PARLAMENT EUROPEJSKI,

— uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2012,

— uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Urzędu (¹) ,

— uwzględniając zalecenie Rady z dnia 18 lutego 2014 r. (05849/2014 - C7-0054/2014),

— uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

— uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (²) ( „ rozporządzenie finansowe ” ), w szczególności jego art. 185,

— uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (³) , w szczególności jego art. 208,

— uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 178/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 28 stycznia 2002 r. ustanawiające ogólne zasady i wymagania prawa żywnościowego, powołujące Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności oraz ustanawiające procedury w zakresie bezpieczeństwa żywności (⁴) , w szczególności jego art. 44,

— uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (⁵) ,

— uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (⁶) , w szczególności jego art. 108,

— uwzględniając swoje poprzednie decyzje i rezolucje w sprawie absolutorium z wykonania budżetu,

— uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

— uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Ochrony Środowiska Naturalnego, Zdrowia Publicznego i Bezpieczeństwa Żywności (A7-0219/2014),

A. mając na uwadze, że zgodnie ze sprawozdaniem finansowym ostateczny budżet Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności (zwanego dalej „ Urzędem ” ) na rok budżetowy 2012 zamknął się kwotą 78 279 000 EUR, co stanowi wzrost o 1,25 % w porównaniu z 2011 r.; mając na uwadze, że kwota ta stanowi 0,056 % ogólnego budżetu Unii; mając na uwadze, że budżet Urzędu jest w całości finansowany z budżetu Unii,

B. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Urzędu za rok budżetowy 2012 jest wiarygodne, a transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe,

Działania podjęte w następstwie udzielenia absolutorium za rok 2011

1. zauważa na podstawie sprawozdania Trybunału Obrachunkowego, że działania naprawcze podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami są „ w trakcie realizacji ”;

2. na podstawie informacji uzyskanych od Urzędu uznaje, że:

— skutkiem wprowadzenia udoskonaleń w planowaniu budżetowym jest mniejsza liczba przesunięć z rozdziału do rozdziału i z tytułu I do tytułu II w porównaniu z poprzednim rokiem budżetowym (przesunięcia zmalały z 6,81 % do 2,75 % ogólnego budżetu),

— aby poprawić zarządzanie sytuacjami konfliktu interesów, Urząd przyjął w grudniu 2011 r. nową strategię w sprawie niezależności i procesu podejmowania decyzji naukowych, a następnie przyjął przepisy wykonawcze w marcu 2012 r.,

— aby pracownicy Urzędu nie mogli bezpośrednio przechodzić z Urzędu na podobne stanowisko pracy w branży lub w powiązanej grupie lobbystycznej, i na odwrót, Urząd wdrożył decyzję dyrektora zarządzającego, na mocy której pracownicy, którzy odchodzą z Urzędu, są zobowiązani przez okres dwóch lat po odejściu ze służby informować pracodawcę o negocjacjach z przyszłymi pracodawcami oraz o każdej zmianie okoliczności związanych z ich stanowiskiem; zauważa, że dyrektor zarządzający może wydać pozwolenie lub pozwolenie warunkowe na taką działalność lub nie wydać na nią pozwolenia;

Zarządzanie budżetem i finansami

3. zwraca uwagę, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2012 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 99,30 % oraz że wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 88,00 %; zwraca uwagę, że w porównaniu z rokiem 2011 środki, na które zaciągnięto zobowiązania i które wypłacono w 2012 r., wzrosły odpowiednio o 2,1 % i 8,6 %;

4. dostrzega, że przeprowadzka Urzędu do nowego budynku umożliwiła oszczędności w wysokości 3 940 000 EUR, które to środki przeznaczono na działalność operacyjną, jak np. współpraca naukowa i rekrutacja personelu naukowego;

Wiarygodność rozliczeń

5. zauważa, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził w rocznym sprawozdaniu z kontroli za 2012 r., że zatwierdzenie systemów księgowych przez księgowego Urzędu obejmuje centralne systemy ABAC i SAP, ale nie obejmuje systemów lokalnych ani niezawodności wymiany danych pomiędzy systemami centralnymi i lokalnymi, co stanowi ryzyko dla wiarygodności danych księgowych; uznaje, że ryzyko to nie zmaterializowało się w postaci zastosowania niedokładnych danych przez księgowego Urzędu; oczekuje jednak, że Urząd włączy swoje lokalne systemy do procesu zatwierdzania przez księgowego;

