PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego w sprawie rozliczeń Europejskiej Agencji Odbudowy za rok obrachunkowy 2003, wraz z odpowiedziami Agencji (¹),

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 8 marca 2005 r. (6864/2005 - C6-0076/2005),

- uwzględniając Traktat WE, a w szczególności jego art. 276,

- uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (²), w szczególności jego art. 185, oraz rozporządzenie Rady (WE) nr 1646/2003 z dnia 18 czerwca 2003 r. zmieniające rozporządzenie (WE) nr 2667/2000 w sprawie Europejskiej Agencji Odbudowy, w szczególności jego art. 8 (³),

- uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w art. 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (⁴), w szczególności jego art. 94,

- uwzględniając art. 70 i 71 oraz załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Spraw Zagranicznych (A6-0074/2005),

A. zważywszy, że Europejski Trybunał Obrachunkowy (ETO) stwierdził w swoim wyżej wspomnianym sprawozdaniu, że roczne sprawozdania finansowe Europejskiej Agencji Odbudowy (Agencji) nie przedstawiają w sposób prawidłowy i rzetelny faktycznej sytuacji ekonomicznej i finansowej Agencji,

B. zważywszy, że ETO wyraził pewne zastrzeżenia w odniesieniu do środków powierzanych instytucjom zewnętrznym (zarówno krajowym, jak i międzynarodowym), a przy tym stwierdził jednak, że transakcje leżące u podstaw rocznych sprawozdań finansowych Agencji były zgodne z prawem i prawidłowe,

C. zważywszy, że ETO miał pewne zastrzeżenia co do ważności niektórych dokumentów towarzyszących,

D. zważywszy, że ETO wyraził pewne zastrzeżenia dotyczące procedury zamówień publicznych,

E. zważywszy, że dnia 21 kwietnia 2004 r. Parlament Europejski, na podstawie sprawozdania ETO, udzielił dyrektorowi Agencji absolutorium (⁵) z wykonania jej budżetu za rok budżetowy 2002, przy czym w swojej rezolucji Parlament między innymi:

- zachęcał Agencję do podjęcia szybkich działań w związku z sugestiami Trybunału i Parlamentu, aby wprowadziła wiarygodne ogólne narzędzie rachunkowe we wszystkich swoich ośrodkach, zaprzestając stosowania arkuszy kalkulacyjnych dla celów swojej ogólnej rachunkowości,

- wyraził nadzieję, że Agencja szybko zareaguje na zachęty ETO dotyczące wyjaśnienia statusu środków udostępnianych specjalistycznym instytucjom na finansowanie programów pożyczek w specjalnych obszarach, oraz przyjmie odpowiednie rozwiązania co do sposobu zapisywania tych środków w sprawozdaniach finansowych agencji,

- zachęcał służby kontroli wewnętrznej Komisji do zbadania tej kwestii w celu identyfikacji ewentualnych niedociągnięć systemowych i sformułowania niezbędnych zaleceń dla zaradzenia takim problemom,

1. odnotowuje następujące dane liczbowe w rocznych sprawozdaniach finansowych Europejskiej Agencji Odbudowy (EAO) za lata budżetowe 2003 i 2002;

Zestawienie dochodów i wydatków za lata budżetowe 2003 i 2002

2. zauważa, że w 2003 r. całkowity portfel nadzorowany przez EAO wyniósł 1,9 miliarda EUR, z czego 81 % zostało zakontraktowane, a 67,5 % zostało wydatkowane na programy pomocowe w czterech centrach operacyjnych (Belgrad, Podgorica, Prisztina i Skopje) oraz, że całkowity budżet EAO na 2003 r. wyniósł 358,6 milionów EUR, z czego większość była przeznaczona na programy pomocowe, i że z 327,8 milionów EUR z nowych środków WE otrzymanych przez EAR w 2003 r. 62,3 miliony EUR przeznaczono dla Kosowa, 200 milionów EUR dla Serbii, 12 milionów EUR dla Czarnogóry i 33,5 miliona EUR dla Byłej Jugosłowiańskiej Republiki Macedonii;

