PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiej Agencji Chemikaliów za rok budżetowy 2011,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego na temat rocznego sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Chemikaliów za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Agencji (¹),

– uwzględniając zalecenie Rady z dnia 12 lutego 2013 r. (05753/2013 – C7-0041/2013),

– uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (²), w szczególności jego art. 185,

– uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (³), w szczególności jego art. 208,

– uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1907/2006 (⁴) ustanawiające Europejską Agencję Chemikaliów, w szczególności jego art. 97,

– uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (⁵), w szczególności jego art. 94,

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Ochrony Środowiska Naturalnego, Zdrowia Publicznego i Bezpieczeństwa Żywności (A7-0097/2013),

A. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie roczne Europejskiej Agencji Chemikaliów („Agencji” ) za rok budżetowy 2011 jest rzetelne, a transakcje, na których się ono opiera, są zgodne z prawem i prawidłowe,

B. mając na uwadze, że w dniu 10 maja 2012 r. Parlament udzielił dyrektorowi wykonawczemu Agencji absolutorium z wykonania budżetu Agencji za rok budżetowy 2010 (⁶), a w swojej rezolucji załączonej do decyzji w sprawie absolutorium między innymi:

– podkreślił, że, ponieważ Agencja we wszystkich swoich tytułach ma do czynienia ze środkami niezróżnicowanymi, nierealistyczne byłoby oczekiwanie, że wszystkie działania zaplanowane w budżecie na jeden rok kalendarzowy uda się przeprowadzić i opłacić w tym samym roku budżetowym, zwłaszcza w przypadku wydatków operacyjnych typu projektowego (np. rozwój systemów informatycznych),

– wezwał Agencję, aby przy opracowywaniu rocznego programu prac usprawniła planowanie działań i projektów związanych z zasobami ludzkimi,

– pozytywnie odniósł się do ustanowienia przez Agencję odrębnej komórki rejestracji i wniosków, a także awaryjnej grupy zadaniowej,

– wezwał Agencję do przestrzegania restrykcyjnej odgórnej/oddolnej metodologii składania sprawozdań i jasnych wytycznych w celu określenia odpowiednich wskaźników i narzędzi, które należy stosować,

C. mając na uwadze, że według sprawozdania Trybunału Obrachunkowego całkowity budżet Agencji na rok budżetowy 2011 wyniósł 93 200 000 EUR w porównaniu z 75 500 000 EUR w 2010 r., co stanowi wzrost o 23,44 %,

D. mając na uwadze, że w roku budżetowym 2011 Agencja sama finansowała swoją działalność i nie otrzymała od Komisji żadnej podlegającej zwrotowi dotacji,

Zarządzanie budżetem i finansami

1. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności Agencji za 2011 r. stwierdza, że zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1907/2006 Agencja jest finansowana z opłat uiszczanych przez przemysł z tytułu rejestracji substancji chemicznych i ewentualnie z dotacji Unii, o której mowa w art. 185 rozporządzenia finansowego;

2. zauważa, że w 2011 r. Agencja rzeczywiście w pełni finansowała swoją działalność z dochodów z opłat i nie otrzymała unijnej dotacji; zwraca jednak uwagę, że Agencja otrzymała unijne wsparcie w wysokości zaledwie 500 000 EUR od Komisji (Dyrekcja Generalna ds. Środowiska) jako umowną rekompensatę za podjęcie pewnych działań przygotowawczych w związku z przyszłym rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 528/2012 (⁷) w sprawie produktów biobójczych;

3. zauważa, że początkowe środki na płatności z budżetu na 2011 r. ustalone przez Radę Zarządzającą w grudniu 2010 r. wynosiły 99 800 000 EUR;

4. w oparciu o roczne sprawozdanie z działalności odnotowuje, że Agencja otrzymała wyrównawczą dotację w wysokości 36 000 000 EUR zarejestrowaną jako należność zaliczkowa od Komisji; zauważa ponadto, że kwotę tę zwrócono w pełni Komisji w 2011 r., kiedy został osiągnięty zaplanowany przez Agencję wysoki poziom dochodów własnych z opłat;

5. przyznaje, że w 2011 r. Rada Zarządzająca przyjęła następujące dwa budżety korygujące:

