencję i Komisję zgodnie z art. 33 ust. 2 dyrektywy (UE) 2016/798, że przedłużyły okres transpozycji tej dyrektywy, i które nie powiadomiły Agencji i Komisji zgodnie z art. 33 ust. 2a dyrektywy (UE) 2016/798. Oznacza ona dzień 31 października 2020 r. dla tych państw członkowskich, które powiadomiły Agencję i Komisję zgodnie z art. 33 ust. 2a dyrektywy (UE) 2016/798, że ponownie przedłużyły okres transpozycji tej dyrektywy.

Artykuł 3

Obowiązki Agencji i krajowych organów ds. bezpieczeństwa

1. Oprócz wydawania jednolitych certyfikatów bezpieczeństwa organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa jest odpowiedzialny za następujące zadania:

a) planowanie, wdrażanie i monitorowanie wykonywanych działań w zakresie oceny;

b) ustanawianie mechanizmów koordynacji między odpowiednimi stronami.

2. Organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa oraz krajowe organy ds. bezpieczeństwa właściwe dla planowanego obszaru działalności akceptują wstępne zaangażowanie na żądanie wnioskodawcy i udzielają wszelkich wyjaśnień, o które wystąpił wnioskodawca w kontekście wstępnego zaangażowania.

3. Na potrzeby wydawania jednolitych certyfikatów bezpieczeństwa organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa i krajowe organy ds. bezpieczeństwa właściwe dla planowanego obszaru działalności gromadzą we własnym zakresie następujące informacje:

a) wszystkie istotne informacje dotyczące różnych etapów oceny, z uwzględnieniem powodów podjęcia decyzji w trakcie oceny oraz ustalenia wszelkich ograniczeń lub warunków użytkowania, które należy określić w jednolitym certyfikacie bezpieczeństwa;

b) wynik oceny, w tym podsumowanie wniosków oraz, w stosownych przypadkach, opinia dotycząca wydania jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa.

4. W przypadku gdy Agencja pełni funkcje organu ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa, gromadzi ona informacje, o których mowa w ust. 3 lit. b), w ostatecznym wyniku oceny.

5. Agencja monitoruje terminy ważności wszystkich ważnych jednolitych certyfikatów bezpieczeństwa dla obszaru działalności obejmującego więcej niż jedno państwo członkowskie i dzieli się informacjami z właściwymi krajowymi organami ds. bezpieczeństwa.

6. Krajowe organy ds. bezpieczeństwa dzielą się z Agencją oraz pozostałymi krajowymi organami ds. bezpieczeństwa właściwymi dla planowanego obszaru działalności wszystkimi istotnymi informacjami, które mogą mieć wpływ na proces oceny bezpieczeństwa.

7. Agencja bezpłatnie publikuje we wszystkich językach urzędowych Unii i aktualizuje instrukcję składania wniosków opisującą i, w razie konieczności, wyjaśniającą wymogi określone w niniejszym rozporządzeniu. Instrukcja składania wniosków musi również zawierać formularze opracowane przez Agencję we współpracy z krajowymi organami ds. bezpieczeństwa.

8. Krajowe organy ds. bezpieczeństwa bezpłatnie publikują i aktualizują instrukcje składania wniosków opisujące i, w stosownych przypadkach, wyjaśniające przepisy krajowe, które mają zastosowanie do planowanego obszaru działalności, a także stosowne krajowe przepisy proceduralne.

9. Agencja i krajowy organ ds. bezpieczeństwa ustanawiają wewnętrzne zasady lub procedury na potrzeby zarządzania procesem oceny bezpieczeństwa. Takie zasady lub procedury muszą uwzględniać porozumienia, o których mowa w art. 11 dyrektywy (UE) 2016/798.

10. Każdy jednolity certyfikat bezpieczeństwa otrzymuje niepowtarzalny europejski numer identyfikacyjny (EIN). Agencja określa strukturę i zawartość EIN oraz udostępnia je na swojej stronie internetowej.

11. W przypadku gdy wnioskodawca wskazuje we wniosku, że zamierza obsługiwać trasę do stacji w sąsiednich państwach członkowskich o podobnej charakterystyce sieci i podobnych zasadach działania, gdy stacje te są położone w pobliżu granicy, jednolity certyfikat bezpieczeństwa pozostaje ważny do tych stacji bez konieczności ubiegania się o rozszerzenie obszaru działalności, po konsultacji organu ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa z krajowymi organami ds. bezpieczeństwa sąsiednich państw członkowskich. Krajowe organy ds. bezpieczeństwa danych państw członkowskich potwierdzają organowi ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa, że odpowiednie zgłoszone przepisy i wymogi krajowe dotyczące odpowiednich umów transgranicznych są spełnione, zanim organ ten wyda jednolity certyfikat bezpieczeństwa.

