PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając ostateczne roczne sprawozdania finansowe Europejskiej Agencji Kolejowej za rok budżetowy 2010,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Kolejowej za rok budżetowy 2010, wraz z odpowiedziami Agencji (¹),

– uwzględniając zalecenie Rady z dnia 21 lutego 2012 r. (06083/2012 – C7–0051/2012),

– uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (²), w szczególności jego art. 185,

– uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 881/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r. ustanawiające Europejską Agencję Kolejową (³), w szczególności jego art. 39,

– uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (⁴), w szczególności jego art. 94,

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Transportu i Turystyki (A7-0118/2012),

A. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził, że uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdania finansowe za rok budżetowy 2010 są wiarygodne, a transakcje leżące u ich podstaw są zgodne z prawem i prawidłowe;

B. mając na uwadze to, że w dniu 10 maja 2011 r. Parlament udzielił dyrektorowi wykonawczemu Europejskiej Agencji Kolejowej absolutorium z wykonania budżetu Agencji za rok budżetowy 2009 (⁵), a w swojej rezolucji dołączonej do decyzji w sprawie absolutorium między innymi:

– wezwał Agencję do rozwiązania problemu środków finansowych przenoszonych z roku na rok. Przeniesienie 41 % środków z tytułu II stanowi poważne naruszenie zasady jednoroczności budżetu,

– zauważył, że Trybunał Obrachunkowy zwrócił uwagę na przypadki anulowania i opóźnienia w procedurach udzielania zamówień, powtarzające się opóźnienia w realizacji płatności i istotne zmiany wprowadzone w programie prac w ciągu roku,

– wezwał Agencję do stworzenia skonsolidowanej procedury rekrutacji, która mogłaby być wykorzystywana jako wzór dla wszystkich pracowników zaangażowanych w nową rekrutację;

C. mając na uwadze, że ogólny budżet Agencji na 2010 r. wynosił 24 147 240 EUR, co jest kwotą o 14,9 % wyższą w porównaniu z rokiem budżetowym 2009; mając na uwadze, że początkowy wkład Unii Europejskiej do budżetu Agencji na 2010 r. wyniósł 23 260 000 EUR w porównaniu z 16 060 000 EUR w 2009 r., co stanowi wzrost o 44,83 %,

Zarządzanie budżetem i finansami

1. przypomina, że początkowy wkład Unii na rzecz Agencji w 2010 r. wyniósł 23 260 000 EUR; zauważa jednak, że kwota 214 000 EUR, pochodząca z odzyskania nadwyżki, została do tego wkładu dodana, co w rezultacie sprawia, że całkowity wkład Unii Europejskiej na rok 2010 wyniósł 23 474 000 EUR;

2. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności przedstawionego przez Agencję zauważa, że 99 % środków zostało rozdysponowanych, a 77 % zostało wykorzystanych na płatności; zauważa w szczególności, że:

– w tytule I suma rozdysponowanych środków wyniosła 14 507 149 EUR, z czego 99 % zostało wykorzystanych do realizacji płatności, podczas gdy ze środków przeniesionych na 2010 r. do tego celu wykorzystano 77 %,

– w tytule II rozdysponowano niemal 100 % środków, z czego 62 % wykorzystano do realizacji płatności, podczas gdy ze środków przeniesionych na 2010 r. do tego celu wykorzystano 92 %,

– w tytule III rozdysponowano niemal 100 % środków, z czego 62 % wykorzystano do realizacji płatności, podczas gdy ze środków przeniesionych na 2010 r. do tego celu wykorzystano 95 %;

docenia fakt, że Agencja dostarcza informacje na temat wykorzystania środków przeniesionych z 2009 r. na 2010 r.;

3. jest zdania, że optymalizacja wykorzystania środków budżetowych ma ogromne znaczenie w warunkach kryzysu finansowego i wzywa Komisję i Agencję do przeanalizowania oraz ustalenia realnych potrzeb budżetowych koniecznych do realizacji wszystkich zadań jej przypisanych;

Przesunięcia

4. przyjmuje do wiadomości, na podstawie sprawozdania w sprawie zarządzania budżetem i finansami, że w grudniu 2009 r. Agencja zdała sobie sprawę z tego, że prognozy dotyczące wydatków w rozdziale 11 (wydatki na personel) nie zostały poprawnie określone w budżecie na rok 2010, jako że wysokość środków w tytule I była zaniżona szacunkowo o 1 500 000 EUR; rozumie, na podstawie danych przekazanych przez Agencję, że sytuacja ta była spowodowana:

– systemowym błędem w obliczeniach prognozowanych wydatków na personel, ponieważ obliczenia te oparto na siatce płac podstawowych z 2007 r., w związku z czym pominięto trzy roczne indeksacje,

– wzrostem liczby pracowników kontraktowych, wynikającym ze zmniejszenia liczby nowych, stałych stanowisk, o których utworzenie zwracała się Agencja;