Wykonanie budżetu

3. odnotowuje obserwację ETO w sprawie praktyki w budżecie Agencji, przyjętej przez jej zarząd, która narusza zasadę różnicowania środków, co powoduje wynik rachunkowy za rok budżetowy oderwany od realiów ekonomicznych oraz skonsolidowany deficyt na dzień 31 grudnia 2003 r. w kwocie 140,95 miliona EUR, który w znacznej mierze ma sztuczny charakter;

4. zauważa w odpowiedziach Agencji, że podjęła ona obecnie kroki w celu uzyskania większej jasności w finansowej prezentacji swojej działalności, czego wynikiem jest skonsolidowany rachunek dochodów i wydatków za cały 2004 r. i w związku z tym spodziewa się, że problem ten zostanie rozwiązany do procedury absolutorium za 2004 r.;

5. zachęca Komisję i ETO, aby nasiliły swoją współpracę z EAO w tej dziedzinie w celu zapewnienia sprawności wykonania jej budżetu;

Sprawozdania finansowe

6. odnotowuje wielokrotne obserwacje ETO w sprawie słabości systemu rachunkowości Agencji, a w szczególności prowadzenia ogólnej rachunkowości na zasadzie pojedynczych zapisów;

7. z zadowoleniem przyjmuje odpowiedź Agencji, zgodnie z którą w pełni przezwyciężyła ona obecnie słabości wymienione przez Trybunał i stosuje obecnie ogólny system rachunkowości oparty na podwójnych zapisach wraz z narzędziem budżetowym SI2;

8. zachęca Komisję, aby podjęła wszystkie niezbędne działania w celu jak najszybszego umożliwienia wszystkim agencjom skorzystania z nowego systemu rachunkowości Komisji wprowadzonego dnia 1 stycznia 2005 r.;

9. wyraża swoje zaskoczenie, że ETO jeszcze nie otrzymał wyjaśnienia dotyczącego statusu środków udostępnianych specjalistycznym instytucjom na finansowanie programów pożyczek w specyficznych dziedzinach i zachęca Agencję do przyjęcia odpowiednich rozwiązań odnośnie do sposobu, w jaki środki te powinny być zapisywane w sprawozdaniach finansowych agencji;

10. na podstawie informacji otrzymanych od Agencji przyjmuje, że nadal pozostało pewne niewielkie saldo tych środków, które zostało niemal w całości wydatkowane pod koniec 2004 r.; zachęca Dyrektora EAO, aby przy najbliżej okazji przedstawił właściwej komisji wyczerpujące sprawozdanie na temat realizacji i wydajności takich programów pożyczek;

11. zauważa, że Agencja wzmocniła tymczasem swój personel i instrumenty rachunkowe oraz wyraża nadzieję, że ulepszenia wprowadzone w 2004 r. położą kres dalszym negatywnym uwagom ETO na ten temat;

12. z zadowoleniem odnotowuje, że w 2003 r. EAR realizowała płatności w ramach programów pomocowych średnio w ciągu 9 dni;

13. zauważa specyficzne warunki, w jakich działa Agencja i wyraża swoje uznanie dla osiągnięć Agencji w zakresie realizacji jej mandatu; wzywa Komisję do udzielenia EAO niezbędnego wsparcia w celu zapewnienia jego pełnego dostosowania do procedur i wymagań związanych z nową pozycją Agencji w ramach Komisji (po poszerzeniu);

14. zauważa, że od 2003 r. wprowadzono poważne zmiany w systemie przetargowym, które powinny zagwarantować przejrzyste postępowanie w przypadku każdego przetargu;

15. w tym kontekście z zadowoleniem przyjmuje natychmiastowe działania podjęte przez dyrektora Agencji po wykryciu nieprawidłowości przy zawieraniu jednego z dużych kontraktów infrastrukturalnych, w tym automatyczne zawieszenie osoby odpowiedzialnej oraz przekazanie dokumentacji do OLAF; zachęca dyrektora, Komisję i ETO, aby nadal stosowali taką procedurę natychmiastowych działań i wzmocnili niezbędną analizę zagrożeń, zwłaszcza w odniesieniu do sektorów wysokiego ryzyka;

