PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2011,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące rocznego sprawozdania finansowego Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Kolegium (¹),

– uwzględniając zalecenie Rady z dnia 12 lutego 2013 r. (05753/2013 – C7-0041/2013),

– uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (²) („ rozporządzenie finansowe”), w szczególności jego art. 185,

– uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (³), w szczególności jego art. 208,

– uwzględniając decyzję Rady 2005/681/WSiSW z dnia 20 września 2005 r. ustanawiającą Europejskie Kolegium Policyjne i uchylająca decyzję 2000/820/WSiSW (CEPOL) (⁴), w szczególności jej art. 16,

– uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (⁵), w szczególności jego art. 94,

– uwzględniając decyzję Komisji C(2011)4680 z dnia 30 czerwca 2011 r., w której udzielono zgody na wniosek Europejskiego Kolegium Policyjnego w sprawie odstępstwa od rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002,

– uwzględniając sprawozdanie Europejskiego Kolegium Policyjnego z dnia 12 lipca 2010 r. dotyczące zwrotu wydatków prywatnych (10/0257/KA),

– uwzględniając zlecony przez Europejskie Kolegium Policyjne audyt zewnętrzny (umowa nr CEPOL/2010/001) dotyczący zwrotu wydatków prywatnych,

– uwzględniając końcowe sprawozdanie z pięcioletniej zewnętrznej oceny Europejskiego Kolegium Policyjnego (umowa nr CEPOL/CT/2010/002),

– uwzględniając roczne sprawozdanie z działalności Dyrekcji Generalnej ds. Sprawiedliwości, Wolności i Bezpieczeństwa za rok 2009,

– uwzględniając sporządzone przez Europejskie Kolegium Policyjne czwarte sprawozdanie z postępów dotyczące wdrożenia wieloletniego planu działania na lata 2010–2014,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące wdrożenia wieloletniego planu działania Europejskiego Kolegium Policyjnego na lata 2010–2014,

– uwzględniając komunikat Służby Audytu Wewnętrznego (IAS) z dnia 4 lipca 2011 r. (nr ref. Ares (2011) 722479) w sprawie trzeciego sprawozdania z postępów dotyczącego wdrożenia wieloletniego planu działania Europejskiego Kolegium Policyjnego na lata 2010–2014,

– uwzględniając sprawozdanie Europejskiego Kolegium Policyjnego dotyczące wykonania rezolucji Parlamentu Europejskiego w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok 2009 oraz załączniki do tego sprawozdania,

– uwzględniając sprawozdanie Europejskiego Kolegium Policyjnego dotyczące realizacji planu zamówień w okresie od dnia 1 lipca 2010 r. do dnia 1 lipca 2011 r. oraz załącznik do tego sprawozdania,

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A7-0064/2013),

A. mając na uwadze, że Europejskie Kolegium Policyjne (zwane dalej „Kolegium”) z siedzibą w Bramshill zostało ustanowione decyzją Rady 2000/820/WSiSW, która została uchylona i zastąpiona w 2005 r. decyzją Rady 2005/681/WSiSW;

B. mając na uwadze, że Kolegium powstało w 2001 r. i że z dniem 1 stycznia 2006 r. zostało przekształcone w organ Wspólnoty w rozumieniu art. 185 rozporządzenia finansowego, zatem od tego momentu ma doń zastosowanie ramowe rozporządzenie finansowe dotyczące agencji;

C. mając na uwadze, że w swoich sprawozdaniach dotyczących rocznych sprawozdań finansowych Kolegium za lata budżetowe 2006, 2007 i 2009 Trybunał Obrachunkowy zgłosił zastrzeżenia co do legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw sprawozdań, stwierdzając, że procedury udzielania zamówień nie były zgodne z przepisami rozporządzenia finansowego;

D. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Kolegium za rok budżetowy 2008 Trybunał Obrachunkowy umieścił uwagę szczególną dotyczącą swojej opinii na temat wiarygodności sprawozdania, nie formułując wyraźnie zastrzeżeń co do wiarygodności, oraz wydał opinię z zastrzeżeniem na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń;