– pierwszym budżetem korygującym zwiększono dochody o nadwyżkę z 2010 r. w wysokości 280 565 807,25 EUR; zauważa, że wprowadzono nim też kwotę 500 000 EUR dochodu przeznaczonego na umowę usługową zawartą między Agencją a DG ds. Środowiska na prace przygotowawcze w związku z rozporządzeniem (UE) nr 528/2012,

– drugim budżetem korygującym zmniejszono wydatki z budżetu o 7 142 500 EUR (7 %);

6. wnioskuje z rocznego sprawozdania z działalności, że wskaźnik wykonania budżetu za rok 2011 wyniósł 96 %;

Zobowiązania i płatności

7. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności stwierdza, że łączna kwota przeniesionych środków na zobowiązania i na płatności wyniosła 14 421 314,76 EUR, co stanowi 16,2 % podjętych zobowiązań; apeluje do Agencji, by powiadomiła organ udzielający absolutorium o działaniach podjętych, by usunąć to niedociągnięcie, ponieważ poziom przeniesionych środków jest zbyt wysoki i narusza zasadę jednorocznego charakteru budżetu;

8. wnioskuje z rocznego sprawozdania z działalności, że budżet przyjęty dla tytułu I w 2011 r. (54 508 000 EUR) został zwiększony w wyniku przesunięć z tytułu III o 4,25 % (2 316 781,90 EUR), z czego kwota w wysokości 2 005 138,33 EUR była związana z wydatkami na sprawy kadrowe; zauważa ponadto, że w konsekwencji wskaźnik wykonania dla tytułu I osiągnął 99,16 %;

9. zauważa, że z łącznej kwoty środków na zobowiązania i na płatności w wysokości 12 254 740,59 EUR, którą przeniesiono z budżetu na 2010 r., anulowano łączną kwotę w wysokości 1 758 060,98 EUR;

10. docenia podejmowane przez Agencję wysiłki na rzecz usprawnienia planowania i monitorowania zasobów oraz wprowadzenie wytycznych dla całej Agencji służących wspieraniu zasady jednoroczności; dostrzega w szczególności fakt, że Agencji udało się zmniejszyć stopę przenoszonych środków z 29 % w 2009 r. do 17 % w 2010 r. i 16,2 % w 2011 r.;

Systemy nadzoru i kontroli

11. w oparciu o sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego zauważa, że wyniki ostatniego spisu fizycznego stanu zasobów przeprowadzonego w 2011 r. wskazują na kilka niedociągnięć, a mianowicie na niewielką część aktywów w zakresie technologii informacyjno-komunikacyjnych (ICT) sprawdzoną pod kątem wartości; zauważa ponadto, że nie istnieje formalna polityka w zakresie spisu stanu aktywów trwałych; apeluje do Agencji, by powiadomiła organ udzielający absolutorium o działaniach podjętych w celu wdrożenia formalnej polityki w zakresie spisu stanu aktywów trwałych;

12. zwraca uwagę, że Agencja rejestruje koszty związane z projektami ICT, które już są w użyciu, jako wydatki, podczas gdy powinna je uznać za aktywa trwałe; zauważa ponadto, że polityka ta ma zostać opracowana i formalnie zatwierdzona w pierwszym kwartale 2013 r.; wzywa Agencję, by powiadomiła organ udzielający absolutorium o stanie prac nad tą polityką;

Procedury rekrutacyjne

13. zwraca uwagę, że Trybunał Obrachunkowy wskazał pewne uchybienia w procedurach rekrutacyjnych; wzywa zatem Agencję do poinformowania organu udzielającego absolutorium o działaniach podjętych w celu usunięcia tych uchybień; uważa, że niektóre przepisy regulaminu pracowniczego mogą stanowić poważne obciążenie administracyjne; dlatego zachęca Komisję do tego, by dopuściła pewien stopień uproszczenia w ramach art. 110 regulaminu pracowniczego w odniesieniu do agencji;

14. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności zwraca uwagę, że Agencja nadal przyciągała wysoko wykwalifikowany personel – w 2011 r. zatrudniła 88 nowych pracowników – co poskutkowało realizacją planu zatrudnienia Agencji w 98 %;

15. zauważa, że na dzień 31 grudnia 2011 r. łączna liczba stanowisk zajmowanych przez pracowników zatrudnionych na czas określony wyniosła 441 spośród 456 dostępnych stanowisk, a do końca 2011 r. zatrudniono 101 pracowników kontraktowych i oddelegowanych ekspertów krajowych; zwraca uwagę, że łączna liczba stanowisk zajmowanych przez pracowników kontraktowych wyniosła 62, a przez innych pracowników (oddelegowanych ekspertów krajowych, pracowników zewnętrznych, stażystów) – 46;

