PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2011,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedzią Instytutu (¹),

– uwzględniając zalecenie Rady z dnia 12 lutego 2013 r. (05753/2013 – C7-0041/2013),

– uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (²), w szczególności jego art. 185,

– uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (³), w szczególności jego art. 208,

– uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 294/2008 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 11 marca 2008 r. ustanawiające Europejski Instytut Innowacji i Technologii (⁴), w szczególności jego art. 21,

– uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (⁵), w szczególności jego art. 94,

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A7-0108/2013),

A. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii („Instytut”) za rok budżetowy 2011 jest wiarygodne, a transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe,

B. mając na uwadze, że Instytut, mający siedzibę w Budapeszcie, ustanowiono rozporządzeniem (WE) nr 294/2008,

C. mając na uwadze, że w dniu 8 czerwca 2011 r. Komisja Europejska przyznała Instytutowi autonomię finansową,

D. mając na uwadze, że rok 2011 to pierwszy rok, za który Trybunał Obrachunkowy publikuje sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Instytutu, mając na uwadze, że kontroli podlegał okres od dnia 8 czerwca do dnia 31 grudnia 2011 r.,

E. mając na uwadze, że całkowity budżet Instytutu na rok 2011 wynosił 64 294 640 EUR,

F. mając na uwadze, że dotacje stanowią około 90 % budżetu Instytutu i ich wpływ na wykonanie budżetu jest wobec tego znaczący, mając na uwadze, że dotacje dla wspólnot wiedzy i innowacji wyniosły 56 847 080 EUR,

G. mając na uwadze, że zgodnie z rozporządzeniem ustanawiającym, budżet Instytutu na rok 2011 został sfinansowany z dofinansowania przyznanego przez Unię, wkładów z państw członkowskich Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (EFTA) oraz wkładu z przyjmującego państwa członkowskiego,

H. mając na uwadze, że Instytut podpisał umowę o siedzibie z Republiką Węgierską w dniu 23 marca 2010 r.,

I. mając na uwadze, że na koniec 2011 r. Instytut zanotował ujemny wynik budżetu w wysokości 1 824 955,81 EUR (⁶); mając na uwadze, że Instytut uznaje ten wynik za składnik aktywów warunkowych; mając na uwadze, że zgodnie z wytycznymi wydanymi przez wydział rachunkowości Komisji Europejskiej ujemne wyniki budżetu nie powinny być zapisywane jako wierzytelność wobec Komisji, ponieważ przenoszone kwoty są zazwyczaj anulowane częściowo,

J. mając na uwadze, że w 2010 i 2011 r. Instytut i jego partnerska Dyrekcja Generalna ds. Edukacji i Kultury pracowały razem w celu ustanowienia odpowiednich struktur wewnętrznych i procedur umożliwiających Instytutowi zarządzanie funduszami Unii zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami oraz w spełnienie minimalnych warunków jego autonomii finansowej, mając na uwadze, że warunki (⁷) te określono jako ustanawiające:

– skuteczny rozdział obowiązków urzędnika zatwierdzającego i księgowego,

– funkcjonujący system rachunkowości umożliwiający weryfikację wykorzystania funduszy i jego odzwierciedlenia w sprawozdaniu finansowym Unii,

– odpowiednią procedurę płatności zapewniającą należyte zarządzanie finansami Unii,

1. z zadowoleniem przyjmuje sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Instytutu za rok budżetowy 2011;

Zarządzanie budżetem i finansami

2. przypomina na podstawie sprawozdania finansowego, że całkowity budżet Instytutu na rok 2011 wynosił 64 294 640 EUR,

3. na podstawie sprawozdania finansowego stwierdza, że budżet Instytutu w 2011 r. na okres autonomii finansowej (czerwiec–grudzień) wynosił 9 794 873,70 EUR;

4. na podstawie sprawozdania finansowego zauważa, że wkład Unii wynosił 8 234 873,70 EUR na okres autonomii finansowej; zauważa ponadto, że wkład ten obejmuje 191 433,87 EUR wniesione przez państwa członkowskie EFTA, wkład pobierany przez Komisję, która przekazuje go Instytutowi razem z dotacją Unii;

