PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2009,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2009, wraz z odpowiedziami Kolegium (¹),

– uwzględniając zalecenie Rady z dnia 15 lutego 2011 r. (05892/2011 – C7-0052/2011),

– uwzględniając swoją decyzję z dnia 10 maja 2011 r. (²) odraczającą udzielenie absolutorium za rok budżetowy 2009, jak również odpowiedzi dyrektora Europejskiego Kolegium Policyjnego,

– uwzględniając art. 276 Traktatu WE oraz art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (³), w szczególności jego art. 185,

– uwzględniając decyzję Rady 2005/681/WSiSW z dnia 20 września 2005 r. ustanawiającą Europejskie Kolegium Policyjne (CEPOL) (⁴), w szczególności jej art. 16,

– uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w art. 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (⁵), w szczególności jego art. 94,

– uwzględniając decyzję Komisji C(2011) 4680 z dnia 30 czerwca 2011 r., w której udzielono zgody na wniosek Europejskiego Kolegium Policyjnego w sprawie odstępstwa od rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002,

– uwzględniając sprawozdanie Europejskiego Kolegium Policyjnego z dnia 12 lipca 2010 r. dotyczące zwrotu wydatków prywatnych (10/0257/KA),

– uwzględniając zlecony przez Europejskie Kolegium Policyjne audyt zewnętrzny (umowa nr CEPOL/2010/001) dotyczący zwrotu wydatków prywatnych,

– uwzględniając końcowe sprawozdanie z pięcioletniej zewnętrznej oceny Europejskiego Kolegium Policyjnego (umowa nr CEPOL/CT/2010/002),

– uwzględniając roczne sprawozdanie z działalności Dyrekcji Generalnej ds. Sprawiedliwości, Wolności i Bezpieczeństwa za rok 2009,

– uwzględniając sporządzone przez Europejskie Kolegium Policyjne czwarte sprawozdanie z postępów dotyczące wdrożenia wieloletniego planu działania na lata 2010–2014,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące wdrożenia wieloletniego planu działania Europejskiego Kolegium Policyjnego na lata 2010–2014,

– uwzględniając komunikat Służby Audytu Wewnętrznego (IAS) z dnia 4 lipca 2011 r. (ref. Ares (2011) 722479) w sprawie trzeciego sprawozdania z postępów dotyczącego wdrożenia wieloletniego planu działania Europejskiego Kolegium Policyjnego na lata 2010–2014,

– uwzględniając sprawozdanie Europejskiego Kolegium Policyjnego dotyczące wykonania rezolucji Parlamentu Europejskiego w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok 2009 oraz załączniki do tego sprawozdania,

– uwzględniając sprawozdanie Europejskiego Kolegium Policyjnego dotyczące realizacji planu zamówień w okresie od dnia 1 lipca 2010 r. do dnia 1 lipca 2011 r. oraz załącznik do tego sprawozdania,

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając drugie sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A7-0330/2011),

A. mając na uwadze, że Kolegium powstało w 2001 r. i że z dniem 1 stycznia 2006 r. zostało przekształcone w organ Wspólnoty w rozumieniu art. 185 rozporządzenia finansowego, zatem od tego momentu ma doń zastosowanie ramowe rozporządzenie finansowe dotyczące agencji,

B. mając na uwadze, że w swoich sprawozdaniach dotyczących rocznych sprawozdań finansowych Kolegium za lata budżetowe 2006 i 2007 Trybunał Obrachunkowy zgłosił zastrzeżenie co do legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw sprawozdań, stwierdzając, że procedury udzielania zamówień nie były zgodne z przepisami rozporządzenia finansowego,

C. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Kolegium za rok budżetowy 2008 Trybunał Obrachunkowy umieścił uwagę szczególną dotyczącą swojej opinii na temat wiarygodności sprawozdania, nie formułując wyraźnie zastrzeżeń co do wiarygodności, oraz wydał opinię z zastrzeżeniami na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń,

D. mając na uwadze, że w swojej decyzji z dnia 7 października 2010 r. (⁶) Parlament odmówił udzielenia dyrektorowi Kolegium absolutorium z wykonania budżetu Kolegium za rok budżetowy 2008,

E. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Kolegium za rok budżetowy 2009 Trybunał Obrachunkowy zgłosił ponownie zastrzeżenia co do legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw sprawozdania Kolegium,

