PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2010,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego na temat rocznych sprawozdań finansowych Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2010, wraz z odpowiedziami Urzędu (¹),

– uwzględniając zalecenie Rady z dnia 21 lutego 2012 r. (06083/2012 – C7-0051/2012),

– uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (²), w szczególności jego art. 185,

– uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 178/2002 (³) ustanawiające Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności, w szczególności jego art. 44,

– uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (⁴), w szczególności jego art. 94,

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Ochrony Środowiska Naturalnego, Zdrowia Publicznego i Bezpieczeństwa Żywności (A7-0106/2012),

A. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził, że uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdania finansowe za rok budżetowy 2010 są wiarygodne, a transakcje leżące u ich podstaw są zgodne z prawem i prawidłowe,

B. mając na uwadze to, że w dniu 10 maja 2011 r. Parlament udzielił dyrektorowi wykonawczemu Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności absolutorium z wykonania budżetu Urzędu za rok budżetowy 2009 (⁵), a w rezolucji dołączonej do decyzji w sprawie absolutorium między innymi:

– wezwał Urząd do poprawy procedur budżetowych związanych ze środkami zróżnicowanymi oraz planowania i monitorowania ich wieloletniego wykonania,

– wezwał Urząd do lepszego zarządzania budżetem w celu ograniczenia przenoszenia wysokich kwot na kolejne lata budżetowe,

– zwrócił się do Urzędu o przeprowadzenie badania w sprawie ewentualnego konfliktu interesów dotyczącego jego czołowych naukowców, członków zarządu oraz panelu, aby możliwe było wykrycie ewentualnego braku informacji w deklaracjach o braku konfliktu interesów oraz podjęcie na czas odpowiednich działań,

C. mając na uwadze, że ogólny budżet Urzędu na 2010 r. wynosił 74 700 000 EUR, co jest kwotą o 4,6 % wyższą w porównaniu z rokiem budżetowym 2009, w którym ogólny budżet Urzędu wyniósł 71 400 000 EUR; mając na uwadze, że początkowy wkład Unii Europejskiej do budżetu Urzędu na 2010 r. wyniósł 69 041 000 EUR, co jest kwotą o 4,36 % wyższą w porównaniu do początkowego wkładu na 2009 r. (⁶),

D. mając na uwadze, że w związku z przyjęciem ponad 560 wyników naukowych utrzymuje się tendencja wzrostowa zarówno pod względem wielkości, jak i złożoności obłożenia pracą;

Zarządzanie budżetem i finansami

1. przypomina, że początkowy wkład Unii Europejskiej do budżetu Urzędu na rok 2010 wyniósł 69 041 000 EUR; zauważa jednak, że do tej kwoty dodano 3 950 000 EUR, pochodzące z odzyskania nadwyżki, co w efekcie daje całkowity wkład Unii w wysokości 72 991 000 EUR za 2010 r.;

2. na podstawie spostrzeżeń poczynionych w sprawozdaniu Urzędu z działalności rocznej uznaje, że w 2010 r. wskaźnik wykonania budżetu przez Urząd wynosił 98,8 % pod względem środków zaangażowanych i 83,5 % pod względem środków na płatności; zauważa, że w ramach tytułu I (Personel) i tytułu II (Infrastruktura) budżet został w pełni wykonany, podczas gdy w ramach tytułu III (Operacje) wskaźnik wykonania osiągnął 96,5 %;

3. na podstawie tego samego sprawozdania zauważa jednak, że w 2010 r. wskaźnik wykonania budżetu przez Urząd wyniósł zaledwie 83,5 % pod względem środków na płatności, co stanowi 11 % poniżej celu wyznaczonego przez Urząd; na podstawie uwag poczynionych przez Urząd ustala, że wskaźnik wykonania budżetu pod względem środków na płatności jest niższy niż oczekiwano przede wszystkim z następujących przyczyn:

– główne projekty z zakresu przetwarzania danych i operacyjnego wsparcia informatycznego rozpoczęto w listopadzie 2010 r. i w związku z tym płatności w wysokości 4 300 000 EUR dokonano dopiero w 2011 r.,

– opóźnienia w zawieraniu kontraktów na działania z zakresu współpracy naukowej oraz niższy poziom płatności w ramach istniejącego programu dotacji i zamówień publicznych doprowadziły do niewykorzystania powiązanych środków zróżnicowanych w wysokości 1 300 000 EUR,

– płatności w wysokości 1 100 000 EUR na szczegółowe projekty w dziedzinie administracji i komunikacji zostały przełożone na 2011 r.;

