WSPÓLNA RADA CARIFORUM-UE,

uwzględniając Umowę o partnerstwie gospodarczym między państwami CARIFORUM, z jednej strony, a Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi, z drugiej strony (zwaną dalej „umową”), podpisaną w Bridgetown na Barbadosie dnia 15 października 2008 r., w szczególności jej art. 227, art. 228 ust. 3, art. 229 ust. 1 oraz art. 230 ust. 2 i 4,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Umowa stanowi, że Wspólna Rada CARIFORUM-UE (zwana dalej „Wspólną Radą”) przyjmuje swój regulamin wewnętrzny oraz ustanawia regulamin wewnętrzny Komitetu CARIFORUM-UE ds. Handlu i Rozwoju (zwanego dalej „Komitetem ds. Handlu i Rozwoju”).

(2) Wspólną Radę oraz Komitet ds. Handlu i Rozwoju w wykonywaniu ich obowiązków wspierają Specjalny Komitet ds. Współpracy Celnej i Ułatwień w Handlu, utworzony zgodnie z art. 36 umowy, oraz komitety specjalne, które mogą zostać utworzone na mocy art. 230 ust. 4 umowy. Należy ponadto ustanowić regulamin wewnętrzny dla tych komitetów specjalnych,

STANOWI, CO NASTĘPUJE:

Artykuł 1

Ustanawia się regulaminy wewnętrzne Wspólnej Rady oraz Komitetu ds. Handlu i Rozwoju w brzmieniu przedstawionym odpowiednio w załącznikach I i II.

Artykuł 2

1. Regulamin wewnętrzny przedstawiony w załączniku III stosuje się do Komitetu Specjalnego ds. Współpracy Celnej i Ułatwień w Handlu oraz do wszelkich innych komitetów specjalnych, które mogą zostać utworzone na mocy art. 230 ust. 4 umowy.

2. Regulamin ten nie narusza żadnych przepisów szczególnych, które przewidziano w umowie, lub które mogą zostać przyjęte przez Wspólną Radę.

Artykuł 3

Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem 17 maja 2010 r.

Sporządzono w Madrycie dnia 17 maja 2010 r.

ZAŁĄCZNIK I

REGULAMIN WEWNĘTRZNY WSPÓLNEJ RADY CARIFORUM-UE

utworzonej na mocy Umowy o partnerstwie gospodarczym między państwami CARIFORUM, z jednej strony, a Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi, z drugiej strony

Artykuł 1

Skład i przewodniczący

1. Skład Wspólnej Rady CARIFORUM-UE (zwanej dalej „Wspólną Radą”) określony jest w art. 228 ust. 1 umowy.

2. Przedstawiciel państw CARIFORUM występujących wspólnie, o którym mowa w art. 228 ust. 2 umowy, zwany jest „wysokim przedstawicielem CARIFORUM”. O wyznaczeniu wysokiego przedstawiciela CARIFORUM oraz o wszelkich zmianach na tym stanowisku powiadamiany jest przewodniczący Wspólnej Rady.

3. Odniesienie do „Stron” w regulaminie wewnętrznym zgodne jest z definicją zawartą w art. 233 ust. 3 umowy.

4. Wspólnej Radzie przewodniczą – co najmniej na szczeblu ministerialnym - na przemian, przez okres 12 miesięcy przedstawiciel Rady Unii Europejskiej i przedstawiciel Komisji Europejskiej w imieniu UE oraz przedstawiciel państw CARIFORUM. Pierwszy okres przewodnictwa rozpoczyna się jednak w dniu pierwszego posiedzenia Wspólnej Rady, a kończy w dniu 31 grudnia następnego roku. Pierwszym przewodniczącym jest przedstawiciel państw CARIFORUM.

Artykuł 2

Zastępstwo

1. Zgodnie z art. 228 ust. 5 umowy członkowie Wspólnej Rady mogą być zastępowani przez swoich przedstawicieli.

2. Członek, który chce być zastępowany przez przedstawiciela, zgłasza przewodniczącemu Wspólnej Rady nazwisko swojego przedstawiciela zastępczego przed posiedzeniem, na którym ten przedstawiciel ma go zastępować. Przedstawiciel członka Wspólnej Rady korzysta z wszystkich praw tego członka.