E. mając na uwadze, że w swojej decyzji z dnia 7 października 2010 r. Parlament odmówił udzielenia dyrektorowi Kolegium absolutorium z wykonania budżetu Kolegium za rok budżetowy 2008 (⁶);

F. mając na uwadze, że w swojej decyzji z dnia 10 maja 2011 r. Parlament postanowił odroczyć decyzję o udzieleniu dyrektorowi Kolegium absolutorium z wykonania budżetu Kolegium za rok 2009 (⁷), a następnie udzielił absolutorium na mocy swojej decyzji z dnia 25 października 2011 r. (⁸);

G. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Kolegium za rok budżetowy 2010 Trybunał Obrachunkowy stwierdził po raz pierwszy od czasu, gdy Kolegium stało się agencją, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe za rok budżetowy 2008 jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;

H. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe za rok budżetowy 2011 jest wiarygodne, a transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;

I. mając na uwadze fakt, że w dniu 10 maja 2012 r. Parlament udzielił dyrektorowi Kolegium absolutorium z wykonania budżetu Kolegium za rok budżetowy 2010 (⁹), a także fakt, że w rezolucji załączonej do decyzji o absolutorium Parlament między innymi:

– zachęcił Kolegium do wprowadzenia w swoim ostatecznym rocznym sprawozdaniu finansowym wyraźnego rozgraniczenia między różnymi elementami wkładu Unii do budżetu Kolegium,

– wezwał Kolegium do podjęcia działań, tak by w przyszłości nie dochodziło do uchybień, jakie miały miejsce w związku z przygotowywaniem odrębnych budżetów,

– przypomniał, że przekraczanie ostatecznych terminów to jeden z głównych czynników utrudniających należyte zarządzanie finansami i wezwał Kolegium do informowania organu udzielającego absolutorium o wdrażaniu decyzji 34/2010/GB,

– wezwał Kolegium do poinformowania organu udzielającego absolutorium o skutecznym wdrożeniu „bardzo ważnego” zalecenia IAS w sprawie kompletności wewnętrznej ewidencji kosztów podróży służbowych,

– wezwał Kolegium do przekazania Parlamentowi Europejskiemu uaktualnionych informacji na temat stanu wdrożenia 16 nowych standardów kontroli wewnętrznej Komisji, które zostały przyjęte przez zarząd Kolegium, zastępując poprzednie standardy kontroli wewnętrznej;

J. mając na uwadze, że na mocy decyzji C(2011)4680 z dnia 30 czerwca 2011 r. Komisja udzieliła Kolegium odstępstwa od postanowień art. 74b rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002;

K. mając na uwadze, że budżet Kolegium na rok 2011 wyniósł 8 341 000 EUR, w porównaniu z 7 800 000 EUR w roku 2010, co stanowi wzrost o 6,93 %;

L. mając na uwadze, że wkład Unii do budżetu Kolegium na rok 2011 wyniósł 8 341 000 EUR;

M. mając na uwadze, że wynik budżetowy Kolegium w 2011 r. był pozytywny i wyniósł 1 358 764,32 EUR;

1. uważa, że należy dalej analizować wspólne elementy między Kolegium i Europejskim Urzędem Policji, z uwzględnieniem wyników analizy wydanej przez Kolegium w 2011 r. (nr ref. umowy CEPOL/CT/2010/002); zwraca uwagę, że Kolegium ma opuścić swoją obecną siedzibę w Bramshill (Wielka Brytania) w marcu 2014 r.; zwraca się do Komisji o opracowanie oraz przedstawienie Parlamentowi i Radzie wniosku dotyczącego relokacji Kolegium do Hagi (Niderlandy), gdzie znajduje się siedziba Europejskiego Urzędu Policji, aby obie instytucje dzieliły się infrastrukturą i usługami oraz korzystały z synergii, nie naruszając głównych zadań obu agencji ani ich autonomii; podkreśla, że szybka decyzja w sprawie relokacji Kolegium zmniejszyłaby niepewność, która może mieć negatywne skutki dla pracowników i procedur rekrutacji;

