PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2011,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego na temat rocznego sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Instytutu (¹),

– uwzględniając zalecenie Rady z dnia 12 lutego 2013 r. (05753/2013 – C7-0041/2013),

– uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (²), w szczególności jego art. 185,

– uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (³), w szczególności jego art. 208,

– uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 1922/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 20 grudnia 2006 r. ustanawiające Europejski Instytut ds. Równości Kobiet i Mężczyzn (⁴), w szczególności jego art. 14,

– uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (⁵), w szczególności jego art. 94,

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Praw Kobiet i Równouprawnienia (A7-0081/2013),

A. mając na uwadze, że Europejski Instytut ds. Równości Kobiet i Mężczyzn (Instytut) został ustanowiony na podstawie rozporządzenia (WE) nr 1922/2006 i uzyskał niezależność z dniem 15 czerwca 2010 r.,

B. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie roczne Instytutu za rok budżetowy 2011 jest wiarygodne, a transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe,

C. mając na uwadze, że rok 2011 był pierwszym pełnym rokiem działania Instytutu, jako że uzyskał on niezależność finansową i administracyjną w czerwcu 2010 r.,

D. mając na uwadze, że struktura Instytutu opiera się na mandacie i zadaniach określonych w podstawowym rozporządzeniu ustanawiającym agencję oraz na celach zatwierdzonych przez radę zarządzającą Instytutu w średnioterminowym programie prac na lata 2010–2012, jak i w rocznym programie prac,

E. mając na uwadze, że ogólny budżet Instytutu na rok budżetowy 2011 wynosił 7 530 000 EUR w porównaniu z ogólnym budżetem w wysokości 5 678 123,09 EUR na rok budżetowy 2010 r., co stanowi wzrost o 32,6 %; mając na uwadze, że budżet Instytutu jest w całości finansowany z wkładu Unii,

F. mając na uwadze, że pod koniec 2011 r., pod odjęciu różnic wynikających z kursu wymiany w wysokości 2 650,64 EUR, Instytut odnotował pozytywny wynik budżetowy w wysokości 1 156 400,29 EUR (⁶), którą to kwotę następnie odnotowano w rachunkach księgowych jako zobowiązanie wobec Komisji,

Zarządzanie budżetem i finansami

1. przypomina, że z dniem 15 czerwca 2010 r. Instytut uzyskał niezależność administracyjną i finansową; zwraca uwagę, że w związku z tym wszystkie postępowania o udzielenie zamówienia w roku 2010 wszczęto przede wszystkim w ostatnim kwartale 2010 r.;

2. zauważa, że wykonanie budżetu przygotowuje się w oparciu o zmodyfikowaną rachunkowość kasową, co oznacza, że przeniesione środki na płatności ujmuje się razem z dokonanymi płatnościami i otrzymanymi przychodami;

3. na podstawie rocznego sprawozdania finansowego zwraca uwagę, że wykonanie płatności w roku 2011 było skuteczniejsze niż w roku 2010 i charakteryzuje się znaczną poprawą w ramach wszystkich tytułów; w oparciu o roczne sprawozdanie finansowe wnioskuje, że pod koniec 2011 r. Instytut odnotował wskaźnik wykonania budżetu na poziomie 44,19 % w przypadku płatności oraz 88,54 % w przypadku zobowiązań;

4. na podstawie rocznego sprawozdania finansowego (⁷) stwierdza, że wskaźnik płatności w tytule I (wydatki personalne) wzrósł do poziomu 88,49 % w 2011 r. w porównaniu z 49,19 % w roku 2010; wzywa Instytut do powiadomienia organu udzielającego absolutorium o dalszych działaniach podejmowanych z myślą o poprawie tego wskaźnika;

5. na podstawie rocznego sprawozdania finansowego zwraca uwagę, że płatności wykonane w tytule II (wydatki administracyjne) wzrosły do poziomu 34,71 % w 2011 r. w porównaniu z 28,99 % w roku 2010; wzywa Instytut do powiadomienia organu udzielającego absolutorium o działaniach podejmowanych z myślą o poprawie tych wskaźników, gdyż niskie wskaźniki wykonania oznaczają trudności w zakresie planowania budżetowego i wykonania budżetu;

