PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając budżet ogólny Unii Europejskiej na rok budżetowy 2009 (¹),

– uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Unii Europejskiej za rok budżetowy 2009 (SEC(2010) 963 – C7-0219/2010) (²),

– uwzględniając sprawozdanie roczne Europejskiego Inspektora Ochrony Danych dla organu udzielającego absolutorium w sprawie audytów wewnętrznych przeprowadzonych w 2009 r.,

– uwzględniając sprawozdanie roczne Trybunału Obrachunkowego dotyczące wykonania budżetu za rok budżetowy 2009 wraz z odpowiedziami instytucji (³),

– uwzględniając poświadczenie wiarygodności rozliczeń, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw przedkładane przez Trybunał Obrachunkowy zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (⁴),

– uwzględniając art. 272 ust. 10 oraz art. 274, 275 i 276 Traktatu WE, a także art. 314 ust. 10 oraz art. 317, 318 i 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (⁵), w szczególności jego art. 50, 86, 145, 146 i 147,

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A7-0117/2011),

1. zwraca uwagę, że Europejski Inspektor Ochrony Danych (EIOD) dysponował w 2009 r. środkami na zobowiązania wynoszącymi ogółem 7 000 000 EUR (w 2008 r.: 5 300 000 EUR (⁶)), przy stopie wykorzystania wynoszącej 81,44 % – poniżej średniej pozostałych instytucji (97,69 %);

2. zwraca uwagę, że w trakcie przygotowania sprawozdania rocznego dotyczącego roku budżetowego 2009 Trybunał Obrachunkowy dokonał dogłębnej oceny systemów nadzoru i kontroli Trybunału Sprawiedliwości, Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich i EIOD, która obejmowała przegląd dodatkowej próby transakcji wymagających płatności związanych z zasobami ludzkimi oraz innymi wydatkami administracyjnymi;

3. zwraca uwagę, że Trybunał Obrachunkowy ustalił, że w czterech z dziesięciu przypadków służby EIOD dysponowały niewystarczająco aktualnymi informacjami mającymi potwierdzić, że dodatki przewidziane w regulaminie pracowniczym urzędników Unii Europejskiej (⁷) były wypłacane zgodnie z obowiązującymi przepisami wspólnotowymi i ustawodawstwem krajowym. Trybunał Obrachunkowy ustalił, że mogło to pociągnąć za sobą ryzyko dokonania nieprawidłowych lub nienależnych płatności;

4. popiera sugestię Trybunału Obrachunkowego, by wymagać od pracowników EIOD dostarczania w odpowiednich terminach dokumentów potwierdzających ich sytuację osobistą, oraz że EIOD powinien poprawić system monitorowania terminowości składania i kontroli tych dokumentów;

5. odnotowuje odpowiedź EIOD w tej sprawie, iż z racji niewielkich rozmiarów urzędu przy przetwarzaniu dokumentacji dotyczącej dodatków socjalnych EIOD pomaga obecnie Urząd Administracji i Wypłacania Należności Indywidualnych (ang. PMO), i że raz na rok PMO aktualizuje informacje dotyczące dodatków na rodzinę i dzieci pozostające na utrzymaniu, na podstawie specjalnych formularzy skierowanych do pracowników EIOD, zaś dodatki socjalne są aktualizowane na podstawie informacji zgromadzonych za pomocą formularzy. Z zadowoleniem przyjmuje zamiar EIOD poprawy monitorowania informacji odnoszących się do dodatków socjalnych w świetle zalecenia Trybunału Obrachunkowego, i wzywa EIOD do złożenia sprawozdania z działań podjętych w tym względzie w swym rocznym sprawozdaniu z działalności;

6. zwraca uwagę na ustalenia Trybunału Obrachunkowego, że EIOD nie wdrożył w stosownych przypadkach wymaganego przez rozporządzenie finansowe systemu kontroli ex post i że standardy kontroli wewnętrznej przyjęte przez EIOD nie przewidują należytego dokumentowania wyjątków od standardowych procedur finansowych w centralnym rejestrze;

7. odnotowuje odpowiedź EIOD w tej sprawie, że transakcje przeprowadzane przez EIOD, łącznie ze zwrotami płatności bezpośrednich dokonanych przez inne instytucje w imieniu EIOD, są już przedmiotem kontroli ex ante; z zadowoleniem przyjmuje zamiar EIOD, by – w świetle zalecenia Trybunału Obrachunkowego – zbadać możliwości wdrożenia procesu kontroli ex post, począwszy od 2011 r., i wzywa EIOD do złożenia sprawozdania z działań podjętych w tym względzie w swym rocznym sprawozdaniu z działalności;

8. przyjmuje i rozumie stanowisko EIOD dotyczące niewielkich rozmiarów urzędu i szczególnej sytuacji, w której dokumenty przetwarzane są wspólnie w oparciu o porozumienia o współpracy i usługi; wzywa jednak EIOD do wyjaśnienia, jaka dodatkowa pomoc międzyinstytucjonalna będzie konieczna, by umożliwić EIOD wypełnienie zalecenia Trybunału Obrachunkowego, oraz do wskazania, kiedy udałoby się je zrealizować; z zadowoleniem przyjmuje decyzję EIOD o wdrożeniu uwagi Trybunału Obrachunkowego w sprawie standardów kontroli wewnętrznej poprzez stworzenie centralnej listy zarejestrowanych wyjątków, i wzywa EIOD do złożenia sprawozdania z działań podjętych w tym względzie w swym rocznym sprawozdaniu z działalności;

9. zwraca uwagę, że Trybunał Obrachunkowy wskazał w swym sprawozdaniu rocznym, że audyt nie nasunął żadnych dalszych uwag odnośnie do EIOD;

10. zauważa, że z uwagi na niewielki rozmiar urzędu, EIOD współpracuje w obszarze administracyjnym z szeregiem innych instytucji, w szczególności ze służbami Komisji (DG. ds. ADMIN, BUDG, EAC, IAS), Urzędem Publikacji, służbami Parlamentu (w zakresie budynków i infrastruktury, bezpieczeństwa, usług technologii informatycznej, drukarni, komunikacji itp.), jak również ze służbą tłumaczeniową Rady; gratuluje EIOD pomyślnego wzmocnienia współpracy administracyjnej;

11. przypomina, że w oparciu o porozumienie o współpracy administracyjnej zawarte między sekretarzami generalnymi Komisji, Parlamentu i Rady podpisane wraz z EIOD dnia 7 grudnia 2006 r. na dalszy okres trzech lat z mocą od dnia 16 stycznia 2007 r., administracyjną obsługę wszystkich zadań EIOD zapewnia Urząd Administracji i Wypłacania Należności Indywidualnych Komisji, ocena zaś (w praktyce przeprowadzona przez wewnętrznego audytora Komisji działającego jako służba audytu wewnętrznego EIOD na mocy porozumienia o współpracy administracyjnej) wykazała, że działanie i skuteczność systemu kontroli wewnętrznej były odpowiednie i zapewniły racjonalną pewność osiągnięcia przez EIOD jego celów;

12. z zadowoleniem przyjmuje coroczną publikację oświadczeń majątkowych wybieranych członków instytucji (EIOD i jego zastępcy), zawierających odpowiednie informacje na temat piastowanych stanowisk lub działalności zawodowej, za którą pobierają wynagrodzenie i która podlega opodatkowaniu;

13. wzywa EIOD, aby w następnym rocznym sprawozdaniu z działalności (za rok budżetowy 2010) umieścił podsumowanie wykonywania w ciągu roku decyzji Parlamentu dotyczących absolutorium.