RADA PREZESÓW EUROPEJSKIEGO BANKU CENTRALNEGO,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską, w szczególności jego art. 105 i 106,

uwzględniając Statut Europejskiego Systemu Banków Centralnych i Europejskiego Banku Centralnego (dalej: „Statut ESBC”), w szczególności jego art. 12 ust. 1 w związku z art. 3 ust. 1, art. 5, 16 oraz 24,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Zgodnie z art. 12 ust. 1 Statutu ESBC Rada Prezesów uchwala wytyczne i podejmuje decyzje niezbędne do zapewnienia realizacji zadań powierzonych Eurosystemowi. W związku z powyższym Rada Prezesów ma prawo podejmować decyzje w sprawie organizacji czynności pomocniczych, takich jak zamawianie towarów i usług koniecznych do wykonywania zadań Eurosystemu.

(2) Przepisy prawa wspólnotowego dotyczące zamówień zezwalają na wspólne zamawianie towarów i usług przez kilka podmiotów zamawiających. Zasada ta znajduje odzwierciedlenie w motywie 15 oraz art. 11 dyrektywy 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi (¹), dotyczących stosowania pewnych scentralizowanych technik zakupów.

(3) Eurosystem dąży do przestrzegania zasad skuteczności i efektywności ekonomicznej, a przy składaniu zamówień na towary i usługi stara się uzyskać najlepszą relację jakości do ceny. Zdaniem Rady Prezesów wspólne zamawianie towarów i usług umożliwia osiągnięcie tych celów dzięki wykorzystaniu efektów synergii i korzyści skali.

(4) Ustanawiając zasady wspólnych zamówień w Eurosystemie, Europejski Bank Centralny (EBC) dąży do zwiększenia udziału EBC i krajowych banków centralnych państw członkowskich, które wprowadziły euro, we wspólnych zamówieniach.

(5) W celu koordynacji wspólnych zamówień Rada Prezesów utworzyła Biuro Koordynacji Zamówień Eurosystemu (EPCO). Rada Prezesów wyznaczyła na siedzibę EPCO w okresie od dnia 1 stycznia 2008 r. do dnia 31 grudnia 2012 r. Banque centrale du Luxembourg.

(6) Niniejsza decyzja nie wyklucza możliwości zwracania się przez banki centralne państw członkowskich, które wprowadziły euro, do EPCO o udzielenie im pomocy w związku z zamówieniami towarów i usług nieobjętych niniejszą decyzją.

(7) Krajowe banki centralne państw członkowskich, które nie wprowadziły jeszcze euro, mogą być zainteresowane udziałem w pracach EPCO oraz we wspólnych postępowaniach przetargowych, które odbywają się na takich samych warunkach, jak w przypadku banków centralnych,

STANOWI, CO NASTĘPUJE:

Artykuł 1

Definicje

Do celów niniejszej decyzji:

a) „Eurosystem” oznacza EBC i krajowe banki centralne państw członkowskich, które wprowadziły euro;

b) „zadania Eurosystemu” oznaczają zadania powierzone Euro-systemowi na podstawie Traktatu i Statutu ESBC;

c) „bank centralny” oznacza EBC lub krajowy bank centralny państwa członkowskiego, które wprowadziło euro;

d) „bank centralny prowadzący przetarg” oznacza bank centralny odpowiedzialny za przeprowadzenie wspólnego postępowania przetargowego;

e) „bank centralny udostępniający siedzibę” oznacza wyznaczony przez Radę Prezesów bank centralny użyczający siedziby EPCO;

f) [1] „Komitet Sterujący EPCO” oznacza komitet sterujący powołany przez Radę Prezesów w celu kierowania pracami EPCO. W skład Komitetu Sterującego EPCO wchodzi jedna osoba z każdego banku centralnego, wybierana spośród pracowników wyższego szczebla, posiadających wiedzę i doświadczenie w kwestiach organizacyjno-strategicznych we własnej instytucji, oraz spośród specjalistów w zakresie zamówień. Komitet Sterujący EPCO podlega Radzie Prezesów za pośrednictwem Zarządu;

g) „wspólne postępowanie przetargowe” oznacza procedurę wspólnego zamawiania towarów i usług realizowaną przez bank centralny prowadzący przetarg na rzecz banków centralnych uczestniczących we wspólnym postępowaniu przetargowym.