16. zauważa, że OLAF znalazł istotne dowody, iż zwycięska firma podczas przygotowywania dokumentów związanych ze swoją ofertą (⁶) dotyczącą przedmiotowego kontraktu infrastrukturalnego skorzystała z pomocy zawieszonego w czynnościach pracownika Agencji; wskazuje, że zgodnie z przepisami regulującymi zaproszenia do udziału w przetargu nawet próba uzyskania przez oferenta poufnych informacji dotyczących procedury przetargowej wiąże się z wykluczeniem go z procedury;

17. z niezrozumieniem przyjmuje do wiadomości fakt, że, jak twierdzi Komisja („Questions for written answers to Commissioners Michel and Ferrero-Waldner” z dnia 3 grudnia 2004 r.), roczny raport OLAF w tej sprawie nie mógł zostać przedłożony członkom Rady Administracyjnej Agencji; oczekuje, że zostanie to niezwłocznie wykonane, aby najwyższy organ decyzyjny agencji mógł uzyskać pełen obraz zdarzeń;

18. zachęca Dyrektora Europejskiej Agencji Odbudowy do konsekwentnego stosowania w przyszłości art. 103 rozporządzenia finansowego i do wstrzymywania realizacji kontraktów, jeżeli postępowania przetargowe obciążone są poważnymi błędami lub nieprawidłowościami oraz jeżeli doszło do oszustwa;

19. wzywa Dyrektora EAO, odpowiedzialnego komisarza, ETO i Dyrektora OLAF do jak najszybszego informowania PE o takich działaniach i ustaleniach;

20. odnotowuje sprawozdanie służb kontroli wewnętrznej Komisji na temat działalności EAO, przygotowane zgodnie z żądaniem zawartym w absolutorium dla Agencji udzielonym przez PE w 2002 r.;

Zgodność z prawem i prawidłowość transakcji

21. zauważa sformułowane przez ETO wezwanie do zmniejszenia liczby intendentów (56 na koniec 2003 r.) i docenia wysiłki Agencji, która do lutego 2004 r. obniżyła ich liczbę do zaledwie 20 delegacji i subdelegacji, co powinno umożliwić właściwe wykonanie finansowe, przy zapewnieniu sprawnego wykonania działań planowanych na szczeblu lokalnym;

22. z zadowoleniem przyjmuje udział dyrektora Agencji w przesłuchaniu związanym z procedurą absolutorium za rok 2003, który doprowadził do wielu wyjaśnień dotyczących zakresu osiągnięć w realizacji mandatu Agencji; oczekuje, że Agencja podejmie wszystkie niezbędne działania dla osiągnięcia w pełni należytego zarządzania finansami;

23. uznaje fakt, że obecność Dyrektora EAO przed Komisją Kontroli Budżetowej, a później także przed Komisją Spraw Zagranicznych, była pomocna w wyjaśnieniu pewnych spraw i w dostarczeniu wyjaśnień dla pewnych sytuacji, które budziły prawdziwy niepokój Parlamentu Europejskiego, w szczególności kwestia podziału zadań między „zdecentralizowanymi” przedstawicielstwami Komisji Europejskiej w regionie, a centrami operacyjnymi EAO;

Uwagi ogólne skierowane do Komisji i agencji

24. przypomina swoje stanowisko, zgodnie z którym wspiera wysiłki Komisji zmierzające do ustanowienia ograniczonej liczby modeli, przynajmniej dla przyszłych agencji „regulacyjnych”, jednak jest zdania, że struktura obecnych i przyszłych agencji wymaga pogłębionego rozważenia na szczeblu międzyinstytucjonalnym; podkreśla również, że zanim Komisja określi warunki ramowe wykorzystywania agencji regulacyjnych, należy sformułować wspólne wytyczne w porozumieniu międzyinstytucjonalnym; powinno to nastąpić przed określeniem zharmonizowanych ram dla struktur agencji;

