PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiego Urzędu Policji za rok budżetowy 2011,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące rocznego sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Policji za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Urzędu (¹),

– uwzględniając zalecenie Rady z dnia 12 lutego 2013 r. (05753/2013 – C7-0041/2013),

– uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (²), w szczególności jego art. 185,

– uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (³), w szczególności jego art. 208,

– uwzględniając decyzję Rady 2009/371/WSiSW z dnia 6 kwietnia 2009 r. ustanawiającą Europejski Urząd Policji (Europol) (⁴), w szczególności jej art. 43,

– uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (⁵), w szczególności jego art. 94,

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A7-0083/2013),

A. mając na uwadze, że Europejski Urząd Policji (zwany dalej „Urzędem”) z siedzibą w Hadze został ustanowiony decyzją Rady (decyzja 2009/371/WSiSW),

B. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe za rok budżetowy 2011 jest wiarygodne, a transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe,

C. mając na uwadze, że rok 2011 był drugim rokiem, w którym Urząd prowadził działalność finansową jako agencja Unii,

D. mając na uwadze, że budżet ogólny Urzędu na 2011 r. wynosił 84 771 084,01 EUR, co jest kwotą o 7,69 % niższą w porównaniu z budżetem na 2010 r., wynoszącym 91 830 691,75 EUR,

E. mając na uwadze to, że w dniu 10 maja 2012 r. Parlament udzielił dyrektorowi Urzędu absolutorium z wykonania budżetu Urzędu za rok budżetowy 2010 (⁶), a w swojej rezolucji dołączonej do decyzji w sprawie absolutorium między innymi:

– wezwał Urząd do przyjęcia przepisów wykonawczych do regulaminu pracowniczego (i powiązanych instrumentów wewnętrznych) oraz do przygotowania ram szkolenia i rozwoju,

– wezwał Urząd, aby w swoim rocznym programie prac zawarł ogólne informacje dotyczące planowanych zamówień publicznych, które mogłyby służyć jako „ decyzja finansowa”, wymagana na mocy przepisów wykonawczych do ramowego rozporządzenia finansowego,

– wezwał Urząd do zakończenia procesu przekładania jego deklaracji misji organizacyjnej na zwięzły opis zadań i celów departamentów i wydziałów,

F. mając na uwadze, że w marcu 2011 r. Urząd podpisał umowę o korzystanie z przestrzeni biurowej z państwem członkowskim, w którym ma siedzibę, a w czerwcu 2011 r. przeniósł się do nowego budynku,

G. mając na uwadze, że wkład Unii do budżetu Urzędu na rok 2011 wyniósł 83 469 000 EUR,

H. mając na uwadze, że wynik budżetowy Urzędu w 2011 r. był dodatni i wyniósł 6 938 170,36 EUR (po odjęciu różnic kursowych w wysokości 10 632,56 EUR),

1. uważa, że należy dalej analizować elementy wspólne dla Urzędu i Europejskiego Kolegium Policyjnego; ponawia swój apel do Komisji, aby przygotowała kompleksową ocenę skutków ewentualnego połączenia tych dwóch agencji, określając koszty i korzyści takiego działania, mając na względzie uzupełniające się wzajemnie elementy w Urzędzie i Europejskim Kolegium Policyjnym oraz potencjalną synergię, a także aby dokonała oceny, czy połączenie takie mogłoby doprowadzić do ekonomii skali i optymalizacji wyników w ramach współpracy transgranicznej w walce z przestępczością;

Zarządzanie budżetem i finansami

2. stwierdza, że w 2011 r. Urząd rozdysponował odpowiednio 99,1 %, 75 % i 95,1 % środków otrzymanych w tytule I (Wydatki na personel), tytule II (Wydatki administracyjne) i tytule III (Wydatki operacyjne); stwierdza, że jeśli chodzi o dokonane płatności wskaźnik wykonania Urzędu wynosi 96,8 % w tytule I, 33,8 % w tytule II i 47,1 % w tytule III; przyjmuje do wiadomości oświadczenie Urzędu, zgodnie z którym koszty związane z nową siedzibą wywarły istotny wpływ na wskaźnik wykonania w tytule II i III, który bez tego czynnika wyniósłby odpowiednio 53 % i 58 %; wzywa jednak Urząd do wprowadzenia specjalnych środków w celu poprawy procedury budżetowej i wskaźnika wykonania płatności w przypadku wydatków administracyjnych i operacyjnych;

3. przyjmuje do wiadomości oświadczenie Urzędu, że zaoszczędził on 2,6 mln EUR z przyznanego mu na rok 2011 budżetu dzięki ograniczeniu liczby posiedzeń zarządu oraz kosztów tłumaczeń przy jednoczesnej modernizacji zdolności wewnętrznych w celu zaspokojenia zwiększonego popytu na świadczone przez Urząd usługi;

