PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2010,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego na temat rocznego sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2010, wraz z odpowiedziami Instytutu (¹),

– uwzględniając zalecenie Rady z dnia 21 lutego 2012 r. (06083/2012 – C7-0051/2012),

– uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (²), w szczególności jego art. 185,

– uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 1922/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 20 grudnia 2006 r. ustanawiające Europejski Instytut ds. Równości Kobiet i Mężczyzn (³), w szczególności jego art. 14,

– uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (⁴), w szczególności jego art. 94,

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Praw Kobiet i Równouprawnienia (A7-0132/2012),

A. mając na uwadze, że Europejski Instytut ds. Równości Kobiet i Mężczyzn („Instytut”) został ustanowiony na podstawie rozporządzenia (WE) nr 1922/2006 i uzyskał niezależność z dniem 15 czerwca 2010 r.,

B. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie roczne Instytutu za rok budżetowy 2010 jest wiarygodne, a transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe,

C. mając na uwadze, że całkowity budżet Instytutu na rok budżetowy 2010 wynosił 6 500 000 EUR; mając na uwadze, że budżet Instytutu jest w całości finansowany z wkładu Unii,

1. z zadowoleniem przyjmuje pierwsze sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące rocznego sprawozdania finansowego Instytutu za rok budżetowy 2010;

Zarządzanie budżetem i finansami

2. zauważa, że Instytut uzyskał niezależność administracyjną i finansową z dniem 15 czerwca 2010 r.;

3. uważa, że należy rozważyć połączenie Instytutu z Agencją Praw Podstawowych Unii Europejskiej, aby uniknąć powielania pracy i zmniejszyć ogólne koszty;

4. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności Instytutu ustala, że od dnia 1 stycznia do dnia 15 czerwca 2010 r. Dyrekcja Generalna ds. Zatrudnienia, Spraw Społecznych i Włączenia Społecznego (DG EMPL), będąca DG nadzorującą Instytut, ponosiła odpowiedzialność za zarządzanie finansowe w imieniu Instytutu, w szczególności za wydatki na pracowników i wydatki administracyjne, i że w tym okresie DG EMPL dokonała płatności w całkowitej kwocie 846 876,91 EUR;

5. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności przyjmuje do wiadomości, że w ograniczonym okresie sześciu miesięcy po przyjęciu rocznego programu pracy na 2010 r. oraz uzyskaniu niezależności administracyjnej i finansowej Instytut osiągnął poziom wykonania budżetu w wysokości 65 % w odniesieniu do zaciągniętych zobowiązań i 26 % w odniesieniu do dokonanych płatności; zachęca Instytut do podjęcia natychmiastowych działań służących zapewnieniu zadowalającego poziomu wykonania budżetu w przyszłości;

6. zauważa, na podstawie rocznego sprawozdania z działalności, że podczas przeglądu projektu budżetu na 2010 r. Zarząd Instytutu zwrócił uwagę na dwa przypadki nierównowagi budżetowej, dające ogółem nierównowagę w wysokości 415 000 EUR:

– nierównowagę budżetową w wysokości 195 000 EUR w ramach tytułu II, wynikającą z mniejszych od prognozowanych wydatków na wynajem pomieszczeń, ponieważ rząd Litwy pokrył koszt wynajmu siedziby Instytutu na Litwie przez pierwsze dwa lata działalności,

– nierównowagę budżetową w wysokości 220 000 EUR w ramach tytułu III, wynikającą z oczekiwanego niewykorzystania środków na wydatki operacyjne,

zauważa, że w październiku 2010 r. Zarząd podjął decyzję, by nie przekazywać tych zamrożonych środków Instytutowi; wzywa Instytut do powiadomienia organu udzielającego absolutorium o działaniach podjętych w związku z tymi zamrożonymi środkami;

Rachunkowość

7. stwierdza, że w 2010 r. Instytut określił odpowiedzialność podmiotów finansowych za pracowników oraz opracował obieg środków finansowych na zobowiązania; zauważa ponadto, że Instytut wskazał wszystkie podmioty finansowe, określając ich role i obowiązki, do końca 2010 r.;

8. zauważa, na podstawie rocznego sprawozdania z działalności Instytutu, że dyrektor Instytutu przekazał uprawnienia urzędnika zatwierdzającego szefowi administracji do maksymalnej kwoty 500 000 EUR w ramach tytułu I i II, oraz ograniczone do roku w ramach tytułu III; przyjmuje do wiadomości również powołanie zastępcy księgowego;

9. stwierdza, na podstawie rocznego sprawozdania z działalności, że do końca 2010 r. ustanowiono i wdrożono procedury dotyczące następujących obszarów administracyjnych: delegacji, zarządzania skargami, pytań i odpowiedzi dotyczących zamówień, podatku VAT, rachunkowości o wysokiej jakości, uzgodnień bankowych, przebiegu płatności, zobowiązań i płatności, a także opracowano i wdrożono politykę telekomunikacyjną i ramy rejestracji dokumentów;