F. mając na uwadze, że w wyżej wspomnianej decyzji z dnia 10 maja 2011 r. Parlament odroczył udzielenie dyrektorowi Kolegium absolutorium z wykonania budżetu Kolegium za rok budżetowy 2009,

G. mając na uwadze, że w sprawozdaniu dotyczącym wieloletniego planu działania Kolegium na lata 2010–2014 Trybunał Obrachunkowy stwierdził, iż Kolegium dokonuje postępów zgodnie z celami pośrednimi określonymi w wieloletnim planie działania,

H. mając na uwadze, że w komunikacie z dnia 4 lipca 2011 r. skierowanym do dyrektora Kolegium Służby Audytu Wewnętrznego stwierdziły, że mimo iż opis zawarty w sprawozdaniu z postępów jest nadal dosyć ogólny, daje on wyraźny ogląd stanu realizacji poszczególnych celów pośrednich, zatem sprawozdanie to powinno służyć za odpowiednie narzędzie informowania poszczególnych zainteresowanych podmiotów,

I. mając na uwadze, że decyzją C(2011) 4680 z dnia 30 czerwca 2011 r. Komisja udzieliła Kolegium odstępstwa od postanowień art. 74b rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002,

Ocena ogólna

1. uznaje środki przyjęte przez nowe kierownictwo i administrację Kolegium w celu naprawienia jego uchybień w następstwie apelu Parlamentu o podjęcie działań w związku z poważnymi nieprawidłowościami w wykonaniu budżetu na 2009 r.; w szczególności przyjmuje z zadowoleniem następujące działania podjęte we właściwym czasie w reakcji na apel Parlamentu:

a) przegląd przepisów finansowych Kolegium polegający na wprowadzeniu odstępstwa dotyczącego wyłączenia z przetargu w odniesieniu do procedur wyboru ekspertów z zakresu nauczania, aby angażować ekspertów z krajowych policyjnych instytucji szkoleniowych, tym samym zapewniając opłacalność, a także reprezentację tych instytucji w sieci Kolegium;

b) zapewnienie ze strony Trybunału Obrachunkowego oraz Służb Audytu Wewnętrznego, że wieloletni plan działania Kolegium na lata 2010–2014 daje ogląd stanu realizacji poszczególnych celów pośrednich, a Kolegium dokonuje postępów zgodnie z wytyczonymi celam;

c) sprawozdanie dotyczące realizacji przez Kolegium planu zamówień w okresie od dnia 1 lipca 2010 r. do dnia 1 lipca 2011 r.;

d) decyzję zarządu Kolegium o przyznaniu uprawnień do głosowania Komisji;

2. oczekuje na przedstawienie przez Komisję w 2012 r. nowych ram prawnych Kolegium w celu uwzględnienia wspomnianych uprawnień do głosowania Komisji w procedurach zarządu;

3. podkreśla, że organ udzielający absolutorium nadal będzie dokładnie monitorował stopień realizacji przyjętych środków podczas nadchodzących procedur udzielania absolutorium;

4. zauważa, że w końcowym sprawozdaniu z pięcioletniej zewnętrznej oceny Kolegium stwierdzono, że istnieją argumenty za przeniesieniem Kolegium; wzywa zatem Trybunał Obrachunkowy do przygotowania specjalnego sprawozdania w 2012 r. określającego koszty i korzyści finansowe i operacyjne połączenia obowiązków Kolegium z obowiązkami Europolu;

Konkretne działania podjęte przez Kolegium w celu usunięcia uchybień

Procedury udzielania zamówień

5. przyjmuje do wiadomości, że Kolegium wreszcie opracowało i wdrożyło plan zamówień do użytku wewnętrznego, o co apelował Parlament w decyzjach w sprawie udzielenia Kolegium absolutorium za lata 2008 i 2009; odnotowuje, że Kolegium przyjęło ten plan zamówień w dniu 8 czerwca 2010 r., a wszedł on w życie z dniem 1 lipca 2010 r. i że mianowano koordynatora ds. zamówień publicznych;

6. z zadowoleniem przyjmuje pierwsze sprawozdanie Kolegium dotyczące realizacji planu zamówień za okres od dnia 1 lipca 2010 r. do dnia 1 lipca 2011 r.; czeka niemniej jednak na dokonanie przez Trybunał Obrachunkowy oceny stosowania przez Kolegium podręcznika dotyczącego zamówień;