4. odnotowuje, że zgodnie ze sprawozdaniem Trybunału Obrachunkowego w 2010 r. konieczne było umorzenie ponad 1,6 mln EUR, a w roku 2011 umorzono kwotę 1,9 mln EUR (9 % środków przeniesionych z 2010 r.); zwraca ponadto uwagę, że w 2011 r. przeniesiono również znaczne kwoty środków na zobowiązania, w tym 4,2 mln EUR (41 %) w przypadku tytułu II („wydatki administracyjne” ) i 10,6 mln EUR (46 %) w przypadku tytułu III („wydatki operacyjne”); wzywa Urząd do poinformowania organu udzielającego absolutorium o działaniach podjętych w celu zaradzenia tym problemom, ponieważ wysoki poziom przeniesionych i umorzonych środków sugeruje trudności z planowaniem lub realizacją działalności Urzędu;

5. zauważa, że według sprawozdania Trybunału Obrachunkowego wskaźnik płatności w odniesieniu do zobowiązań był niski i wyniósł 34 % w przypadku tytułu II i 45 % w przypadku tytułu III; wzywa Urząd do poinformowania organu udzielającego absolutorium o działaniach podjętych w celu zaradzenia temu problemowi, ponieważ niski wskaźnik płatności stanowi naruszenie budżetowej zasady jednoroczności;

6. przyjmuje do wiadomości sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące rocznego sprawozdania finansowego funduszu emerytalnego Urzędu (⁷) za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Funduszu; wzywa Urząd, aby informował Parlament o decyzjach dotyczących przyszłości funduszu emerytalnego;

Aktywa

7. zauważa na podstawie sprawozdania Trybunału Obrachunkowego, że stwierdzono uchybienia w zakresie fizycznej weryfikacji i ewidencjonowania aktywów przed przeprowadzką do nowej siedziby i po tej przeprowadzce; jest ponadto zaniepokojony faktem, że polisy ubezpieczeniowe nie odzwierciedlają wartości posiadanych przez Urząd aktywów; przed przeprowadzką aktywa netto były nadubezpieczone na około 17 mln EUR, natomiast w momencie audytu były niedoubezpieczone na około 21 mln EUR;

System zatwierdzania

8. stwierdza na podstawie sprawozdania Trybunału Obrachunkowego, że system księgowy nie został w pełni zatwierdzony przez księgowego, co jednak nie wpłynęło na poprawność i legalność rozliczeń; z zadowoleniem przyjmuje przeprowadzony w 2011 r. przez Służbę Audytu Wewnętrznego (IAS) Komisji audyt procesów dotyczących planowania i budżetu, który potwierdził poprawę sytuacji w tym zakresie;

Procedury rekrutacyjne

9. zauważa, że według sprawozdania Trybunału Obrachunkowego Urząd mógłby poprawić przejrzystość procedur rekrutacji; wzywa Urząd do wyjaśnienia ewentualnych niedociągnięć w zakresie procedury rekrutacji; uważa, że niektóre przepisy regulaminu pracowniczego mogą powodować znaczne obciążenie administracyjne;

Regulamin finansowy

10. odnotowuje, że według sprawozdania Trybunału Obrachunkowego regulamin finansowy Urzędu odsyła do szczegółowych przepisów i procedur określonych w przepisach wykonawczych Urzędu, chociaż przepisy te nie zostały jeszcze przyjęte; wzywa Urząd do informowania organu udzielającego absolutorium o aktualnej sytuacji związanej z przyjęciem wspomnianych przepisów wykonawczych;

11. z zadowoleniem przyjmuje sporządzone w 2011 r. sprawozdanie z kontroli przeprowadzonej przez Służbę Audytu Wewnętrznego, dotyczące planowania operacyjnego i budżetowania w Urzędzie; przyjmuje do wiadomości zalecenie, zgodnie z którym Urząd powinien wyjaśnić porządek pierwszeństwa terminów; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Urząd podjął kroki w celu zastosowania się do tego zalecenia;

Audyt wewnętrzny

12. przypomina, że Służba Audytu Wewnętrznego (IAS) przeprowadziła w 2011 r. audyt mający na celu dokonanie oceny odpowiedniości i skuteczności wewnętrznego systemu procedur Urzędu dotyczących planowania i budżetu; zauważa ponadto, że zakres tego audytu nie obejmował planowania zamówień publicznych;

13. z zadowoleniem przyjmuje wnioski IAS, zgodnie z którymi stosowany system kontroli wewnętrznej zapewnia wystarczające gwarancje osiągnięcia celów biznesowych określonych dla procesów planowania i procesów budżetowych;

14. zwraca uwagę, że IAS uznała następujące obszary za obszary wysokiego ryzyka:

– zarządzanie ciągłością działania,

– zarządzanie wymaganiami, system zarządzania projektami i zaangażowanie zainteresowanych podmiotów,

– kompetencje personelu,

– zależność od poszczególnych osób i transfer wiedzy,

wzywa Urząd do zastosowania się do wszystkich zaleceń IAS, aby poprawić sytuację w tych obszarach, a także do poinformowania organu udzielającego absolutorium o podjętych działaniach;

15. jeżeli chodzi o inne uwagi towarzyszące decyzji o udzieleniu absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 17 kwietnia 2013 r. (⁸) w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.