12. Do celów oceny wniosków organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa akceptuje zezwolenia, świadectwa uznania lub certyfikaty produktów lub usług świadczonych przez przedsiębiorstwa kolejowe lub ich wykonawców, partnerów lub dostawców, przyznane zgodnie ze stosownymi przepisami unijnymi, jako dowód zdolności przedsiębiorstwa kolejowego do spełnienia odpowiednich wymogów określonych w rozporządzeniu delegowanym Komisji (UE) 2018/762 (⁵).

Artykuł 4

Obowiązki wnioskodawców

1. Bez uszczerbku dla ram czasowych przewidzianych dla oceny określonych w art. 6, wnioskodawca składa wniosek dotyczący jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa lub jego aktualizacji bądź przedłużenia za pośrednictwem punktu kompleksowej obsługi, przed upływem, odpowiednio, następujących terminów:

a) planowana data rozpoczęcia każdej nowej operacji transportu kolejowego;

b) planowana data rozpoczęcia operacji transportu kolejowego na warunkach innych niż te ustanowione w obecnym jednolitym certyfikacie bezpieczeństwa w następstwie istotnych zmian typu, zakresu lub obszaru działalności;

c) data wygaśnięcia obecnego jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa.

2. Składając wniosek dotyczący nowego jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa, wnioskodawca przedstawia informacje wymienione w załączniku I.

3. Składając wniosek dotyczący aktualizacji lub przedłużenia jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa, wnioskodawca przedstawia informacje wymienione w załączniku I i opisuje zmiany, które nastąpiły od czasu wydania obecnego certyfikatu.

W przypadku stwierdzenia w trakcie działań w ramach nadzoru od czasu poprzedniej oceny poważnych niezgodności, które mogą mieć wpływ na wyniki w zakresie bezpieczeństwa lub stwarzać poważne zagrożenia bezpieczeństwa, lub wszelkich innych obszarów problemowych, organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa i krajowe organy ds. bezpieczeństwa właściwe dla planowanego obszaru działalności podejmują decyzję w sprawie konieczności ponownej oceny całej dokumentacji wniosku.

4. Wybór organu ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa dokonany przez wnioskodawcę jest wiążący do czasu zakończenia lub przerwania procesu oceny bezpieczeństwa.

5. W przypadku gdy wnioskodawca występuje o wstępne zaangażowanie, przedstawia informacje wymienione w pkt 1-6 w załączniku I za pośrednictwem punktu kompleksowej obsługi.

6. W przypadku gdy przedstawiona dokumentacja zawiera kopie dokumentów wydanych przez podmioty inne niż organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa, wnioskodawca musi przechowywać oryginały tych dokumentów przez okres co najmniej 5 lat po zakończeniu okresu ważności jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa. W przypadku przedłużenia ważności lub aktualizacji, wnioskodawca przechowuje oryginały dokumentów złożonych w związku z danym wnioskiem i wydanych przez podmioty inne niż organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa przez okres co najmniej 5 lat po zakończeniu okresu ważności przedłużonego lub zaktualizowanego jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa. Wnioskodawca udostępnia wspomniane oryginały dokumentów na żądanie Agencji lub krajowych organów ds. bezpieczeństwa.

Artykuł 5

Język

1. W przypadku gdy Agencja pełni funkcję organu ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa, na potrzeby wniosku należy używać następującego języka:

a) w odniesieniu do części dokumentacji wniosku, o której mowa w art. 10 ust. 3 lit. a) dyrektywy (UE) 2016/798, jednego z języków urzędowych Unii wybranego przez wnioskodawcę;

b) w odniesieniu do części dokumentacji wniosku, o których mowa w art. 10 ust. 3 lit. b) dyrektywy (UE) 2016/798, oraz w odniesieniu do części dokumentacji wniosku, o których mowa w pkt 8.1 załącznika I, języka określonego przez właściwe państwo członkowskie i wskazanego w instrukcji składania wniosków, o której mowa w art. 3 ust. 8 niniejszego rozporządzenia.

