KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,

uwzględniając rozporządzenie Rady (WE) nr 2100/94 z dnia 27 lipca 1994 r. w sprawie wspólnotowego systemu ochrony odmian roślin (¹), w szczególności jego art. 114,

po konsultacji z Radą Administracyjną Wspólnotowego Urzędu Odmian Roślin,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Zasady określone w rozporządzeniu Komisji (WE) nr 1239/95 z dnia 31 maja 1995 r. ustanawiającym zasady wykonawcze stosowania rozporządzenia Rady (WE) nr 2100/94 w odniesieniu do postępowania przed Wspólnotowym Urzędem Odmian Roślin (²) powinny zostać uproszczone, w szczególności poprzez dopuszczenie stosowania elektronicznych środków komunikacji.

(2) Należy uprościć, z jednej strony, składanie wniosków, sprzeciwów i odwołań, a z drugiej strony, doręczanie dokumentów przez Wspólnotowy Urząd Odmian Roślin (Urząd), pozwalając na stosowanie środków elektronicznych. Ponadto Urząd powinien otrzymać możliwość wydawania w formie elektronicznej świadectw wspólnotowych praw do ochrony odmian roślin. Publikowanie informacji dotyczących wspólnotowych praw do ochrony odmian roślin również powinno być możliwe przy wykorzystaniu środków elektronicznych. Wreszcie, dla poprawy efektywności należy zezwolić na elektroniczne przechowywanie dokumentacji związanej z postępowaniem.

(3) Przewodniczący Urzędu powinien zostać upoważniony do określania wszelkich niezbędnych szczegółowych ustaleń odnoszących się do stosowania elektronicznych środków komunikacji lub przechowywania.

(4) Należy zatem odpowiednio zmienić rozporządzenie (WE) nr 1239/95.

(5) Środki przewidziane w niniejszym rozporządzeniu są zgodne z opinią Stałego Komitetu ds. Systemu Ochrony Odmian Roślin,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

Artykuł 1

W rozporządzeniu (WE) nr 1239/95 wprowadza się następujące zmiany:

1) artykuł 2 ust. 3 otrzymuje brzmienie:

„3. Adresy zawierają wszystkie stosowne informacje administracyjne, łącznie z nazwą państwa, w którym strona postępowania zamieszkuje lub w którym mieści się jej siedziba lub miejsce prowadzenia działalności. Dla każdej strony postępowania wskazuje się tylko jeden adres; jeżeli wskazano kilka adresów, bierze się pod uwagę tylko adres wymieniony jako pierwszy, chyba że strona postępowania określa jeden z pozostałych adresów jako adres do doręczeń.

Przewodniczący Urzędu określa szczegółowe dane dotyczące adresu, w tym wszelkie istotne szczegóły dotyczące innych kanałów transmisji danych.”;

2) w art. 16 wprowadza się następujące zmiany:

a) ustęp 1 otrzymuje brzmienie:

„1. Wniosek o wspólnotowe prawo do ochrony odmian roślin składa się w Urzędzie, w instytucjach krajowych wyznaczonych lub w jednostkach podporządkowanych ustanowionych na podstawie art. 30 ust. 4 rozporządzenia podstawowego.

Wniosek składany w Urzędzie można składać w wersji papierowej lub w sposób elektroniczny. Wniosek składany w instytucjach krajowych lub jednostkach podporządkowanych składa się w wersji papierowej w dwóch egzemplarzach.”;

b) ustęp 3 otrzymuje brzmienie:

„3. Urząd udostępnia bezpłatnie następujące formularze:

a) formularz wniosku i kwestionariusz techniczny, do celów złożenia wniosku o wspólnotowe prawo do ochrony odmian roślin;

b) formularz do przesłania informacji, o których mowa w ust. 2, wskazujący skutki braku ich przesłania.

4. Wnioskodawca wypełnia i podpisuje formularze określone w ust. 3. W przypadku gdy wniosek jest przedkładany w sposób elektroniczny, odpowiada on warunkom określonym w art. 57 ust. 3 akapit drugi w odniesieniu do podpisu.”;

3) artykuł 28 otrzymuje brzmienie:

„Artykuł 28

Propozycja nazwy odmiany

Propozycję nazwy odmiany podpisuje się i składa w Urzędzie albo, jeżeli towarzyszy ona wnioskowi o wspólnotowe prawo do ochrony odmian roślin składanemu w instytucji krajowej wyznaczonej lub w podporządkowanej jednostce ustanowionej na podstawie art. 30 ust. 4 rozporządzenia podstawowego, podpisuje się ją i składa w dwóch egzemplarzach.

Urząd udostępnia bezpłatnie formularz do celów przedstawienia propozycji nazwy odmiany.

