PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy za rok budżetowy 2009,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy za rok budżetowy 2009, wraz z odpowiedziami Fundacji (¹),

– uwzględniając zalecenie Rady z dnia 15 lutego 2011 r. (05892/2011 – C7-0052/2011),

– uwzględniając art. 276 Traktatu WE oraz art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (²), w szczególności jego art. 185,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (EWG) nr 1365/75 z dnia 26 maja 1975 r. w sprawie utworzenia Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy (³), w szczególności jego art. 16,

– uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (⁴), w szczególności jego art. 94,

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Zatrudnienia i Spraw Socjalnych (A7-0108/2011),

A. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie roczne za rok finansowy 2009 jest wiarygodne, a transakcje leżące u jego podstaw są zgodne z prawem i prawidłowe,

B. mając na uwadze fakt, że w dniu 5 maja 2010 r. Parlament udzielił dyrektorowi Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy absolutorium z wykonania budżetu Fundacji za rok budżetowy 2008 (⁵), a także fakt, że w rezolucji załączonej do decyzji o absolutorium Parlament między innymi:

– ubolewał nad tym, że w latach 2008, 2007 i 2006 Trybunał Obrachunkowy stwierdził uchybienia w zakresie procedur rekrutacyjnych,

– zwrócił się do Fundacji o lepsze monitorowanie umów i poprawę programowania procedur przetargowych,

– zauważył, że przeniesione kwoty stanowiły ponad 55 % środków (4 900 000 EUR) na rok budżetowy 2008,

C. mając na uwadze, że budżet Fundacji na rok 2009 wynosił 20 200 000 EUR, czyli o 3,8 % mniej niż jej budżet na rok 2008,

Wyniki działalności

1. z zadowoleniem przyjmuje zamiar Fundacji dotyczący przedstawienia w 2010 r. – w tabeli, która zostanie dołączona do kolejnego sprawozdania Trybunału Obrachunkowego – zestawienia porównawczego działań zrealizowanych w roku, którego dotyczy absolutorium, oraz działań zrealizowanych w poprzednim roku budżetowym, aby umożliwić organowi udzielającemu absolutorium dokonanie lepszej oceny działalności Fundacji na przestrzeni dwóch kolejnych lat;

2. odnotowuje, że po zakończonej już w roku 2007 ocenie ex post programu prac Fundacji na lata 2001-2004 Fundacja przeprowadziła kolejną ocenę programu prac na lata 2005-2008; uważa tę procedurę za bardzo przydatną dla Fundacji, gdyż dzięki niej Fundacja zdobyła pomocne doświadczenia i zalecenia w zakresie wyzwań pojawiających się w związku z jej przyszłym okresem programowania; wyraża uznanie dla Fundacji za wykazanie podczas tej oceny, że:

– skutecznie przydzieliła swe środki finansowe, wspierając realizację jej programu prac,

– zrealizowała cele programu prac na lata 2005-2008;

3. zachęca jednak Fundację do dalszego rozwijania systemu monitorowania działalności Fundacji („Eurofound Performance Monitoring System”), aby wyniki tego monitorowania były wykorzystywane w dotyczącym zarządzania procesie podejmowania decyzji i planowania oraz aby przeprowadzane były okresowe badania w celu uzyskania opinii docelowych odbiorców;

4. popiera wydane przez zewnętrznego oceniającego zalecenie, aby lepiej określić docelowych odbiorców Fundacji na poziomie krajowym (tj. to, czy Fundacja powinna wykraczać poza władze krajowe oraz decydentów politycznych i próbować dotrzeć do szerszej grupy podmiotów będących pracodawcami oraz podmiotów będących pracownikami), a także aby utworzyć sieć punktów kontaktowych w oparciu o krajowe organy reprezentowane w Radzie Zarządzającej Fundacji;

Rada Zarządzająca

5. przyjmuje do wiadomości, że – jak poinformował zewnętrzny oceniający wykonujący ocenę ex post programu prac Fundacji na lata 2005-2008 – Rada Zarządzająca Fundacji nie była skutecznym organem decyzyjnym ze względu na powiększenie jej składu po rozszerzeniu Unii w 2004 r. i zmniejszenie liczby posiedzeń, a także na stosunkowo dużą rotację członków; wzywa zatem Fundację, aby podjęła działania zmierzające do wzmocnienia roli Rady Zarządzającej we wskazywaniu Fundacji ogólnego kierunku; zachęca w szczególności Radę Zarządzającą Fundacji, aby przeznaczyła czas na omówienie strategicznych kwestii/priorytetów;

Procedury udzielania zamówień

6. stwierdza, że Trybunał Obrachunkowy ujawnił błędy i nieprawidłowości w ocenie jednej otwartej procedury udzielania zamówień, które to uchybienia wpłynęły na jej jakość; wzywa zatem Fundację do podjęcia działań na rzecz usprawnienia procedury oceny i przeglądu w celu uniknięcia powtórzenia się takich błędów w przyszłości;