2. Każda decyzja Agencji dotycząca wydania jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa, w tym uzasadnienie decyzji w ostatecznym wyniku oceny oraz, w stosownych przypadkach, w jednolitym certyfikacie bezpieczeństwa, musi być sporządzona w języku, o którym mowa w ust. 1 lit. a).

Artykuł 6

Etapy i ramy czasowe procedury

1. Organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa oraz krajowe organy ds. bezpieczeństwa właściwe dla planowanego obszaru działalności stosują proces określony w załączniku II.

2. Organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa i krajowe organy ds. bezpieczeństwa właściwe dla planowanego obszaru działalności oceniają, we własnym zakresie, czy dokumentacja wniosku zawiera wymagane dokumenty wymienione w załączniku I. Organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa powiadamia wnioskodawcę bez zbędnej zwłoki, a w każdym razie najpóźniej w terminie jednego miesiąca od daty otrzymania wniosku, czy wniosek jest kompletny.

3. Decyzję o wydaniu jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa podejmuje się najpóźniej w terminie czterech miesięcy od dniu powiadomienia wnioskodawcy o kompletności wniosku, z zastrzeżeniem ust. 5-7.

4. Jeżeli wnioskodawca został powiadomiony, że dokumentacja jest niekompletna, organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa w porozumieniu z krajowymi organami ds. bezpieczeństwa właściwymi dla planowanego obszaru działalności zwraca się z prośbą o bezzwłoczne przekazanie niezbędnych informacji uzupełniających, z uwzględnieniem uzasadnienia i terminu odpowiedzi wnioskodawcy.

Termin przekazania informacji uzupełniających musi być uzasadniony, proporcjonalny w stosunku do trudności z przekazaniem żądanych informacji i uzgodniony z wnioskodawcą jak najszybciej po jego zawiadomieniu o niekompletności dokumentacji. W przypadku gdy wnioskodawca nie przekaże żądanych informacji w uzgodnionym terminie, organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa może podjąć decyzję o przedłużeniu terminu odpowiedzi wnioskodawcy lub o zawiadomieniu wnioskodawcy o odrzuceniu wniosku.

Decyzję o wydaniu jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa podejmuje się najpóźniej w terminie czterech miesięcy od dnia, w którym żądane informacje uzupełniające zostały przekazane przez wnioskodawcę.

5. Nawet jeżeli dokumentacja wniosku jest kompletna, Agencja lub krajowy organ ds. bezpieczeństwa właściwy dla planowanego obszaru działalności może zwrócić się z prośbą o dodatkowe informacje w dowolnym momencie przed podjęciem decyzji i wyznacza uzasadniony termin ich przekazania. Taka prośba powoduje przedłużenie terminu określonego w ust. 3 niniejszego artykułu na warunkach określonych w załączniku II.

6. Termin, o którym mowa w ust. 3 niniejszego artykułu, może zostać przedłużony przez Agencję na następujące okresy, o których mowa w art. 10 ust. 7 dyrektywy (UE) 2016/798:

a) okres współpracy służący uzgodnieniu wzajemnie akceptowalnej oceny;

b) okres, w którym sprawa jest skierowana do arbitrażu w Radzie Odwoławczej.

7. Termin może zostać również przedłużony na czas potrzebny wnioskodawcy do zorganizowania wizyty lub inspekcji w swoich obiektach lub audytu swojej organizacji.

8. Jednolity certyfikat bezpieczeństwa zawiera informacje wymienione w załączniku III.

Artykuł 7

Komunikacja

1. Organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa, krajowe organy ds. bezpieczeństwa właściwe dla planowanego obszaru działalności oraz wnioskodawca komunikują się za pośrednictwem punktu kompleksowej obsługi w zakresie każdej kwestii, o której mowa w art. 12.

2. Status wszystkich etapów procesu oceny bezpieczeństwa, wynik oceny i decyzję w sprawie wniosku przekazuje się wnioskodawcy za pośrednictwem punktu kompleksowej obsługi.

3. Nie naruszając przepisów ust. 1, instrukcje składania wniosków Agencji oraz krajowych organów ds. bezpieczeństwa wskazują zasady komunikowania się między nimi oraz z wnioskodawcą.

4. Punkt kompleksowej obsługi potwierdza przyjęcie wniosku dotyczącego jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa.

