PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając ostateczne roczne sprawozdania finansowe Europejskiej Agencji Kontroli Rybołówstwa za rok budżetowy 2010,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego na temat rocznych sprawozdań finansowych Europejskiej Agencji Kontroli Rybołówstwa za rok budżetowy 2010, wraz z odpowiedziami agencji (¹),

– uwzględniając zalecenie Rady z dnia 21 lutego 2012 r. (06083/2012 – C7–0051/2012),

– uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (²), w szczególności jego art. 185,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE) nr 768/2005 z dnia 26 kwietnia 2005 r. ustanawiające Wspólnotową Agencję Kontroli Rybołówstwa (³), w szczególności jego art. 36,

– uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w art. 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (⁴), w szczególności jego art. 94,

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Rybołówstwa (A7-0130/2012),

A. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził, że uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdania finansowe Europejskiej Agencji Kontroli Rybołówstwa („ Agencja”) za rok budżetowy 2010 są wiarygodne, a transakcje leżące u ich podstaw są zgodne z prawem i prawidłowe,

B. mając na uwadze to, że w dniu 10 maja 2011 r. Parlament udzielił dyrektorowi wykonawczemu Agencji absolutorium z wykonania budżetu Agencji za rok budżetowy 2009 (⁵), a w swojej rezolucji dołączonej do decyzji w sprawie absolutorium między innymi:

– apelował do Agencji o poprawienie rocznego programu prac, tak by uwzględniał on konkretne i wymierne cele na poziomie zarówno polityki, jak i działalności operacyjnej, oraz by określał wskaźniki SMART,

– apelował do dyrektora wykonawczego o całkowite wywiązanie się z obowiązku uwzględnienia w swoim sprawozdaniu przedkładanym organowi udzielającemu absolutorium i zawierającym podsumowanie sprawozdania na temat Służby Audytu Wewnętrznego (IAS) wszystkich zaleceń i wszystkich działań podjętych odnośnie do tych zaleceń,

– apelował do Agencji, by dokonała przeglądu swojego systemu kontroli wewnętrznej (ICS) w celu poparcia rocznego poświadczenia wiarygodności wydanego przez dyrektora wykonawczego oraz przeglądu wszystkich procedur, zarówno administracyjnych, jak i operacyjnych, łącznie z późniejszą dokumentacją dotyczącą organizacji pracy i głównych kontroli,

C. mając na uwadze, że całkowity budżet Agencji na 2010 r. wynosił 11 000 000 EUR w porównaniu z 10 100 000 EUR w 2009 r., co jest kwotą o 8,9 % wyższą,

D. mając na uwadze, że początkowy wkład Unii do budżetu Agencji na 2010 r. wyniósł 7 695 223 EUR, co stanowi wzrost o 34,9 % w porównaniu z początkowym wkładem w 2009 r. (⁶),

Zarządzanie budżetem i finansami

1. przypomina, że początkowy wkład Unii do budżetu Agencji na 2010 r. wyniósł 7 695 223 EUR; zauważa jednak, że do wkładu tego dodano kwotę 714 777 EUR pochodzącą z odzyskania nadwyżki, w wyniku czego łączny wkład Unii wyniósł 8 410 000 EUR;

2. wnioskuje z ostatecznego rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy 2010, że Agencja zaangażowała 98,3 % środków z przyznanego wkładu i wypłaciła 85,6 % dostępnych środków na płatności (z wyłączeniem wydawanych dochodów pozyskanych z innych źródeł); z zadowoleniem przyjmuje fakt, że w swym rocznym sprawozdaniu z działalności (AAR) za rok 2010 Agencja przedłożyła organowi udzielającemu absolutorium dane obrazujące ogólny wskaźnik wykonania budżetu pod względem zobowiązań i płatności;

3. uznaje ponadto na podstawie sprawozdania IAS za rok 2010, że środki finansowe przeniesione automatycznie przez Agencję na 2011 r. wyniosły 1 160 393 EUR (zobowiązania RAL) i 629 517,41 EUR (środki na płatności) oraz że środki przeniesione nieautomatycznie wyniosły 530 875,59 EUR; zachęca Trybunał Obrachunkowy, aby wspomniał o przeniesieniach w sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy 2011;

4. apeluje do Agencji o poszanowanie zasady jednoroczności; zauważa w szczególności, że niektóre zobowiązania budżetowe Agencji w 2010 r. odnosiły się do wydatków na projekty realizowane w 2011 r.; ubolewa, że sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące rocznego sprawozdania finansowego Agencji za 2010 r. nie dostarczyło organowi udzielającemu absolutorium dalszych szczegółów na ten temat;

System rachunkowości

5. wnioskuje z ostatecznego rocznego sprawozdania finansowego za rok 2010, że rachunki budżetowe Agencji są obsługiwane przez system ABAC, a rachunki ogólne przez system SAP, który ma bezpośrednie połączenie z ogólnym systemem rachunkowości Komisji;

6. apeluje jednak do Agencji o dostosowanie praw dostępu ABAC dla delegowanych urzędników zatwierdzających (AODs) zgodnie z decyzją o przekazaniu uprawnień;

7. odnotowuje dodatkowo, że Agencja przeprowadziła przegląd wszystkich rozpowszechnianych arkuszy, szablonów i formularzy wykorzystywanych do poszukiwania obszarów umożliwiających poprawę oraz unikanie zbytecznych elementów;

Procedury udzielania zamówień

8. wzywa Agencję do przedsięwzięcia środków niezbędnych do zapewnienia tego, aby dokumentacja przetargowa była należycie podpisywana i opatrywana datą; odnotowuje, że Trybunał Obrachunkowy zwrócił uwagę na uchybienia w tym zakresie;