Zarządzanie budżetem i finansami

2. odnotowuje, że cały budżet Kolegium na rok 2011 w kwocie 8 341 000 EUR pochodzi z Dyrekcji Generalnej do Spraw Wewnętrznych;

3. odnotowuje w oparciu o ostateczne sprawozdanie finansowe Kolegium, że w 2011 r. miały miejsce niedociągnięcia w zarządzaniu finansowym, takie jak korzystanie z płatności w niewłaściwych pozycjach budżetowych w ramach rozdziałów lub tytułów; wzywa Kolegium, by możliwie jak najszybciej przekazało organowi udzielającemu absolutorium dalsze szczegółowe informacje w tej sprawie, w tym informacje dotyczące konkretnych kwot i pozycji budżetowych oraz środków zastosowanych w celu zaradzenia tej sytuacji;

Środki przeniesione

4. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności Kolegium za rok 2011 stwierdza, że w przypadku tytułu I „personel” środki na zobowiązania rozdysponowano na poziomie prawie 100 %, a środki na płatności wykorzystano na poziomie 93,98 %;

5. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności Kolegium stwierdza, że w przypadku tytułu II „wydatki administracyjne” środki na zobowiązania rozdysponowano na poziomie 99,93 %, a środki na płatności wykorzystano na poziomie 88,86 %;

6. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności Kolegium stwierdza, że w przypadku tytułu III „wydatki operacyjne”, którego całkowity budżet wynosił 4 063 000 EUR, rozdysponowano 93,31 % środków na zobowiązania (w porównaniu z 99,56 % w roku 2010) i wykorzystano 55,98 % środków na płatności (w porównaniu z 45,20 % w roku 2010);

7. stwierdza na podstawie sprawozdania Trybunału Obrachunkowego, że środki w kwocie 1 772 523 EUR (22 %) zostały przeniesione na 2012 r., z czego 208 813 EUR odnosi się do tytułu I, 47 275 EUR do tytułu II, a 1 516 435 EUR do tytułu III; wzywa Kolegium do poinformowania organu udzielającego absolutorium o działaniach podjętych w celu zaradzenia temu problemowi, ponieważ wysoki poziom przeniesień wskazuje na niedociągnięcia w planowaniu i wykonaniu budżetu i jest niezgodny z budżetową zasadą jednoroczności;

8. stwierdza na podstawie sprawozdania Trybunału Obrachunkowego, że z kwoty 2,5 mln EUR środków przeniesionych z 2010 r. w 2011 r. anulowano 0,7 mln EUR (27,5 %); wzywa Kolegium do poinformowania organu udzielającego absolutorium o działaniach podjętych w celu zaradzenia temu problemowi, ponieważ wysoki poziom anulowanych środków wskazuje na niedociągnięcia w planowaniu i wykonaniu budżetu i jest niezgodny z budżetową zasadą jednoroczności;

9. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności Kolegium stwierdza, że rozdysponowano 96,74 % środków na zobowiązania; zwraca ponadto uwagę, że wykorzystano 75,21 % środków na płatności (6 273 389 EUR);

Przesunięcia

10. stwierdza na podstawie sprawozdania Trybunału Obrachunkowego, że w 2011 r. Kolegium dokonało 38 przesunięć budżetowych na kwotę 1,8 mln EUR; jest zdania, że należy bardziej wzmocnić procedury planowania i wykonania budżetu i wzywa Kolegium do poinformowania organu udzielającego absolutorium o działaniach podjętych w celu zaradzenia temu problemowi, ponieważ sytuacja ta wskazuje na niedociągnięcia w planowaniu budżetu i stanowi naruszenie zasady specyfikacji;

