KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,

uwzględniając rozporządzenie Rady (WE) nr 861/2006 z dnia 22 maja 2006 r. ustanawiające wspólnotowe środki finansowe na rzecz wdrażania wspólnej polityki rybołówstwa oraz w obszarze prawa morza (¹), w szczególności jego art. 31,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Rozporządzenie Rady (WE) nr 199/2008 z dnia 25 lutego 2008 r. w sprawie ustanowienia wspólnotowych ram gromadzenia danych, zarządzania nimi i ich wykorzystywania w sektorze rybołówstwa oraz w sprawie wspierania doradztwa naukowego w zakresie wspólnej polityki rybołówstwa (²) stwarza podstawy dla analiz naukowych w zakresie rybołówstwa oraz dla zapewnienia rzetelnego doradztwa naukowego na potrzeby realizacji wspólnej polityki rybołówstwa.

(2) Komisja planuje przyjęcie wieloletniego programu wspólnotowego na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 199/2008, na podstawie którego państwa członkowskie powinny ustanowić wieloletnie programy krajowe w zakresie gromadzenia danych, zarządzania nimi i ich wykorzystywania.

(3) Artykuł 9 rozporządzenia (WE) nr 861/2006 ustanawia, między innymi, wkład finansowy Wspólnoty na rzecz środków dotyczących obszaru gromadzenia podstawowych danych. Ponadto art. 24 tego rozporządzenia zobowiązuje Komisję do podejmowania każdego roku decyzji dotyczących rocznego wkładu Wspólnoty na rzecz tych środków.

(4) W myśl zasady rzetelnego zarządzania finansami należy ustanowić zasady i procedury, których państwa członkowskie muszą przestrzegać, jeśli zamierzają korzystać z pomocy finansowej Wspólnoty z tytułu wydatków poniesionych w obszarze gromadzenia danych. Zasadne jest także, by nieprzestrzeganie tych zasad i procedur powodowało wyłączenie wydatków z finansowania.

(5) Roczny wkład Wspólnoty należy ustalić w oparciu o prognozy rocznego budżetu, ocenione z uwzględnieniem programów krajowych ustanowionych przez państwa członkowskie.

(6) W celu zapewnienia skutecznego przydziału funduszy wspólnotowych prognoza rocznego budżetu musi zgadzać się z działaniami przewidzianymi w programie krajowym.

(7) W celu uproszczenia procedur konieczne jest ustanowienie zasad i formy przekazywania przez państwa członkowskie prognozy rocznego budżetu w odniesieniu do realizacji programów krajowych. Za kwalifikowalne należy uznać jedynie koszty bezpośrednio związane z wdrażaniem programów krajowych, właściwie uzasadnione i faktycznie poniesione przez państwa członkowskie. W tym względzie należy również jasno określić rolę i obowiązki partnerów lub podwykonawców we wdrażaniu programów krajowych.

(8) W odniesieniu do możliwości wprowadzania zmian technicznych do wieloletnich programów określonych w art. 5 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE) nr 199/2008 należy ustanowić zasady, według których państwa członkowskie wprowadzają odpowiednie zmiany w środkach niezbędnych dla właściwego wdrażania programów krajowych. Państwom członkowskim należy umożliwić ponowne przydzielenie środków na różne kategorie kosztów jeśli uznaje się to za korzystne dla wdrażania programu krajowego.

(9) Należy ustanowić zasady w celu zapewnienia zgodności wniosków o zwrot wydatków z decyzją Komisji zatwierdzającą roczny wkład Wspólnoty. Zasady te muszą uwzględniać procedurę składania oraz zatwierdzania tych wniosków. W stosownych przypadkach wnioski niezgodne ze wspomnianymi zasadami należy rozpatrzyć odmownie.

(10) Zasadne jest, by płatności realizowano w dwóch ratach, co umożliwi państwom członkowskim korzystanie z wkładu finansowego Wspólnoty już na etapie wdrażania programu.