5. przypomina, że Instytut w dniu 23 marca 2010 r. podpisał z Republiką Węgierską umowę o siedzibie; przypomina, że zgodnie z umową przyjmujące państwo członkowskie podejmuje się pokrywania części kosztów osobowych Instytutu w postaci kosztów wynagrodzeń 20 pracowników w ciągu pięciu lat; zauważa ponadto, że wkład z 2011 r. jest wypłacany w pięciu rocznych transzach w wysokości 1 560 000 EUR;

System rachunkowości

6. stwierdza na podstawie rocznego sprawozdania finansowego, że w dniu 8 czerwca 2011 r. Instytut wprowadził system zarządzania oparty na rachunkowości memoriałowej ABAC, z którego korzysta także Komisja do prowadzenia rachunkowości budżetowej; zauważa ponadto, że w dniu 8 czerwca 2011 r. moduł ABAC Umowy zapewniał system zarządzania umowami;

7. zauważa na podstawie rocznego sprawozdania finansowego, że w celu prowadzenia rachunkowości ogólnej Instytut w dniu 8 czerwca 2011 r. wdrożył SAP, z którego korzysta także Komisja i który jest bezpośrednio powiązany z ABAC; zauważa ponadto, że w okresie od dnia 1 stycznia do dnia 7 czerwca 2011 r. Instytut korzystał z systemu rachunkowości swojej partnerskiej DG;

8. zauważa na podstawie rocznego sprawozdania finansowego, że od dnia 19 grudnia 2011 r. system zarządzania aktywami zapewniał moduł ABAC Aktywa;

Zobowiązania

9. wnioskuje na podstawie rocznego sprawozdania finansowego (⁸), że wskaźnik wykonania za cały rok wynosi 97,21 % dla środków na zobowiązania, 83,83 % dla środków na płatności i 67,33 % dla płatności w ramach zobowiązań;

10. zauważa, że wskaźnik wykonania w okresie autonomii finansowej wynosi 92,81 % dla środków na zobowiązania, 24,70 % dla środków na płatności w ramach zobowiązań i 11,48 % dla płatności w ramach zobowiązań; wzywa Instytut do powiadomienia organu udzielającego absolutorium o działaniach, które Instytut podejmie z myślą o poprawie tych wskaźników, gdyż niskie wskaźniki wykonania wskazują na trudności w planowaniu i wykonaniu budżetu;

11. zauważa, że wskaźnik wykonania w przypadku zobowiązań z tytułu I („Wydatki osobowe” ) za cały rok wynosi 73,28 %, a wskaźnik wykonania płatności w ramach zaciągniętych zobowiązań wynosi 92,79 %;

12. zauważa, że wskaźnik wykonania w przypadku zobowiązań z tytułu I („Wydatki osobowe”) za okres autonomii finansowej wynosi 63,36 %, a wskaźnik wykonania płatności w ramach zaciągniętych zobowiązań wynosi 88,56 %; wzywa Instytut do powiadomienia organu udzielającego absolutorium o działaniach, które Instytut podejmie z myślą o poprawie tych wskaźników, gdyż niskie wskaźniki wykonania wskazują na trudności w planowaniu i wykonaniu budżetu;

13. w oparciu o roczne sprawozdanie finansowe stwierdza, że wskaźnik wykonania zobowiązań z tytułu II („Wydatki administracyjne” ) wynosi 72,41 % na koniec roku 2011, a w przypadku środków na płatności wynosi 47,77 %; wzywa Instytut do powiadomienia organu udzielającego absolutorium o działaniach, które Instytut podejmie z myślą o poprawie tych wskaźników, gdyż niskie wskaźniki wykonania wskazują na trudności w planowaniu i wykonaniu budżetu;

14. zauważa, że wskaźnik wykonania w przypadku zobowiązań z tytułu II („Wydatki administracyjne” ) za okres autonomii finansowej wynosi 70,32 %, a wskaźnik wykonania płatności w ramach zaciągniętych zobowiązań wynosi 42,13 %; wzywa Instytut do powiadomienia organu udzielającego absolutorium o działaniach, które Instytut podejmie z myślą o poprawie tych wskaźników, gdyż niskie wskaźniki wykonania wskazują na trudności w planowaniu i wykonaniu budżetu;

15. zauważa, że wskaźnik wykonania w przypadku zobowiązań z tytułu III („Wydatki operacyjne”) za cały rok wynosi 99,32 %, a wskaźnik wykonania płatności w ramach zaciągniętych zobowiązań wynosi 66,39 %; zauważa ponadto, że wskaźnik wykonania zobowiązań dla obydwu dotacji dla wspólnot wiedzy i innowacji oraz Fundacji Instytutu wynosi 100 %, a wskaźnik 66,39 % w przypadku wydatków z tytułu zobowiązań dla wydatków operacyjnych wynika z tego, że nie wykonano płatności zaliczkowych dla dodatkowych dotacji pochodzących z drugiej wpłaty w sierpniu;