Zobowiązania i przeniesienia

6. zauważa, że w wyniku rocznej kontroli przeprowadzonej przez Trybunał Obrachunkowy stwierdzono wysoki poziom przeniesień środków, na które zaciągnięto zobowiązania, w tytule II ( 2 300 000 EUR), co stanowi 22 % środków ujętych w tytule II, oraz w tytule III ( 5 600 000 EUR), co stanowi 30 % środków ujętych w tytule III; uznaje, że w tytule II przeniesienia dokonane zgodnie z planem zarządzania Urzędu lub związane z płatnościami, które zostały wstrzymane z przyczyn niezależnych od Urzędu, opiewały na kwotę 1 100 000 EUR; zauważa, że w tytule III przeniesienia dokonane zgodnie z planem zarządzania Urzędu opiewały na kwotę 2 100 000 EUR, a kwotę 830 000 EUR przeniesiono z przyczyn niezależnych od Urzędu; przypomina Urzędowi, że powinien przestrzegać zasady jednoroczności;

Przesunięcia

7. z zadowoleniem zauważa, że zgodnie z rocznym sprawozdaniem z działalności i ustaleniami kontroli przeprowadzonej przez Trybunał Obrachunkowy poziom i charakter przesunięć w roku 2012 nie wykraczają poza ramy określone w przepisach finansowych; wyraża uznanie dla Urzędu za dobre planowanie budżetowe;

Procedury przetargowe i procedury naboru

8. zauważa, że w odniesieniu do 2012 r. ani wybrane do kontroli transakcje, ani inne ustalenia kontroli nie dały podstaw do sformułowania przez Trybunał Obrachunkowy w rocznym sprawozdaniu z kontroli jakichkolwiek uwag dotyczących procedur przetargowych Urzędu;

9. zauważa, że w swoim rocznym sprawozdaniu z kontroli za 2012 r. Trybunał Obrachunkowy nie przedstawił uwag dotyczących procedur naboru prowadzonych przez Urząd;

10. podkreśla, że spośród 355 dostępnych stanowisk 342 zostały obsadzone, a do końca 2012 r. Urząd zatrudnił 124 pracowników kontraktowych i oddelegowanych ekspertów krajowych; przyjmuje do wiadomości lepszy poziom zatrudnienia w Urzędzie w porównaniu z rokiem 2011;

11. docenia znaczenie interesu publicznego dla procesu podejmowania przez Urząd decyzji, który odbywa się w ramach ustanowionej na mocy przepisów prawnych roli Urzędu i jego obowiązków; przyjmuje do wiadomości, że Urząd przeznacza obecnie 70 % swych zasobów personalnych na działalność naukową, ocenę i gromadzenie danych; zachęca Urząd do dalszych postępów w tym zakresie;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

12. jest zdania, że obowiązująca w Urzędzie procedura oceny ewentualnych konfliktów interesów, w ramach której deklaracje o braku konfliktu interesów są sprawdzane przez kierowników działów i co do zasady poddawane indywidualnej ocenie, jest uciążliwa i podlega krytyce, przez co powstają wątpliwości co do jej wiarygodności i skuteczności; zauważa z zaniepokojeniem, że nawet przegląd tej procedury nie pomógł w rozproszeniu obaw dotyczących bezstronności ekspertów Urzędu; wzywa Urząd do zaproponowania uproszczonej procedury, która będzie się cechowała mniejszym stopniem niepewności i będzie służyła do potwierdzenia zasadności oraz usprawnienia tego procesu, a tym samym pozwoli na oszczędność zasobów ludzkich i pieniędzy, jednak nie zagrozi nowo ustalonym standardom w zakresie ujawniania konfliktów interesów i zapobiegania im;

13. z zadowoleniem przyjmuje postępy poczynione przez Urząd w zakresie polityki dotyczącej konfliktów interesów; wzywa Urząd do kontynuowania wysiłków w tej dziedzinie oraz do przeznaczania na nią wystarczających zasobów finansowych i kadrowych, a także do rozważenia możliwości wyznaczenia pracowników, którzy zajmowaliby się w szczególności sprawdzaniem, czy występują konflikty interesów;

14. z zaniepokojeniem zauważa, że Urząd stosuje mniej rygorystyczną politykę zapobiegania konfliktom interesów w stosunku do ekspertów z organizacji zajmujących się bezpieczeństwem żywności, ponieważ stosowany przez Urząd wykaz, w którym wymieniono te organizacje, obejmuje instytuty mianowane przez państwa członkowskie i współfinansowane przez partnerów prywatnych lub nieujawnionych, co może stwarzać luki;

