PARLAMENT EUROPEJSKI,

— uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2012,

— uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Instytutu (¹) ,

— uwzględniając zalecenie Rady z dnia 18 lutego 2014 r. (05849/2014 - C7-0054/2014),

— uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

— uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (²) , w szczególności jego art. 185,

— uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (³) , w szczególności jego art. 208,

— uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 1922/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 20 grudnia 2006 r. ustanawiające Europejski Instytut ds. Równości Kobiet i Mężczyzn (⁴) , w szczególności jego art. 15,

— uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (⁵) ,

— uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (⁶) , w szczególności jego art. 108,

— uwzględniając swoje poprzednie decyzje i rezolucje w sprawie absolutorium z wykonania budżetu,

— uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

— uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Praw Kobiet i Równouprawnienia (A7-0230/2014),

A. mając na uwadze, że zgodnie ze sprawozdaniem finansowym ostateczny budżet Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn (zwanego dalej „ Instytutem ” ) na rok budżetowy 2012 wynosił 7 741 800 EUR, co stanowi wzrost o 2,81 % w porównaniu z 2011 r., mając na uwadze, że cały budżet Instytutu pochodzi z budżetu Unii,

B. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy oświadczył, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Instytutu za rok budżetowy 2012 jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u podstaw sprawozdania zostały przeprowadzone zgodnie z prawem i prawidłowo,

Działania podjęte w następstwie udzielenia absolutorium za rok 2011

1. na podstawie informacji uzyskanych od Instytutu stwierdza, że przyjął on szereg krótkoterminowych i długoterminowych środków w celu usprawnienia planowania i wykonania budżetu, a także zagwarantowania zadowalającego wskaźnika wykonania budżetu; stwierdza, że Instytut przeprowadził także spis z natury i zmienił procedurę szacowania rozliczeń międzyokresowych oraz że Trybunał Obrachunkowy uważa te działania za „ zrealizowane ”;

Zarządzanie budżetem i finansami

2. zwraca uwagę, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2012 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 95,56 % oraz że wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 63,95 %;

3. na podstawie informacji uzyskanych od Instytutu stwierdza, że w trzecim kwartale 2014 r. Instytut planuje opracować wytyczne dotyczące monitorowania budżetowego, w tym funkcje kontroli i odstępstwa, w celu zapewnienia należytego monitorowania wdrażania budżetu i raportowania; wzywa Instytut, by powiadomił organ udzielający absolutorium o stanie zaawansowania tych działań;

4. wzywa Instytut do uwzględnienia w rocznym programie prac podczas planowania potrzeb dotyczących płatności i priorytetów budżetowych działań uzgodnionych w planie współpracy z Komisją Praw Kobiet i Równouprawnienia;

Zobowiązania i przeniesienia

5. stwierdza, że ogólny poziom przeniesień środków, na które zaciągnięto zobowiązania, obniżył się z 50 % w 2011 r. do 32 % w roku 2012; podkreśla, że przeniesienia na 2013 r. opiewają na kwotę 2 500 000 EUR i dotyczą głównie tytułu II (wydatki administracyjne), gdzie wynoszą 300 000 EUR, i tytułu III (wydatki operacyjne), gdzie wynoszą 2 100 000 EUR, co stanowi odpowiednio 23 % i 59 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tych tytułach; stwierdza, że przeniesienia w tytule II dotyczą głównie zobowiązań zaciągniętych pod koniec 2012 r. w związku z przeprowadzką do nowego budynku, która nastąpiła w styczniu 2013 r., podczas gdy przeniesienia w tytule III głównie dotyczą procedur udzielania zamówień zakończonych pod sam koniec 2012 r.; zauważa ponadto, że nie wykorzystano 7 % środków na zobowiązania przeniesionych z 2011 r. na 2012 r. i trzeba było je anulować;