Zarządzanie budżetem

7. wzywa Fundację do dopilnowania, aby środki udostępniano dopiero po otrzymaniu dochodów przeznaczonych na określony cel; stwierdza, że według Trybunału Obrachunkowego budżet Fundacji nie zawierał specjalnych tytułów dla poszczególnych programów finansowanych z dochodów przeznaczonych na określony cel, co jest sprzeczne z regulaminem finansowym Fundacji (art. 19); odnotowuje ponadto, że w ramach programu finansowanego ze środków przeznaczonych na określony cel zobowiązania Fundacji wyniosły 184 000 EUR, mimo iż faktycznie otrzymane dochody przeznaczone na określony cel wyniosły tylko 29 000 EUR;

8. ubolewa, że Trybunał Obrachunkowy był zmuszony do zgłoszenia uwag do sprawozdania budżetowego i finansowego Fundacji, w szczególności dotyczących faktu, że początkowa wstępna wersja sprawozdania przedstawiona przez Fundację zawierała poważne braki, które wskazywały na istotną niewydolność finansowej organizacji Fundacji; z zadowoleniem przyjmuje potwierdzenie Fundacji, że za pomocą dodatkowych szkoleń i zasobów zapewni należyte stosowanie procedur na koniec roku oraz dotrzymywanie terminów przedstawiania swojego sprawozdania;

Zasoby ludzkie

9. wzywa Fundację, aby udokumentowała swoje decyzje dotyczące naboru pracowników (np. dowody dotyczące progów punktowych dla kandydatów na początku procesu rekrutacji) w celu zagwarantowania przejrzystości procedur rekrutacyjnych; stwierdza, że Trybunał Obrachunkowy zgłosił nieprawidłowości w tym zakresie w przypadku siedmiu skontrolowanych procedur naboru pracowników; przyznaje w szczególności, że nie podano dowodów, jakie progi punktowe musieli spełniać kandydaci, aby dostać zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną, i że progi punktowe wymagane do wpisania kandydatów na listę rezerwową zostały określone przez komisję rekrutacyjną jeszcze przed zbadaniem wniosków kandydatów;

10. zauważa w szczególności, że organ udzielający absolutorium stwierdza niedociągnięcia w procedurach rekrutacyjnych już od 2006 r.; wzywa w związku z tym Fundację do niezwłocznego skorygowania sytuacji i powiadomienia organu udzielającego absolutorium o postępach poczynionych w tym zakresie;

11. z zadowoleniem przyjmuje niemniej jednak potwierdzenie ze strony Fundacji, że w przyszłości usprawni dokumentowanie procedur rekrutacyjnych.

Audyt wewnętrzny

12. z zadowoleniem przyjmuje wdrożenie przez Fundację w dniu 1 lipca 2010 r. systemu rejestrowania i analizowania odstępstw od ustalonych strategii politycznych i procedur („wykaz wyjątków”);

13. przyznaje, że zrealizowano 2 spośród 8 zaleceń Służby Audytu Wewnętrznego, dotyczących działań następczych wynikających z wcześniejszych zaleceń; stwierdza, że zalecenia uznane za „bardzo ważne” dotyczą przede wszystkim skuteczności systemu kontroli wewnętrznej (jak „roczny plan prac dotyczący zapewnienia kontroli wewnętrznej”, „przegląd kluczowych stanowisk” i „procedury dotyczące zgłaszania nieprawidłowości”); wzywa zatem Fundację do niezwłocznego wdrożenia wspomnianych zaleceń;

14. zauważa również, że w 2009 r. Służba Audytu Wewnętrznego przeprowadziła kontrolę zarządzania finansami i spośród 15 przedstawionych zaleceń dwa określiła jako „decydujące”, a sześć jako „bardzo ważne” ; wyraża obawy, że oba decydujące ustalenia dotyczą stanowiska w księgowości (tj. „stanowiska do obsadzenia przez pracownika czasowego lub urzędnika” , „kompetencje mają być dostosowane do zaleceń księgowego Komisji” ) oraz zatwierdzania systemów rachunkowości, podczas gdy sześć ustaleń uznanych za „bardzo ważne” dotyczy konieczności lepszego dokumentowania obiegu finansowego Fundacji, projektowania i planowania zamówień publicznych, kontroli ex post, zasad zwrotu kosztów i rejestracji wyjątków; wzywa zatem Fundację do niezwłocznego wdrożenia zaleceń Służby Audytu Wewnętrznego i do powiadomienia organu udzielającego absolutorium o postępach poczynionych w tym zakresie;

15. jeżeli chodzi o pozostałe uwagi dołączone do decyzji o udzieleniu absolutorium, które mają charakter horyzontalny, odsyła do swojej rezolucji z dnia 10 maja 2011 r. (⁶) w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.