Artykuł 8

Okres ważności jednolitych certyfikatów bezpieczeństwa

Okres ważności jednolitych certyfikatów bezpieczeństwa wynosi pięć lat.

Jednak w przypadku gdy konieczny jest krótszy okres w celu zapewnienia efektywnej kontroli zagrożeń dotyczących bezpieczeństwa operacji kolejowych, organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa może zdecydować, w porozumieniu z krajowymi organami ds. bezpieczeństwa właściwymi dla planowanego obszaru działalności, o przyznaniu jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa na okres krótszy niż pięć lat. W takim przypadku organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa podaje uzasadnienie swojej decyzji w wyniku oceny rejestrowanym zgodnie z art. 9.

Artykuł 9

Zarządzanie informacjami

Organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa oraz krajowe organy ds. bezpieczeństwa właściwe dla planowanego obszaru działalności rejestrują w punkcie kompleksowej obsługi wszystkie istotne informacje dotyczące oceny oraz jej wynik, o których mowa w art. 3 ust. 3. Agencja rejestruje również w punkcie kompleksowej obsługi ostateczny wynik oceny, o którym mowa w art. 3 ust. 4.

W przypadku gdy krajowe organy ds. bezpieczeństwa korzystają z systemu zarządzania informacjami do celów rozpatrywania wniosków, które są do nich kierowane, przekazują wszystkie istotne informacje do punktu kompleksowej obsługi.

Artykuł 10

Zasady dotyczące wizyt i inspekcji w obiektach przedsiębiorstw kolejowych oraz audyty

1. Podczas wizyt i inspekcji w obiektach wnioskodawców oraz audytów, o których mowa w art. 10 ust. 5 dyrektywy (UE) 2016/798, cele i zakres tych wizyt i inspekcji w obiektach wnioskodawców oraz audytów, a także rolę przydzielaną każdemu z organów, uzgadnia się między Agencją a krajowymi organami ds. bezpieczeństwa właściwymi dla planowanego obszaru działalności.

2. Podczas wizyt i inspekcji w obiektach wnioskodawców oraz audytów, o których mowa w art. 10 ust. 5 i 8 dyrektywy (UE) 2016/798, organ odpowiedzialny za przeprowadzenie wizyty, inspekcji lub audytu sporządza sprawozdanie, w którym uwzględnia kwestie zidentyfikowane w trakcie oceny, i określa, czy można je uznać za zamknięte na podstawie dowodów przedstawionych w trakcie wizyty, inspekcji lub audytu, a jeśli tak, to w jaki sposób. W sprawozdaniu można również uwzględnić dodatkowe kwestie, o których mowa w art. 12, które mają zostać rozwiązane przez wnioskodawcę w uzgodnionym terminie.

3. W przypadku wizyt i inspekcji w obiektach wnioskodawcy oraz audytów, o których mowa w art. 10 ust. 5 i 8 dyrektywy (UE) 2016/798, wnioskodawca podaje szczegółowe dane dotyczące swojego przedstawiciela i przepisów oraz procedur bezpieczeństwa obowiązujących w danym obiekcie, których musi przestrzegać organ odpowiedzialny za przeprowadzenie wizyty, inspekcji lub audytu. Terminy wizyt, inspekcji i audytów, w tym przekazania informacji, o których mowa powyżej, uzgadniają właściwe organy oraz wnioskodawca.

Artykuł 11

Koordynacja pomiędzy Agencją i krajowymi organami ds. bezpieczeństwa

1. Pełniąc funkcję organu ds. certyfikacji, Agencja współpracuje z krajowymi organami ds. bezpieczeństwa właściwymi dla planowanego obszaru działalności na różnych etapach procesu oceny bezpieczeństwa. Agencja i krajowe organy ds. bezpieczeństwa omawiają wszelkie kwestie dotyczące procesu oceny bezpieczeństwa, w tym wszelkich usterek i próśb o informacje uzupełniające, które mają wpływ na termin oceny lub mogą mieć wpływ na pracę innych krajowych organów ds. bezpieczeństwa właściwych dla planowanego obszaru działalności.

2. Nie naruszając przepisów ust. 1, każdy organ uczestniczący w procesie oceny bezpieczeństwa może kontaktować się bezpośrednio z wnioskodawcą w odniesieniu do kwestii związanych z jego częścią oceny.