Zasoby ludzkie

9. zachęca Agencję do zwiększenia przejrzystości procedur rekrutacyjnych; odnotowuje, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził uchybienia w tym zakresie; uznaje w szczególności, że w ramach procedur rekrutacji pracowników wymogi, jakie kandydat musiał spełnić, aby zostać zaproszonym na rozmowę kwalifikacyjną oraz aby znaleźć się na liście rezerwowej nie zostały określone z góry;

10. wnioskuje ze sprawozdania rocznego Agencji, że obsadzono 10 z 11 stanowisk pracowników czasowych, na skutek czego 98 % stanowisk przewidzianych w planie zatrudnienia na 2010 r. zostało obsadzonych (52 z 53 stanowisk czasowych);

11. wnioskuje ze sprawozdania rocznego, że rotacja pracowników ograniczyła się do odejścia dwóch pracowników kontraktowych i przejścia na emeryturę jednego pracownika czasowego;

12. wyraża zadowolenie z faktu, że Trybunał Obrachunkowy uznał transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy 2010 za zgodne z prawem i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach;

Wyniki

13. zauważa, że w dniu 19 października 2010 r. Agencja przyjęła wieloletni program prac na lata 2011–2015; podkreśla znaczenie takiego dokumentu, który pozwoli Agencji poczynić skuteczne ustalenia administracyjne służące wdrożeniu jej strategii i realizacji celów;

14. ponownie zwraca się do Agencji o rozwinięcie wykresu Gantta do programowania wszystkich działań operacyjnych, aby w zwięzły sposób określić czas, jaki każdy pracownik poświęca danemu projektowi, oraz aby wzmocnić ukierunkowanie na osiąganie rezultatów; przyznaje jednak, że Agencja przedłożyła organowi udzielającemu absolutorium wykres przedstawiający wymagane informacje,

15. z zadowoleniem przyjmuje inicjatywę jednostki audytu wewnętrznego Agencji (IAC), która opracowała wewnętrzny kurs szkoleniowy i zapewniła niezbędne szkolenia w zakresie etyki i rzetelności w Agencji; ze szczególnym zadowoleniem przyjmuje fakt, że szkolenie jest obowiązkowe dla całego personelu w celu zapewnienia wiedzy na temat etycznych i organizacyjnych wartości, w szczególności kodeksu etycznego, unikania konfliktu interesów, zapobiegania nadużyciom finansowym i zgłaszania nieprawidłowości;

16. podkreśla znaczenie zadań Agencji i z zadowoleniem przyjmuje do wiadomości jej wydajne i skuteczne działanie, które Komisja Rybołówstwa odnotowała podczas wizyty w Agencji w czerwcu 2010 r. i które skontroluje podczas następnej wizyty w 2012 r.;

Audyt wewnętrzny

17. z zadowoleniem przyjmuje inicjatywę Agencji dotyczącą stworzenia pod koniec 2008 r. jednostki audytu wewnętrznego (ww. IAC), która specjalizuje się w zapewnianiu wsparcia i doradzaniu dyrektorowi wykonawczemu oraz zarządzaniu kontrolą wewnętrzną, oceną ryzyka i audytem wewnętrznym; zauważa, że Agencja nie zatrudnia IAC w pełnym wymiarze godzin, lecz korzysta z jej usług wspólnie z Europejską Agencją ds. Bezpieczeństwa na Morzu (EMSA) z siedzibą w Lizbonie; przypomina w związku z tym, że umowa o gwarantowanym poziomie usług między Agencją a EMSA została podpisana w dniu 17 czerwca 2008 r.;

18. odnotowuje z rocznego sprawozdania z działalności Agencji że IAS, zgodnie z planem strategicznym na lata 2010–2012, przeprowadziła audyt wykonania budżetu przez Agencję oraz ocenę ryzyka technologii informatycznych;

19. stwierdza, że w 2010 r. IAS przeprowadziła audyt wykonania budżetu, aby stwierdzić, czy ICS zapewnia wystarczającą pewność co do zgodności z podstawą prawną, skuteczności i efektywności procesów oraz rzetelności informacji, na których opiera się monitorowanie zarządzania;

20. wzywa Agencję do podjęcia niezbędnych działań w następujących kwestiach:

– prawa dostępu do systemu ABAC dla delegowanych urzędników zatwierdzających,

– opóźnienia w płatnościach,

– strategia wobec obsługi wyjątków i ustanowienie centralnego rejestru wyjątków,

stwierdza, że dwa bardzo ważne zalecenia IAS, a mianowicie te dotyczące dostosowania praw dostępu do systemu ABAC dla delegowanych urzędników zatwierdzających oraz obsługi wyjątków i centralnego rejestru wyjątków zostały zgłoszone przez Agencję jako wdrożone i są obecnie poddawane przeglądowi przez IAS; wzywa jednak Agencję do poinformowania organu udzielającego absolutorium o podjętych działaniach i osiągniętych wynikach;

21. wzywa Agencję do podjęcia natychmiastowych działań w wymienionych poniżej kwestiach oraz o poinformowanie organu udzielającego absolutorium o tych działaniach:

– wdrożenie systemu zarządzania ryzykiem,

– wprowadzenie regularnych przeglądów ICS;

22. zwraca uwagę na swoje zalecenia z poprzednich sprawozdań w sprawie absolutorium, o których mowa w załączniku do niniejszej rezolucji;

23. w odniesieniu do pozostałych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z 10 maja 2012 r. (⁷) w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

ZAŁĄCZNIK

ZALECENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO Z MINIONYCH LAT