PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Wspólnotowej Agencji Kontroli Rybołówstwa za rok budżetowy 2011,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Kontroli Rybołówstwa za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Agencji (¹),

– uwzględniając zalecenie Rady z dnia 12 lutego 2013 r. (05753/2013 – C7-0041/2013),

– uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (²), w szczególności jego art. 185,

– uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (³), w szczególności jego art. 208,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE) nr 768/2005 z dnia 26 kwietnia 2005 r. ustanawiające Wspólnotową Agencję Kontroli Rybołówstwa oraz zmieniające rozporządzenie (WE) nr 2847/93 ustanawiające system kontroli mający zastosowanie do wspólnej polityki rybołówstwa (⁴), w szczególności jego art. 36,

– uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (⁵), w szczególności jego art. 94,

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Rybołówstwa (A7-0109/2013),

A. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził, że uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Europejskiej Agencji Kontroli Rybołówstwa („Agencji”) za rok budżetowy 2011 jest wiarygodne, a transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe,

B. mając na uwadze, że w dniu 10 maja 2012 r. Parlament udzielił dyrektorowi wykonawczemu Agencji absolutorium z wykonania budżetu Agencji za rok budżetowy 2010 (⁶), a w swojej rezolucji dołączonej do decyzji w sprawie absolutorium między innymi:

– zaapelował do Agencji o poprawienie jej rocznego programu prac, tak by uwzględniał on konkretne i wymierne cele na poziomie zarówno polityki, jak i działalności operacyjnej, oraz by określał wskaźniki SMART,

– zaapelował do dyrektora wykonawczego o całkowite wywiązanie się z obowiązku uwzględniania w swoim sprawozdaniu – przedkładanym organowi udzielającemu absolutorium i zawierającym podsumowanie sprawozdania Służby Audytu Wewnętrznego – wszystkich zaleceń i wszystkich działań podjętych w wyniku tych zaleceń,

– zaapelował do Agencji, by dokonała przeglądu swojego systemu kontroli wewnętrznej w celu poparcia rocznego poświadczenia wiarygodności wydanego przez dyrektora wykonawczego oraz przeglądu wszystkich procedur, zarówno administracyjnych, jak i operacyjnych, łącznie z późniejszą dokumentacją dotyczącą organizacji pracy i głównych kontroli,

C. mając na uwadze, że całkowity budżet Agencji na 2011 r. wynosił 12 850 000 EUR w porównaniu z 11 013 000 EUR w 2010 r., co jest kwotą o 16,7 % wyższą,

D. mając na uwadze, że początkowy wkład Unii do budżetu Agencji na 2011 r. wyniósł 11 850 000 EUR (⁷), co stanowi wzrost o 40,90 % w porównaniu z początkowym wkładem w 2010 r. (8 410 000 EUR),

Zarządzanie budżetem i finansami

1. przypomina, że całkowity wkład Unii do budżetu Agencji na 2011 r. wyniósł 12 850 000 EUR;

2. wnioskuje z rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy 2011, że Agencja rozdysponowała 99 % środków z przyznanego wkładu i wypłaciła 89 % dostępnych środków na płatności (z wyłączeniem wydawanych środków pozyskanych z innych źródeł); z zadowoleniem przyjmuje fakt, że w swoim rocznym sprawozdaniu z działalności za 2011 r. (⁸) Agencja przedstawiła organowi udzielającemu absolutorium dane dotyczące wskaźnika wykonania ogólnego budżetu w odniesieniu do zobowiązań i płatności; przypomina, że w 2010 r. Agencja rozdysponowała 98,3 % przyznanych środków i wypłaciła 85,6 % dostępnych środków na płatności;

Środki przeniesione

3. na podstawie rocznego sprawozdania finansowego zauważa, że kwotę 1 160 170 EUR środków na zobowiązania, które zaciągnięto do końca 2011 r., ale których jeszcze nie uregulowano, przeniesiono na 2012 r.; ponadto zauważa, że anulowane niewykorzystane środki na płatności przeniesione (⁹) z poprzedniego roku wyniosły 151 710 EUR;

4. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności za 2011 r. stwierdza, że środki Agencji przeniesione automatycznie na 2012 r. wyniosły 2 161 172 EUR; ponadto zauważa, że jeśli chodzi o udział płatności zrealizowanych zgodnie z terminami określonymi w rozporządzeniu finansowym, 87 % wszystkich płatności zrealizowano w ramach przewidzianych prawem terminów; w przypadku faktur handlowych 79 % uregulowano w ciągu ustawowych 30 dni, a ok. 91 % wniosków o zwrot kosztów (zwrotów dla pracowników i ekspertów) uregulowano w ciągu ustawowych 45 dni; zachęca Trybunał Obrachunkowy, aby wspomniał o przeniesieniach w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy 2012;