Artykuł 3

Obserwatorzy

1. Wspólna Rada może podjąć decyzję o dopuszczeniu stałych obserwatorów.

2. Wspólna Rada może podjąć decyzję o tymczasowym zaproszeniu obserwatorów dodatkowych.

3. Wspólna Rada może podjąć decyzję o zaproszeniu przedstawicieli Komitetu Parlamentarnego CARIFORUM-UE i Komitetu Konsultacyjnego CARIFORUM-UE, aby informowali ją o działaniach podejmowanych przez te komitety.

Artykuł 4

Posiedzenia

1. Wspólna Rada spotyka się w regularnych odstępach czasu nieprzekraczających dwóch lat oraz w trybie nadzwyczajnym, gdy wymagają tego okoliczności, po uzgodnieniu przez Strony.

2. Każde posiedzenie Wspólnej Rady odbywa się w terminie i w miejscu uzgodnionym przez obie Strony.

3. Posiedzenia Wspólnej Rady zwołuje jej sekretarz, wydając zawiadomienie o nich nie później niż 35 dni przed rozpoczęciem posiedzenia, z wyjątkiem przypadków zwołania posiedzenia nadzwyczajnego.

Artykuł 5

Delegacje

Członkom Wspólnej Rady mogą towarzyszyć urzędnicy. Przed każdym posiedzeniem przewodniczący Wspólnej Rady jest informowany o planowanym składzie delegacji państw CARIFORUM sygnatariuszy i delegacji UE oraz o ewentualnych obserwatorach.

Artykuł 6

Sekretariat

Funkcję sekretarza Wspólnej Rady pełnią na przemian, przez okres 12 miesięcy, Sekretariat Generalny Rady Unii Europejskiej oraz jedno z państw CARIFORUM. Okresy te są powiązane z pełnieniem funkcji przewodniczącego przez, odpowiednio, UE i państwa CARIFORUM.

Artykuł 7

Dokumenty

Jeśli obrady Wspólnej Rady opierają się na pisemnych dokumentach towarzyszących, dokumenty takie są numerowane i przekazywane przez sekretarza jako dokumenty Wspólnej Rady.

Artykuł 8

Korespondencja

1. Wszelka korespondencja adresowana do Wspólnej Rady jest kierowana do jej sekretarza.

2. Sekretarz dopilnowuje, aby korespondencja adresowana do Wspólnej Rady była przesyłana do przewodniczącego Rady oraz przekazywana, w stosownych przypadkach jako dokumenty, o których mowa w art. 7, pozostałym członkom Wspólnej Rady. Przekazywana korespondencja jest przesyłana do Sekretariatu Generalnego Komisji Europejskiej, stałych przedstawicielstw państw członkowskich Unii Europejskiej w Brukseli, koordynatora CARIFORUM oraz koordynatorów każdego z państw CARIFORUM sygnatariuszy przewidzianych w art. 234 ust. 1 umowy.

3. Korespondencja przewodniczącego Wspólnej Rady jest wysyłana do adresatów przez sekretarza oraz przekazywana, w stosownych przypadkach, jako dokumenty, o których mowa w art. 7, innym członkom Wspólnej Rady poprzez adresatów wskazanych w ust. 2 niniejszego artykułu.

Artykuł 9

Porządek obrad

1. Sekretarz Wspólnej Rady sporządza wstępny porządek obrad każdego posiedzenia w oparciu o wnioski przedstawione przez Strony oraz państwa CARIFORUM sygnatariuszy. Sekretarz Wspólnej Rady przekazuje go, wraz z odpowiednimi dokumentami, adresatom, o których mowa w art. 8 ust. 2, nie później niż 21 dni przed rozpoczęciem posiedzenia.

2. Wstępny porządek obrad obejmuje punkty, w odniesieniu do których sekretarz otrzymał wnioski o włączenie do porządku obrad, wraz z odpowiednimi dokumentami, nie później niż 28 dni przed rozpoczęciem posiedzenia.

3. Wspólna Rada przyjmuje porządek obrad na początku każdego posiedzenia. Jeżeli Strony wyrażą na to zgodę, w porządku obrad można umieścić punkty, które nie znajdowały się we wstępnym porządku obrad.

4. Przewodniczący Wspólnej Rady może, w porozumieniu ze Stronami, zaprosić ekspertów do uczestnictwa w posiedzeniach w celu uzyskania informacji na konkretne tematy.

5. Sekretarz może, za zgodą Stron, skrócić terminy ustanowione w ust. 1 i 2 w celu uwzględnienia wymagań dotyczących konkretnych przypadków.