25. odnotowuje stanowisko Komisji (⁷) dotyczące delegowania odpowiedzialności za wykonanie zadań do instytucji, w tym agencji, innych niż podstawowa administracja Komisji; jest zdania, że nie stanowi to odpowiedzi na wezwanie Parlamentu do pogłębionego rozważenia na szczeblu międzyinstytucjonalnym struktury istniejących agencji; zachęca zatem Komisję, aby przedstawiła wyjaśnienie na temat tej kwestii i na temat przyszłego całościowego porozumienia międzyinstytucjonalnego dotyczącego nowych rozwiązań, jakie mają zostać wprowadzone w ramach Perspektywy Finansowej lub równolegle z nią (⁸);

26. zachęca Komisję do organizowania i wykonywania w średnim terminie, np. w standardowym cyklu trzyletnim, analizy przekrojowej ocen dotyczących poszczególnych agencji w celu:

a) sformułowania wniosków dotyczących spójności działalności danej agencji z politykami UE w ogólności, a także istniejących lub przyszłych synergii pomiędzy agencjami i wydziałami Komisji, tak aby uniknąć częściowego pokrywania się ich kompetencji;

b) dokonania oceny, w szerszym europejskim kontekście, wartości dodanej wyników agencji w ich odpowiednich obszarach działalności, a także odpowiedniości, sprawności i skuteczności modelu agencji w zakresie realizacji lub wspomagania polityk UE;

c) określenia i wzmocnienia oddziaływania działalności agencji w kategoriach bliskości, dostępności i dostrzegalności UE dla jej obywateli;

27. oczekuje, że taka całościowa analiza będzie dostępna na koniec 2005 r. tak, aby obejmowała trzyletni okres od czasu wprowadzenia nowego rozporządzenia finansowego i w konsekwencji nowych ram dla systemu agencji;

28. zachęca agencje do aktywnego udziału w takim procesie oraz do współpracy z Komisją, poprzez przedstawianie niezbędnych informacji na temat kwestii, które ich zdaniem są istotne dla ich funkcjonowania, roli, zakresu kompetencji i potrzeb, a także na temat wszelkich kwestii, które mogą pomóc w udoskonaleniu całej procedury absolutorium, w celu zapewnienia powodzenia takiego procesu oraz wzmocnienia odpowiedzialności i przejrzystości w agencjach; zachęca agencje do przedstawienia takich informacji również właściwym dla nich komisjom;

29. wzywa Komisję, aby równolegle z tym działaniem przedstawiła najpóźniej z końcem 2005 r. propozycje zmian w dotychczasowych aktach założycielskich agencji z myślą między innymi o optymalizacji swoich stosunków z agencjami; propozycje takie powinny zmierzać do:

a) zwiększenia zakresu komunikacji pomiędzy Komisją a agencjami,

b) nawiązania lub poszerzenia współpracy przy określaniu potrzeb do zaspokojenia, celów, wyników do osiągnięcia oraz strategii ich realizacji, a także przy wyznaczaniu standardów monitorowania i oceny,

c) wsparcia działań uzupełniających, lepszej organizacji środków i ich efektywnej alokacji dla osiągania wyników, a także opracowania strategii komunikacji dla upowszechniania tych wyników;

30. kładzie nacisk na fakt, że zanim zostanie podjęta jakakolwiek decyzja co do propozycji utworzenia nowej agencji, Komisja musi przeprowadzić bardzo szczegółową ocenę potrzeb i wartości dodanej związanych z przyszłą działalnością takiej agencji, biorąc pod uwagę istniejące już struktury, zasadę pomocniczości, skrupulatne planowanie i efektywne wykorzystanie budżetu oraz uproszczenie procedur;

31. oczekuje, że przed zakończeniem procedury budżetowej w 2005 r. Komisja przekaże niezwłocznie wytyczne dotyczące polityki kadrowej agencji, o które wnioskował Parlament Europejski;

Uwagi ogólne skierowane do agencji

32. oczekuje, że odtąd będzie otrzymywał od każdej z agencji sprawozdanie z podsumowaniem informacji na temat audytów przeprowadzonych przez audytora wewnętrznego, sformułowanych zaleceń oraz działań podjętych na podstawie tych zaleceń zgodnie z art. 72 ust. 5 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002;

