PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej za rok budżetowy 2010,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące rocznego sprawozdania finansowego Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej za rok budżetowy 2010, wraz z odpowiedziami Centrum (¹),

– uwzględniając zalecenie Rady z dnia 21 lutego 2012 r. (06083/2012 – C7-0051/2012),

– uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (²), w szczególności jego art. 185,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE) nr 2965/94 z dnia 28 listopada 1994 r. ustanawiające Centrum Tłumaczeń dla organów Unii Europejskiej (³), w szczególności jego art. 14,

– uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w art. 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (⁴), w szczególności jego art. 94,

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A7-0125/2012),

A. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej („Centrum”) za rok budżetowy 2010 jest wiarygodne, a transakcje leżące u jego podstaw są zgodne z prawem i prawidłowe,

B. mając na uwadze, że w dniu 10 maja 2011 r. Parlament udzielił dyrektorowi Centrum absolutorium z wykonania budżetu Centrum za rok budżetowy 2009 (⁵), a w swojej rezolucji dołączonej do decyzji w sprawie absolutorium między innymi wezwał Centrum do:

– dalszego usprawnienia systemu oceny wyników poprzez udoskonalenie powiązań między jego działaniami strategicznymi a działaniami przewidzianymi w jego rocznym programie prac oraz poprzez dokonanie przeglądu wskaźników służących do monitorowania jego wyników w celu spełnienia kryteriów SMART,

– przyjęcia skuteczniejszych środków celem zaradzenia jego ciągłym wzrostom nadwyżki; nadwyżka ta w 2009 r. wyniosła 24 000 000 EUR, podczas gdy w 2008 r. wyniosła 26 700 000 EUR, w 2006 r. –16 900 000 EUR, w 2005 r. –10 500 000 EUR, a w 2004 r. –3 500 000 EUR,

– poinformowania organu udzielającego absolutorium o krokach podjętych w celu efektywnego uruchomienia systemu księgowego ABAC,

C. mając na uwadze, że budżet Centrum na 2010 r. wynosił 55 928 077 EUR, co jest kwotą o 11,98 % niższą w porównaniu z kwotą 62 630 000 EUR w 2009 r.,

D. mając na uwadze, że w 2010 r. Centrum przetłumaczyło największą liczbę stron od czasu jego utworzenia, co stanowi wzrost liczby przetłumaczonych stron o 20,1 % w porównaniu z rokiem 2009,

Zarządzanie budżetem i finansami

1. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności oraz sprawozdania finansowego za rok budżetowy 2010 r. odnotowuje, że pierwotny budżet Centrum w kwocie 48 100 000 EUR został zmieniony dwoma budżetami korygującymi; stwierdza w szczególności, że cel dwóch budżetów korygujących był podwójny:

– uwzględnienie nadwyżki budżetowej z lat poprzednich w kwocie 24 000 000 EUR w celu uiszczenia opłacanych przez pracodawców składek emerytalnych należnych Komisji za lata 1998–2009, a mianowicie ogólnej kwoty 18 400 000 EUR, oraz dokonania zwrotu należnego agencji będącej największym klientem Centrum, Urzędowi Harmonizacji Rynku Wewnętrznego, z tytułu wyniku ekonomicznego za 2009 r., mianowicie kwoty 6 121 255 EUR,

– zrównoważenie budżetu kwotą 8 000 000 EUR po znacznym podwyższeniu prognozowanych zamówień od klientów;

2. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności stwierdza, że z powodu wyższej ogólnej liczby stron przetłumaczonych w 2010 r. dochody Centrum wzrosły do 51 200 000 EUR w 2010 r., co stanowi wzrost o 13,71 % w porównaniu z 2009 r.; na podstawie tego sprawozdania odnotowuje również, że wykonanie części budżetu Centrum dotyczącej wydatków wzrosło do 43 040 000 EUR, tj. do 86,79 % środków, co stanowi wzrost o 18,27 % w porównaniu z 2009 r.;