Artykuł 2

Zakres zastosowania

1. Niniejszą decyzję stosuje się do wspólnego zamawiania przez banki centralne towarów i usług niezbędnych do wykonywania zadań Eurosystemu.

2. Udział banków centralnych w pracach EPCO i we wspólnych postępowaniach przetargowych jest dobrowolny.

3. Niniejsza decyzja nie narusza postanowień wytycznych Europejskiego Banku Centralnego (UE) 2015/280 (²).

Artykuł 3

Biuro Koordynacji Zamówień Eurosystemu

1. Biuro Koordynacji Zamówień Eurosystemu (EPCO) wykonuje następujące podstawowe zadania:

a) wskazywanie możliwości składania wspólnych zamówień, zarówno objętych, jak i nieobjętych niniejszą decyzją, na podstawie zapotrzebowania w zakresie zamówień zgłaszanego do EPCO przez banki centralne;

b) sporządzanie i aktualizacja w niezbędnym zakresie rocznego planu zamówień dotyczącego wspólnych postępowań przetargowych na podstawie analizy wskazanej w lit. a);

c) opracowywanie wspólnych wymagań we współpracy z bankami centralnymi uczestniczącymi we wspólnym postępowaniu przetargowym;

d) udzielanie bankom centralnym pomocy we wspólnych postępowaniach przetargowych;

e) udzielanie bankom centralnym pomocy w składaniu zamówień odnoszących się do wspólnych przedsięwzięć Europejskiego Systemu Banków Centralnych – na wniosek banku centralnego prowadzącego dane przedsięwzięcie;

f) [2] wspieranie banków centralnych w działalności związanej z zarządzaniem zamówieniami.

EPCO może także wykonywać inne zadania niż wymienione powyżej, w szczególności poprzez działanie na rzecz przyjmowania najlepszych praktyk dotyczących składania zamówień w ramach Eurosystemu oraz rozwijania infrastruktury (np. umiejętności, narzędzi funkcjonalnych, systemów informacyjnych, procesów) niezbędnych do składania wspólnych zamówień.

1a. [3] Siedzibę EPCO udostępniają banki centralne. Rada Prezesów wyznacza bank centralny udostępniający siedzibę co pięć lat.

2. Bank centralny udostępniający siedzibę zapewnia obsługę i środki niezbędne do realizacji zadań EPCO, zgodnie z budżetem zatwierdzonym przez Radę Prezesów, jak wskazano w ust. 4.

3. Bank centralny udostępniający siedzibę może, po zasięgnięciu opinii Komitetu Sterującego EPCO, ustanowić zasady organizacji wewnętrznej i administracji EPCO, w tym kodeks postępowania dla pracowników EPCO, tak by zapewnić najwyższą rzetelność wykonywania ich obowiązków.

4. Banki centralne finansują budżet EPCO zgodnie z zasadami ustalonymi przez Radę Prezesów; zasady te mogą opierać się na puli środków finansowych pokrywających budżet wieloletni lub na projekcie budżetu rocznego, i mogą obejmować zachęty motywujące do prowadzenia wspólnych zamówień.

5. EPCO przedstawia raport roczny ze swojej działalności Radzie Prezesów za pośrednictwem Komitetu Sterującego EPCO i Zarządu.

6. Działalność EPCO podlega kontroli Komitetu Audytorów Wewnętrznych zgodnie z zasadami ustanowionymi przez Radę Prezesów. Nie narusza to zasad kontroli i audytu obowiązujących bank centralny udostępniający siedzibę lub przez niego ustanowionych.

7. [4] Komitet Sterujący EPCO dokonuje oceny sprawności i skuteczności działalności EPCO w odpowiednim momencie przed końcem pięcioletniego okresu, o którym mowa w ust. 1a. Na podstawie tej oceny, a także biorąc pod uwagę zainteresowanie innych banków centralnych udostępnieniem siedziby EPCO, Rada Prezesów zdecyduje, czy konieczne będzie przeprowadzenie procedury wyboru innego banku centralnego, który udostępni siedzibę EPCO.