33. zachęca agencje do podejmowania dalszych starań w celu poprawnego stosowania regulaminów pracowniczych oraz przepisów obowiązujących innych urzędników publicznych a dotyczących ich personelu (procedury rekrutacji i odpowiednie podejmowane decyzje, akta personalne, obliczanie wynagrodzenia i innych świadczeń, polityka rozwoju kariery, odsetek wolnych stanowisk, limity wyznaczane dla zachowania równouprawnienia płci itp.);

34. zauważa, że na ogół odpowiedni odsetek mężczyzn i kobiet wśród ogółu pracowników agencji wskazuje, iż występuje nierównowaga pomiędzy mężczyznami a kobietami; wyraża żal, że mężczyźni stanowią około jedną trzecią personelu i mają przewagę liczebną na wysokich stanowiskach, podczas gdy kobiety mają przewagę liczebną na niskich stanowiskach; oczekuje, że agencje podejmą natychmiastowe, skuteczne działania w celu zaradzenia tej sytuacji;

35. wzywa wszystkie agencje do zapewnienia, by wszystkie odnośne postanowienia dyrektywy 2002/73/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23 września 2002 r. zmieniającej dyrektywę Rady 76/207/EWG w sprawie wprowadzenia w życie zasady równego traktowania mężczyzn i kobiet w zakresie dostępu do zatrudnienia, kształcenia i awansu zawodowego oraz warunków pracy zostały wcielone do polityki kadrowej każdej z nich; (⁹);

36. oczekuje, że agencje w reakcji na odpowiednie obserwacje ETO będą w pełni przestrzegały zasad budżetowych określonych w rozporządzeniu finansowym, a zwłaszcza zasad jednolitości i rzetelności budżetowej; wzywa agencje, które jeszcze tego nie uczyniły, do realizacji wymogów rozporządzenia finansowego dotyczących kwestii rachunkowych oraz do dalszego usprawnienia swoich procedur wewnętrznego zarządzania i kontroli, w celu wzmocnienia odpowiedzialności, przejrzystości oraz wartości dodanej na płaszczyźnie europejskiej;

37. zachęca agencje, w szczególności te, których działalność ma wspólne elementy z działalnością lub misją innych agencji, aby nasiliły wzajemną współpracę, stwarzając tym samym możliwości rozwoju synergii; zachęca je do formalizacji w odpowiednich sytuacjach takiej współpracy poprzez specjalne porozumienia (wspólne deklaracje, listy intencyjne, decyzje o wspólnym planowaniu i wspólnych działaniach/programach zawierających elementy komplementarne) tak, aby uniknąć powielania prac oraz zapewnić, że wkład każdej agencji będzie wyraźnie określony, zaś wyniki wspólnych wysiłków będą maksymalizować wartość dodaną i oddziaływanie ich prac; oczekuje, że będzie regularnie informowany w tej kwestii;

38. wzywa agencje, aby ze szczególną uwagą podchodziły do procedur zawierania kontraktów i zarządzania nimi; zachęca je do podejmowania wszelkich odpowiednich środków odnośnie do ich struktur administracyjnych w celu wzmocnienia swoich wewnętrznych procedur, kanałów i zarządzania w zakresie kontroli; jest zdania, że środki takie mogą obejmować, gdy jest to konieczne lub wykonalne, utworzenie specjalistycznych zespołów, którym powierza się zadanie doradzania - na podstawie analizy zagrożeń - na temat najlepszych sposobów przygotowania procedur zawierania kontraktów, zapewnienia monitorowania i realizacji działań uzupełniających, zależnie od wymagań; w kwestii tej wzywa Komisję i ETO do zintensyfikowania współpracy z agencjami;