Procedury udzielania zamówień

11. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności Kolegium stwierdza, że w 2011 r. kontynuowano działania mające na celu poprawę sytuacji w zakresie zamówień publicznych Kolegium oraz że w 2011 r. zakończono ogółem 40 procedur przetargowych, a jedna procedura przetargowa była w toku według stanu na dzień 31 grudnia 2011 r.;

Audyt wewnętrzny

12. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności Kolegium (¹⁰) stwierdza, że Kolegium podjęło działania w celu usprawnienia swojego systemu kontroli wewnętrznej, polegające na przyjęciu 16 standardów kontroli wewnętrznej oraz zatrudnieniu urzędnika ds. kontroli wewnętrznej w sierpniu 2011 r.; z zadowoleniem przyjmuje przeprowadzony w czwartym kwartale 2011 r. przegląd oceny zgodności w odniesieniu do stopnia wdrożenia 16 standardów kontroli wewnętrznej, który to przegląd wykazał, że Kolegium generalnie spełnia wymogi standardów kontroli wewnętrznej;

13. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności Kolegium stwierdza, że w 2011 r. rozpoczęła działalność komisja audytu wewnętrznego; z zadowoleniem przyjmuje trzy główne audyty przeprowadzone przez Kolegium w 2011 r.: dwa audyty zewnętrzne przeprowadzone przez Trybunał Obrachunkowy oraz jeden audyt wewnętrzny przeprowadzony przez Służbę Audytu Wewnętrznego Komisji Europejskiej;

Procedury rekrutacyjne

14. odnotowuje na podstawie sprawozdania Trybunału Obrachunkowego, że Kolegium powinno poprawić przejrzystość procedur rekrutacji; wzywa Kolegium do poinformowania organu udzielającego absolutorium o działaniach podjętych w celu zaradzenia temu problemowi; zwraca uwagę na przekazane przez Kolegium informacje, że w czerwcu 2012 r. dokonano przeglądu standardów dokumentacji i wzorów dla każdego etapu procedur rekrutacji w celu zapewnienia przejrzystości i jasności dokumentacji; uważa, że niektóre przepisy regulaminu pracowniczego mogą powodować znaczne obciążenie administracyjne; dlatego też zachęca Komisję do dopuszczenia możliwości dokonania pewnych uproszczeń na podstawie art. 110 regulaminu pracowniczego w odniesieniu do agencji;

15. zwraca uwagę, że w 2011 r. zakończono 10 procedur rekrutacyjnych, a według stanu na koniec roku 2011 Kolegium zatrudniało 23 pracowników na czas określony (z 26 przewidzianych w planie zatrudnienia), wskutek odejścia jednego pracownika w dniu 15 grudnia 2011 r. (do tego czasu były jedynie dwa wakujące stanowiska); ponadto odnotowuje, że Kolegium zatrudnia łącznie 38 pracowników, a zespół uzupełnia pięciu oddelegowanych ekspertów krajowych;

Wyniki

16. z zadowoleniem przyjmuje wysiłki Kolegium zmierzające do zwiększenia jego wydajności bez zwiększania budżetu, a także wyniki osiągnięte w tym zakresie; ponadto gratuluje Kolegium, że w pełni spełniło wymogi Parlamentu Europejskiego i odpowiedziało na obecne wyzwania budżetowe, drastycznie obniżając koszty zarządzania;

17. pochwala starania Kolegium na rzecz usprawnienia zarządzania i poprawy jego efektywności, np. poprzez zastosowanie środków mających na celu rozwiązanie niektórych komisji i zmniejszenie rocznej liczby posiedzeń zarządu, które powinny obecnie być poświęcone głównie realizacji polityki i podejmowaniu decyzji w perspektywie strategicznej i długoterminowej;

18. w odniesieniu do pozostałych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 17 kwietnia 2013 r. (¹¹) w sprawie wyników, gospodarowania środkami finansowymi i kontroli agencji.