4. na podstawie informacji uzyskanych od Urzędu uznaje, że o wykonaniu budżetu co miesiąc informowano zarząd, a nieosiągnięcie celów z zakresu wykonania budżetu w związku z działaniami lub programami współpracy naukowej zgłaszano i podejmowano działania naprawcze;

5. wzywa jednak Urząd do podejmowania dalszych działań mających na celu umożliwienie zadowalającego wykonania budżetu zarówno pod względem środków na zobowiązania, jak i środków na płatności, oraz do informowania organu udzielającego absolutorium o osiągniętych postępach;

6. na podstawie informacji uzyskanych od Urzędu zauważa, że zgodnie z harmonogramem Komisji migrację do systemu rachunkowości memoriałowej (ABAC) zaplanowano na wrzesień 2011 r. i zgodnie z tym przeprowadzono;

7. uważa za niedopuszczalne, iż choć zarząd Urzędu liczy tylko 15 członków, średnie koszty każdego posiedzenia kształtują się na poziomie 92 630 EUR, co stanowi kwotę 6 175 EUR na członka zarządu; podkreśla, że kwota ta jest prawie trzykrotnie wyższa od drugiego z kolei najdroższego zarządu zdecentralizowanej agencji; jest zdania, że koszty posiedzeń zarządu są nadmierne i że należy je poważnie ograniczyć; wzywa Urząd i jego zarząd do niezwłocznego zaradzenia tej sytuacji i do poinformowania organu udzielającego absolutorium przed dniem 30 czerwca 2012 r. o przyjętych środkach;

Środki przeniesione i proces zarządzania kontraktami

8. na podstawie informacji uzyskanych od Urzędu stwierdza, że 6 % (270 000 000 EUR) zobowiązań na działania operacyjne przeniesionych z 2009 r. musiało zostać anulowane; zauważa, że stanowi to poprawę w stosunku do poprzedniego roku, w którym 19 % zobowiązań na działania operacyjne zostało przeniesione z 2008 r., 37 % zobowiązań na działania operacyjne zostało przeniesione z 2007 r., a 26 % zobowiązań na działania operacyjne zostało przeniesione z 2006 r.;

9. ponownie nawołuje Urząd do lepszego zarządzania budżetem w celu ograniczenia przenoszenia tak wysokich kwot na kolejne lata budżetowe; odnotowuje w szczególności, że sytuacja ta wskazuje na konieczność poprawy zarządzania kontraktami przez Urząd oraz monitorowania przekazywania sprawozdań i zestawień poniesionych wydatków;

10. wzywa Urząd do opracowania i wdrożenia systemu wspólnego monitorowania w odniesieniu do zarządzania wszystkimi zawieranymi kontraktami; zauważa w szczególności brak centralnych i skoordynowanych jednostek na szczeblu dyrekcji odpowiedzialnych za monitorowanie kontraktów; podkreśla, że wiąże się to z ryzykiem nieefektywnego wykorzystania zasobów i nieskoordynowanego monitorowania kontraktów; w związku z tym zwraca się do Urzędu o scentralizowanie tych obowiązków na szczeblu poszczególnych dyrekcji;

11. wzywa ponadto Urząd do poprawy sprawozdawczości dotyczącej realizacji kontraktów w celu zapewnienia skutecznego nadzoru nad działaniami operacyjnymi Urzędu i zarządzania tymi działaniami;

Zamówienia

12. na podstawie uwag zawartych w sprawozdaniu z działalności rocznej Urzędu za rok 2010 zauważa, że Urząd przeprowadził 24 procedury udzielania zamówień publicznych w dziedzinie komunikacji i administracji na kwotę 48 800 000 EUR, a także zawarł 75 umów w ramach zamówień publicznych i 10 umów w sprawie przyznania dotacji w ramach programu współpracy naukowej o wartości odpowiednio 5 700 000 EUR i 2 100 000 EUR;

13. zauważa, że od 2008 r. Urząd dysponuje praktycznym przewodnikiem zamówień publicznych, który zapewnia pracownikom Urzędu praktyczne wskazówki dotyczące przygotowywania i przeprowadzania procedur udzielania zamówień publicznych oraz zawierania wynikających z nich kontraktów, a także iż przewodnik ten jest regularnie aktualizowany; zauważa ponadto że przewodnik jest obecnie poddawany przeglądowi w celu uwzględnienia niedawno przyjętych przez Komisję zasad w dziedzinie zamówień publicznych i przeglądu rozporządzenia finansowego;

Zasoby ludzkie

14. na podstawie informacji uzyskanych od Urzędu zauważa, że na koniec 2010 roku 99 % zaplanowanych stanowisk było obsadzonych lub objętych ofertą;