3. Przed podjęciem decyzji o wydaniu jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa Agencja i krajowe organy ds. bezpieczeństwa właściwe dla planowanego obszaru działalności podejmują następujące kroki:

a) omówienie wyniku ich indywidualnych ocen;

b) uzgodnienie ewentualnych niewielkich zastrzeżeń odłożonych do rozpatrzenia w trakcie późniejszego nadzoru;

c) uzgodnienie wszelkich ograniczeń lub warunków użytkowania, które należy uwzględnić w jednolitym certyfikacie bezpieczeństwa.

4. Jeżeli wnioskodawca ustanowi plan działania dotyczący niewielkich zastrzeżeń, o których mowa w ust. 3 lit. b), krajowe organy ds. bezpieczeństwa uzgadniają, który z nich ma kontynuować jego realizację. W tym celu krajowe organy ds. bezpieczeństwa, w stosownych przypadkach, współpracują zgodnie z ustaleniami, o których mowa w art. 8 ust. 2 rozporządzenia delegowanego (UE) 2018/761 (⁶), i powiadamiają Agencję o swoich uzgodnieniach i wyniku swoich powiązanych działań w zakresie nadzoru.

Agencja bierze pod uwagę informacje na temat wyników działań nadzorczych prowadzonych przez krajowe organy ds. bezpieczeństwa właściwe dla planowanego obszaru działalności dotyczące działań następczych w odniesieniu do niewielkich zastrzeżeń, aby zdecydować, czy kwestie te mogą zostać zamknięte podczas oceny wniosków o przedłużenie lub aktualizację.

5. Agencja prowadzi dokumentację działań koordynacyjnych i rejestruje je w punkcie kompleksowej obsługi zgodnie z art. 9.

Artykuł 12

Klasyfikacja kwestii

1. Organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa i krajowe organy ds. bezpieczeństwa właściwe dla planowanego obszaru działalności określają kategorie kwestii zidentyfikowanych w trakcie oceny dokumentacji wniosku w następujący sposób:

a) „typ 1": kwestie wymagające odpowiedzi ze strony wnioskodawcy w celu zrozumienia dokumentacji wniosku;

b) „typ 2": kwestie które mogą powodować zmianę dokumentacji wniosku lub niewielkie działania ze strony wnioskodawcy; działanie, które należy podjąć, pozostawia się w gestii wnioskodawcy i nie uniemożliwia ono wydania jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa;

c) „typ 3": kwestie wymagające konkretnego działania ze strony wnioskodawcy; którego realizacja może zostać odłożona do czasu po przyznaniu jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa; działanie mające na celu rozwiązanie kwestii jest przez wnioskodawcę odroczone i zostanie uzgodnione ze stroną, która zidentyfikowała tę kwestię;

d) „typ 4": kwestie wymagające zmiany dokumentacji wniosku lub konkretnego działania ze strony wnioskodawcy; nie można przyznać jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa, o ile dana kwestia nie zostanie rozwiązana lub w certyfikacie nie zostaną wskazane ograniczenia bądź warunki użytkowania na potrzeby jej rozwiązania; wnioskodawca proponuje działanie mające na celu rozwiązanie danej kwestii i uzgadnia je ze stroną, która zidentyfikowała tę kwestię.

2. W następstwie odpowiedzi lub działania podjętego przez wnioskodawcę w zależności od kwestii organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa lub krajowy organ ds. bezpieczeństwa właściwy dla planowanego obszaru działalności dokonuje ponownej oceny zidentyfikowanych przez niego kwestii, w odpowiednich przypadkach zmienia ich klasyfikację i nadaje każdej zidentyfikowanej kwestii jeden z następujących statusów:

a) „kwestia otwarta", jeżeli dokumentacja przedstawiona przez wnioskodawcę nie jest zadowalająca i potrzebne są nadal dodatkowe informacje;

b) „niewielkie zastrzeżenie wymagające nadzoru", jeżeli niewielkie zastrzeżenie wciąż występuje;

c) „kwestia zamknięta", jeżeli wnioskodawca udzielił odpowiedniej odpowiedzi i nie występują żadne niewielkie zastrzeżenia.