System rachunkowości

5. wnioskuje z rocznego sprawozdania finansowego (¹⁰) za rok budżetowy 2011, że rachunki budżetowe Agencji są obsługiwane przez system rachunkowości memoriałowej ABAC, a rachunki ogólne przez system SAP, który jest bezpośrednio połączony z ogólnym systemem rachunkowości Komisji;

Procedury przetargowe

6. wzywa Agencję do poprawienia procedur przetargowych; zauważa, że Trybunał Obrachunkowy zwrócił uwagę na niedociągnięcia w tym względzie (tj. Agencja nie udokumentowała odpowiednio oszacowania wartości zamówień w aktach przetargowych);

7. w oparciu o sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego zauważa, że Agencja powinna zwiększyć przejrzystość postępowań, wprowadzając w niektórych przypadkach bardziej szczegółowe kryteria wyboru oferentów;

8. na podstawie sprawozdania Trybunału Obrachunkowego zauważa z zaniepokojeniem, że Agencja nie posiada jeszcze odpowiednich procedur księgowania ani rozliczania kosztów związanych z wewnętrznym wytworzeniem wartości niematerialnych i prawnych;

Procedury rekrutacji

9. zauważa, że Trybunał Obrachunkowy wskazał na potrzebę dalszej poprawy procedur naboru pracowników (tj. ogłoszenia o wolnych stanowiskach nie zawierały informacji na temat procedur składania skarg ani procedur odwoławczych, posiedzenia komisji rekrutacyjnej nie były wystarczająco udokumentowane, a w jednym przypadku przy zatrudnianiu kandydata organ powołujący nie zastosował się do kolejności określonej na liście sporządzonej przez komisję rekrutacyjną, nie podając uzasadnienia); uważa, że niektóre przepisy regulaminu pracowniczego mogą stanowić poważne obciążenie administracyjne; dlatego zachęca Komisję do tego, by dopuściła pewien stopień uproszczenia w ramach art. 110 regulaminu pracowniczego w odniesieniu do agencji;

10. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności (¹¹) zauważa, że przyjęto czterech pracowników zatrudnionych na czas określony oraz jednego pracownika kontraktowego, podczas gdy z Agencji odeszło czterech pracowników zatrudnionych na czas określony i jeden pracownik kontraktowy, wskutek czego 97 % stanowisk przewidzianych w planie zatrudnienia na 2011 r. zostało obsadzonych;

11. wyraża zadowolenie z faktu, że Trybunał Obrachunkowy uznał transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy 2011 za legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach;

12. ze sprawozdania uzupełniającego Agencji wnosi, że w 2012 r. dokonano przeglądu dokumentacji dotyczącej procedur rekrutacji, tak aby zastosować się do uwag Trybunału Obrachunkowego;

Zarządzanie

13. w oparciu o sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego zauważa, że podczas procedury mianowania dyrektora wykonawczego jeden z członków Zarządu naruszył przepisy dotyczące mianowania na kluczowe stanowiska, ogłaszając, na którego kandydata ma zamiar głosować Komisja; uznaje, że działania członków Zarządu nie podlegają kontroli Agencji, i że w związku z tym dyrektor wykonawczy nie jest za to odpowiedzialny;

Wyniki

14. z zadowoleniem przyjmuje inicjatywę Agencji dotyczącą dalszego opracowywania wieloletnich i rocznych programów prac; podkreśla znaczenie takiego dokumentu, który pozwoli Agencji poczynić skuteczne ustalenia organizacyjne służące wdrożeniu jej strategii i realizacji celów; zwraca uwagę, że w odniesieniu do swojego programu prac oraz planowania zasobów Agencja stosuje perspektywę wieloletnią, opracowując wieloletni program prac, wieloletni plan polityki kadrowej oraz wieloletni plan strategiczny w dziedzinie technologii informatycznych; ponadto zauważa, że od 2010 r. Agencja posiada plan strategiczny w dziedzinie technologii informatycznych, który podlega corocznej weryfikacji i aktualizacji;

15. podkreśla znaczenie zadań Agencji i z zadowoleniem przyjmuje jej wydajną i skuteczną działalność, której Komisja Rybołówstwa mogła się przyjrzeć podczas wizyty w Agencji w czerwcu 2010 r. oraz podczas kolejnej wizyty w dniach 29–30 października 2012 r.; zauważa, że podczas wizyty w dniach 29–30 października 2012 r. omawiano ważne zagadnienia, takie jak utworzenie regionalnych obszarów kontrolnych w celu uzyskania europejskiej wartości dodanej;