7. dokonał kontroli sprawozdania statystycznego Kolegium za okres od dnia 1 lipca 2010 r. do dnia 1 lipca 2011 r.; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że dokument ten dostarcza Parlamentowi pełnych informacji na temat procedur przetargowych; wnioskuje z tego sprawozdania, jak również ze sprawozdania dotyczącego realizacji planu zamówień, że procedury stosowane przez Kolegium były stale monitorowane i kontrolowane przez Kolegium;

Przepisy dotyczące wydatków na kursy

8. przyjmuje do wiadomości, że w dniu 28 kwietnia 2011 r. Kolegium zwróciło się do Komisji z wnioskiem w sprawie zmiany jego przepisów finansowych, polegającej na dodaniu jednego artykułu (art. 74c), który wprowadza odstępstwo od rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 dotyczące wyłączenia z przetargu w odniesieniu do procedur wyboru ekspertów z zakresu nauczania, aby angażować ekspertów z krajowych policyjnych instytucji szkoleniowych;

9. z zadowoleniem przyjmuje późniejszą decyzję Komisji C(2011) 4680 z dnia 30 czerwca 2011 r., w której udzielono zezwolenia na wyżej wspomniane odstępstwo;

10. jest zdania, że Kolegium powinno przyznać bezpośredni dostęp do szczegółowych informacji dotyczących jego budżetu, które powinny obejmować wykaz umów i decyzji dotyczących zamówień, oraz uważa, że lista ta powinna zostać opublikowana na stronie internetowej Kolegium – zgodnie z postanowieniami rozporządzenia finansowego – z wyłączeniem szczegółów dotyczących umów, których wyjawienie mogłoby stanowić zagrożenie bezpieczeństwa;

Przeniesienie środków

11. zauważa, że Kolegium ustanowiło rejestr ryzyka organizacyjnego w ramach bieżącego gospodarowania środkami budżetowymi w celu złagodzenia ryzyka niepełnego wydatkowania środków; przypomina jednak Kolegium o znaczeniu programowania i monitorowania wykonania budżetu Kolegium w celu minimalizacji przeniesień środków; wzywa także Trybunał Obrachunkowy oraz Służby Audytu Wewnętrznego, aby potwierdziły Parlamentowi, że Kolegium poczyniło w tej kwestii realne postępy, oraz aby wskazały, że wszystkie instrumenty służące do programowania i monitorowania są w pełni operacyjne;

Błędy w sprawozdaniu

12. odnotowuje, że pomimo znacznych opóźnień i błędów w sprawozdaniu tymczasowym za rok 2009 Kolegium potwierdziło Parlamentowi, iż od 2010 r. zaostrzyło dyscyplinę finansową i kontrole wewnętrzne; oczekuje, że sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące rocznego sprawozdania Kolegium za rok 2010 stwierdzi, czy potwierdzenie ze strony Kolegium jest odpowiednio uzasadnione;

13. z zadowoleniem przyjmuje decyzję Zarządu Kolegium z marca 2011 r. dotyczącą zastąpienia dotychczasowych standardów kontroli wewnętrznej niedawno ustanowionymi 16 standardami kontroli wewnętrznej Komisji;

14. jest zdania, że wspomniane nowe standardy kontroli wewnętrznej będą skuteczniej służyły pomocą dyrektorowi Kolegium nie tylko przy wprowadzaniu kontroli, lecz również przy monitorowaniu, czy działają one zgodnie z zamierzeniami;

15. wzywa zatem Kolegium do informowania Parlamentu na bieżąco o stanie wdrażania tych nowych 16 standardów kontroli;

Zarządzanie zasobami ludzkimi

16. odnotowuje, że Kolegium wypowiedziało umowę, którą Trybunał Obrachunkowy uznał za nielegalną; zauważa, że wypowiedzenie jest skuteczne od dnia 15 września 2011 r. oraz że opublikowano już ogłoszenie o naborze; wzywa Kolegium do informowania władzy budżetowej o rozwoju wydarzeń w tej konkretnej sprawie;

17. przyjmuje do wiadomości, że zdaniem Kolegium stan wdrożenia zasad rekrutacji Kolegium, które mają doprowadzić do dostosowania procedur do regulaminu pracowniczego urzędników Unii Europejskiej (⁷) jest wystarczający; wzywa ponadto Trybunał Obrachunkowy, aby potwierdził Parlamentowi stan wdrożenia tych zasad;