6. w oparciu o roczne sprawozdanie finansowe obserwuje bardzo niski wskaźnik wykonania płatności (18,36 %) w ramach tytułu III (wydatki operacyjne); zwraca uwagę, że jest to spowodowane znaczną liczbą zamówień rozpoczętych pod koniec 2010 r., po tym jak Instytut uzyskał niezależność administracyjną w czerwcu tegoż roku; wzywa Instytut do powiadomienia organu udzielającego absolutorium o działaniach podejmowanych od tamtej pory z myślą o poprawie tych wskaźników, gdyż niskie wskaźniki wykonania oznaczają trudności w zakresie planowania budżetowego i wykonania budżetu;

7. na podstawie rocznego sprawozdania finansowego zauważa, że kwotę 3 339 551,93 EUR w środkach na zobowiązania, które zaciągnięto do końca 2011 r., ale których jeszcze nie uregulowano, przeniesiono na 2012 r., co stanowi 50 % wszystkich zobowiązań; zauważa również, że łączna kwota środków przeniesionych, które anulowano (tzn. przeniesionych z roku 2010 na następny rok i niewypłaconych w 2011 r.) wynosi 295 741,61 EUR ze względu na fakt, że był to pierwszy pełny rok działalności, w którym pracownicy po raz pierwszy przeprowadzali różnego rodzaju procedury przetargowe oraz podejmowali rozmaite działania w drugiej połowie roku, w tym m.in. w odpowiedzi na spóźniony wniosek dotyczący wydarzenia w ramach prezydencji; wzywa Instytut do powiadomienia organu udzielającego absolutorium o działaniach podejmowanych z myślą o zagwarantowaniu w przyszłości zadowalającego wskaźnika wykonania budżetu;

8. na podstawie rocznego sprawozdania finansowego stwierdza, że pod koniec 2010 r. Instytut nie dokonał koniecznego anulowania środków oraz że wszystkie automatyczne przeniesienia środków miały miejsce;

Rachunkowość

9. stwierdza, że w 2010 r. Instytut określił odpowiedzialność podmiotów finansowych za pracowników oraz opracował obieg środków finansowych na zobowiązania; zauważa ponadto, że Instytut wskazał wszystkie podmioty finansowe, określając ich role i zakres odpowiedzialności do końca 2010 r.;

10. stwierdza, że Instytut trzykrotnie otrzymał środki od Komisji na całkowitą kwotę w wysokości 7 530 000 EUR (pierwszy transfer: 3 390 000 EUR, drugi transfer: 2 070 000 EUR, trzeci transfer: 2 070 000 EUR);

Rynek zamówień publicznych

11. w oparciu o roczne sprawozdanie finansowe odnotowuje, że w roku 2011 Instytut zarejestrował sześć wyjątków dotyczących transakcji finansowych, które omawiano z kadrą zarządzającą, kierownikami zespołów i zainteresowanymi pracownikami w celu uniknięcia powtórzenia się błędów; wzywa Instytut do powiadomienia organu udzielającego absolutorium o działaniach podejmowanych w celu zaradzenia temu uchybieniu;

12. obserwuje, że w roku 2011 w działach operacyjnych i w administracji sfinalizowano 123 postępowania o udzielenie zamówienia oraz że ogólne zamówienia stanowiły ok. 50 % ogólnego budżetu Instytutu; zauważa również, że w roku 2011 działalność związana z udzielaniem zamówień była prowadzona zgodnie z programem prac na tenże rok;

Zasoby ludzkie

13. na podstawie rocznego sprawozdania finansowego zauważa, że w roku 2011 Instytut zakończył rekrutację trzech pracowników na czas określony i trzech pracowników kontraktowych (w 2010 r. Instytut przyjął do pracy 23 pracowników na czas określony) oraz osiągnął poziom 94 % w stosunku do obsadzenia stanowisk przewidzianych w planie zatrudnienia w porównaniu z 92,3 % w roku 2010; z zadowoleniem przyjmuje podwyższenie wskaźnika obsady stanowisk w planie zatrudnienia, co powinno przyczynić się do sprawnego funkcjonowania Instytutu;