15. wzywa Urząd do usunięcia niedociągnięć w procedurach rekrutacyjnych, które zagrażają przejrzystości procedur; stwierdza, w szczególności na podstawie danych Trybunału Obrachunkowego, że w Urzędzie nie przestrzegano zasady anonimowości testów pisemnych i ustalano poziomy zaliczeń dla różnych etapów procesu selekcji po rozpoczęciu oceny;

16. jest zaniepokojony, że Urząd opóźnił o ponad 12 miesięcy wdrożenie „bardzo ważnych” zaleceń Służby Audytu Wewnętrznego (IAS) dotyczących zdefiniowania procedury przedłużania umów i zapewniania przejrzystości procesu decyzyjnego; apeluje zatem do Urzędu o złożenie wyjaśnień organowi udzielającemu absolutorium dotyczących przyczyn takiego opóźnienia i o pilne zaradzenie temu uchybieniu;

Konflikt interesów i przypadki tzw. syndromu drzwi obrotowych

17. zauważa w szczególności, że we wrześniu 2010 r. informowano o bezpośrednich powiązaniach przewodniczącej zarządu z przemysłem spożywczym oraz o zajmowaniu przez nią stanowiska członka rady dyrektorów Międzynarodowego Instytutu Nauk Biologicznych (ILSI) – Europa;

18. uważa, że choć dialog z przemysłem dotyczący metodologii oceny produktów jest uzasadniony i konieczny, nie powinien podważać niezależności Urzędu ani integralności procedur oceny ryzyka; występuje zatem do Urzędu o uznanie za konflikt interesów obecnego lub niedawnego uczestnictwa członków jego zarządu, panelu i grup roboczych czy odnośnych pracowników w działaniach ILSI, obejmujących zespoły zadaniowe, komitety naukowe czy przewodniczenie konferencjom;

19. wzywa Trybunał Obrachunkowy do sfinalizowania i przedstawienia prowadzonej przezeń kontroli dotyczącej konfliktów interesów w Urzędzie;

20. przypomina, że aktualna przewodnicząca zarządu nie zgłosiła w 2010 r. swojego członkostwa w radzie dyrektorów ILSI; zaznacza, że instytut ILSI finansowany jest przez firmy z sektora spożywczego, chemicznego i farmaceutycznego;

21. w związku z tym uważa, że należy przeprowadzić dokładną analizę wszystkich takich doniesień oraz potencjalnego i rzeczywistego konfliktu interesów w celu oceny obiektywności i bezstronności Urzędu na wszystkich szczeblach oraz prac, które realizuje; wzywa też Urząd do dokonywania szczegółowych przeglądów deklaracji o braku konfliktu interesów składanych przez pracowników, ekspertów i członków zarządu, a następnie do przyjmowania konkretnych środków w celu usuwania konfliktu interesów oraz informowania opinii publicznej o takich sytuacjach; wzywa Urząd do poinformowania do dnia 30 czerwca 2012 r. organu udzielającego absolutorium o procesie kontroli i przyjętych konkretnych środkach, za pośrednictwem szczegółowego sprawozdania na piśmie;

22. zauważa, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził, że przegląd deklaracji o braku konfliktu interesów członków zarządu nie jest wystarczająco rygorystyczny i szczegółowy, a przez to zagraża przejrzystości i kompletności procedury;

23. uważa, że oceny produktów nie należy opierać wyłącznie na danych branżowych, ale powinna ona należycie uwzględniać niezależną literaturę naukową publikowaną we wzajemnie ocenianych czasopismach; podkreśla, że szczególną uwagę należy zwrócić na wpływ wywierany przez branżę przy opracowywaniu wytycznych i metodologii oceny, które nie powinny uprzywilejowywać badań sponsorowanych przez przemysł ze względów spekulacyjnych oraz które powinny być opracowane w sposób otwarty, przejrzysty i wyważony;

24. przypomina Urzędowi, że oprócz zasad regulujących deklaracje o braku konfliktu interesów należy przewidzieć konsekwencje, jakie pociąga za sobą nieprzestrzeganie tych zasad; odnotowuje ponadto że w swoim niezależnym procesie podejmowania decyzji Urząd powinien także bardziej skupić się na interesie publicznym, uwzględniając wszystkie istotne dane i informacje;