Artykuł 10

Protokół

1. Sekretarz sporządza projekt protokołu każdego posiedzenia, zazwyczaj w ciągu miesiąca od daty posiedzenia.

2. W protokole zasadniczo podsumowuje się każdy punkt porządku obrad, w razie potrzeby wyszczególniając:

a) wszystkie dokumenty przedłożone Wspólnej Radzie;

b) wszelkie oświadczenia, o których włączenie wystąpił członek Wspólnej Rady; oraz

c) decyzje podjęte, zalecenia wydane, oświadczenia uzgodnione oraz wnioski przyjęte w odniesieniu do określonych punktów porządku obrad.

3. Protokół zawiera również listę członków Wspólnej Rady lub ich przedstawicieli, którzy wzięli udział w posiedzeniu, listę członków towarzyszących im delegacji oraz listę ewentualnych obserwatorów obecnych na posiedzeniu.

4. Protokół jest zatwierdzany na piśmie przez obie Strony w ciągu trzech miesięcy od daty posiedzenia. Po zatwierdzeniu dwa egzemplarze protokołu podpisywane są przez sekretarza i każda ze Stron otrzymuje po jednym oryginalnym egzemplarzu. Kopie podpisanego protokołu są przesyłane do każdego z adresatów, o których mowa w art. 8 ust. 2.

Artykuł 11

Decyzje i zalecenia

1. Wspólna Rada przyjmuje decyzje i zalecenia w drodze porozumienia, jak przewidziano w art. 229 umowy.

2. Wspólna Rada może podjąć decyzję o przedłożeniu wszelkich spraw ogólnych, które mają znaczenie dla AKP-UE i wynikają z umowy, Radzie Ministrów AKP-UE, zdefiniowanej w art. 15 umowy z Kotonu.

3. W okresie pomiędzy posiedzeniami Wspólna Rada może przyjmować decyzje lub zalecenia w drodze procedury pisemnej, jeżeli obie Strony wyrażą na to zgodę. Procedura pisemna polega na wymianie not między Stronami. Wysoki przedstawiciel CARIFORUM jest uprawniony do przeprowadzenia wymiany takich not i potwierdzenia zgody państw CARIFORUM sygnatariuszy w sprawie wszelkich decyzji, w razie potrzeby po otrzymaniu od poszczególnych państw CARIFORUM sygnatariuszy potwierdzenia, że wyrażają one zgodę na podjęcie danej decyzji.

4. Decyzje i zalecenia Wspólnej Rady w rozumieniu art. 229 umowy są zatytułowane odpowiednio „decyzja” lub „zalecenie”, po czym następuje numer sygnatury, data ich przyjęcia oraz opis ich przedmiotu. Każda decyzja zawiera datę wejścia w życie.

5. Decyzje i zalecenia przyjęte przez Wspólną Radę są uwierzytelniane przez przedstawiciela Komisji Europejskiej w imieniu UE oraz przez wysokiego przedstawiciela CARIFORUM w imieniu państw CARIFORUM.

6. Decyzje i zalecenia są przekazywane wszystkim adresatom, o których mowa w art. 8 ust. 2, jako dokumenty Wspólnej Rady.

Artykuł 12

Jawność

1. Posiedzenia Wspólnej Rady odbywają się przy drzwiach zamkniętych, chyba że postanowiono inaczej.

2. Każda ze Stron lub państw CARIFORUM sygnatariuszy może podjąć decyzję o opublikowaniu decyzji i zaleceń Wspólnej Rady w swojej publikacji urzędowej.

Artykuł 13

Języki

1. Językami roboczymi Wspólnej Rady są języki urzędowe wspólne dla Stron, a mianowicie: angielski, hiszpański, francuski i niderlandzki.

2. Podstawę obrad Wspólnej Rady oraz przyjmowania przez nią decyzji i zaleceń stanowi dokumentacja i wnioski sporządzone w jednym z języków, o których mowa w ust. 1.

Artykuł 14

Wydatki

1. Każda ze Stron pokrywa wszelkie poniesione przez siebie wydatki związane z uczestnictwem w posiedzeniach Wspólnej Rady, zarówno jeśli chodzi o koszty personelu, podróży i pobytu, jak i opłaty pocztowe i telekomunikacyjne.

2. Koszty związane z organizacją posiedzeń oraz powielaniem dokumentów ponosi Strona, która pełni rolę gospodarza posiedzenia.