(11) W celu zapewnienia właściwego wykorzystania funduszy wspólnotowych Komisja i Trybunał Obrachunkowy muszą mieć możliwość sprawdzania zgodności z przepisami określonymi w niniejszym rozporządzeniu, a w tym celu należy dostarczyć im informacje niezbędne do przeprowadzenia audytu oraz korekt finansowych, o których mowa w art. 28 rozporządzenia (WE) nr 861/2006.

(12) Środki przewidziane w niniejszym rozporządzeniu są zgodne z opinią Komitetu ds. Rybołówstwa i Akwakultury,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

Artykuł 1

Przedmiot

Niniejsze rozporządzenie ustanawia szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia (WE) nr 861/2006 w odniesieniu do wkładu finansowego Wspólnoty na wydatki poniesione przez państwa członkowskie w zakresie gromadzenia podstawowych danych o rybołówstwie i zarządzania nimi.

Artykuł 2

Przekazywanie prognoz rocznego budżetu

1. Państwa członkowskie pragnące otrzymać wkład finansowy ze Wspólnoty na wdrażanie wieloletniego programu, o którym mowa w art. 4 rozporządzenia (WE) nr 199/2008, zwanego dalej „programem krajowym”, przekazują Komisji do dnia 31 marca roku poprzedzającego okres wdrażania tego programu:

a) prognozę rocznego budżetu na pierwszy rok wdrażania programu krajowego; oraz

b) orientacyjną prognozę rocznego budżetu na każdy następny rok wdrażania programu krajowego.

2. Państwa członkowskie przedstawiają ostateczną prognozę rocznego budżetu na każdy kolejny rok wdrażania swoich programów krajowych, jeśli różnią się one od już przedłożonych orientacyjnych prognoz budżetowych. Ostateczne prognozy rocznego budżetu należy przekazać do dnia 31 października roku poprzedzającego dany rok wdrażania.

3. Prognozy rocznego budżetu pierwszego programu krajowego na okres 2009-2010 należy przedłożyć do dnia 15 października 2008 r.

Artykuł 3

Treść prognoz rocznego budżetu

1. W prognozie rocznego budżetu należy zawrzeć planowane roczne wydatki, które państwa członkowskie przewidują na wdrażanie programów krajowych.

2. Prognozę rocznego budżetu należy przedstawić:

a) z podziałem na kategorie wydatków, o których mowa w załączniku I do niniejszego rozporządzenia;

b) z podziałem na moduły określone w decyzji Komisji ustanawiającej wieloletni program wspólnotowy w zakresie gromadzenia danych, zarządzania nimi i ich wykorzystywania w sektorach rybołówstwa i akwakultury; oraz

c) w stosownych przypadkach z podziałem na regiony określone w art. 1 lit. a) rozporządzenia Komisji (WE) nr 665/2008 (³).

3. Państwa członkowskie przekazują prognozę rocznego budżetu drogą elektroniczną, z wykorzystaniem formularzy finansowych ustalonych i przekazanych im przez Komisję.

Artykuł 4

Ocena prognoz rocznego budżetu

1. Komisja poddaje ocenie prognozę rocznego budżetu, biorąc pod uwagę programy krajowe zatwierdzone zgodnie z art. 6 ust. 3 rozporządzenia (WE) nr 199/2008.

2. W celu oceny prognozy rocznego budżetu Komisja może zażądać przedstawienia przez państwo członkowskie dalszych wyjaśnień w sprawie przedmiotowych wydatków. Państwo członkowskie przedstawia wyjaśnienia w terminie 15 dni kalendarzowych od dnia otrzymania żądania Komisji.

3. W przypadku gdy państwo członkowskie nie przedstawi wystarczającego wyjaśnienia w terminie, o którym mowa w ust. 2, Komisja może uznać za stosowne wyłączenie przedmiotowych wydatków z zatwierdzanej prognozy rocznego budżetu.

Artykuł 5

Finansowy wkład Wspólnoty

Komisja zatwierdza prognozę rocznego budżetu i podejmuje decyzję o rocznym wkładzie finansowym Wspólnoty dla każdego programu krajowego zgodnie z procedurą określoną w art. 24 rozporządzenia (WE) nr 861/2006 oraz w oparciu o wynik oceny prognozy rocznego budżetu, o której mowa w art. 4.