15. uważa, że Urząd powinien stosować dwuletni okres karencji w przypadku wszelkich istotnych interesów związanych z komercyjnym sektorem rolno-spożywczym, które obejmują finansowanie badań, umowy o usługi doradcze oraz stanowiska decyzyjne w organizacjach podporządkowanych danej branży;

16. uważa, że w szczególności do interesów finansowych należy podchodzić z największą starannością, a eksperci powinni oświadczać, czy ich interesy były źródłem wynagrodzenia czy nie; jest zdania, że jeżeli tak było, należy określić kwotę; wyraża opinię, że Urząd nie powinien akceptować obecnej praktyki polegającej na tym, że eksperci nie przyznają się do swoich interesów, np. poprzez użycie wyrażenia „ spółka prywatna ”;

17. uważa, że w celu uniknięcia niewłaściwego wpływu wykaz ten należy poddać przeglądowi i wykreślić z niego organizacje, które otrzymują ponad 50 % swoich środków finansowych ze źródeł innych niż publiczne; zauważa, że obecnie sytuacja taka ma miejsce tylko w przypadku organizacji mianowanych przez Komisję, natomiast państwa członkowskie stosują własne kryteria; jest zdania, że powinno się umożliwić ekspertom współpracę z Urzędem, pod warunkiem że spełniają oni uprzednio ustanowione kryteria; wyraża jednak opinię, że statusem organizacji zajmujących się bezpieczeństwem żywności nie należy obejmować organizacji i instytucji, które otrzymują ponad 50 % swoich środków finansowych ze źródeł prywatnych;

18. docenia, że w ostatnim kwartale 2013 r. Urząd rozpoczął przegląd procesu wdrażania strategii w sprawie niezależności oraz że wyniki będą dostępne w październiku 2014 r.; uważa, że obowiązujące obecnie formularze deklaracji o braku konfliktu interesów można jeszcze bardziej udoskonalić, przy czym powinny one zawierać m.in. następujące informacje: (i) czy zadeklarowane interesy były źródłem wynagrodzenia; (ii) kwotę wynagrodzenia; (iii) udział w konferencjach branżowych oraz instytucję/osobę pokrywającą koszty;

19. ubolewa, że zarząd odmówił wyboru przewodniczącego i wiceprzewodniczących w głosowaniu jawnym mimo odpowiedniego zalecenia organu udzielającego absolutorium oraz oczekuje pod tym względem większej przejrzystości w przyszłych procedurach wyboru;

20. zauważa, że Urząd podjął usystematyzowany dialog ze społeczeństwem obywatelskim na temat kwestii dotyczących konfliktów interesów; postrzega to jako pozytywną zmianę i wzywa Urząd do zadbania o regularność tego usystematyzowanego dialogu w przyszłości;

21. uważa, że Urząd powinien nadal zwracać uwagę na opinię publiczną i w jak największym stopniu zobowiązać się do prowadzenia otwartego i przejrzystego dialogu; z zadowoleniem przyjmuje przepisy wykonawcze do strategii w sprawie niezależności i naukowych procesów decyzyjnych przyjętej w grudniu 2011 r. przez zarząd Urzędu; w tym kontekście z zadowoleniem przyjmuje lepsze przedstawianie i dostępność informacji oraz dokumentów na stronie internetowej Urzędu;

Audyt wewnętrzny

22. na podstawie informacji uzyskanych od Urzędu uznaje, że w następstwie ocen ryzyka wysokiego szczebla przeprowadzonych przez zewnętrznego konsultanta w 2012 r. i przez Służbę Audytu Wewnętrznego Komisji w lutym 2013 r. zidentyfikowano szereg potencjalnych krytycznych zagrożeń w mechanizmach kontrolnych Urzędu, zwłaszcza w dziedzinie zarządzania danymi, ciągłości działania i bezpieczeństwa informatycznego; zauważa, że w 2012 r. Urząd rozpoczął proces kompleksowej samooceny swojego systemu kontroli wewnętrznej oraz że proces wdrażania działań naprawczych jest w trakcie realizacji; oczekuje, że Urząd poinformuje organ udzielający absolutorium o wynikach wdrażania działań naprawczych;

Wyniki

23. zwraca się do Urzędu o przedstawienie europejskim obywatelom wyników i efektów jego pracy w sposób łatwo dostępny, głównie za pośrednictwem jego strony internetowej;

24. w odniesieniu do pozostałych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 3 kwietnia 2014 r. (⁷) w sprawie wyników, gospodarowania środkami finansowymi i kontroli agencji.