Artykuł 4

Wspólne postępowania przetargowe

1. Dla celów niniejszej decyzji przeprowadzenie wspólnego postępowania przetargowego uznaje się za niezbędne, jeżeli spełniona jest jedna z poniższych przesłanek: (i) można racjonalnie oczekiwać, że wspólne zamówienie towarów i usług doprowadzi do uzyskania korzystniejszych warunków zakupu zgodnie z zasadami skuteczności i efektywności ekonomicznej; albo (ii) w odniesieniu do danych towarów lub usług banki centralne winny stosować zharmonizowane wymogi i standardy.

2. Po stwierdzeniu możliwości złożenia wspólnego zamówienia EPCO zaprasza banki centralne do udziału we wspólnym postępowaniu przetargowym. Banki centralne informują EPCO z odpowiednim wyprzedzeniem, czy zamierzają uczestniczyć we wspólnym postępowaniu przetargowym, a jeśli tak – przekazują EPCO swoje wymagania biznesowe. W procedurach nie wymagających publikacji ogłoszenia o zamówieniu bank centralny może wycofać się z udziału we wspólnym zamówieniu aż do momentu formalnego potwierdzenia udziału. W procedurach wymagających publikacji ogłoszenia o zamówieniu bank centralny może wycofać się z udziału w dowolnym momencie przed publikacją ogłoszenia o zamówieniu.

3. [5] Każdego roku EPCO przedstawia Radzie Prezesów do zatwierdzenia aktualny plan zamówień dotyczący wspólnych postępowań przetargowych, obejmujący nazwy prowadzących banków centralnych. Zaktualizowany plan zamówień przedstawiony przez EPCO może wskazywać obszary, w których, przed kolejną aktualizacją, w określonych granicach będą mogły być wykorzystane dodatkowe możliwości w zakresie wspólnych zamówień. Rada Prezesów podejmuje decyzję w przedmiocie zatwierdzenia planu zamówień i jego wdrożenia po zasięgnięciu opinii Komitetu Sterującego EPCO.

4. Bank centralny prowadzący przetarg realizuje wspólne postępowanie przetargowe na rzecz uczestniczących banków centralnych zgodnie z przepisami o zamówieniach, którym sam podlega. W ogłoszeniu o przetargu prowadzący bank centralny wskazuje banki centralne uczestniczące we wspólnym postępowaniu przetargowym oraz określa strukturę stosunków umownych.

5. Bank centralny prowadzący przetarg sporządza dokumentację przetargu oraz dokonuje oceny wniosków i ofert we współpracy z EPCO i pozostałymi bankami centralnymi uczestniczącymi we wspólnym postępowaniu przetargowym.

6. Bank centralny prowadzący przetarg przeprowadza wspólne postępowanie przetargowe w języku(-ach) określonym(-ych) w rocznym planie zamówień.

Artykuł 5

Udział innych instytucji

[6] 1. Rada Prezesów może zapraszać krajowe banki centralne państw członkowskich, które nie przyjęły euro, do udziału w pracach EPCO i we wspólnych postępowaniach przetargowych na takich samych warunkach, jak w przypadku banków centralnych Eurosystemu. Ponadto Rada Prezesów może zapraszać organy krajowe państw członkowskich, organy i instytucje Unii lub organizacje międzynarodowe do udziału w pracach EPCO i we wspólnych postępowaniach przetargowych na warunkach określonych przez Radę Prezesów w takim zaproszeniu. Zaproszenie takie ogranicza się do wspólnych zamówień towarów i usług niezbędnych do zaspokajania wspólnych potrzeb banków centralnych i zaproszonych podmiotów, na warunkach podobnych do warunków mających zastosowanie do banków centralnych Eurosystemu.

2. Wewnętrzne zakłady drukarskie, które zgodnie z art. 1 pkt 2 lit. b) wytycznych (UE) 2015/280 (EBC/2014/44) są odrębnymi osobami prawnymi i spełniają łącznie warunki określone w tym przepisie, mogą bezpośrednio uczestniczyć we wspólnych postępowaniach przetargowych i być traktowane na potrzeby niniejszego artykułu jako część banku centralnego w swoim państwie członkowskim. Takie uczestnictwo ogranicza się do wspólnych zamówień towarów i usług niezbędnych do wykonywania przez te wewnętrzne zakłady drukarskie zadań Eurosystemu.

Artykuł 6

Przepis końcowy

Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem 1 grudnia 2008 r.

Sporządzono we Frankfurcie nad Menem, dnia 17 listopada 2008 r.