3. Koszty związane z tłumaczeniem ustnym podczas posiedzeń oraz tłumaczeniem pisemnym dokumentów na języki robocze Wspólnej Rady lub z tych języków ponosi Strona, która pełni rolę gospodarza posiedzenia. Koszty tłumaczenia ustnego w związku z innymi językami urzędowymi instytucji Unii Europejskiej oraz pisemnego tłumaczenia dokumentów na te języki lub z tych języków ponosi UE.

ZAŁĄCZNIK II

REGULAMIN WEWNĘTRZNY KOMITETU CARIFORUM-UE DS. HANDLU I ROZWOJU

utworzonego na mocy Umowy o partnerstwie gospodarczym między państwami CARIFORUM, z jednej strony, a Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi, z drugiej strony

Artykuł 1

Skład i przewodniczący

1. Komitet CARIFORUM-UE ds. Handlu i Rozwoju (zwany dalej „Komitetem ds. Handlu i Rozwoju”) został utworzony zgodnie z art. 230 umowy w celu wspierania Wspólnej Rady CARIFORUM-UE (zwanej dalej „Wspólną Radą”) w wykonywaniu jej obowiązków oraz przyjęcia odpowiedzialności za ogólne wykonanie umowy.

2. Jak przewidziano w art. 230 ust. 1 umowy, w skład Komitetu ds. Handlu i Rozwoju wchodzą przedstawiciele członków Rady Unii Europejskiej i przedstawiciele Komisji Europejskiej, z jednej strony, oraz przedstawiciele państw CARIFORUM sygnatariuszy, z drugiej strony, zazwyczaj będący urzędnikami wysokiego szczebla.

3. Przedstawiciel państw CARIFORUM występujących wspólnie, o którym mowa w art. 230 ust. 1 umowy, zwany jest „wyższym rangą przedstawicielem CARIFORUM”. O wyznaczeniu wyższego rangą przedstawiciela CARIFORUM oraz o wszelkich zmianach na tym stanowisku powiadamiany jest przewodniczący Komitetu ds. Handlu i Rozwoju.

4. Przewodnictwo w Komitecie ds. Handlu i Rozwoju sprawują na przemian, przez okres 12 miesięcy wysoki urzędnik Komisji Europejskiej, w imieniu UE, oraz wysoki urzędnik państw CARIFORUM, w ich imieniu. Pierwszy okres przewodnictwa pokrywa się z pierwszym okresem przewodnictwa we Wspólnej Radzie. W tym okresie i w każdym kolejnym okresie dwunastomiesięcznym Komitetowi ds. Handlu i Rozwoju przewodniczy Strona sprawująca przewodnictwo we Wspólnej Radzie. Pierwszym przewodniczącym jest przedstawiciel państw CARIFORUM.

5. Poza wykonywaniem szczególnych zadań powierzonych mu na mocy umowy, Komitet ds. Handlu i Rozwoju przygotowuje posiedzenia i obrady Wspólnej Rady, nadzoruje w stosownych przypadkach wykonanie decyzji i zaleceń Wspólnej Rady oraz ogólnie zapewnia ciągłość prawidłowej realizacji umowy. Komitet bada każdą sprawę przekazaną mu przez Wspólną Radę, a także wszelkie inne sprawy, które mogą pojawić się w trakcie bieżącego wykonywania umowy.

6. W przypadkach gdy umowa przewiduje możliwe konsultacje, mogą się one odbyć w ramach Komitetu ds. Handlu i Rozwoju. Konsultacje mogą być kontynuowane w ramach Wspólnej Rady za porozumieniem stron, chyba że umowa przewiduje inaczej.

Artykuł 2

Zastępstwo

1. Członkowie Komitetu ds. Handlu i Rozwoju mogą być zastępowani przez swoich przedstawicieli.

2. Członek, który chce być zastępowany przez przedstawiciela, zgłasza przewodniczącemu Komitetu ds. Handlu i Rozwoju nazwisko swojego przedstawiciela przed posiedzeniem, na którym ten przedstawiciel ma go zastępować. Przedstawiciel członka Komitetu ds. Handlu i Rozwoju korzysta z wszystkich praw tego członka.

Artykuł 3

Obserwatorzy

1. Komitet ds. Handlu i Rozwoju może podjąć decyzję o dopuszczeniu stałych obserwatorów.

2. Komitet ds. Handlu i Rozwoju może podjąć decyzję o tymczasowym zaproszeniu obserwatorów dodatkowych.

3. Komitet ds. Handlu i Rozwoju może podjąć decyzję o zaproszeniu przedstawicieli Komitetu Parlamentarnego CARIFORUM-UE i Komitetu Konsultacyjnego CARIFORUM-UE, aby informowali go o działaniach podejmowanych przez te komitety.