5. odnotowuje decyzję Agencji o przesunięciu kwoty 500 000 EUR z tytułu II do tytułu I oraz przesunięciu kwoty 500 000 EUR z tytułu III do tytułu I; odnotowuje na podstawie informacji przekazanych przez Agencję, że decyzja została zatwierdzona przez Radę Administracyjną i Komisję;

6. zauważa ponadto że w celu wypełnienia utrzymującej się luki w finansach Agencja wdrożyła dodatkowe środki zmierzające do zmniejszenia wydatków w ramach tytułu I; odnotowuje na podstawie informacji przekazanych przez Agencję, że środki te pozwoliły na dodatkowe zaoszczędzenie do 300 000 EUR; zwraca uwagę, że kwota ta została przesunięta z powrotem do tytułu II;

7. ubolewa nad tym, że błędy w prognozach budżetowych doprowadziły do anulowania lub opóźnienia niektórych inwestycji; wzywa Agencję do natychmiastowego poinformowania organu udzielającego absolutorium o środkach wdrożonych w celu umożliwienia przygotowywania lepszych prognoz wydatków;

8. wyraża obawę z powodu faktu, że sytuacja nie została zgłoszona przez Trybunał Obrachunkowy w jego sprawozdaniu w sprawie sprawozdań finansowych Agencji za rok budżetowy 2010; wzywa Trybunał Obrachunkowy do wyjaśnienia tego pominięcia organowi udzielającemu absolutorium;

Przeniesienie środków

9. przyjmuje do wiadomości, na podstawie informacji przekazanych przez Trybunał Obrachunkowy, że środki przeniesione na 2011 r. wyniosły 5 500 000 EUR, z czego 4 300 000 EUR (78 %) dotyczy towarów i usług, które miały być dostarczone w 2011 r.;

10. przypomina, że Agencja dokonała przeniesienia na rok budżetowy 2010 środków w znacznej wysokości z roku budżetowego 2008 i 2009; uważa, że w przyszłości nie można akceptować takich poważnych naruszeń zasady jednoroczności budżetu i w razie ponownego naruszenia tej zasady budżetowej następnym razem należy odmówić udzielenia absolutorium; zwraca się do Agencji o niezwłoczne podjęcie koniecznych środków naprawczych;

11. jest zdania, że Agencja nie zajęła się wystarczająco problemem środków finansowych przenoszonych z roku na rok; przypomina o znaczeniu zasady jednoroczności budżetu; wzywa Agencję do poinformowania organu udzielającego absolutorium o działaniach podjętych w celu lepszego wykonania budżetu rocznego oraz zmniejszenia przenoszonych środków budżetowych;

12. odnotowuje jednak odpowiedź Agencji, w której stwierdzono, że analizowana jest możliwość zawierania umów ramowych na badania znacznie szybciej po przyjęciu budżetu; zauważa również, że Agencja zobowiązała się na lata 2011 i 2012 do dokonania przeglądu swoich prognoz budżetowych, aby lepiej dostosować je do swoich rzeczywistych potrzeb i zoptymalizować wykorzystanie swoich zasobów budżetowych;

13. wzywa Agencję do informowania organu udzielającego absolutorium o ukończeniu sprawozdania na temat niewykorzystanych przeniesionych środków z lat ubiegłych, które ma być dołączane do każdego rocznego budżetu; przypomina Agencji, że wezwanie to zostało już wyrażone w trakcie poprzedniej procedury udzielania absolutorium;

Zamówienia publiczne

14. zauważa, że w rocznym programie prac Agencja, w celu ułatwienia rocznego planowania zamówień publicznych, wprowadzi moduł „ABAC Umowy”, aby wesprzeć zdecentralizowane zarządzanie umowami;

15. zauważa, na podstawie rocznego sprawozdania Agencji, że 21 procedur udzielania zamówień publicznych (wynegocjowanych i otwartych) rozpoczęto w 2010 r., a 12 zakończono w 2010 r.;

System rachunkowości

16. zauważa na podstawie rocznego sprawozdania Agencji, że Agencja zaktualizowała swój podręcznik dotyczący procedur finansowych zgodnie z modułami „ABAC Przepływ dokumentów” i „ABAC Aktywa”;

17. z zadowoleniem przyjmuje wdrożenie przez Agencję z dniem 1 września 2010 r. scentralizowanego systemu rejestracji faktur przychodzących; podkreśla, że ten środek jest konieczny, aby zapewnić terminową rejestrację wszystkich faktur, i przyczynia się do uniknięcia opóźnień w przetwarzaniu płatności;

Zasoby ludzkie

18. zauważa, na podstawie sprawozdania Agencji w sprawie zarządzania budżetem i finansami, że w dniu 31 grudnia 2010 r. Agencja zatrudniała 133 pracowników czasowych oraz 9 pracowników kontraktowych; bierze również pod uwagę fakt, że procedury rekrutacyjne nadal trwają, ponieważ należy obsadzić przewidziane w planie zatrudnienia na 2010 r. 139 etatów dla pracowników czasowych i kolejne 144 przewidziane w 2011 r.;