Artykuł 6

Zmiany do zatwierdzonych prognoz rocznego budżetu

1. Państwa członkowskie są upoważnione do przenoszenia kwot wyszczególnionych w prognozie rocznego budżetu zatwierdzonego zgodnie z art. 5 między modułami i kategoriami kosztów w obrębie jednego regionu, pod warunkiem że:

a) przenoszone kwoty nie przekraczają 50 000 EUR lub 10 % zatwierdzonego całkowitego budżetu regionu, gdy wysokość tego budżetu jest mniejsza niż 500 000 EUR;

b) państwa członkowskie poinformują Komisję o konieczności przeniesienia kwot.

2. Wszelkie inne zmiany prognoz rocznego budżetu zatwierdzonych zgodnie z art. 5 muszą być należycie uzasadnione i zatwierdzone przez Komisję przed poniesieniem wydatków.

Artykuł 7

Wydatki kwalifikowalne

1. Wydatkami kwalifikowalnymi w ramach finansowego wkładu Wspólnoty są wydatki:

a) faktycznie poniesione przez państwa członkowskie;

b) dotyczące działań przewidzianych w programie krajowym;

c) wskazane w prognozie rocznego budżetu;

d) należące do kategorii wymienionych w załączniku I;

e) dotyczące działań zrealizowanych zgodnie z warunkami określonymi w rozporządzeniu (WE) nr 199/2008 i jego przepisach wykonawczych;

f) możliwe do zidentyfikowania i sprawdzenia, a w szczególności zaewidencjonowane w zapisach księgowych państw członkowskich oraz ich partnerów;

g) określone zgodnie z obowiązującymi standardami rachunkowości i zgodne z wymogami ustawodawstwa krajowego;

h) racjonalne, uzasadnione i zgodne z wymogami rzetelnego zarządzania finansami, w szczególności w zakresie oszczędności i skuteczności;

i) poniesione w okresie wdrażania działań przewidzianych w programie krajowym.

2. Wydatki kwalifikowalne są związane z:

a) następującymi czynnościami gromadzenia danych:

- gromadzenie danych w miejscach zbierania prób badawczych, o których mowa w art. 10 rozporządzenia (WE) nr 199/2008, poprzez bezpośrednie pobieranie prób czy też wywiad i zapytania,

- prowadzone na morzu monitorowanie rybołówstwa przemysłowego i połowów rekreacyjnych, o których mowa w art. 11 rozporządzenia (WE) nr 199/2008,

- połowy kontrolne na morzu, o których mowa w art. 12 rozporządzenia (WE) nr 199/2008;

b) następującymi czynnościami zarządzania danymi, określonymi w wieloletnim programie wspólnotowym, o którym mowa w art. 3 rozporządzenia (WE) nr 199/2008:

- tworzenie baz danych i stron internetowych,

- wprowadzanie (przechowywanie) danych,

- kontrola jakości danych i ich zatwierdzenie,

- przetwarzanie danych pierwotnych na szczegółowe i zagregowane,

- proces transformacji pierwotnych danych społeczno-gospodarczych w metadane;

c) następującymi czynnościami wykorzystania danych, określonymi w wieloletnim programie wspólnotowym, o którym mowa w art. 3 rozporządzenia (WE) nr 199/2008:

- tworzenie zbiorów danych i ich wykorzystywanie w celu wspierania analiz naukowych jako podstawy doradztwa w zakresie zarządzania rybołówstwem,

- wskaźniki parametrów biologicznych (wiek, masa, płeć, dojrzałość i płodność),

- przygotowywanie zbiorów danych do oceny stanu zasobów, modelowania bioekonomicznego i odpowiadającej im analizy naukowej.