W przypadku gdy propozycja nazwy odmiany jest przedkładana w sposób elektroniczny, odpowiada ona warunkom określonym w art. 57 ust. 3 akapit drugi w odniesieniu do podpisu.”;

4) w art. 36 ust. 1 skreśla się ostatnie zdanie i dodaje się ust. 4 w brzmieniu:

„4. W przypadku gdy propozycja zmiany nazwy odmiany jest przedkładana w sposób elektroniczny, odpowiada ona warunkom określonym w art. 57 ust. 3 akapit drugi w odniesieniu do podpisu.”;

5) artykuł 52 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„1. Rozstrzygnięcie w sprawie odwołania wysyła się na piśmie stronom w postępowaniu odwoławczym w ciągu trzech miesięcy od zakończenia postępowania ustnego, za pomocą środków przewidzianych w art. 64 ust. 3.”;

6) w art. 53 ust. 2 zdanie drugie otrzymuje brzmienie:

„Następnie dostarcza się rozstrzygnięcie na piśmie stronom postępowania zgodnie z art. 64.”;

7) w art. 54 ust. 3 słowo „odpis” zastępuje się słowem „kopię”;

8) artykuły 57 i 58 otrzymują brzmienie:

„Artykuł 57

Dokumenty składane przez strony postępowania

1. Wszelkie dokumenty składane przez stronę postępowania przedkłada się za pośrednictwem poczty, osobiście lub w sposób elektroniczny.

Szczegóły dotyczące składania dokumentów drogą elektroniczną ustala przewodniczący Urzędu.

2. Za datę odbioru jakiegokolwiek dokumentu złożonego przez strony postępowania uważa się datę rzeczywistego złożenia w siedzibie Urzędu lub, w przypadku dokumentu złożonego w sposób elektroniczny, datę otrzymania dokumentu przez Urząd drogą elektroniczną.

3. Z wyjątkiem dokumentów w załącznikach każdy dokument złożony przez strony postępowania muszą podpisać te strony lub ich pełnomocnicy.

W przypadku gdy dokument jest przedkładany Urzędowi w sposób elektroniczny, zawiera on podpis elektroniczny.

4. Jeżeli dokumentu nie podpisano należycie, jeśli otrzymany dokument jest niekompletny lub nieczytelny lub jeśli Urząd ma wątpliwości co do ścisłości dokumentu, Urząd przekazuje nadawcy odpowiednią informację i wzywa go do przedłożenia oryginału dokumentu podpisanego zgodnie z ust. 3 lub do ponownego przesłania kopii oryginału w terminie jednego miesiąca.

W przypadku gdy powyższe żądanie zostaje spełnione we wskazanym terminie, datę odbioru podpisanego dokumentu lub jego ponownego przesłania uważa się za datę odbioru pierwotnego dokumentu. W przypadku gdy to żądanie nie zostaje spełnione we wskazanym terminie, uznaje się, że nie otrzymano dokumentu.

5. Takie dokumenty, o których musi się powiadomić inne strony postępowania oraz dany urząd kontrolny, albo dokumenty związane z dwoma lub więcej wnioskami o wspólnotowe prawo do ochrony odmian roślin lub prawo korzystania należy składać w wystarczającej liczbie kopii. Brakujące kopie wykonuje się na koszt strony postępowania.

Akapit pierwszy nie ma zastosowania do dokumentów przedkładanych w sposób elektroniczny.

Artykuł 58

Dokumentacja dowodowa

1. Dowody z prawomocnych wyroków lub decyzji innych niż decyzje wydane przez Urząd lub inną dokumentację dowodową przedkładaną przez strony postępowania można dostarczać, przedkładając niepoświadczone kopie.

2. W przypadku gdy Urząd ma wątpliwości co do autentyczności dokumentacji, o której mowa w ust. 1, może zażądać przedłożenia oryginałów lub poświadczonych kopii.”;

9) artykuł 64 otrzymuje brzmienie:

„Artykuł 64

Przepisy ogólne dotyczące doręczania

1. W postępowaniu przed Urzędem każde doręczenie dokumentów przez Urząd stronie postępowania odbywa się z wykorzystaniem oryginalnego dokumentu, jego niepoświadczonej kopii lub wydruku komputerowego. Dokumenty pochodzące od innych stron postępowania mogą być doręczane w formie niepoświadczonych kopii.

2. Jeżeli pełnomocnika wyznaczyła jedna lub więcej stron postępowania, to doręczenia pełnomocnikowi dokonuje się zgodnie z przepisami ust. 1.