39. zauważa trudności, o których wspominali niektórzy dyrektorzy, szczególnie w przypadku „nowych agencji”, w zakresie dotrzymywania przez agencje kalendarza i terminów sprawozdań określonych w rozporządzeniu finansowym; zachęca dyrektorów agencji, aby w kontekście zbliżającego się przeglądu rozporządzenia finansowego w 2005 r. poinformowali Komisję Budżetową i Komisję Kontroli Budżetowej PE o napotykanych dotąd trudnościach, tak aby można było je rozpatrzyć w ramach przeglądu; oczekuje, że dyrektorzy przedstawią konkretne propozycje rozwiązań alternatywnych dotyczące terminów, które najlepiej odpowiadałyby wymaganiom funkcjonalnym, przy jednoczesnym przestrzeganiu obowiązków agencji w zakresie sprawozdawczości przewidzianych w rozporządzeniu finansowym;

40. zauważa pozytywną reakcję dyrektorów agencji na wezwanie parlamentarnej komisji odpowiedzialnej za przygotowanie absolutorium do ustanowienia bardziej precyzyjnego systemu komunikacji, zwłaszcza w zakresie przekazywania przez agencje do tej komisji dokumentów dotyczących obowiązków sprawozdawczych agencji; jest zdania, że lepsza organizacja takiej komunikacji wzmocni jego współpracę z agencjami i poprawi kontrolę demokratyczną;

41. zachęca dyrektorów agencji, aby odtąd do swojego rocznego sprawozdania z działalności, które jest przedstawiane razem z informacjami finansowymi i na temat zarządzania, dołączali oświadczenie o wiarygodności dotyczące zgodności z prawem i prawidłowości operacji, podobne do oświadczeń podpisywanych przez dyrektorów generalnych Komisji;

42. zachęca agencje do opracowania całościowej strategii komunikacji w odpowiedzi na potrzebę udostępniania w odpowiedniej formie wyników ich prac opinii publicznej, oprócz prezentacji takich wyników instytucjom, właściwym służbom Państw Członkowskich, specjalistom, partnerom czy konkretnym beneficjentom; z uwagi na opracowywanie takiej strategii wzywa agencje do zintensyfikowania wzajemnej współpracy i wymiany informacji na temat najlepszej praktyki dla osiągnięcia tego celu; oczekuje, że przed kolejną procedurą absolutorium jego właściwe komisje zostaną należycie poinformowane przez agencje o postępach w opracowywaniu takiej strategii, w celu zapewnienia efektywnego i regularnego nadzorowania ich działalności;

Uwagi ogólne skierowane do ETO i agencji

43. z zadowoleniem przyjmuje inicjatywę ETO, aby do jego szczegółowych sprawozdań na temat agencji dołączyć tabelę prezentującą sumaryczne informacje na temat kompetencji, zarządzania, dostępnych środków oraz produktów/wyników poszczególnych agencji; jest zdania, że poprawi to jasność i przejrzystość prac tych instytucji wspólnotowych, przy jednoczesnym zapewnieniu w odpowiednich sytuacjach użytecznej podstawy do porównań, z myślą o ułatwieniu określenia zharmonizowanych ram dla agencji, do czego wzywał Parlament;

44. zachęca ETO i agencje do wzmocnienia wzajemnej współpracy w celu wsparcia procedur i narzędzi technicznych zmierzających do poprawy należytego zarządzania we wszystkich kwestiach budżetowych i finansowych, z myślą o wprowadzeniu metodologii, która od początku tego procesu przygotowuje grunt dla pozytywnego przebiegu procedury absolutorium; oczekuje, że będzie regularnie informowany o poczynionych postępach i wprowadzaniu najlepszych praktyk;

45. wzywa ETO i agencje do zwiększenia przejrzystości procedury kontradyktoryjnej przed ostatecznym sprawozdaniem ETO w sprawie absolutorium tak, aby unikać wszelkich sprzeczności lub dwuznaczności, które mogą narazić na szwank wiarygodność całej procedury; w tym kontekście zachęca ETO i Komisję, aby zaproponowały wykonalny sposób aktualizacji informacji na temat wprowadzonych ulepszeń i/lub wykrytych problemów w okresie od pierwszych dyskusji na temat sprawozdania przygotowawczego ETO do momentu podjęcia decyzji w sprawie udzielenia absolutorium w celu zapewnienia jak najbardziej rzetelnego obrazu sytuacji w agencjach.