Artykuł 4

Posiedzenia

1. Komitet ds. Handlu i Rozwoju zbiera się raz do roku lub, gdy wymagają tego okoliczności, za zgodą obu Stron. Jeżeli obie Strony tak uzgodnią, posiedzenia Komitetu ds. Handlu i Rozwoju mogą być zorganizowane w formie wideokonferencji lub telekonferencji. W takim przypadku Strony uzgadniają sposób podziału kosztów związanych z przeprowadzeniem posiedzenia za pomocą takich środków.

2. Każde posiedzenie Komitetu ds. Handlu i Rozwoju jest zwoływane przez sekretarza w terminie i w miejscu uzgodnionym przez obie Strony. Zawiadomienie o zwołaniu posiedzenia wydawane jest nie później niż 35 dni przed jego rozpoczęciem, z wyjątkiem przypadków nagłych.

Artykuł 5

Delegacje

Przed każdym posiedzeniem przewodniczący Komitetu ds. Handlu i Rozwoju jest informowany o planowanym składzie delegacji uczestniczących w posiedzeniu.

Artykuł 6

Sekretariat

Funkcję sekretarza Komitetu ds. Handlu i Rozwoju pełnią na przemian, przez okres 12 miesięcy, Komisja Europejska oraz jedno z państw CARIFORUM. Okresy te są powiązane z pełnieniem funkcji przewodniczącego przez, odpowiednio, UE i państwa CARIFORUM.

Artykuł 7

Dokumenty

Jeśli obrady Komitetu ds. Handlu i Rozwoju opierają się na pisemnych dokumentach towarzyszących, dokumenty takie są numerowane i przekazywane przez sekretarza jako dokumenty Komitetu ds. Handlu i Rozwoju.

Artykuł 8

Korespondencja

Wszelka korespondencja z przewodniczącym Komitetu ds. Handlu i Rozwoju jest przesyłana do sekretarza Komitetu ds. Handlu i Rozwoju, by mógł ją przekazać członkom komitetu oraz sekretarzowi i przewodniczącemu Wspólnej Rady, a także, w stosownych przypadkach, członkom Wspólnej Rady.

Artykuł 9

Porządek obrad

1. Sekretarz Komitetu ds. Handlu i Rozwoju sporządza wstępny porządek każdego posiedzenia. Jest on przekazywany, wraz z odpowiednimi dokumentami, członkom Komitetu ds. Handlu i Rozwoju oraz przewodniczącemu i sekretarzowi Wspólnej Rady, nie później niż 21 dni przed rozpoczęciem posiedzenia.

2. Wstępny porządek obrad obejmuje punkty, w odniesieniu do których sekretarz Komitetu ds. Handlu i Rozwoju otrzymał wnioski o włączenie do porządku obrad, wraz z odpowiednimi dokumentami, nie później niż 28 dni przed rozpoczęciem posiedzenia.

3. Porządek obrad jest przyjmowany przez Komitet ds. Handlu i Rozwoju na początku każdego posiedzenia. Jeżeli Strony wyrażą na to zgodę, w porządku obrad można umieścić punkty, które nie znajdowały się we wstępnym porządku obrad.

4. Przewodniczący Komitetu ds. Handlu i Rozwoju może, w porozumieniu ze Stronami, zaprosić ekspertów do uczestnictwa w posiedzeniach w celu uzyskania informacji na konkretne tematy.

5. Przewodniczący Komitetu ds. Handlu i Rozwoju może, w porozumieniu ze stronami, skrócić terminy ustanowione w ust. 1 i 2 w celu uwzględnienia wymagań dotyczących konkretnych przypadków.

Artykuł 10

Protokół

1. Sekretarz sporządza projekt protokołu każdego posiedzenia, zazwyczaj w ciągu miesiąca od daty posiedzenia.

2. W odniesieniu do każdego punktu porządku obrad protokół wskazuje zasadniczo:

a) dokumenty przedłożone Komitetowi ds. Handlu i Rozwoju;

b) wszelkie oświadczenia, o których włączenie wystąpił członek Komitetu ds. Handlu i Rozwoju; oraz

c) decyzje podjęte, zalecenia wydane, oświadczenia uzgodnione oraz wnioski przyjęte w odniesieniu do określonych punktów porządku obrad.

