PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy za rok budżetowy 2010,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego na temat rocznego sprawozdania finansowego Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy za rok budżetowy 2010, wraz z odpowiedziami Fundacji (¹),

– uwzględniając zalecenie Rady z dnia 21 lutego 2012 r. (06083/2012 – C7-0051/2012),

– uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (²), w szczególności jego art. 185,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (EWG) nr 1365/75 z dnia 26 maja 1975 r. w sprawie utworzenia Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy (³), w szczególności jego art. 16,

– uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (⁴), w szczególności jego art. 94,

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Zatrudnienia i Spraw Socjalnych (A7-0116/2012),

A. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe za rok budżetowy 2010 jest wiarygodne, a transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe,

B. mając na uwadze, że w dniu 10 maja 2011 r. Parlament udzielił dyrektorowi Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy absolutorium z wykonania budżetu Fundacji na rok budżetowy 2009 (⁵), a w rezolucji załączonej do decyzji w sprawie absolutorium m.in.:

– wezwał Fundację do udokumentowania decyzji w sprawie wyboru pracowników (np. progów punktowych dla kandydatów na początku procedury naboru) w celu zagwarantowania przejrzystości procedur naboru,

– wezwał Fundację do zapewnienia dostępności środków dopiero po otrzymaniu stosownego dochodu przeznaczonego na określony cel,

– zauważył, że Trybunał Obrachunkowy był zmuszony do zgłoszenia uwag do sprawozdania budżetowego i finansowego Fundacji, które zawierało poważne niedociągnięcia świadczące o niedoskonałościach organizacji finansów,

C. mając na uwadze, że całkowity budżet Fundacji na rok budżetowy 2010 wynosił 20 900 000 EUR, co oznacza wzrost o 3,4 % w porównaniu z rokiem budżetowym 2009, mając na uwadze, że początkowy wkład Unii do budżetu Fundacji na 2010 r. wynosił 19 067 159 EUR wobec 19 450 000 EUR w 2009 r. (⁶), co stanowi spadek o 0,97 %,

Działania następcze w związku z uwagami Trybunału Obrachunkowego z 2009 r.

1. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności przyjmuje, że Fundacja podjęła następujące zobowiązania i działania w związku z uwagami Trybunału Obrachunkowego z 2009 r.:

– Fundacja zobowiązała się do zwrócenia większej uwagi na fakt, że w przyszłości środki mają być udostępniane dopiero po otrzymaniu stosownego dochodu przeznaczonego na określony cel,

– Fundacja zobowiązała się do znacznie sprawniejszego zamknięcia ksiąg za 2010 r., dzięki dodatkowym szkoleniom i zasobom; zadbano o dotrzymanie wszystkich terminów w odniesieniu do ksiąg za 2010 r. oraz o to, aby w tymczasowym sprawozdaniu finansowym za 2010 r. nie wykryto istotnych niedoskonałości,

– brakującą ewidencję odstępstw wdrożono w dniu 1 lipca 2010 r.,

– w odniesieniu do procedur wyboru pracowników nie stwierdzono, aby progi punktowe uprawniające do zaproszenia kandydatów na rozmowę kwalifikacyjną i wpisania ich na listę rezerwową były określone przed rozpatrzeniem kandydatur; Fundacja uwzględniła już te progi punktowe w sprawozdaniach komisji rekrutacyjnej,

– Fundacja przedsięwzięła środki w celu dalszego usprawnienia procedur oceny i przeglądu, aby uniknąć błędów w procedurze udzielania zamówień publicznych w przyszłości;

2. wzywa Trybunał Obrachunkowy do zapewnienia organu udzielającego absolutorium, że działania te i zobowiązania są wystarczające do naprawienia uchybień stwierdzonych w Fundacji przez Trybunał w 2009 r.;

Zarządzanie budżetem i finansami

3. przypomina, że początkowy wkład Unii na rzecz Fundacji na 2010 r. wynosił 19 067 159 EUR; zauważa jednak, że do wkładu tego dodano kwotę 762 841 EUR pochodzącą z odzyskania nadwyżki, w wyniku czego łączny wkład Unii na 2010 r. wynosił 19 830 000 EUR;

4. na podstawie zapisów rocznego sprawozdania finansowego przyjmuje do wiadomości, że Fundacja ogłosiła budżet zmieniający w łącznej wysokości 20 848 000 EUR tuż przed końcem 2010 r.; ubolewa nad tym, że Fundacja nie poinformowała o powodach zmian; wzywa Fundację do zaradzenia takiej sytuacji i poinformowania o tej sprawie organu udzielającego absolutorium;

5. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności zauważa, że Fundacja wykonała zaciągnięte zobowiązania na poziomie 98 %; na podstawie rocznego sprawozdania finansowego zauważa w szczególności, że wskaźniki wykorzystania środków Fundacji w ramach tytułu I (wydatki na personel), tytułu II (administracja) i tytułu III (wydatki operacyjne) wyniosły odpowiednio 99,8 %, 95,1 % i 96 %;

6. na podstawie rocznego sprawozdania finansowego Fundacji stwierdza, że wskaźnik wykorzystania środków przeniesionych z 2009 r. na 2010 r. z tytułu płatności wyniósł 96,1 % w porównaniu z 94,2 % w 2009 r.;

Zasoby ludzkie

7. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności Fundacji zauważa, że odsetek obsadzonych stanowisk (91 %) poprawił się w 2010 r. w porównaniu z 2009 r. (78 %);

Wyniki

8. podkreśla, że głównym zadaniem Fundacji jest przyczynianie się do tworzenia lepszych warunków życia i pracy przez pogłębianie i szerzenie stosownej wiedzy za pośrednictwem sieci i badań; zauważa, że takie zadania operacyjne wykonuje 68 % pracowników Fundacji, podczas gdy pozostali pracownicy przydzieleni są do zadań administracyjnych; w związku z tym z punktu widzenia organu udzielającego absolutorium za niezmiernie istotne uważa dokonanie oceny skuteczności i efektywności procedury zarządzania badaniami w Fundacji;

9. w szczególności zauważa, że w 2010 r. Fundacja podjęła następujące działania w ramach sieci europejskich obserwatoriów i badań:

– w ramach Europejskiego Obserwatorium Stosunków Przemysłowych (EIRO): 357 dodanych aktualizacji informacji; pięć badań reprezentatywności; roczne aktualizacje informacji o wynagrodzeniach, czasie pracy i działaniach zbiorowych; roczny przegląd stosunków przemysłowych; sześć analiz porównawczych,

– w ramach Europejskiego Obserwatorium Warunków Pracy (EWCO): 107 dodanych aktualizacji informacji; sześć analiz porównawczych na temat promocji zawodowej pracowników migrujących i osób samozatrudnionych,

– w ramach Europejskiego Obserwatorium Restrukturyzacji (ERM): 1 258 dodanych opracowań na temat restrukturyzacji; cztery analizy porównawcze,

– w ramach drugiego Europejskiego Badania Jakości Życia: wtórne analizy dotyczące życia rodzinnego i pracy,

– w ramach trzeciego Europejskiego Badania Jakości Życia: przygotowanie badań terenowych,

– w ramach piątego Europejskiego Badania Warunków Pracy: ukończono badania terenowe, w trakcie których przeprowadzono 44 000 wywiadów w 34 krajach; publikacja pierwszych wniosków (streszczenie),

– w ramach Europejskiego Badania Przedsiębiorstw: opublikowano sprawozdanie przeglądowe, wtórna analiza poświęcona elastycznemu trybowi pracy i pracy w niepełnym wymiarze godzin;

10. apeluje do Fundacji o prowadzenie rejestru wszystkich decyzji Rady Zarządzającej w sprawie badań, zważywszy że brak właściwych standardów dokumentowania podejmowanych decyzji może wpływać na skuteczność i efektywność procedury ogłaszania decyzji; w szczególności przyjmuje, że Fundacja wykazuje uchybienia w tym zakresie, a podejmowane decyzje niekoniecznie są opatrywane podpisem i datą przez przewodniczącego Rady Zarządzającej;

11. dodatkowo zauważa, że komitety doradcze Fundacji, odpowiedzialne za wkład Rady Zarządzającej na etapach przygotowywania i oceniania badań, nie mają wyznaczonego zakresu zadań ani nie dysponują regulaminem na potrzeby organizacji posiedzeń; uważa, że uchybienia te mogą skutkować nieporozumieniem co do kompetencji komitetów doradczych, szkodliwie wpływając na przygotowywanie badań; wzywa więc Fundację do zaradzenia takiej sytuacji i poinformowania organu udzielającego absolutorium o działaniach podjętych w tym zakresie;

12. wzywa również Fundację do wprowadzenia procedur pisemnych opisujących jej działania zasadnicze; podkreśla, że mogłoby to pomóc Fundacji w efektywnym użytkowaniu zasobów i rozpoznawaniu ewentualnych niedoskonałości;

13. odnotowuje jednak wysiłki Fundacji zmierzające do wzmocnienia środków kontroli w celu poprawy jakości badań; w szczególności zauważa, że pracownicy udają się z wizytą do niektórych krajów, w których przeprowadza się badania, aby ocenić, jak wykonawcy realizują wywiady, oraz sprawdzają kwestionariusz służący do przeprowadzania badań przez realizowanie wywiadów poznawczych z ograniczoną liczbą elementów próby w niektórych krajach;