Artykuł 13

Kompetencje personelu uczestniczącego w ocenach

1. Agencja i krajowe organy ds. bezpieczeństwa zapewniają, aby personel uczestniczący w ocenach posiadał niezbędne kompetencje:

a) znajomość odpowiednich ram regulacyjnych mających zastosowanie do oceny;

b) znajomość funkcjonowania systemu kolejowego;

c) właściwy poziom analizy krytycznej;

d) doświadczenie w dziedzinie oceny systemu bezpieczeństwa lub podobnego systemu zarządzania w sektorze kolejowym, bądź systemu zarządzania bezpieczeństwem w sektorze o podobnych wyzwaniach operacyjnych i technicznych;

e) umiejętność rozwiązywania problemów, komunikowania się i pracy zespołowej;

f) wszelkie inne kompetencje wymagane w przypadku konkretnej oceny.

W przypadku pracy zespołowej kompetencje mogą być dzielone między członkami zespołu.

Członkowie personelu przeprowadzający wizyty, inspekcje i audyty, o których mowa w art. 10, muszą wykazać się również wiedzą, umiejętnościami i doświadczeniem w zakresie prowadzenia rozmów.

2. W celu zapewnienia właściwego stosowania ust. 1 Agencja i krajowe organy ds. bezpieczeństwa wprowadzają system zarządzania kompetencjami, który obejmuje:

a) tworzenie profili kompetencji w odniesieniu do każdego miejsca pracy, stanowiska lub funkcji;

b) zatrudnianie personelu zgodnie z ustanowionymi profilami kompetencji;

c) utrzymanie, rozwój i ocenę kompetencji personelu zgodnie z ustanowionymi profilami kompetencji.

Artykuł 14

Przegląd na podstawie art. 10 ust. 12 dyrektywy (UE) 2016/798

1. W przypadku gdy organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa wyda decyzję negatywną, która obejmuje odmowę wydania jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa, wyłączenie części sieci zgodnie z negatywną oceną, o której mowa w art. 10 ust. 7 dyrektywy (UE) 2016/798, oraz określenie ograniczeń lub warunków użytkowania innych niż te, które określono we wniosku, wnioskodawca może zażądać przeglądu decyzji.

2. Wnioskodawca składa wniosek o przegląd za pośrednictwem punktu kompleksowej obsługi i zawiera w nim wykaz wszelkich kwestii, które, jego zdaniem, nie zostały prawidłowo uwzględnione w trakcie procesu oceny bezpieczeństwa.

3. Wszelkie informacje uzupełniające przekazane po podjęciu decyzji o wydaniu lub odmowie wydania jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa nie są dopuszczalne jako materiał dowodowy.

4. Organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa w porozumieniu z krajowymi organami ds. bezpieczeństwa właściwymi dla planowanego obszaru działalności zapewniają bezstronność procesu przeglądu.

5. Proces przeglądu jest ukierunkowany na kwestie uzasadniające wydanie przez organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa decyzji sprzecznej z wnioskiem wnioskodawcy.

6. W przypadku gdy Agencja pełni funkcję organu ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa, przegląd przeprowadza się w porozumieniu z krajowymi organami ds. bezpieczeństwa właściwymi dla planowanego obszaru działalności.

7. Organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa podaje swoją decyzję dotyczącą potwierdzenia lub zmiany decyzji pierwotnej do wiadomości wszystkim stronom zaangażowanym w ocenę, w tym wnioskodawcy, za pośrednictwem punktu kompleksowej obsługi.

Artykuł 15

Przepisy przejściowe

1. W przypadku gdy krajowy organ ds. bezpieczeństwa uznaje, że nie będzie w stanie wydać certyfikatu bezpieczeństwa zgodnie z przepisami dyrektywy 2004/49/WE przed odpowiednią datą w danym państwie członkowskim, bezzwłocznie powiadamia o tym wnioskodawcę i Agencję.

2. W przypadku, o którym mowa w art. 10 ust. 8 dyrektywy (UE) 2016/798, wnioskodawca decyduje, czy wniosek powinien w dalszym ciągu być oceniany przez krajowy organ ds. bezpieczeństwa czy przeniesiony do Agencji. Wnioskodawca informuje oba te podmioty oraz stosuje się następujące zasady:

a) w przypadkach gdy wnioskodawca zdecydował się skorzystać z Agencji jako organu certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa, krajowy organ ds. bezpieczeństwa przekazuje Agencji dokumentację wniosku i wyniki oceny, których dotyczy art. 10 ust. 2 lit. a) dyrektywy 2004/49/WE. Agencja i krajowy organ ds. bezpieczeństwa współpracują ze sobą i wspierają wnioskodawcę w uzupełnieniu wniosku w celu spełnienia dodatkowych wymogów określonych w art. 9 dyrektywy (UE) 2016/798;