25. zauważa, że w marcu 2010 r. niemiecka organizacja pozarządowa zwróciła się do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich, twierdząc, że Urząd nie uwzględnił w odpowiedni sposób potencjalnego konfliktu interesów dotyczącego przejścia szefa jednostki ds. organizmów zmodyfikowanych genetycznie do spółki biotechnologicznej w 2008 roku w okresie krótszym niż dwa miesiące od odejścia tego pracownika z Urzędu, bez zachowania okresu przejściowego;

26. podkreśla, że Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że Urząd nie przeprowadził gruntownej oceny rzekomego potencjalnego konfliktu interesów, i zwrócił się do Urzędu o poprawę sposobu stosowania zasad i procedur w przyszłych przypadkach tzw. syndromu drzwi obrotowych; podkreśla ponadto że Rzecznik Praw Obywatelskich wskazał również, że prowadzenie negocjacji przez aktualnego pracownika Urzędu na temat przyszłej pracy, które mogłoby skutkować przypadkiem tzw. syndromu drzwi obrotowych, samo w sobie stanowiłoby konflikt interesów, i zalecił Urzędowi odpowiednie wzmocnienie zasad i procedur; wzywa Urząd do informowania organu udzielającego absolutorium o konkretnych środkach przedsięwziętych w tej kwestii oraz o ich terminach realizacji w celu zapewnienia właściwej odpowiedzi na wnioski Rzecznika Praw Obywatelskich;

27. po raz kolejny wzywa Urząd do przedsiębrania odpowiednich środków w przypadkach konfliktu interesów i przypadkach tzw. syndromu drzwi obrotowych, również w odniesieniu do członków zarządu, oraz do niezwłocznego informowania zarówno organu udzielającego absolutorium, jak i opinii publicznej o przedsiębranych środkach;

28. na podstawie sprawozdania Urzędu z działalności rocznej za rok 2010 zauważa, że Urząd podjął kilka inicjatyw w dziedzinie zapobiegania konfliktowi interesów i zarządzania nim, a mianowicie:

– zlecenie sporządzenia niezależnego sprawozdania w celu oceny realizacji przez Urząd polityki w sprawie deklaracji o braku konfliktu interesów na rok 2007,

– zlecenie sporządzenia niezależnego sprawozdania w celu umożliwienia oceny systemu zapewnienia niezależności Urzędu w porównaniu z równoważnymi organizacjami krajowymi i międzynarodowymi,

– przeprowadzenie niezależnego zewnętrznego przeglądu ocen deklaracji o braku konfliktu interesów;

29. wyraża zadowolenie z faktu, że Urząd przyjął nową definicję konfliktu interesów na podstawie definicji OECD, ale ostrzega, że wzmocnienie polityki Urzędu dotyczącej niezależności wymaga dalszych usprawnień; w szczególności podkreśla, że kryteria definiowania konfliktu interesów należy doprecyzować i poszerzyć oraz że powinny one obejmować obecne i niedawne czynności;

30. na podstawie informacji uzyskanych od Urzędu zauważa, że przegląd deklaracji o braku konfliktu interesów przeprowadzono w 2011 r. i że jego zarząd przyjął nową strategię dotyczącą niezależności i naukowych procesów decyzyjnych;

31. stwierdza, że w kontekście Urzędu wielokrotnie podnoszone są domniemane przypadki konfliktu interesów z udziałem członków paneli ekspertów, szczególnie w przypadku panelu ds. dodatków do żywności i składników pokarmowych dodawanych do żywności oraz panelu ds. organizmów modyfikowanych genetycznie; podkreśla, że w marcu 2012 r. przypada termin wznowienia ośmiu spośród paneli Urzędu oraz jego komitetu naukowego i kontrolą objęta jest obecnie zdolność Urzędu do wdrażania nowej strategii politycznej; wzywa zatem Urząd do powiadomienia na piśmie organu udzielającego absolutorium do dnia 30 czerwca 2012 r. o działaniach podjętych w celu wdrożenia nowej strategii dotyczącej niezależności i naukowych procesów decyzyjnych, a także do przestrzegania przygotowanej przez OECD definicji konfliktu interesów podczas odnawiania składu paneli i komitetu naukowego Urzędu; równocześnie wzywa Urząd do poinformowania organu udzielającego absolutorium do dnia 30 czerwca 2012 r. o nowym składzie paneli i komitetu naukowego;