14. na podstawie informacji uzyskanych od Służby Audytu Wewnętrznego stwierdza, że wsparciu wdrożenia przepisów regulaminu pracowniczego w Instytucie służy szereg strategii, procedur i wytycznych; zwraca uwagę, że niektóre kwestie wciąż znajdują się na etapie rozwoju i powinny osiągnąć fazę zakończenia na nieco późniejszym etapie, zwłaszcza jeżeli chodzi o wprowadzenie narzędzi informatycznych w dziedzinie zarządzania zasobami ludzkimi (chodzi tu o kwestie takie jak przygotowanie opisów stanowisk, określenie celów kadrowych i sformalizowanie indywidualnych planów szkoleniowych); wzywa Instytut do powiadomienia organu udzielającego absolutorium o działaniach podejmowanych w celu rozwiązania wspomnianych wyżej kwestii;

Wyniki

15. z zadowoleniem przyjmuje drugie sprawozdanie Instytutu z oceny ex ante z dnia 8 września 2011 r., które skupiło się na specjalnych celach i działaniach Instytutu oraz miało na celu przedstawienie wytycznych dla zarządzających Instytutem, dotyczących finalizowania celów i podejmowanych działań; zaznacza, że w dobie kryzysu gospodarczego i oszczędności jest sprawą podstawową, aby Instytut oferował najwyższą jakość w stosunku do kosztów bez szkody dla skutecznego wykonywania swoich istotnych kompetencji;

16. z zadowoleniem przyjmuje utworzenie Centrum ds. Źródeł i Dokumentacji, które jest jedynym w swoim rodzaju w Europie źródłem instytucjonalnej i metodologicznej wiedzy na temat równości kobiet i mężczyzn;

17. podkreśla, że cele i zadania Instytutu wymagają utrzymania w ramach instytucjonalnych oddzielnej i wyspecjalizowanej jednostki;

Siedziba

18. przyjmuje do wiadomości, na podstawie sprawozdania rocznego Instytutu, że w dniu 1 marca 2010 r. jego pracownicy zostali przeniesieni z tymczasowej siedziby w Brukseli do stałej siedziby w Wilnie, na Litwie;

19. na podstawie sprawozdania rocznego stwierdza, że rząd Republiki Litewskiej podjął się płacenia czynszu za biuro wynajmowane przez Instytut przez okres dwóch lat, a więc do dnia 15 grudnia 2011 r.;

20. z zadowoleniem przyjmuje wyjątkową inicjatywę, podjętą we współpracy z pozostałymi instytucjami unijnymi w Wilnie (przedstawicielstwem Komisji i Biurem Informacyjnym Parlamentu Europejskiego) i mającą na celu znalezienie wspólnego lokalu; zauważa, że powstały niedawno Dom Unii Europejskiej okazał się konieczny i że umożliwi on wytworzenie synergii, zwiększenie widoczności Unii, zaoszczędzenie kosztów i rozłożenie ich;

Audyt wewnętrzny

21. z zadowoleniem przyjmuje pierwszy audyt przeprowadzony w Instytucie w 2011 r. przez Służbę Audytu Wewnętrznego; w oparciu o sprawozdanie Służby (⁸) zauważa, że w sprawozdaniach Służby Audytu Wewnętrznego z dnia 31 grudnia 2011 r. nie ma ani otwartych zaleceń „o zasadniczym znaczeniu” ani zaleceń „bardzo istotnych”;

22. zwraca uwagę, że w grudniu 2011 r. Służba Audytu Wewnętrznego w ograniczonym zakresie dokonała przeglądu wdrożenia standardów kontroli wewnętrznej w Instytucie; zauważa, że Instytut przyjął zalecenia dotyczące sfinalizowania procedury wdrożenia standardów kontroli wewnętrznej, a kierownictwo przyjęło plan działania, który ma być realizowany w 2012 r.; wzywa Instytut do powiadomienia organu udzielającego absolutorium o działaniach podejmowanych w związku z tymi zaleceniami;

23. stwierdza, że w ramach analizy ryzyka, przeprowadzonej przez Służbę Audytu Wewnętrznego, zidentyfikowano pewne procesy (⁹), które nie mogły zostać poddane analizie w ramach planu audytu Służby, gdyż zgodnie z oceną kontroli tych nie było lub były one niewystarczające;

24. na podstawie uwag Trybunału Obrachunkowego odnotowuje, że Instytut musi poprawić dokumentację fizycznego stanu zasobów w odniesieniu do aktywów trwałych i oceny rozliczeń międzyokresowych;

25. w odniesieniu do pozostałych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 17 kwietnia 2013 r. (¹⁰) w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.