b) w przypadku gdy wnioskodawca zdecydował się skorzystać z krajowego organu ds. bezpieczeństwa jako organu certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa, krajowy organ ds. bezpieczeństwa kontynuuje ocenę wniosku i podejmuje decyzję w sprawie wydania jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa zgodnie z art. 10 dyrektywy (UE) 2016/798 oraz niniejszym rozporządzeniem. Organ ten wspiera wnioskodawcę w uzupełnieniu wniosku w celu spełnienia dodatkowych wymogów określonych w art. 9 dyrektywy (UE) 2016/798.

3. W przypadku wnioskodawcy zamierzającego prowadzić działalność w więcej niż jednym państwie członkowskim organem ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa jest Agencja oraz stosuje się procedurę określoną w ust. 2 lit. a).

4. We wszystkich przypadkach wnioskodawca przedkłada zmieniony wniosek po odnośnej dacie w danym państwie członkowskim za pośrednictwem punktu kompleksowej obsługi. Organ ds. certyfikacji w zakresie bezpieczeństwa wspiera wnioskodawcę w realizacji tego zadania.

4a. [2] Niezależnie od przepisów ust. 1–4 w tych państwach członkowskich, które powiadomiły Agencję i Komisję zgodnie z art. 33 ust. 2 dyrektywy (UE) 2016/798 i w których dyrektywę (UE) 2016/798 stosuje się od dnia 16 czerwca 2020 r., krajowy organ ds. bezpieczeństwa, na wniosek wnioskodawcy, kontynuuje ocenę wniosków dotyczących certyfikatów bezpieczeństwa zgodnie z dyrektywą 2004/49/WE po dniu 16 czerwca 2020 r., pod warunkiem że wyda certyfikat bezpieczeństwa przed dniem 30 października 2020 r.

W przypadku uznania przez krajowy organ ds. bezpieczeństwa, że nie będzie on w stanie wydać certyfikatu bezpieczeństwa przed dniem 30 października 2020 r., organ ten bezzwłocznie powiadamia o tym wnioskodawcę i Agencję, a ust. 2–4 mają zastosowanie.

5. Po upływie odpowiedniego terminu przedsiębiorstwo kolejowe mające siedzibę w danym państwie członkowskim, w odniesieniu do którego konieczne są przedłużenie lub aktualizacja certyfikatu bezpieczeństwa wydanego zgodnie z dyrektywą 2004/49/WE, wynikające ze zmiany rodzaju, zakresu i obszaru działalności, składa nowy wniosek dotyczący jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa za pośrednictwem punktu kompleksowej obsługi zgodnie z niniejszym rozporządzeniem.

6. W przypadku gdy obszar planowanej działalności nie ogranicza się do jednego państwa członkowskiego, jednolity certyfikat bezpieczeństwa wydany przez Agencję w okresie od dnia 16 czerwca 2019 r. do dnia 16 czerwca 2020 r. nie obejmuje sieci w żadnym z państw członkowskich, które powiadomiły Agencję i Komisję zgodnie z art. 33 ust. 2 dyrektywy (UE) 2016/798 i które nie dokonały jeszcze transpozycji tej dyrektywy i nie wprowadziły w życie swoich krajowych środków transpozycji. Krajowe organy ds. bezpieczeństwa państw członkowskich, które dokonały powyższego powiadomienia:

a) traktują jednolity certyfikat bezpieczeństwa wydany przez Agencję jako równoważny z częścią certyfikatu bezpieczeństwa wydanego zgodnie z art. 10 ust. 2 lit. a) dyrektywy 2004/49/WE;

b) od dnia 16 czerwca 2019 r. wydają certyfikaty bezpieczeństwa zgodnie z art. 10 ust. 2 lit. b) dyrektywy 2004/49/WE z okresem ważności nie dłuższym niż okres ważności jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa.