16. zauważa, że wskaźnik wykonania w przypadku zobowiązań z tytułu III („ Wydatki operacyjne”) za okres autonomii finansowej wynosi 98,09 %, a wskaźnik wykonania płatności w ramach zaciągniętych zobowiązań jest bardzo niski i wynosi 3,46 %; wzywa Instytut do powiadomienia organu udzielającego absolutorium o działaniach, które Instytut podejmie z myślą o poprawie tych wskaźników, gdyż niskie wskaźniki wykonania wskazują na trudności w planowaniu i wykonaniu budżetu;

17. odnotowuje uwagę Trybunału Obrachunkowego, że umowy o dotację, w ramach których płatności dokonano w 2011 r., były systematycznie podpisywane przez Komisję Europejską (Dyrekcja Generalna ds. Edukacji i Kultury) oraz przez Instytut dopiero po zrealizowaniu większości działań; zauważa ponadto, że od września do grudnia 2011 r. Instytut dokonał płatności końcowych w wysokości 4 200 000 EUR związanych z trzema umowami o dotację, które podpisano długo po rozpoczęciu działalności; wzywa Instytut do powiadomienia organu udzielającego absolutorium o działaniach, które Instytut podejmie z myślą o zaradzeniu temu uchybieniu, ponieważ praktyka ta jest wątpliwa z punktu widzenia należytego zarządzania finansami;

Środki przeniesione

18. zauważa, że kwota w wysokości 4 500 000 EUR z tytułu środków na płatności została przeniesiona do pozycji budżetu 3 100 (dotacje dla wspólnot wiedzy i innowacji) z 2010 na 2011 r.; zauważa, że zapłacono 3 780 634,25 EUR, co oznacza wskaźnik wykonania płatności w ramach zaciągniętych zobowiązań w wysokości 84,01 % na koniec roku 2011;

19. zauważa, że 21 903 441,85 EUR środków zostało automatycznie przeniesione z 2011 na 2012 w następujący sposób: 0,97 % w przypadku wydatków osobowych, 2,25 % w przypadku wydatków administracyjnych i największą część, 96,79 %, w przypadku wydatków operacyjnych; apeluje do Instytutu, by powiadomił organ udzielający absolutorium o działaniach podjętych, by usunąć to niedociągnięcie, ponieważ wysoki poziom przeniesionych środków narusza zasadę jednorocznego charakteru budżetu;

20. zauważa, że 3 778 942,31 EUR środków na płatności przeniesiono nieautomatycznie z 2011 na 2012 r., ponieważ na koniec 2011 r. Instytut miał kilka zobowiązań odnoszących się do obowiązków należycie zaciągniętych, w przypadku których nie wykonano płatności ani płatności częściowej w 2011 r.; wzywa Instytut do informowania organu udzielającego absolutorium o działaniach podjętych w celu naprawienia tego niedociągnięcia;

Procedury rekrutacyjne

21. zauważa na podstawie rocznego sprawozdania z działalności, że na koniec 2011 r. było zapełnionych 40 stanowisk (23 pracowników zatrudnionych na czas określony i 17 pracowników kontraktowych), co oznacza wzrost o 66 % w porównaniu z 24 stanowiskami zapełnionymi na koniec 2010 r.;

22. zauważa, że poza zwiększeniem liczby pracowników wprowadzono we wrześniu 2011 r. nową strukturę organizacyjną, tak by przypisać odpowiednią liczbę pracowników w celu wykonywania zadań administracyjnych i horyzontalnych, planowania budżetu i jego wykonania, zarządzania zasobami ludzkimi, księgowości i audytu wewnętrznego, tworząc w ten sposób solidną usługową bazę wspierającą Instytut;

23. z rocznego sprawozdania z działalności wnosi, że nowy dyrektor Instytutu rozpoczął urzędowanie w dniu 1 lipca 2011 r.,

24. odsyła, w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji o udzieleniu absolutorium, które mają charakter przekrojowy, do swojej rezolucji z dnia 17 kwietnia 2013 r. (⁹) w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.