32. zwraca uwagę na przegląd procedur Urzędu z grudnia 2010 r., aby zapewnić wprowadzenie w życie zobowiązań zawartych w art. 16 ust. 2, art. 17 i 19 regulaminu pracowniczego urzędników Unii Europejskiej i warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej, określonych w rozporządzeniu Rady (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68 (⁷); został poinformowany, że w roku 2010 dwudziestu pracowników opuściło Urząd, z których wszyscy przed odejściem otrzymali pismo przypominające im o zobowiązaniach wobec Urzędu; apeluje do Urzędu o dalszą poprawę stosowania przepisów i procedur w celu uniknięcia przypadków tzw. syndromu drzwi obrotowych, podkreślonych ostatnio przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich; uważa, że wszelkie problemy związane ze stosowaniem regulaminu pracowniczego i deklaracji interesów podważają wiarygodność Urzędu;

33. zauważa, że kontrola Urzędu została przeprowadzona przez Trybunał Obrachunkowy w ramach sprawozdania specjalnego w sprawie zarządzania konfliktami interesów w agencjach Unii, i na podstawie informacji otrzymanych od Trybunału Obrachunkowego stwierdza, że sprawozdanie specjalne ma zostać opublikowane do końca czerwca 2012 r.;

34. na podstawie sprawozdania specjalnego stwierdza, że Komisja rozważa zmianę przyszłego sposobu finansowania Urzędu, oraz zaproponowała organowi udzielającemu absolutorium i Radzie rozważenie struktury finansowania Urzędu częściowo opartej na opłatach; stwierdza, że Komisja dokonuje oceny skutków w tej sprawie; podkreśla jednak obawy, że nowy system finansowania proponowany przez Komisję może zagrozić niezależności Urzędu;

Wyniki

35. na podstawie sprawozdania z działalności rocznej Urzędu zauważa, że przegląd jego efektywności prowadzony przez konsultantów zewnętrznych rozpoczął się w 2010 roku wraz z uruchomieniem programu e3; zauważa, że początkowy etap programu dotyczył portfela, struktury i systemu zarządzania programu w ramach przygotowań do strukturalnej reorganizacji, która miała być przeprowadzona w 2011 r.; wzywa Urząd do informowania organu udzielającego absolutorium o wnioskach płynących z przeglądu oraz o środkach przedsięwziętych przez Urząd w celu rozwiązania ewentualnych problemów;

36. z zadowoleniem przyjmuje plany Urzędu dotyczące usprawnienia jego średniookresowego planowania z uwzględnieniem większego angażowania państw członkowskich w prace Urzędu oraz poprawy wspólnego mobilizowania jego zasobów w całej Europie; wspiera Urząd w zacieśnianiu jego współpracy z państwami członkowskimi w zakresie oceny ryzyka;

37. podkreśla, że Urząd powinien zapewniać wysoką jakość i niezależność swoich opinii celem zagwarantowania zgodności z normami bezpieczeństwa Unii, wysokiego poziomu naukowego i niezależności we wszelkich kwestiach mających bezpośredni lub pośredni wpływ na bezpieczeństwo żywności i pasz oraz ochronę roślin; zaleca, w szczególności z myślą o przejrzystości, podjęcie środków na rzecz dalszego promowania i monitorowania wewnętrznych przepisów dotyczących deklaracji o braku konfliktu interesów składanych przez personel Urzędu i pracujących dla niego ekspertów;

38. uważa, że do głównych zadań Urzędu należy zapewnianie niezależnych porad naukowych dotyczących kwestii mających bezpośredni lub pośredni wpływ na bezpieczeństwo żywności, prowadzenie ocen ryzyka celem dostarczania instytucjom Unii, państwom członkowskim i organom decyzyjnym rzetelnej naukowej podstawy określania środków ustawodawczych lub regulacyjnych służących realizacji polityki, a także gromadzenie i analiza danych naukowych;

Audyt wewnętrzny

39. zauważa, że nadal nie wdrożono sześciu „bardzo ważnych” zaleceń IAS, a wdrożenie trzech z nich opóźnia się już o 12 miesięcy; zauważa w szczególności, że opóźnienia te związane są z: zarządzaniem bezpieczeństwem informacji, procesem przedłużania umów, przejrzystością procesu podejmowania decyzji oraz polityką dotyczącą dokumentacji i archiwizacji; wzywa zatem Urząd do szybkiego usunięcia tych uchybień oraz do informowania organów udzielających absolutorium o osiągniętych wynikach;

40. zwraca uwagę na swoje zalecenia zawarte w poprzednich sprawozdaniach w sprawie udzielenia absolutorium, określone w załączniku do niniejszej rezolucji;

41. odnosi się w związku z tym do innych uwag towarzyszących decyzji o udzieleniu absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 10 maja 2012 r. (⁸) r. w sprawie wyników, gospodarowania środkami finansowymi i kontroli agencji.

ZAŁĄCZNIK

ZALECENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO Z MINIONYCH LAT