Artykuł 8

Wydatki niekwalifikowalne

Następujące wydatki nie kwalifikują się w ramach finansowego wkładu Wspólnoty:

a) marże zysku, rezerwy i długi nieściągalne;

b) należne odsetki i bankowe opłaty manipulacyjne;

c) średnie koszty pracy;

d) koszty pośrednie takie jak: budynki i tereny, administracja, personel pomocniczy, zaopatrzenie biura, infrastruktura, koszty bieżące i koszty utrzymania, takie jak połączenia telefoniczne, towary i usługi;

e) sprzęt, którego nie używa się do celów gromadzenia danych i zarządzania nimi, taki jak skanery, drukarki, telefony komórkowe, radiotelefony, sprzęt video i sprzęt fotograficzny;

f) zakup pojazdów;

g) wydatki na dystrybucję, obrót i reklamę promowanych produktów i działania handlowe;

h) wydatki na rozrywki, inne niż te, które Komisja uznaje za całkowicie niezbędne dla realizacji prac prowadzonych w ramach projektu;

i) wydatki na produkty luksusowe i reklamę;

j) wszelkie wydatki dotyczące innych programów i projektów finansowanych przez osoby trzecie;

k) wszelkie wydatki na ochronę wyników prac przeprowadzonych w ramach programu krajowego;

l) możliwe do odzyskania rodzaje opłat (w tym podatek VAT);

m) środki udostępnione państwom członkowskim nieodpłatnie;

n) wartość aportów;

o) wydatki niekonieczne lub nieprzemyślane.

Artykuł 9

Wdrażanie programów

1. Państwa członkowskie mogą korzystać z pomocy partnerów przy wdrażaniu programu krajowego. Parterami są organizacje, które program krajowy jasno określa jako podmioty pomagające państwom członkowskim przy wdrażaniu całego programu krajowego lub znaczącej jego części. Partnerzy uczestniczą bezpośrednio w technicznym wdrażaniu jednego zadania programu krajowego lub większej ich liczby i odnośnie do wdrażania programów krajowych mają te same zobowiązania, co państwa członkowskie.

2. W ramach tego programu partnerzy nie działają jako podwykonawcy państwa członkowskiego ani innych partnerów.

3. Na czas określony konkretne zadania programu krajowego mogą być realizowane przez podwykonawców, których jednak nie uznaje się za partnerów. Podwykonawcą jest osoba fizyczna lub prawna świadcząca usługi państwom członkowskim i/lub partnerom. Korzystanie z usług podwykonawców po rozpoczęciu działania, o ile nie zostało to uwzględnione we wstępnym projekcie programu, wymaga wcześniejszej pisemnej zgody Komisji.

Artykuł 10

Składanie wniosków o zwrot kosztów

1. Państwa członkowskie przekazują Komisji wnioski o zwrot wydatków poniesionych na wdrażanie programu krajowego do dnia 31 maja każdego roku następującego po odnośnym roku kalendarzowym. Wnioski te zawierają:

a) pismo określające całkowitą kwotę, której dotyczy wniosek o zwrot kosztów, wyraźnie wskazujące elementy wymienione w załączniku II;

b) sprawozdanie finansowe przedstawione z podziałem na kategorie wydatków, moduły i, w stosownych przypadkach, regiony, zgodnie z formularzami finansowymi, o których mowa w art. 3 ust. 3. Sprawozdanie finansowe należy przedstawić w formie ustalonej i przekazanej przez Komisję państwom członkowskim;

c) deklarację wydatków zgodnie z załącznikiem III; oraz

d) odpowiednie dokumenty towarzyszące, wskazane w załączniku I.

2. Wnioski o zwrot kosztów należy składać do Komisji drogą elektroniczną.

3. Składając wnioski o zwrot kosztów, państwa członkowskie podejmują wszelkie właściwe kroki w celu sprawdzenia i poświadczenia:

a) zgodności prowadzonych działań i deklaracji wydatków poniesionych w ramach decyzji, o której mowa w art. 5, z programem krajowym zatwierdzonym przez Komisję;

b) zgodności wniosku o zwrot kosztów z warunkami określonymi w art. 7 i 8;

c) zgodności poniesionych wydatków z warunkami określonymi w rozporządzeniu (WE) nr 861/2006, w niniejszym rozporządzeniu, w decyzji, o której mowa w art. 5, i w przepisach wspólnotowych dotyczących udzielania zamówień publicznych.