3. Protokół zawiera również listę członków Komitetu ds. Handlu i Rozwoju lub ich przedstawicieli, którzy wzięli udział w posiedzeniu, listę członków towarzyszących im delegacji oraz listę ewentualnych obserwatorów obecnych na posiedzeniu.

4. W ciągu dwóch miesięcy od daty posiedzenia protokół jest zatwierdzany na piśmie przez wyższego rangą przedstawiciela CARIFORUM i wyższego urzędnika/wyższych urzędników Komisji Europejskiej, którzy uczestniczyli w posiedzeniu. Po zatwierdzeniu dwa egzemplarze protokołu podpisywane są przez sekretarza i każda ze Stron otrzymuje po jednym oryginalnym egzemplarzu. Kopie podpisanego protokołu są przesyłane członkom Komitetu ds. Handlu i Rozwoju oraz przewodniczącemu i sekretarzowi Wspólnej Rady.

Artykuł 11

Decyzje i zalecenia

1. W przypadkach, w których Komitet ds. Handlu i Rozwoju jest upoważniony na mocy umowy do przyjmowania decyzji lub zaleceń, akty takie zatytułowane są odpowiednio „decyzja” lub „zalecenie”, po czym następuje numer sygnatury, ich data przyjęcia oraz opis ich przedmiotu. Każda decyzja zawiera datę wejścia w życie.

2. W każdym przypadku gdy Komitet ds. Handlu i Rozwoju przyjmuje decyzję, zastosowanie ma, odpowiednio, art. 11 regulaminu wewnętrznego Wspólnej Rady.

3. Decyzje i zalecenia Komitetu ds. Handlu i Rozwoju przekazywane są adresatom, o których mowa w art. 8.

Artykuł 12

Jawność

1. Posiedzenia Komitetu ds. Handlu i Rozwoju odbywają się przy drzwiach zamkniętych, chyba że postanowiono inaczej.

2. Każda ze Stron lub państw CARIFORUM sygnatariuszy może podjąć decyzję o opublikowaniu decyzji i zaleceń Komitetu ds. Handlu i Rozwoju w swojej publikacji urzędowej.

Artykuł 13

Języki

1. Językami roboczymi Komitetu ds. Handlu i Rozwoju są języki urzędowe wspólne dla Stron, a mianowicie: angielski, hiszpański, francuski i niderlandzki.

2. Podstawę obrad Komitetu ds. Handlu i Rozwoju oraz przyjmowania przez niego decyzji i zaleceń stanowią dokumentacja i wnioski sporządzone w jednym z języków, o których mowa w ust. 1.

Artykuł 14

Wydatki

1. Każda ze Stron pokrywa wszelkie poniesione przez siebie wydatki związane z uczestnictwem w posiedzeniach Komitetu ds. Handlu i Rozwoju, zarówno jeśli chodzi o koszty personelu, podróży i pobytu, jak i opłaty pocztowe i telekomunikacyjne.

2. Koszty związane z organizacją posiedzeń oraz powielaniem dokumentów ponosi Strona, która pełni rolę gospodarza posiedzenia.

3. Koszty związane z tłumaczeniem ustnym podczas posiedzeń oraz tłumaczeniem pisemnym dokumentów na języki robocze Komitetu ds. Handlu i Rozwoju lub z tych języków ponosi Strona, która pełni rolę gospodarza posiedzenia. Koszty tłumaczenia ustnego w związku z innymi językami urzędowymi instytucji Unii Europejskiej oraz pisemnego tłumaczenia dokumentów na te języki lub z tych języków ponosi UE.

ZAŁĄCZNIK III

REGULAMIN WEWNĘTRZNY KOMITETÓW SPECJALNYCH

utworzonych na mocy Umowy o partnerstwie gospodarczym między państwami CARIFORUM, z jednej strony, a Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi, z drugiej strony

Artykuł 1

Skład i przewodniczący

1. Jeżeli z umowy lub uzgodnień Komitetu CARIFORUM-UE ds. Handlu i Rozwoju (zwanego dalej „Komitetem ds. Handlu i Rozwoju”) nie wynika inaczej, w skład komitetu specjalnego wchodzą przedstawiciele Komisji Europejskiej i przedstawiciele członków Rady Unii Europejskiej w imieniu UE, z jednej strony, oraz przedstawiciele państw CARIFORUM sygnatariuszy, z drugiej strony,

2. Państwa CARIFORUM upoważniają jednego ze swoich przedstawicieli do działania w ich imieniu i przedstawiania ich stanowiska we wszystkich kwestiach objętych niniejszą umową, w których państwa te zgadzają się występować wspólnie. Przedstawiciel ten zwany jest „przedstawicielem CARIFORUM”. O wyznaczeniu przedstawiciela CARIFORUM i o wszelkich zmianach na tym stanowisku powiadamiany jest przewodniczący komitetu specjalnego.