Audyt wewnętrzny

14. zauważa, że od lutego 2010 r. zastępca dyrektora Fundacji pełni rolę koordynatora kontroli wewnętrznej; przyjmuje do wiadomości, że monitorowanie rocznego planu prac w zakresie kontroli wewnętrznej odbywa się na cokwartalnych posiedzeniach komitetu kontroli wewnętrznej z udziałem kierownika administracji, kierownika zasobów ludzkich i kierownika operacji;

15. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności Fundacji przyjmuje, że działania w zakresie audytu wewnętrznego w 2010 r. opierały się na strategicznym planie audytu na lata 2009–2011 opracowanym na podstawie oceny ryzyka z 2008 r.; zauważa również, że w lutym 2011 r. przeprowadzono nową ocenę ryzyka, w wyniku której opracowano nowy strategiczny plan audytu na lata 2011–2013 obejmujący następujące elementy:

– audyt zarządzania badaniami – drugi etap (2011 r.),

– sprawozdawczość/podstawowe elementy wiarygodności (2012 r.);

16. zauważa ponadto że na lata 2012–2013 zaplanowano następujące elementy:

– zarządzanie zasobami ludzkimi: nabór, szkolenia, system oceny i awansu,

– zarządzanie jakością produktów/stosunki z klientami/zarządzanie stosunkami z zainteresowanymi podmiotami,

– zarządzanie dokumentami,

– zarządzanie zebraniami;

17. zauważa, że Służba Audytu Wewnętrznego (IAS) planowała przeprowadzić w 2010 r. audyt zarządzania badaniami Fundacji; wyraża zaniepokojenie w związku z faktem, że z powodu ograniczonej dostępności kluczowych pracowników Fundacji w chwili rozpoczęcia audytu i niepełnej dokumentacji zarządzania badaniami IAS nie mogła zebrać dostatecznego materiału dowodowego w toku audytu w odniesieniu do niektórych elementów oceny ryzyka; zauważa jednak, że dodatkową fazę tego audytu zrealizowano na początku 2011 r. oraz że wyniki zostaną przedstawione w sprawozdaniu rocznym z audytu wewnętrznego za 2011 r.; wzywa Fundację do przekazania sprawozdania organowi udzielającemu absolutorium w stosownym czasie;

18. wyraża zaniepokojenie w związku z opóźnieniem we wdrażaniu zalecenia IAS w sprawie zatwierdzania systemów rachunkowości; w szczególności zauważa, że zalecenie to uważane jest przez IAS za „kluczowe”; apeluje zatem do Fundacji o niezwłoczne podjęcie działań w tym zakresie i poinformowanie organu udzielającego absolutorium o działaniach podjętych w celu naprawienia tego uchybienia;

19. stwierdza, że pięć „bardzo ważnych” zaleceń IAS wciąż nie zostało uwzględnionych pod koniec 2010 r.; zauważa, że zalecenia te dotyczą konieczności:

– dokumentowania procedury zarządzania badaniami,

– zapewnienia dokładnej i rzetelnej informacji na potrzeby planowania badań oraz monitorowania planowanych działań,

– uaktualnienia podręcznika procedur udzielania zamówień publicznych oraz ściślejszego egzekwowania zgodności z przepisami i dobrych praktyk,

– dokumentowania obiegu finansowego,

– wprowadzenia metodologii kontroli ex post,

na podstawie rocznego sprawozdania z działalności Fundacji zauważa, że Fundacja zgłosiła wdrożenie trzech „bardzo ważnych” zaleceń w sprawie zarządzania finansami, podczas gdy w rocznym sprawozdaniu z audytu wewnętrznego stwierdza się w tym zakresie opóźnienie w stosunku do pierwotnego planu działania Fundacji; wzywa zatem Fundację i IAS do poinformowania organu udzielającego absolutorium o aktualnym stanie wdrożenia tych konkretnych zaleceń;

20. apeluje do Fundacji o właściwe uwzględnienie zaleceń wydanych przez IAS i poinformowanie organu udzielającego absolutorium o działaniach podjętych w tym zakresie;

21. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności Fundacji zauważa jednak, że w związku z zaleceniem IAS w sprawie zarządzania finansami w 2009 r. procedura weryfikacji ex post została poddana przeglądowi i uaktualniona o ocenę ryzyka w zakresie uzasadniania doboru liczebności próby badania;

22. zwraca uwagę na zalecenia zawarte w poprzednich sprawozdaniach w sprawie absolutorium, przedstawione w załączniku do niniejszej rezolucji;

23. w odniesieniu do pozostałych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 10 maja 2012 r. (⁷) w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

ZAŁĄCZNIK

ZALECENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO Z POPRZEDNICH LAT