Artykuł 11

Ocena wniosków o zwrot kosztów

1. Komisja poddaje ocenie wnioski o zwrot kosztów pod kątem ich zgodności z niniejszym rozporządzeniem.

2. W celu oceny wniosku o zwrot kosztów Komisja może zażądać od państwa członkowskiego przedstawienia dodatkowych wyjaśnień. Państwo członkowskie przedstawia wyjaśnienia w terminie 15 dni kalendarzowych od otrzymania żądania Komisji.

Artykuł 12

Wyłączenie kosztów ze zwrotu

Jeżeli państwo członkowskie nie przedstawi wystarczających wyjaśnień w terminie, o którym mowa w art. 11 ust. 2, a Komisja uzna wniosek o zwrot kosztów za niezgodny z warunkami określonymi w niniejszym rozporządzeniu, Komisja żąda przedłożenia przez państwo członkowskie uwag w terminie 15 dni kalendarzowych. W przypadku potwierdzenia braku zgodności w wyniku badania sprawy, Komisja odmawia zwrotu wszystkich spornych wydatków lub ich części oraz, o ile jest to stosowne, żąda zwrotu nienależnych płatności lub umarza zaległe kwoty.

Artykuł 13

Zatwierdzenie wniosków o zwrot kosztów

Komisja zatwierdza wnioski o zwrot kosztów na podstawie wyników procedury określonej w art. 11 i 12.

Artykuł 14

Płatności

1. Wkład finansowy Wspólnoty przyznany państwu członkowskiemu zgodnie z art. 8 w odniesieniu do każdego roku wdrażania programu krajowego wypłaca się w dwóch następujących ratach:

a) płatność zaliczkowa równa 50 % wkładu Wspólnoty. Płatności tej dokonuje się po zawiadomieniu państwa członkowskiego o decyzji, o której mowa w art. 5, i po otrzymaniu wniosku o płatność zaliczkową jasno określającego elementy wymienione w załączniku II;

b) roczna wypłata salda na podstawie wniosku o zwrot kosztów, o którym mowa w art. 10. Płatności tej dokonuje się w terminie 45 dni od zatwierdzenia przez Komisję wniosku o zwrot kosztów, o którym mowa w art. 12.

2. Karnego potrącenia kwoty pomocy, o którym mowa w art. 8 rozporządzenia (WE) nr 199/2008, dokonuje się z rocznej kwoty wypłaty salda, o której mowa w ust. 1 lit. b).

3. Po dokonaniu wypłaty salda nie przyjmuje się wniosków o zwrot dodatkowych kosztów ani dokumentów uzupełniających.

Artykuł 15

Waluta

1. Prognozę rocznego budżetu oraz wnioski o zwrot kosztów przedstawia się w euro.

2. Państwa członkowskie, które nie uczestniczą w trzecim etapie unii gospodarczej i walutowej, w pierwszym roku wdrażania programu krajowego stosują kurs walutowy opublikowany w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej z dnia 1 marca roku poprzedzającego okres wdrażania tego programu. Dla pierwszego programu krajowego na okres 2009-2010 obowiązuje data 1 października 2008 r.

3. W każdym następnym roku wdrażania programu krajowego państwa członkowskie, które nie uczestniczą w trzecim etapie unii gospodarczej i walutowej, stosują kurs walutowy opublikowany w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej z dnia 1 października roku poprzedzającego okres wdrażania tego programu.

4. Państwa członkowskie, które nie uczestniczą w trzecim etapie unii gospodarczej i walutowej, określają kurs walutowy stosowany w prognozie rocznego budżetu i wniosku o zwrot kosztów.

Artykuł 16

Audyty i korekty finansowe

Państwa członkowskie udzielają Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu wszelkich informacji, jakich przedmiotowe organy mogą zażądać dla celów audytów i korekt finansowych, o których mowa w art. 28 rozporządzenia (WE) nr 861/2006.

Artykuł 17

Wejście w życie

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie siódmego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Niniejsze rozporządzenie stosuje się do wydatków poniesionych od dnia 1 stycznia 2009 r.

