ZARZĄD EUROPOLU,

uwzględniając decyzję Rady ustanawiającą Europejski Urząd Policji (EUROPOL) z dnia 6 kwietnia 2009 r. (¹) (zwaną dalej „decyzją o Europolu”), w szczególności jej art. 10 ust. 4,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Zarząd, działając na wniosek dyrektora i po konsultacji ze wspólnym organem nadzorczym, określa warunki związane z przetwarzaniem danych do celów określenia, czy dane takie są przydatne do zadań Europolu i czy mogą zostać włączone do jego systemu informacyjnego, w szczególności w odniesieniu do dostępu do danych i ich wykorzystywania, a także granic czasowych przechowywania i usuwania danych.

(2) Zarząd, przyjmując niniejszą decyzję, uwzględnia postanowienia Konwencji Rady Europy o ochronie osób w związku z automatycznym przetwarzaniem danych osobowych z dnia 28 stycznia 1981 r. oraz zasady zawarte w zaleceniu nr R(87)15 Komitetu Ministrów Rady Europy z dnia 17 września 1987 r. w sprawie wykorzystania danych osobowych przez policję.

(3) Decyzja Zarządu jest przedstawiana Radzie do zatwierdzenia,

STANOWI, CO NASTĘPUJE:

Artykuł 1

Definicje

Do celów niniejszej decyzji:

a) „dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej: osoba możliwa do zidentyfikowania to osoba, której tożsamość można ustalić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny lub jeden lub więcej szczególnych czynników określających jej tożsamością fizyczną, fizjologiczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową czy społeczną;

b) „przetwarzanie danych osobowych” oznacza każdą operację lub zestaw operacji dokonywanych na danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub inny, takich jak gromadzenie, rejestracja, porządkowanie, przechowywanie, adaptacja lub modyfikacja, odzyskiwanie, konsultowanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przekazanie, rozpowszechnianie lub udostępnianie w inny sposób, układanie lub kompilowanie, blokowanie, usuwanie lub niszczenie;

c) „systemy przetwarzania informacji” oznaczają system informacyjny Europolu, pliki robocze do celów analizy oraz inne systemy do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w art. 10 ust. 1 decyzji o Europolu;

d) „system informacyjny” oznacza system, o którym mowa w art. 11 ust. 1 decyzji o Europolu;

e) „plik roboczy do celów analizy” oznacza plik otwarty do celów analizy, o którym mowa w art. 14 decyzji o Europolu;

f) „organy UE” oznaczają instytucje, organy, biura i agencje ustanowione Traktatem o Unii Europejskiej oraz traktatami ustanawiającymi Wspólnoty Europejskie lub na ich podstawie, o których mowa w art. 22 ust. 1 decyzji o Europolu;

g) „osoby trzecie” oznaczają państwa trzecie i organizacje, o których mowa w art. 23 ust.1 decyzji o Europolu;

h) „należycie upoważnieni pracownicy Europolu” oznaczają pracowników mianowanych przez dyrektora do celów przetwarzania danych osobowych zgodnie z niniejszą decyzją.

Artykuł 2

Zakres

Niniejsza decyzja ma zastosowanie do danych osobowych przekazywanych do Europolu w celu ustalenia, czy dane takie są przydatne do jego zadań i czy mogą zostać włączone do jego systemu informacyjnego, z wyjątkiem:

a) danych osobowych wprowadzonych do systemu informacyjnego zgodnie z art. 13 ust. 1 decyzji o Europolu;

b) danych osobowych przekazywanych przez państwo członkowskie, organ UE lub osobę trzecią w celu włączenia do określonego pliku roboczego do celów analizy oraz danych osobowych włączonych do pliku roboczego do celów analizy zgodnie z art. 14 decyzji o Europolu;

c) danych osobowych przekazywanych do Europolu w celu włączenia do innego określonego systemu do przetwarzania danych osobowych, o którym mowa w ostatnim zdaniu art. 10 ust. 1 decyzji o Europolu.

Artykuł 3

Dostęp i wykorzystanie

1. Dostęp do danych osobowych przetwarzanych przez Europol zgodnie z niniejszą decyzją mają wyłącznie należycie upoważnieni pracownicy Europolu.

2. Bez uszczerbku dla art. 17 decyzji o Europolu, dane osobowe przetwarzane przez Europol zgodnie z niniejszą decyzją mogą być wykorzystywane wyłącznie do celu określenia, czy dane takie są przydatne do zadań Europolu i czy mogą zostać włączone do jego systemu informacyjnego.

3. Jeśli Europol stwierdzi, że określone dane są przydatne do jego zadań i mogą zostać włączone do jego systemu informacyjnego, Europol sugeruje państwu członkowskiemu przekazującemu dane włączenie ich do systemu informacyjnego Europolu zgodnie z art. 13 ust. 1 decyzji o Europolu. W przypadku niezastosowania się państwa członkowskiego do sugestii Europolu, zastosowanie ma art. 5 niniejszej decyzji.

Artykuł 4

Zasady dotyczące ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa danych

1. Przetwarzając dane osobowe zgodnie z niniejszą decyzją, Europol przestrzega zasad dotyczących ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa danych, określonych w decyzji o Europolu, a w szczególności w art. 18, 27 i 35, oraz zasad przyjętych w odnośnych przepisach wykonawczych.

2. Jeśli Europol decyduje się włączyć takie dane do systemów przetwarzania informacji lub też usunąć je lub zniszczyć, informuje o tym fakcie przekazujące dane państwo członkowskie, organ UE lub osobę trzecią.

Artykuł 5

Granice czasowe przechowywania i usuwania danych

1. Decyzja o przetwarzaniu danych osobowych zgodnie z art. 3 ust. 2 jest podejmowana w możliwie jak najkrótszym terminie, a w każdym wypadku nie później niż sześć miesięcy po otrzymaniu takich danych przez Europol.

2. W przypadku braku takiej decyzji po upływie sześciu miesięcy, przedmiotowe dane osobowe są usuwane lub niszczone, a o fakcie tym informuje się państwo członkowskie, organ UE lub osobę trzecią przekazującą dane.

Artykuł 6

Odpowiedzialność

Europol ponosi odpowiedzialność za zagwarantowanie przestrzegania przepisów art. 3, 4 i 5 niniejszej decyzji.

Artykuł 7

Wejście w życie

Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem wprowadzenia w życie decyzji o Europolu.

Sporządzono w Hadze dnia 4 czerwca 2009 r.