Zamówienia publiczne

10. zauważa, że w 2010 r. przeprowadzono 63 procedury zamówień oraz podpisano umowy dotyczące zamawianych usług; zauważa, że całkowita wartość zamówień wyniosła 1 974 626 EUR;

11. stwierdza, na podstawie rocznego sprawozdania z działalności, że w procedurach zamówień wystąpiły dwa główne problemy:

– dostępny harmonogram realizacji procedury zamówień był bardzo napięty i zagrażał możliwości wykonania planowanych analiz i związanego z nimi budżetu,

– brak wykwalifikowanego wsparcia dla wydziału operacyjnego, gdzie większość pracowników miała niedostateczną wiedzę na temat procedur zamówień publicznych lub nie miała jej wcale,

w rezultacie te komplikacje doprowadziły do pewnych opóźnień, zaś niektóre procedury udzielania zamówień trzeba było anulować, co doprowadziło do przeniesienia większości zobowiązań budżetowych na 2011 r.; z tego względu wzywa Instytut do poprawy sytuacji i powiadomienia organu udzielającego absolutorium o podjętych działaniach;

12. zauważa ponadto, że 85 % udzielonych zamówień, na kwotę 1 628 122 EUR, dotyczyło usług wspierających działania operacyjne oraz że pozostała kwota w wysokości 292 504 EUR (15 %) została przeznaczona na zamawiane towary i usługi wspierające działania administracyjne;

Zasoby ludzkie

13. przyjmuje do wiadomości, na podstawie rocznego sprawozdania z działalności Instytutu, że zatrudnił on 23 pracowników tymczasowych i 6 pracowników kontraktowych, osiągając 92,3 % swojego celu w zakresie planu zatrudnienia;

14. podkreśla konieczność obsadzenia wszystkich wolnych stanowisk niezbędnych dla skutecznego funkcjonowania Instytutu i realizacji określonych dla niego celów;

Wyniki

15. zwraca uwagę na fakt, że zgodnie z art. 20 rozporządzenia (WE) nr 1922/2006 ustanawiającego Instytut, Instytut powinien był zlecić niezależną, zewnętrzną ocenę swoich osiągnięć do dnia 18 stycznia 2010 r.; stwierdza, na podstawie rocznego sprawozdania z działalności, że Zarząd odłożył przeprowadzenie oceny ex post, biorąc pod uwagę fakt, że Instytut nie był operacyjny w dniu 19 stycznia 2010 r., ale podjął decyzję o zleceniu w 2010 r. oceny ex ante oraz oceny śródokresowej do 2013 r.; zwraca się do Instytutu o niezwłoczne przekazanie wyników tej oceny ex ante organowi udzielającemu absolutorium;

16. stwierdza, że Instytut, wspierany przez DG EMPL, przedstawił w grudniu 2010 r. specyfikację dotyczącą „Drugiej oceny ex ante Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn ukierunkowanej na szczególne cele i działania Instytutu”;

17. wzywa Instytut do powiadomienia organu udzielającego absolutorium o przeprowadzeniu tych ocen i wypływających z nich wnioskach;

18. przypomina Trybunałowi Obrachunkowemu, że praca Instytutu ma ogromne znaczenie dla promowania równości kobiet i mężczyzn w Unii; w związku z tym przyjmuje do wiadomości, że kolejne sprawozdania powinny zawierać szczegółowe informacje o tym, czy działalność Instytutu napotyka trudności na jakimkolwiek etapie procedury budżetowej;

19. zaznacza, że w dobie kryzysu gospodarczego i oszczędności jest sprawą podstawową, aby Instytut oferował najwyższą jakość w stosunku do kosztów, bez szkody dla skutecznego wykonywania swoich istotnych kompetencji;

Siedziba

20. przyjmuje do wiadomości, na podstawie rocznego sprawozdania z działalności Instytutu, że w dniu 1 marca 2010 r. pracownicy Instytutu zostali przeniesieni z jego tymczasowej siedziby w Brukseli do stałej siedziby w Wilnie, na Litwie;

Audyt wewnętrzny

21. został poinformowany przez Instytut, że w 2012 r. Służba Audytu Wewnętrznego przeprowadzi pierwszy audyt;

22. stwierdza, na podstawie rocznego sprawozdania z działalności, że w listopadzie 2010 r. OLAF złożył wizytę w Instytucie i przeprowadził pierwszą sesję szkoleniową dla pracowników na temat zasad audytu i standardów kontroli wewnętrznej; stwierdza ponadto, że w 2010 r. przygotowano porozumienie o współpracy między OLAF-em a Instytutem, przyjęte przez Zarząd Instytutu w dniu 26 stycznia 2011 r.;

23. jeżeli chodzi o inne uwagi towarzyszące decyzji o udzieleniu absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 10 maja 2012 r. (⁵) w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.