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.

Sporządzono w Brukseli, dnia 3 listopada 2008 r.

ZAŁĄCZNIK I

Wydatki kwalifikowalne poniesione na wdrażanie programów krajowych

Wydatki kwalifikowalne obejmują wszystkie lub niektóre z następujących kategorii:

a) Koszty osobowe:

- wydatki na personel za okres rzeczywiście poświęcony na rzecz programu krajowego wyłącznie przez personel naukowy lub techniczny,

- koszty osobowe są ustalane w odniesieniu do czasu pracy rzeczywiście poświęconego programowi krajowemu i są obliczane w odniesieniu do rzeczywistych kosztów pracy (płace, koszty socjalne, ubezpieczenie społeczne i składki emerytalno-rentowe), ale z wyłączeniem wszelkich innych kosztów,

- stawki godzinowe lub dzienne oblicza się na podstawie 210 dni roboczych w roku,

- czas, jaki personel poświęcił programowi, należy w całości wykazać w sprawozdaniu (arkusze czasu pracy), a osoba odpowiedzialna za program musi potwierdzać arkusze co najmniej raz w miesiącu; arkusze czasu pracy udostępnia się Komisji na żądanie.

b) Koszty podróży:

- wydatki związane z podróżami są ustalane zgodnie z wewnętrznymi przepisami państw członkowskich lub partnerów. W przypadku podróży poza obszar Wspólnoty, niewyszczególnionych w programie krajowym, wymagane jest wcześniejsze uzyskanie zgody Komisji.

c) Dobra trwałe:

- oczekiwany czas użytkowania dóbr trwałych nie jest krótszy niż okres trwania prac w ramach programu. Włącza się je do inwentarza dóbr trwałych lub środków trwałych zgodnie z zasadami, regułami i metodami rachunkowości danego państwa członkowskiego lub partnerów,

- dla celów obliczenia wydatków kwalifikowalnych uważa się, że przypuszczalny czas użytkowania dóbr trwałych wynosi 36 miesięcy w przypadku sprzętu komputerowego o wartości nieprzekraczającej 25 000 EUR i 60 miesięcy w przypadku innych dóbr. Kwota kwalifikowalna jest uzależniona od oczekiwanego czasu użytkowania dóbr w odniesieniu do okresu trwania programu, pod warunkiem że okres przyjęty do wyliczenia tej kwoty rozpoczyna się w dniu rzeczywistego rozpoczęcia wdrażania programu lub dniu zakupu tych dóbr, gdy następuje to po dniu rozpoczęcia projektu, a kończy się w dniu zakończenia programu. Należy także uwzględnić sposób użytkowania dóbr w tym okresie,

- w drodze wyjątku trwały sprzęt można zakupić lub wydzierżawić z możliwością zakupu w terminie do 6 miesięcy przed rozpoczęciem wdrażania programu,

- obowiązujące zasady dotyczące udzielania zamówień publicznych mają zastosowanie również w przypadku zakupu dóbr trwałych,

- wydatki związane z dobrami trwałymi należy udokumentować poświadczonymi fakturami z potwierdzeniem terminu dostawy i przedłożyć je Komisji wraz z deklaracją wydatków.

d) Materiały i artykuły, łącznie z kosztami oprogramowania:

- wydatki na materiały i artykuły dotyczą surowców do zakupu, produkcji, naprawy lub użytkowania wszelkich dóbr lub sprzętu, których oczekiwany czas użytkowania jest krótszy niż okres trwania prac w ramach programu. Nie są one włączone do inwentaryzacji dóbr trwałych danego państwa członkowskiego lub odnośnych partnerów i nie są uważane za aktywa zgodnie z zasadami, regułami i metodami rachunkowości w kraju danego państwa członkowskiego lub odnośnych partnerów,

- ich opis musi być wystarczająco szczegółowy, aby umożliwił podjęcie decyzji co do ich kwalifikowalności,

- kwalifikowane koszty oprogramowania dotyczą opracowania i dostarczenia państwom członkowskim oprogramowania do zarządzania bazami danych i korzystania z nich.