3. Doręczenie następuje:

a) pocztą zgodnie z art. 65;

b) przez oddanie do rąk własnych zgodnie z art. 66;

c) przez publiczne ogłoszenie zgodnie art. 67; lub

d) w sposób elektroniczny lub przy pomocy innych środków technicznych zgodnie z akapitem drugim niniejszego ustępu.

Przewodniczący Urzędu ustala szczegóły dotyczące doręczania w sposób elektroniczny.

4. Dokumenty lub ich kopie dotyczące czynności wymagających doręczenia zgodnie z art. 79 rozporządzenia podstawowego doręcza się listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, doręczanym za pośrednictwem poczty; można je również doręczać w sposób elektroniczny, który ustala przewodniczący Urzędu.”;

10) w art. 65 skreśla się ust. 1;

11) w art. 67 słowa „art. 65 ust. 1” zastępuje się słowami „art. 64 ust. 4”;

12) artykuł 71 ust. 2 otrzymuje brzmienie:

„2. Jeżeli termin upływa w dniu, w którym następuje przerwa lub późniejsze przesunięcie w dostarczaniu poczty w państwie członkowskim lub między państwem członkowskim a Urzędem, to termin przedłuża się do pierwszego dnia następującego po końcu okresu przesunięcia lub przerwy w dostarczaniu poczty stronom postępowania zamieszkującym lub mającym swoją siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności w danym państwie członkowskim, lub które wyznaczyły pełnomocnika z siedzibą w tym państwie. Jeżeli dane państwo członkowskie jest państwem, w którym mieści się Urząd, to przepis ten stosuje się do wszystkich stron postępowania. Okres trwania przerwy lub przesunięcia określa i ogłasza przewodniczący Urzędu.

W odniesieniu do dokumentów przedkładanych w sposób elektroniczny akapit pierwszy stosuje się odpowiednio w przypadkach, w których ma miejsce przerwa w połączeniu Urzędu z elektronicznymi środkami komunikacji.”;

13) w art. 78 ust. 3 dodaje się akapit w brzmieniu:

„Przewodniczący Urzędu ustala formę rejestrów. Rejestry mogą być prowadzone w formie elektronicznej bazy danych.”;

14) artykuł 79 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„1. Każde przeniesienie wspólnotowego prawa do ochrony odmian roślin wpisuje się do rejestru wspólnotowych praw do ochrony odmian roślin po przedstawieniu dokumentacji dowodowej potwierdzającej to przeniesienie, dokumentów urzędowych potwierdzających to przeniesienie lub takich wyciągów z tych dokumentów, które wystarczają do ustanowienia przeniesienia. Urząd zachowuje kopię tych dokumentów w swoich aktach.

Przewodniczący Urzędu ustala formę przechowywania tych dokumentów w aktach Urzędu i warunki, zgodnie z którymi są one przechowywane.”;

15) artykuł 83 otrzymuje brzmienie:

„Artykuł 83

Przechowywanie akt

1. Dokumenty związane z postępowaniem przechowuje się w aktach w postaci oryginałów bądź kopii, przypisując do tego postępowania numer akt, z wyjątkiem przechowywanych oddzielnie tych dokumentów, które wiążą się z wyłączeniem członków Izby Odwoławczej, personelu Urzędu lub urzędu kontrolnego albo ze sprzeciwem wobec nich.

2. Urząd przechowuje jedną kopię akt, o których mowa w ust. 1 (kopia akt), którą uważa się za prawdziwą i kompletną kopię akt. Urząd kontrolny może przechowywać kopię dokumentów związanych z takim postępowaniem (kopia sprawdzenia), ale zapewnia dostarczenie tych oryginałów, których nie ma Urząd.

3. Składanych przez strony postępowania oryginałów dokumentów, które stanowią podstawę akt elektronicznych, można się pozbywać po upływie okresu następującego po ich przyjęciu przez Urząd.

4. Przewodniczący Urzędu ustala szczegóły dotyczące formy przechowywania akt, okresu ich przechowywania i okresu, o którym mowa w ust. 3.”;

16) w art. 87 dodaje się ust. 3 w brzmieniu:

„3. Przewodniczący Urzędu określa sposób publikacji Dziennika Urzędowego.”;

17) w art. 91 wprowadza się następujące zmiany: Ustęp 1 otrzymuje brzmienie:

„1. Kontrola dokumentów zgodnie z art. 91 ust. 1 rozporządzenia podstawowego dotyczy kopii akt, które Urząd wydaje wyłącznie do tego celu.”.

Artykuł 2

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie dwudziestego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Niniejsze rozporządzenie stosuje się od dnia 1 stycznia 2009 r.

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.

Sporządzono w Brukseli, dnia 21 kwietnia 2008 r.