Przesunięcia

6. zauważa z zadowoleniem, że zgodnie z rocznym sprawozdaniem z działalności, a także ustaleniami kontroli przeprowadzonej przez Trybunał Obrachunkowy, poziom i charakter przesunięć w 2012 r. nie wykraczają poza ramy określone w przepisach finansowych; wyraża uznanie dla Instytutu za dobre planowanie budżetowe;

Procedury przetargowe i procedury naboru

7. wzywa Instytut do ustosunkowania się do nieprawidłowości stwierdzonych przez Trybunał Obrachunkowy w dokumentacji Instytutu z procedur naboru; zauważa zwłaszcza, że brak było dowodów na to, że pytania na egzaminy pisemne i rozmowy kwalifikacyjne oraz ich wagi zostały przygotowane przed rozpoczęciem przeglądu kandydatur;

8. stwierdza z zaniepokojeniem, że Instytut nie posiada sformalizowanego planu zamówień ani procedury monitorowania; zauważa w szczególności, że jego roczny program prac nie zawiera programu zamówień powiązanego z planowanymi działaniami, który określałby optymalny zakres i harmonogram zamówień;

9. na podstawie informacji uzyskanych od Instytutu przyjmuje do wiadomości, że aby usprawnić planowanie i monitorowanie udzielania zamówień, pracuje on nad stworzeniem narzędzia do monitorowania, które będzie śledzić oczekiwane daty każdego etapu corocznej procedury zamówień; wzywa Instytut do poinformowania organu udzielającego absolutorium, kiedy w pełni wdroży to narzędzie, a do tego czasu do stałego informowania o postępach w jego opracowywaniu i wdrażaniu;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

10. uznaje, że strategia Instytutu dotycząca zapobiegania konfliktom interesów została przekazana Komisji do konsultacji w dniu 12 listopada 2013 r. ; wzywa Instytut do poinformowania organu udzielającego absolutorium o wynikach tych konsultacji i ostatecznym przyjęciu strategii zapobiegania konfliktom interesów;

11. zauważa, że życiorysy i deklaracje o braku konfliktu interesów członków zarządu, dyrektor i kadry kierowniczej wyższego szczebla nie są publicznie dostępne; wzywa Instytut do naprawy tej sytuacji w trybie pilnym;

Audyt wewnętrzny

12. na podstawie informacji uzyskanych od Instytutu stwierdza, że w 2012 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji (IAS) przeprowadziła audyt zgodnie ze strategicznym planem kontroli Instytutu; stwierdza, że kontrolą objęto wykonanie budżetu, gdzie zauważono dobre praktyki, ale wystosowano także cztery bardzo ważne zalecenia; stwierdza, że plan działania Instytutu uwzględnia zagrożenia oraz zauważa, że IAS uznał takie podejście za właściwe; stwierdza, że żadne krytyczne zalecenia nie pozostawały otwarte na dzień 31 grudnia 2012 r. ; wyraża jednak ubolewanie, że wdrożenie dwóch bardzo ważnych zaleceń z 2011 r. ulega opóźnieniu;

Wyniki

13. zwraca się do Instytutu o przedstawienie europejskim obywatelom wyników i efektów jego pracy w sposób łatwo dostępny, głównie za pośrednictwem jego strony internetowej;

14. podkreśla postępy dokonane przez Instytut, jeśli chodzi o sfinalizowanie planu zatrudnienia, co przyczyni się do jego skutecznego działania;

15. odnotowuje najważniejsze ustalenia ze sprawozdania z działalności Instytutu i podkreśla, że w 2012 r. Instytut przygotował dwa sprawozdania dla prezydencji, koncentrujące się na następujących tematach: równouprawnienie płci a zmiana klimatu i przemoc wobec kobiet a wspieranie ofiar; ponadto Instytut ukończył prace nad wskaźnikiem równości płci, rozpoczął 7 analiz i opracował internetową bazę danych o zasobach szkoleniowych w dziedzinie płci;

16. w odniesieniu do pozostałych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 3 kwietnia 2014 r. (⁷) w sprawie wyników, gospodarowania środkami finansowymi i kontroli agencji.