19. zauważa na podstawie sprawozdania w sprawie zarządzania budżetem i finansami, że Agencja dysponowała w 2010 r. 6 oddelegowanymi ekspertami krajowymi;

20. na podstawie informacji przekazanych przez Agencję przyjmuje do wiadomości opracowanie skonsolidowanego podręcznika dotyczącego różnych zasad, instrukcji i wytycznych dotyczących rekrutacji personelu; podkreśla znaczenie prowadzenia rekrutacji i zarządzania tym procesem bez naruszania zasady równego traktowania kandydatów;

Wyniki

Roczny program prac i planowanie strategiczne

21. wzywa Agencję do włączenia do jej rocznego programu prac konkretniejszych informacji na temat ogólnych środków budżetowych zarezerwowanych na zamówienia oraz orientacyjnej liczby i rodzajów przewidywanych umów; zauważa przy tym, że w art. 60 ust. 3 regulaminu finansowego Agencji nakłada się taki wymóg i stwierdza, że program prac Agencji odpowiada decyzji finansowej dotyczącej czynności, które program ten obejmuje, pod warunkiem że są one wyraźnie określone, a podstawowe kryteria – precyzyjnie opisane;

22. ponadto wzywa Agencję do stworzenia wieloletniego planu, w którym długoterminowym celom zostaną przypisane wieloletnie zadania i powiązane kluczowe wskaźniki skuteczności działania; podkreśla, że przyczyniłoby się to do lepszego dostarczania zainteresowanym stronom informacji dotyczących celów lub działań, priorytetów strategicznych i alokacji zasobów;

23. zauważa, na podstawie rocznego sprawozdania, że struktura budżetu i planowanie działań w Agencji zostały poddane przeglądowi w 2010 r. w celu wprowadzenia od 2012 r. planowania w oparciu o działania;

Dwie siedziby

24. uważa, że korzystanie z dwóch siedzib (Lille i Valenciennes) do prowadzenia działalności naraża Agencję na dodatkowe koszty; zauważa również, że uwaga ta jest zgłaszana od 2006 r., jednak Rada nie podjęła żadnych działań, by zmienić decyzję 2004/97/WE (Euratom) (⁶) zobowiązującą Agencję do posiadania dwóch siedzib;

Audyt wewnętrzny

25. przyjmuje do wiadomości, na podstawie informacji przekazanych przez Agencję, że Służba Audytu Wewnętrznego (IAS) przeprowadziła audyt procesów planowania i budżetowania w 2010 r. w celu zapewnienia wystarczającej pewności co do systemu kontroli wewnętrznej Agencji w zakresie procesów planowania i budżetowania; zauważa, że zalecenia IAS dotyczą planowania strategicznego, spójności i dokładności projektu preliminarza przychodów i wydatków, rocznego programu prac jako decyzji o finansowaniu i średniookresowej strategii informatycznej; dlatego wzywa Agencję do wdrożenia niezbędnych środków w celu zastosowania się do zaleceń IAS;

26. wzywa Agencję do niezwłocznego wdrożenia zaleceń IAS związanych z audytem zarządzania zasobami ludzkimi, przeprowadzonym przez IAS w 2009 r.; zauważa, że realizacja trzech z tych zaleceń (dotyczących zarządzania zasobami ludzkimi w planowaniu rocznym, przestrzegania przepisów i zasad przejrzystości w ocenie pracowników, ujawniania wyjątków od regulaminu pracowniczego) opóźnia się o 6–12 miesięcy; wzywa Agencję do informowania organu udzielającego absolutorium o postępach we wdrażaniu tych zaleceń IAS;

27. z zadowoleniem przyjmuje inicjatywę Agencji dotyczącą stworzenia pod koniec 2007 r. jednostki audytu wewnętrznego, która specjalizuje się w zapewnianiu wsparcia i doradzaniu dyrektorowi wykonawczemu Agencji oraz zarządzaniu kontrolą wewnętrzną, oceną ryzyka i audytem wewnętrznym;

28. zwraca uwagę na swoje zalecenia z poprzednich sprawozdań w sprawie absolutorium, o których mowa w załączniku do niniejszej rezolucji;

29. zwraca uwagę Agencji na sprawozdanie Parlamentu Europejskiego z dnia 10 maja 2011 r. w sprawie absolutorium za rok 2009: wyniki, zarządzanie finansami i kontrola agencji (⁷); wzywa Agencję do zastosowania się do niego;

30. jeżeli chodzi o inne uwagi dołączone do decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 10 maja 2012 r. (⁸) w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

ZAŁĄCZNIK

ZALECENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO Z MINIONYCH LAT