3. Posiedzeniom komitetu specjalnego przewodniczą – na przemian – urzędnik Komisji Europejskiej i urzędnik państwa CARIFORUM.

Artykuł 2

Zastępstwo

1. Członkowie komitetu specjalnego mogą być zastępowani przez swoich przedstawicieli.

2. Członek, który chce być reprezentowany przez przedstawiciela, zgłasza przewodniczącemu komitetu specjalnego nazwisko swojego przedstawiciela przed posiedzeniem, na którym ten przedstawiciel ma go zastępować. Przedstawiciel zastępczy członka komitetu specjalnego korzysta z wszystkich praw tego członka.

Artykuł 3

Obserwatorzy

1. Komitet specjalny może podjąć decyzję o dopuszczeniu stałych obserwatorów.

2. Komitet specjalny może podjąć decyzję o tymczasowym zaproszeniu obserwatorów dodatkowych, w tym przedstawicieli Komitetu Parlamentarnego CARIFORUM-UE i Komitetu Konsultacyjnego CARIFORUM-UE.

Artykuł 4

Posiedzenia

1. Jeżeli umowa nie stanowi inaczej, komitet specjalny zbiera się na wniosek jednej ze Stron, w terminie i miejscu uprzednio uzgodnionym przez Strony. Jeżeli obie Strony tak uzgodnią, posiedzenia komitetu specjalnego mogą być zorganizowane w formie wideokonferencji lub telekonferencji. W takim przypadku Strony uzgadniają sposób podziału kosztów związanych z przeprowadzeniem posiedzenia za pomocą takich środków.

2. Każde posiedzenie komitetu specjalnego zwołuje sekretarz tego komitetu specjalnego, wydając zawiadomienie o nim nie później niż 35 dni przed rozpoczęciem posiedzenia, z wyjątkiem przypadków nagłych.

Artykuł 5

Delegacje

Przed każdym posiedzeniem przewodniczący komitetu specjalnego jest informowany o planowanym składzie delegacji uczestniczących w posiedzeniu.

Artykuł 6

Sekretariat

Funkcję sekretarza komitetów specjalnych pełnią na przemian, przez okres 12 miesięcy, Komisja Europejska oraz jedno z państw CARIFORUM. Okresy te są powiązane z pełnieniem funkcji przewodniczącego przez, odpowiednio, UE i państwa CARIFORUM.

Artykuł 7

Dokumenty

Jeśli obrady komitetu specjalnego opierają się na pisemnych dokumentach towarzyszących, dokumenty te są numerowane i przekazywane przez sekretarza jako dokumenty tego komitetu specjalnego.

Artykuł 8

Korespondencja

Wszelka korespondencja z przewodniczącym komitetu specjalnego jest przesyłana do sekretarza tego komitetu specjalnego, by mógł ją przekazać członkom komitetu, sekretarzowi i przewodniczącemu Komitetu ds. Handlu i Rozwoju, a także, w stosownych przypadkach, członkom Komitetu ds. Handlu i Rozwoju.

Artykuł 9

Porządek obrad

1. Sekretarz komitetu specjalnego sporządza wstępny porządek obrad każdego posiedzenia. Jest on przekazywany, wraz z odpowiednimi dokumentami, członkom komitetu specjalnego oraz przewodniczącemu i sekretarzowi Komitetu ds. Handlu i Rozwoju nie później niż 21 dni przed rozpoczęciem posiedzenia.

2. Wstępny porządek obrad obejmuje te punkty, w odniesieniu do których sekretarz komitetu specjalnego otrzymał wnioski o włączenie do porządku obrad, wraz z odpowiednimi dokumentami, nie później niż 28 dni przed rozpoczęciem posiedzenia.

3. Komitet specjalny przyjmuje porządek obrad na początku każdego posiedzenia. Jeżeli Strony wyrażą na to zgodę, w porządku obrad można umieścić punkty, które nie znajdowały się we wstępnym porządku obrad.