Środki wykorzystane na finansowanie wydatków prywatnych

18. przyjmuje do wiadomości, że w wyniku audytu zewnętrznego dotyczącego kontroli ex post obecny dyrektor wystosował nakaz odzyskania środków, zgodnie z którym były dyrektor jest zobowiązany do zwrotu kwoty 2 014,94 EUR, z której dotychczas odzyskano jedynie 43,45 EUR; ubolewa nad niską odzyskaną kwotą w porównaniu ze stratami finansowymi, jakie poniosło Kolegium pod kierownictwem byłego dyrektora; zauważa, że w 2011 r. wydano ostateczne wezwanie do zapłaty oraz że kolejnym krokiem jest wszczęcie postępowania przed sądem angielskim w celu prawomocnego ustalenia istnienia długu zaciągniętego w 2007 r., a w przypadku uzyskania odpowiedniego orzeczenia służby windykacyjne zajmą się odzyskaniem niespłaconej części długu; wzywa obecnego dyrektora do informowania organu udzielającego absolutorium o rozwoju sytuacji w związku z tą sprawą;

Wieloletni plan działania Kolegium na lata 2010–2014

19. zauważa, że większa przejrzystość zaprowadzona przez obecnego dyrektora i jego kadrę zarządzającą przyczyniła się do lepszego zrozumienia wyzwań stojących przed Kolegium i dała impuls do niezbędnych zmian; z zadowoleniem przyjmuje w związku z tym politykę prowadzoną przez Kolegium, polegającą na:

– publikowaniu na potrzeby Zarządu Kolegium comiesięcznego biuletynu oraz regularnych sprawozdań z postępów działań Kolegium w celu udostępnienia Zarządowi bardziej przejrzystej analizy stanu prac,

– regularnym aktualizowaniu sprawozdania z postępów dotyczącego stanu wdrożenia wieloletniego planu działania,

– dostarczaniu Parlamentowi rocznych sprawozdań Służb Audytu Wewnętrznego na mocy odpowiednich przepisów rozporządzenia finansowego;

20. z zadowoleniem przyjmuje opublikowane przez Trybunał Obrachunkowy – w następstwie wniosku Parlamentu – sprawozdanie dotyczące wdrażania wieloletniego planu działania Kolegium na lata 2010–2014; zauważa, że w sprawozdaniu tym Trybunał stwierdził, iż wdrażanie przez Kolegium wieloletniego planu działania odbywa się zgodnie z określonymi w nim celami pośrednimi; z zadowoleniem przyjmuje w związku z tym fakt, że Kolegium wykazało, że ukończyło prace dotyczące celu 1 (zarządzanie), celu 4 (poświadczenie zasadności systemu finansowego Kolegium), celu 5 (środowisko finansowe), celu 6 (przejrzystość Zarządu), celu 8 (plan strategiczny) oraz celu 9 (wieloletni plan rekrutacji); prace dotyczące celu 12 (środowisko kontroli zamówień) oraz pozostałych celów wieloletniego planu działania są w trakcie realizacji lub zaplanowane;

21. wzywa Kolegium do zasięgania opinii Parlamentu i do dalszego informowania go za pośrednictwem sprawozdań z postępu dotyczących wdrażania wieloletniego planu działania;

22. z zadowoleniem przyjmuje komunikat Służb Audytu Wewnętrznego na temat trzeciego sprawozdania z postępów dotyczącego wdrażania wieloletniego planu działania Kolegium; zauważa w szczególności, że w komunikacie tym Służby Audytu Wewnętrznego stwierdziły, że Kolegium właściwie odniosło się do uwag i zaleceń Służb Audytu Wewnętrznego i chociaż opis zawarty w sprawozdaniu z postępów jest nadal dosyć ogólny, daje on wyraźny ogląd stanu realizacji poszczególnych celów pośrednich, sprawozdanie to powinno zatem służyć za odpowiednie narzędzie informowania poszczególnych zainteresowanych podmiotów, w tym Komisji Kontroli Budżetowej Parlamentu;

Braki strukturalne

23. podkreśla, że koszty zarządzania Kolegium są wysokie w porównaniu z jego działalnością; z zadowoleniem przyjmuje zatem dążenie Kolegium do ograniczenia wydatków na zarządzanie podjęte podczas 25. posiedzenia Zarządu w czerwcu 2011 r., kiedy to uzgodniono, że wszystkie komisje Zarządu powinny zostać rozwiązane do 2012 r. oraz że wszystkie grupy robocze Zarządu należy poddać krytycznemu przeglądowi;

24. w odniesieniu do pozostałych uwag towarzyszących decyzji o udzieleniu absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 10 maja 2011 r. (⁸) w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.