Audyt wewnętrzny

16. z zadowoleniem przyjmuje inicjatywę Agencji dotyczącą stworzenia w 2008 r. stanowiska ds. audytu wewnętrznego, służącej zapewnianiu wsparcia i doradzaniu dyrektorowi wykonawczemu oraz zarządzaniu kontrolą wewnętrzną, oceną ryzyka i audytem wewnętrznym; zauważa, że Agencja nie zatrudnia jednostki audytu wewnętrznego w pełnym wymiarze godzin, lecz korzysta z jej usług wspólnie z Europejską Agencją ds. Bezpieczeństwa na Morzu (EMSA) z siedzibą w Lizbonie; przyjmuje do wiadomości, że w tym celu w dniu 17 czerwca 2008 r. podpisano umowę o gwarantowanym poziomie usług między Agencją a EMSA;

17. na podstawie informacji Służby Audytu Wewnętrznego Agencji odnotowuje, że Agencja dokonała przeglądu wdrożenia standardów kontroli wewnętrznej (2008 r.), a także pierwszych odnośnych działań następczych (2009 r.); przyjmuje do wiadomości, że zdaniem Agencji wyniki zostały odpowiednio i skutecznie wdrożone;

18. przyjmuje do wiadomości, że w 2011 r. jednostka audytu wewnętrznego przeprowadziła na specjalny wniosek dyrektora wykonawczego audyt wypłaty wynagrodzeń w ograniczonym zakresie, aby ocenić wewnętrzne kontrole cyklu wypłaty wynagrodzeń, zwracając szczególną uwagę na dokumentację płatności; na podstawie informacji Służby Audytu Wewnętrznego (¹²) odnotowuje, że jednostka audytu wewnętrznego przeprowadziła również audyt zarządzania zasobami Agencji, aby przedstawić dyrektorowi wykonawczemu niezależne poświadczenie, że system kontroli wewnętrznej związany z rejestracją aktywów jest odpowiedni i skuteczny;

19. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności odnotowuje, że zgodnie z planem strategicznym na lata 2010–2012 Służba Audytu Wewnętrznego przeprowadziła w 2010 r. audyt wykonania budżetu oraz ocenę ryzyka technologii informatycznych;

20. przyjmuje do wiadomości, że w 2011 r. Służba Audytu Wewnętrznego przeprowadziła audyt na temat „Budowanie potencjału – szkolenia i rozwój” w celu dokonania oceny oraz przedstawienia dyrektorowi wykonawczemu i Zarządowi niezależnego poświadczenia, że system kontroli wewnętrznej w tym zakresie jest odpowiedni i skuteczny;

21. na podstawie informacji Służby Audytu Wewnętrznego zauważa, że w 2011 r. jednostka audytu wewnętrznego dokonała ponadto pełnego przeglądu wdrożenia standardów kontroli wewnętrznej w Agencji;

22. zwraca uwagę, że w październiku 2011 r. zwrócono się do Służby Audytu Wewnętrznego o przedstawienie Zarządowi stanu faktycznego oraz planu strategicznego Służby Audytu Wewnętrznego na lata 2013–2015;

23. na podstawie informacji Służby Audytu Wewnętrznego zauważa, że w 2011 r. Agencja mianowała koordynatora kontroli wewnętrznej oraz ustanowiła wewnętrzne wytyczne dotyczące zarządzania ryzykiem, w tym procedurę regularnego przeglądu systemu kontroli wewnętrznej oraz regularnej aktualizacji rejestru ryzyka Agencji; wzywa jednak Agencję do poinformowania organu udzielającego absolutorium o dalszych podjętych działaniach i osiągniętych wynikach;

24. uznaje, że Agencja podjęła niezbędne działania w następujących kwestiach:

– prawa dostępu w systemie ABAC dla delegowanych urzędników zatwierdzających,

– opóźnienia w płatnościach,

– strategia traktowania wyjątków oraz ustanowienie centralnego wykazu wyjątków;

stwierdza, że dwa bardzo ważne zalecenia Służby Audytu Wewnętrznego, a mianowicie te dotyczące dostosowania praw dostępu do systemu ABAC dla delegowanych urzędników zatwierdzających oraz strategii traktowania wyjątków i centralnego wykazu wyjątków są na dzień dzisiejszy uznane przez Służbę Audytu Wewnętrznego za zamknięte;

25. na podstawie sprawozdania uzupełniającego Agencji (¹³) stwierdza, że jeżeli chodzi o zgłaszanie wyjątków, udokumentowano wszystkie procedury i udostępniono już listy kontrolne w odniesieniu do większości procesów, jasno określono zadania i obowiązki wszystkich uczestników transakcji, a działania te, wraz z terminowym zgłaszaniem wyjątków, zapewnią właściwą reakcję na ewentualne nieprawidłowości;

26. w odniesieniu do pozostałych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 17 kwietnia 2013 r. (¹⁴) w sprawie wyników, gospodarowania środkami finansowymi i kontroli agencji.