UMAWIAJĄCE SIĘ STRONY konwencji o Europolu, państwa członkowskie Unii Europejskiej,

uwzględniając Konwencję w sprawie ustanowienia Europejskiego Urzędu Policji (konwencja o Europolu) (¹) zmienioną protokołem zmieniającym tę konwencję (²), w szczególności jej art. 6a akapit drugi,

uwzględniając projekt sporządzony przez Zarząd oraz po konsultacji ze wspólnym organem nadzorczym,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Do Umawiających się Stron zebranych w Radzie należy przyjęcie przepisów wykonawczych do art. 6A konwencji o Europolu.

(2) Przy przyjmowaniu tej decyzji Umawiające się Strony przestrzegają obowiązków wynikających dla nich z Konwencji o ochronie osób w związku z automatycznym przetwarzaniem danych osobowych, przyjętej przez Radę Europy w dniu 28 stycznia 1981 r.

(3) Umawiające się strony biorą również pod uwagę zalecenie nr R(87)15 Komitetu Ministrów Rady Europy z dnia 17 września 1987 r. regulujące wykorzystywanie danych osobowych przez policję,

STANOWIĄ, CO NASTĘPUJE:

Artykuł 1

Definicje

Do celów niniejszej decyzji:

a) „dane osobowe" oznaczają wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej: osoba możliwa do zidentyfikowania to taka, która może zostać zidentyfikowana bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez odniesienie do numeru identyfikacyjnego lub do jednego lub kilku znaków szczególnych związanych z jej tożsamością fizyczną, psychologiczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną;

b) „przetwarzanie danych osobowych" („przetwarzanie") oznacza każdą operację lub ciąg operacji dokonywanych na danych osobowych - także metodami automatycznej obróbki danych - takich jak gromadzenie, zapis, porządkowanie, przechowywanie, dostosowywanie lub przekształcanie, odzyskiwanie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie przez przekazywanie, rozpowszechnianie lub udostępnianie w inny sposób, zestawianie lub kompilowanie, blokowanie, usuwanie lub niszczenie;

c) „komputerowy system zgromadzonych informacji" oznacza system, o którym mowa w art. 6 ust. 1 konwencji o Europolu;

d) „system informacyjny" oznacza system, o którym mowa w art. 7 ust. 1 konwencji o Europolu;

e) „plik roboczy do analizy" oznacza plik stworzony do celów analizy, o której mowa w art. 10 ust. 1;

f) „państwo członkowskie" oznacza umawiającą się stronę konwencji o Europolu;

g) „strona trzecia" oznacza państwo trzecie lub organ, o którym mowa w art. 10 ust. 4 konwencji o Europolu;

h) „odpowiednio upoważniony urzędnik Europolu" oznacza pracownika Europolu wyznaczonego przez dyrekcję Europolu do przetwarzania danych osobowych przechowywanych na podstawie niniejszej decyzji.

Artykuł 2

Zakres zastosowania

Niniejszą decyzję stosuje się do danych osobowych przekazywanych Europolowi w celu określenia, czy takie dane są istotne dla powierzonych mu zadań i czy mogą zostać włączone do komputerowego systemu zgromadzonych informacji, z wyjątkiem:

a) danych osobowych wprowadzonych do systemu informacyjnego zgodnie z art. 9 ust. 1 konwencji o Europolu;

b) danych osobowych przekazanych przez państwa członkowskie lub stronę trzecią w celu włączenia do pliku roboczego do analizy, a także danych osobowych wprowadzonych do pliku roboczego do analizy zgodnie z art. 10 konwencji o Europolu.

Artykuł 3

Dostęp i wykorzystywanie

1. Dostęp do danych osobowych przetwarzanych przez Europol na mocy niniejszej decyzji mają tylko odpowiednio upoważnieniu urzędnicy Europolu.

2. Bez uszczerbku dla art. 13 konwencji o Europolu, dane osobowe przetwarzane przez Europol na mocy niniejszej decyzji są wykorzystywane, wyłącznie w celu określenia, czy takie dane są istotne dla powierzonych Europolowi zadań i czy mogą zostać włączone do komputerowego system zgromadzonych informacji.

Artykuł 4

Zasady ochrony danych osobowych oraz bezpieczeństwa danych

1. Podczas przetwarzania danych na mocy niniejszej decyzji Europol przestrzega zasad ochrony danych osobowych oraz bezpieczeństwa danych, które to zasady określone są w konwencji o Europolu, w szczególności w art. 14 ust. 3, 16 i 25, a także zasad przyjętych w związanych z nimi przepisach wykonawczych.

2. Jeżeli Europol zdecyduje o włączeniu takich danych do komputerowego systemu zgromadzonych informacji lub o ich usunięciu lub zniszczeniu, informuje o tym państwo członkowskie lub stronę trzecią, które ich dostarczyły.

Artykuł 5

Terminy przechowywania danych osobowych

1. Decyzję w sprawie wykorzystania danych osobowych zgodnie z art. 3 ust. 2 podejmuje się możliwie najszybciej, jednak nie później niż 6 miesięcy po otrzymaniu takich danych przez Europol.

2. W przypadku braku takiej decyzji po upływie wspomnianego okresu wynoszącego 6 miesięcy dane osobowe zostają usunięte lub zniszczone, a państwo członkowskie lub strona trzecia, które ich dostarczyły, są o tym informowane.

Artykuł 6

Odpowiedzialność

1. Europol jest odpowiedzialny za zapewnienie przestrzegania art. 3, 4 i 5 niniejszej decyzji.

2. Przed przystąpieniem do przetwarzania danych zgodnie z niniejszą decyzją Europol informuje Zarząd i wspólny organ nadzorczy o sposobie, w jaki zamierza wywiązywać się z tego obowiązku.

Artykuł 7

Skuteczność

Niniejsza decyzja staje się skuteczna z dniem jej opublikowana w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Sporządzono w Luksemburgu, dnia 12 czerwca 2007 r.