3. przypomina, że zgodnie z art. 10 rozporządzenia (WE) nr 2965/94 ustanawiającego Centrum jego dochody i wydatki wykazane w budżecie muszą się równoważyć; odnotowuje, że w roku budżetowym 2010 nadwyżka Centrum zgromadzona w 2009 r. wyniosła 24 000 000 EUR; zwraca jednak uwagę, że głównie w drodze przesunięcia funduszy do systemu emerytalno-rentowego Unii oraz zwrotów dla klientów Centrum udało się zmniejszyć wspomnianą nadwyżkę do 9 200 000 EUR; uznaje ponadto informacje otrzymane od Centrum, że w 2011 r. jego zarząd postanowił wykorzystać kwotę 9 200 000 EUR do stworzenia rezerwy na nieprzewidziane inwestycje (4 300 000 EUR), a także rezerwy na poczet stabilizacji cen (4 900 000 EUR);

4. z zadowoleniem przyjmuje rozstrzygnięcie długotrwałego sporu między Centrum a Komisją dotyczącego opłacanych przez pracodawcę składek do unijnego systemu emerytalno-rentowego;

5. z zadowoleniem przyjmuje wspomnianą decyzję zarządu przyjętą w 2011 r. dotyczącą utworzenia rezerwy w wysokości 4 300 000 EUR na inwestycje w program e-CDT, który ma być zrealizowany w latach 2012– 2013, oraz rezerwy w wysokości 4 900 000 EUR na stabilizację cen, aby skompensować możliwy spadek dochodów w związku z oczekiwanym zmniejszeniem liczby zleceń od klientów;

6. z zadowoleniem odnotowuje, że na skutek wniosku organu udzielającego absolutorium ostateczne sprawozdanie finansowe Centrum za rok budżetowy 2010 r. zostało publicznie udostępnione na stronie internetowej Centrum;

Procedury udzielania zamówień

7. wzywa Centrum do zapewnienia zgodności z art. 60 jego rozporządzenia finansowego poprzez określenie decyzji o finansowaniu wydatków operacyjnych; zwraca się do Centrum zwłaszcza o ustanowienie silniejszych mechanizmów kontrolnych w procesie planowania zamówień;

8. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności przyjmuje do wiadomości, że Centrum rozpoczęło dwie nowe procedury dotyczące świadczenia usług tłumaczenia pisemnego/weryfikacji w dziedzinie kolejnictwa i dziedzinie morskiej;

9. odnotowuje, że podpisano ogółem 47 umów ramowych;

Zasoby ludzkie (HR)

10. uznaje, że biorąc pod uwagę, iż ośmiu pracowników o wyższej punktacji nie uzyskało awansu, podczas gdy inni pracownicy w tej samej grupie zaszeregowania awans uzyskali, naruszono art. 45 jego regulaminu pracowniczego, ponieważ faktycznie przy podejmowaniu ostatecznej decyzji o awansie kierowano się dodatkowymi aspektami uznaniowymi; przyjmuje do wiadomości oświadczenie Centrum, że Służba Audytu Wewnętrznego (IAS) uznała, iż „decyzje w sprawie kariery i awansu urzędników i pracowników tymczasowych” podjęte przez zarząd w dniu 7 lutego 2008 r. podlegały interpretacji oraz że w związku z ostateczną oceną „Realizacji awansów pracowniczych” wydaną przez IAS we wrześniu 2010 r. Centrum dostosowało swą interpretację do interpretacji IAS oraz zrezygnowało z dodatkowych kryteriów stosowanych wcześniej do awansów;

11. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności przyjmuje ponadto do wiadomości, że w 2010 r. Centrum przeprowadziło 22 procedury naboru na stanowiska czasowe i kontraktowe oraz 2 konkursy na stanowiska stałe;

12. odnotowuje, że Centrum wprowadziło usługę ukierunkowania zawodowego, aby określić możliwości pracowników i stworzyć możliwości mobilności lub ukierunkowania zawodowego;

Wyniki

13. z zadowoleniem przyjmuje zwiększenie ilości usług – pod względem ilości tłumaczeń pisemnych – oferowanych przez Centrum instytucjom Unii w porównaniu z 2009 r., a przede wszystkim zwiększenie o 20,1 % liczby przetłumaczonych dokumentów, pomimo zmniejszenia budżetu o 11,98 % względem poprzedniego roku;

14. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności Centrum odnotowuje, że w 2010 r. podpisano umowy z sześcioma nowymi klientami, tj. wspólnymi przedsiębiorstwami ARTEMIS, ENIAC, IMI i FCH, Europejskim Urzędem Wsparcia w dziedzinie Azylu oraz Agencją ds. Współpracy Organów Regulacji Energetyki oraz nawiązano pierwsze kontakty z Europejskim Urzędem Nadzoru Bankowego, Europejskim Urzędem Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych i Europejskim Urzędem Nadzoru Ubezpieczeń i Pracowniczych Programów Emerytalnych;

15. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności Centrum przyjmuje do wiadomości, że w roku budżetowym 2010 około 55 % wszystkich stron zlecono do przetłumaczenia na zewnątrz; na podstawie rocznego sprawozdania z działalności odnotowuje, że w 2010 r. Centrum podjęło kroki w celu skonsolidowania zarządzania przepływem tłumaczeń pisemnych poprzez połączenie działów zarządzania popytem i zarządzania pracą tłumaczy niezależnych; w szczególności przyjmuje do wiadomości, że zrealizowano zewnętrzne badanie na temat stwierdzania prawidłowości proporcji między pracami wykonanymi wewnętrznie a zleceniami na zewnątrz oraz że model obliczeniowy stosowany przez Centrum został zatwierdzony;

16. z zadowoleniem przyjmuje wysiłki Centrum na rzecz poprawy jakości tłumaczeń; podkreśla fakt, że do końca 2010 r. sfinalizowano 17 projektów z dziedziny terminologii, które przyczyniły się do poprawy terminologicznej bazy danych; wspiera Centrum w kwestii organizacji szkoleń dla tłumaczy, które owocują poprawą ich produktywności;

17. wzywa Centrum do przeanalizowania bieżącego przepływu danych i narzędzi stosowanych do planowania budżetu oraz do ustanowienia mechanizmów kontrolnych; w tym przypadku zwraca uwagę, że planowanie budżetu Centrum opiera się na narzędziach Excela i ręcznej lub systemowej kontroli danych, co może skutkować błędami w obliczeniach i nieprawidłowym planowaniem wydatków, a ostatecznie może mieć negatywny wpływ na ceny Centrum;

18. zachęca Centrum do stosowania minimalnych wymagań dotyczących prognozowania informacji i zintensyfikowania współpracy oraz wymiany informacji o prognozowaniu z wybranymi klientami, aby uniknąć przeszacowania wydatków i cen;

Audyt wewnętrzny

19. zwraca uwagę, że w dniu 31 grudnia 2010 r. nadal aktualnych było 12 „bardzo ważnych” zaleceń IAS; jest zaniepokojony, że wykonanie siedmiu z tych zaleceń uległo opóźnieniu; zwraca w szczególności uwagę, że opóźnienia te dotyczą następujących istotnych kwestii:

– jakości prognoz dotyczących klientów,

– publikacji informacji o roku budżetowym 2008,

– oceny systemu kontroli wewnętrznej,

wzywa zatem Centrum do wyjaśnienia tych opóźnień organowi udzielającemu absolutorium oraz zaradzenia tej sytuacji;

20. zwraca uwagę, że spośród 12 „bardzo ważnych” zaleceń IAS Centrum odrzuciło zalecenie dotyczące sprawozdawczości finansowej; wzywa Centrum do poinformowania organu udzielającego absolutorium o powodach tej decyzji;

21. zauważa, że IAS przeprowadziła kontrolę budżetowania wydatków, ukończyła kontrolę następczą zarządzania zasobami ludzkimi oraz wdrażania norm kontroli wewnętrznej, a także przeprowadziła ocenę ryzyka informatycznego;

22. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności Centrum odnotowuje, że ostateczne sprawozdanie IAS z audytu uzupełniającego ujawnia, że określono 41 zaleceń, 29 zaleceń było nadal w toku, 10 zaleceń zrealizowano, a 2 zaleceń nie przyjęto lub przyjęto je częściowo;

23. przyjmuje do wiadomości, że jednostka audytu wewnętrznego przeprowadziła oficjalne działania konsultacyjne na następujące tematy:

– doradztwo na temat optymalizacji struktury organizacyjnej i związanych z tym ograniczeń kosztów,

– koordynacja oceny ryzyka informatycznego,

– ułatwienie realizowanego co roku przez Centrum zadania zarządzania ryzykiem i doradztwo w tym zakresie,

– wsparcie i porady na temat działania audytu o wysokiej jakości;

24. zwraca uwagę na swoje zalecenia zawarte w poprzednich sprawozdaniach w sprawie absolutorium, o których mowa w załączniku do niniejszej rezolucji;

25. w odniesieniu do pozostałych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 10 maja 2012 r. (*) w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

ZAŁĄCZNIK

ZALECENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO Z MINIONYCH LAT