6a. [3] W przypadku gdy obszar planowanej działalności nie ogranicza się do jednego państwa członkowskiego, jednolity certyfikat bezpieczeństwa wydany przez Agencję w okresie od dnia 16 czerwca 2020 r. do dnia 30 października 2020 r. nie obejmuje sieci w żadnym z państw członkowskich, które powiadomiły Agencję i Komisję zgodnie z art. 33 ust. 2a dyrektywy (UE) 2016/798. Krajowe organy ds. bezpieczeństwa państw członkowskich, które dokonały powyższego powiadomienia:

a) traktują jednolity certyfikat bezpieczeństwa wydany przez Agencję jako równoważny z częścią certyfikatu bezpieczeństwa wydanego zgodnie z art. 10 ust. 2 lit. a) dyrektywy 2004/49/WE;

b) wydają, począwszy od dnia 16 czerwca 2020 r., certyfikaty bezpieczeństwa zgodnie z art. 10 ust. 2 lit. b) dyrektywy 2004/49/WE z okresem ważności nie dłuższym niż okres jednolitego certyfikatu bezpieczeństwa.

7. [4] W przypadkach, o których mowa w ust. 2 lit. a) oraz w ust. 6 i 6a niniejszego artykułu, krajowy organ ds. bezpieczeństwa współpracuje z Agencją i koordynuje z nią działania na rzecz oceny elementów określonych w art. 10 ust. 3 lit. a) dyrektywy (UE) 2016/798. Czyniąc to, Agencja akceptuje ocenę, o której mowa w art. 10 ust. 2 lit. a) dyrektywy 2004/49/WE, przeprowadzoną przez krajowy organ ds. bezpieczeństwa.

8. [5] W okresie od dnia 16 czerwca 2020 r. do dnia 30 października 2020 r., w państwach członkowskich, które powiadomiły Agencję i Komisję zgodnie z art. 33 ust. 2a dyrektywy (UE) 2016/798, wnioskodawcy ubiegający się o certyfikat bezpieczeństwa do celów dyrektywy 2004/49/WE mogą przedkładać krajowym organom ds. bezpieczeństwa dokumentację sporządzoną zgodnie z załącznikiem I.

Wnioski o wydanie certyfikatów bezpieczeństwa zgodnie z niniejszym rozporządzeniem są przyjmowane przez krajowe organy ds. bezpieczeństwa, o których mowa w akapicie pierwszym, do celów dyrektywy 2004/49/WE.

Artykuł 16

Uchylenie

[6] Rozporządzenie (WE) nr 653/2007 traci moc ze skutkiem od dnia 16 czerwca 2019 r.

Jednakże jest ono nadal stosowane do dnia 15 czerwca 2020 r. w odniesieniu do tych państw członkowskich, które powiadomiły Agencję i Komisję zgodnie z art. 33 ust. 2 dyrektywy (UE) 2016/798, że przedłużyły okres transpozycji tej dyrektywy, i które nie powiadomiły Agencji i Komisji zgodnie z art. 33 ust. 2a dyrektywy (UE) 2016/798.

Jest ono nadal stosowane do dnia 30 października 2020 r. w odniesieniu do tych państw członkowskich, które powiadomiły Agencję i Komisję zgodnie z art. 33 ust. 2a dyrektywy (UE) 2016/798, że przedłużyły okres transpozycji tej dyrektywy.

Artykuł 17

Wejście w życie i stosowanie

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie dwudziestego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Niniejsze rozporządzenie stosuje się od dnia 16 czerwca 2019 r. w państwach członkowskich, które nie powiadomiły Agencji i Komisji zgodnie z art. 33 ust. 2 dyrektywy (UE) 2016/798.

Niniejsze rozporządzenie stosuje się od dnia 16 czerwca 2020 r. w tych państwach członkowskich, które powiadomiły Agencję i Komisję zgodnie z art. 33 ust. 2 dyrektywy (UE) 2016/798 i które nie powiadomiły Agencji i Komisji zgodnie z art. 33 ust. 2a dyrektywy (UE) 2016/798.

Niniejsze rozporządzenie stosuje się we wszystkich państwach członkowskich od dnia 31 października 2020 r.

Jednakże art. 15 ust. 1, 2, 3 i 7 stosuje się od dnia 16 lutego 2019 r., a art. 15 ust. 6 – od dnia 16 czerwca 2019 r. – we wszystkich państwach członkowskich.

Art. 15 ust. 6a stosuje się od dnia 16 czerwca 2020 r. we wszystkich państwach członkowskich.

Art. 15 ust. 8 stosuje się od dnia 16 czerwca 2020 r. w państwach członkowskich, które powiadomiły Agencję i Komisję zgodnie z art. 57 ust. 2a dyrektywy (UE) 2016/797. [7]

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.

Sporządzono w Brukseli dnia 9 kwietnia 2018 r.