16. bacznie monitoruje usprawnione procedury rekrutacji i doboru pracowników wprowadzone w ubiegłym roku; uważa, że do zapewnienia nienagannej reputacji Agencji niezbędne jest stosowanie się do wszystkich zasad i procedur;

Konflikt interesów

17. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Trybunał Obrachunkowy przeprowadził audyt mający na celu ocenę strategii i procedur zarządzania konfliktami interesów w czterech europejskich agencjach, w tym w Europejskiej Agencji Chemikaliów, a wyniki tego audytu przedstawił sprawozdaniu specjalnym nr 15/2012;

18. ubolewa, że zgodnie z ustaleniami Trybunału Obrachunkowego w chwili zakończenia prac w terenie (październik 2011 r.) Agencja nie zarządzała właściwie sytuacjami obejmującymi konflikty interesów; zauważa ponadto, że strategie Agencji w zakresie zarządzania konfliktami interesów były niekompletne, deklaracje o braku konfliktu interesów nie były badane ani nie zostały opublikowane, tylko zapieczętowane, i nie prowadzono szkoleń z zakresu konfliktu interesów;

19. pozytywnie ocenia fakt, że po audycie przeprowadzonym przez Trybunał Obrachunkowy Agencja podjęła szereg kroków, a mianowicie:

– we wrześniu 2011 r. przyjęła politykę Agencji w zakresie zarządzania potencjalnymi konfliktami interesów,

– opracowała nowy, bardziej szczegółowy wzór deklaracji o braku konfliktu interesów,

– w listopadzie 2011 r. przyjęła nowe wytyczne dotyczące wypełniania deklaracji o braku konfliktu interesów,

– od stycznia 2012 r. publikuje na stronie internetowej deklaracje kierowników Agencji o braku konfliktu interesów,

– w czerwcu 2012 r. utworzyła komitet doradczy ds. konfliktów interesów, którego inauguracyjne posiedzenie odbyło się w sierpniu 2012 r.,

– w marcu 2012 r. przyjęła kodeks postępowania dla członków Rady Zarządzającej,

– we wrześniu 2012 r. przyjęła wstępne kryteria kwalifikowalności dla organów Agencji,

– odpowiednio w czerwcu i październiku 2012 r. przyjęła przepisy wykonawcze dotyczące zapobiegania konfliktom interesów oraz przetwarzania informacji o potencjalnych konfliktach interesów pracowników Agencji,

– w listopadzie 2012 r. przyjęła wytyczne dla kierowników dotyczące zapobiegania konfliktom interesów, obejmujące konkretne kryteria oceny,

– w grudniu 2012 r. przyjęła uaktualnione wytyczne dotyczące przyjmowania prezentów i korzystania z gościnności,

apeluje do Agencji, by nadal wdrażała zalecenia Trybunału Obrachunkowego w celu uniknięcia konfliktu interesów na różnych szczeblach zarządzania i funkcjonowania oraz powiadomiła organ udzielający absolutorium o wdrażaniu powyższych strategii i procedur, a także o wszelkich dalszych kwestiach związanych z zarządzaniem konfliktami interesów;

20. wzywa Agencję do ujęcia w każdym z jej rocznych sprawozdań z działalności specjalnej sekcji, w której opisane zostaną działania podjęte na rzecz zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi i która zawierać będzie m.in. następujące informacje:

– liczbę poddanych kontroli przypadków konfliktu interesów,

– liczbę przypadków tzw. syndromu drzwi obrotowych,

– środki podjęte w każdej kategorii przypadków,

– liczbę wszczętych postępowań dotyczących przypadków nadużycia zaufania i ich wyniki;

– nałożone sankcje;

21. podkreśla, że wszystkie deklaracje o braku konfliktu interesów członków zarządu są dostępne na stronie internetowej Agencji, chociaż nie są dostępne wszystkie życiorysy członków zarządu; wzywa Agencję do jak najszybszego poinformowania organu udzielającego absolutorium o postępach w tym zakresie;

22. w odniesieniu do pozostałych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 17 kwietnia 2013 r. (⁸) w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.