e) Koszty użytkowania statków:

- w przypadku połowów kontrolnych na morzu, o których mowa w art. 12 rozporządzenia (WE) nr 199/2008, w tym połowów prowadzonych z pokładów statków wyczarterowanych, kwalifikują się wyłącznie koszty wynajęcia i inne koszty operacyjne. Należy przedłożyć Komisji autoryzowaną kopię faktury wraz z deklaracją wydatków,

- jeżeli statek jest własnością danego państwa członkowskiego lub partnera, szczegółowy podział określający sposób obliczenia poniesionych kosztów operacyjnych należy przedłożyć Komisji wraz z deklaracją wydatków.

f) Koszty podwykonawstwa/pomocy zewnętrznej:

- Podwykonawstwo/pomoc zewnętrzna dotyczy standardowych i nieinnowacyjnych usług, świadczonych na rzecz danego państwa członkowskiego lub jego partnerów niebędących w stanie wykonać tych usług we własnym zakresie. Koszty te stanowią nie więcej niż 20 % zatwierdzonego ogólnego rocznego budżetu. Uprzednia pisemna zgoda Komisji jest niezbędna, jeżeli łączna liczba podwykonawców w programie krajowym przekracza wyżej wymieniony limit,

- dane państwo członkowskie/partner musi udzielać zamówień podwykonawcom zgodnie ze stosownymi zasadami odnoszącymi się do przetargów publicznych oraz dyrektywami wspólnotowymi dotyczącymi zamówień publicznych,

- wszystkie faktury wystawione przez podwykonawców muszą jasno odnosić się do programu krajowego i modułu (tj. zawierają numer i tytuł lub krótki tytuł); wszystkie faktury muszą być na tyle szczegółowe, by umożliwiły identyfikację poszczególnych elementów w ramach dostarczonej usługi (tj. zawierają przejrzysty opis i koszt każdego elementu),

- dane państwo członkowskie i partnerzy dopilnują, by w każdej umowie podwykonawstwa wyraźnie wskazano, że Komisja i Trybunał Obrachunkowy wykonują swoje uprawnienia kontrolne w odniesieniu do dokumentów i lokali, w stosunku do podwykonawcy, który otrzymał fundusze wspólnotowe,

- kraje spoza Wspólnoty mogą uczestniczyć w krajowych programach jako podwykonawcy, jeżeli ich udział w nich jest niezbędny do realizacji programów wspólnotowych, za uprzednią pisemną zgodą Komisji,

- należy przedłożyć Komisji autoryzowaną kopię umowy z podwykonawcą i kolejne dowody zapłaty wraz z deklaracją wydatków.

g) Pozostałe koszty szczególne:

- Wszelkie inne dodatkowe lub nieprzewidziane wydatki niepodlegające jednej z powyższych kategorii mogą obciążać budżet programu tylko po uprzedniej zgodzie Komisji, chyba że zostały przewidziane w prognozie rocznego budżetu.

h) Wsparcie doradztwa naukowego:

- diety i koszty podróży są kosztami kwalifikowalnymi w czasie trwania spotkań, o których mowa w art. 10 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 665/2008, zgodnie z zasadami określonymi w art. 10 ust. 3 rozporządzenia (WE) nr 665/2008,

- należy przedłożyć Komisji autoryzowaną kopię towarzyszących dokumentów podróży wraz z deklaracją wydatków.

ZAŁĄCZNIK II

Treść pisma określającego kwotę zwrotu kosztów lub płatność zaliczkową, o którą złożono wniosek

W piśmie określającym kwotę zwrotu kosztów lub płatność zaliczkową, o którą złożono wniosek, należy wyraźnie wskazać:

1) decyzję Komisji, do której się ono odnosi (odpowiedni artykuł i załącznik);

2) odniesienie do programu krajowego;

3) wysokość kwoty, o której zwrot zwrócono się do Komisji, wyrażoną w euro bez podatku VAT;

4) rodzaj wniosku (zaliczka, wypłata salda);

5) rachunek bankowy, na który nastąpi przelew.

ZAŁĄCZNIK III