4. Przewodniczący komitetu specjalnego może, w porozumieniu ze stronami, skrócić terminy ustanowione w ust. 1 i 2 w celu uwzględnienia wymagań dotyczących konkretnych przypadków.

5. Przewodniczący komitetu specjalnego może, w porozumieniu ze stronami, zaprosić ekspertów do uczestnictwa w posiedzeniach w celu uzyskania informacji na konkretne tematy.

Artykuł 10

Protokół

1. Sekretarz sporządza projekt protokołu każdego posiedzenia, zazwyczaj w ciągu miesiąca od daty posiedzenia.

2. W odniesieniu do każdego punktu porządku obrad protokół wskazuje zasadniczo:

a) dokumenty przedłożone komitetowi specjalnemu;

b) wszelkie oświadczenia, o których włączenie wystąpił członek komitetu specjalnego; oraz

c) decyzje podjęte, zalecenia wydane, oświadczenia uzgodnione oraz wnioski przyjęte w odniesieniu do określonych punktów porządku obrad.

3. Protokół zawiera również listę członków komitetu specjalnego lub ich przedstawicieli, którzy wzięli udział w posiedzeniu, listę członków towarzyszących im delegacji oraz listę ewentualnych obserwatorów obecnych na posiedzeniu.

4. W ciągu miesiąca od daty posiedzenia protokół jest zatwierdzany na piśmie przez przedstawiciela CARIFORUM i urzędnika Komisji Europejskiej, którzy uczestniczyli w posiedzeniu. Po zatwierdzeniu dwa egzemplarze protokołu podpisywane są przez sekretarza i każda ze Stron otrzymuje po jednym oryginalnym egzemplarzu. Kopie podpisanego protokołu są przesyłane członkom komitetu specjalnego oraz przewodniczącemu i sekretarzowi Komitetu ds. Handlu i Rozwoju.

Artykuł 11

Decyzje i zalecenia

1. W przypadku gdy komitet specjalny jest upoważniony na mocy umowy lub ustanawiającej go decyzji Wspólnej Rady do przyjmowania decyzji lub zaleceń, akty takie są zatytułowane odpowiednio „decyzja” lub „zalecenie”, po czym następuje numer sygnatury, ich data przyjęcia oraz opis ich przedmiotu. Każda decyzja zawiera datę wejścia w życie.

2. W każdym przypadku gdy komitet specjalny wydaje zalecenie lub przyjmuje decyzję, zastosowanie ma, odpowiednio, art. 11 regulaminu wewnętrznego Wspólnej Rady.

3. Decyzje i zalecenia komitetów specjalnych są przesyłane do adresatów, o których mowa w art. 8.

Artykuł 12

Jawność

1. Posiedzenia komitetu specjalnego odbywają się przy drzwiach zamkniętych, chyba że postanowiono inaczej.

2. Każda ze Stron lub państw CARIFORUM sygnatariuszy może podjąć decyzję o opublikowaniu decyzji i zaleceń komitetu specjalnego w swojej publikacji urzędowej.

Artykuł 13

Języki

1. Językami roboczymi komitetów specjalnych są języki urzędowe wspólne dla Stron, a mianowicie: angielski, hiszpański, francuski i niderlandzki.

2. Podstawę dla obrad komitetów specjalnych oraz przyjmowania przez nie decyzji i zaleceń stanowi dokumentacja i wnioski sporządzone w jednym z języków, o których mowa w ust. 1.

Artykuł 14

Wydatki

1. Każda ze Stron pokrywa wszelkie poniesione przez siebie wydatki związane z uczestnictwem w posiedzeniach komitetów specjalnych, zarówno jeśli chodzi o koszty personelu, podróży i pobytu, jak i opłaty pocztowe i telekomunikacyjne.

2. Koszty związane z organizacją posiedzeń oraz powielaniem dokumentów ponosi Strona, która pełni rolę gospodarza posiedzenia.

3. Koszty związane z tłumaczeniem ustnym podczas posiedzeń oraz tłumaczeniem pisemnym dokumentów na języki robocze komitetu specjalnego lub z tych języków ponosi Strona, która pełni rolę gospodarza posiedzenia. Koszty tłumaczenia ustnego w związku z innymi językami urzędowymi instytucji Unii Europejskiej oraz pisemnego tłumaczenia dokumentów na te języki lub z tych języków ponosi UE.

Artykuł 15

Podległość

Komitety specjalne podlegają Komitetowi ds. Handlu i Rozwoju.