PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając budżet ogólny Unii Europejskiej za rok budżetowy 2003 (¹),

- uwzględniając zestawienie dochodów i wydatków oraz bilans dotyczący roku budżetowego 2003 (C6-0015/2005),

- uwzględniając sprawozdanie roczne Trybunału Obrachunkowego dotyczące roku budżetowego 2003 wraz z odpowiedziami instytucji (²),

- uwzględniając oświadczenie o wiarygodności rachunków jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw przedkładane przez Trybunał Obrachunkowy zgodnie z art. 248 Traktatu WE (³),

- uwzględniając art. 275 Traktatu WE oraz art. 179a Traktatu Euratom,

- uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (⁴), w szczególności jego art. 145, 146 i 147,

- uwzględniając art. 147 ust. 1 rozporządzenia finansowego z dnia 25 czerwca 2002 r., zgodnie z którym każda instytucja wspólnotowa musi podejmować wszystkie odpowiednie kroki zmierzające do działania zgodnie z uwagami dołączonymi do decyzji w sprawie absolutorium wydanej przez Parlament Europejski,

- uwzględniając rozporządzenie finansowe z dnia 21 grudnia 1977 r. mające zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (⁵),

- uwzględniając art. 71 i 74 ust. 3 oraz załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A6-0063/2005),

A. zważywszy, że Trybunał Obrachunkowy w ustępie 9.15 rocznego sprawozdania za rok budżetowy 2003 uznał w odniesieniu do Parlamentu Europejskiego, że „operacje poddane audytowi były zasadniczo legalne i prawidłowe”,

B. zważywszy, że rozporządzenie finansowe z dnia 25 czerwca 2002 r. oraz Regulamin PE ze zmianami z dnia 23 października 2002 r. obowiązują od 1 stycznia 2003 r. w odniesieniu do zasad określających procedurę udzielania absolutorium,

C. zważywszy, że Regulamin Parlamentu został zmieniony dnia 23 października 2002 r. w celu wprowadzenia zasady, że absolutorium udziela się Przewodniczącemu, a nie Sekretarzowi Generalnemu,

D. mając na uwadze, że postanowienia rezolucji z dnia 21 kwietnia 2004 r. (⁶) w sprawie absolutorium za 2002 r. powinny być kontynuowane, oraz że należy dokonać oceny postępów w realizacji zawartych w niej zaleceń,

1. odnotowuje dane liczbowe, którymi zamknęły się rachunki Parlamentu Europejskiego w roku budżetowym 2003, a mianowicie:

2. zauważa, że w 2003 r. 98,98 % środków zapisanych w budżecie Parlamentu zostało wykorzystanych, a stopa środków anulowanych wyniosła 1,02 %, oraz że, jak w poprzednich latach, osiągnięto bardzo wysoki poziom wykonania budżetu;

3. przypomina jednak (nie kwestionując ustalonej polityki Parlamentu polegającej na preferowaniu zakupu, a nie wynajmu budynków), że ten wysoki poziom wykonania należy przypisać po części konsekwentnie stosowanej od 1992 r. praktyce przesuwania niewykorzystanych środków w celu przekazywania wszelkich środków dostępnych na koniec roku do linii budżetowych przeznaczonych na budynki, a w szczególności na wcześniejszą spłatę rat kapitałowych w celu obniżenia przyszłych płatności odsetkowych;

4. uznaje, że program zakupów nieruchomości przez Parlament został w przeważającej mierze wykonany, mimo to wzywa władze budżetowe do zapewnienia optymalnych prognoz budżetowych, aby kwoty zapisane w projekcie budżetu odpowiadały rzeczywistym potrzebom Parlamentu, co pozwoli uniknąć systematycznego korzystania ze znacznych transferów z linii budżetowych niezwiązanych z daną problematyką;

5. uważa, że spłaty rat kapitałowych dotyczące budynków powinny być uzgadniane w ramach strategii budżetowej w określonej linii budżetowej, gdy budżet jest ustalany w roku N -1;

6. jest przekonany, że intendenci przez delegację powinni być wzywani do wyjaśnienia, w swoich rocznych sprawozdaniach z działalności, powodów dostępności środków w obrębie ich pozycji budżetowych dla celów przesunięcia;

7. zauważa, że w 2003 r. Parlament Europejski uzyskał dochody w kwocie 98545334 EUR (w 2002 r.: 67256006 EUR);

Prezentacja i treść rachunków oraz dołączonej analizy zarządzania finansami

8. zauważa, że analiza zarządzania budżetem dołączona do rachunków za 2003 r. zapewnia użyteczne przedstawienie głównych wydarzeń finansowych w roku podlegającym przeglądowi, a także zwięzłe streszczenie sprawozdań z działalności przedstawionych przez Dyrektorów Generalnych;

9. z zadowoleniem przyjmuje publikację na stronie intranetowej DG ds. Finansów sprawozdania na temat zarządzania budżetem i finansami za rok budżetowy 2003; z zadowoleniem przyjmuje również propozycję Sekretarza Generalnego, aby co roku opracowywano dokument, który byłby zwięzły, przystępny i przyciągający uwagę, w celu udostępnienia opinii publicznej szerszych informacji na temat zarządzania budżetem w Parlamencie (⁹);

Kontynuacja działań związanych z rezolucją w sprawie absolutorium za 2002 r.

10. wyraża swoje podziękowania dla Sekretarza Generalnego za dostarczenie sprawozdań o które Parlament zwrócił się w swojej rezolucji z dnia 21 kwietnia 2004 r. w sprawie absolutorium za 2002 r. odpowiednio wcześnie przed rozpoczęciem następnego cyklu absolutorium;

11. przypomina, że art. 147 ust. 1 rozporządzenia finansowego nakłada na instytucje obowiązek podjęcia wszelkich odpowiednich kroków w celu uwzględnienia uwag towarzyszących decyzji Parlamentu Europejskiego w sprawie absolutorium; stwierdza, że nakaz ten musi się również stosować do samego Parlamentu oraz a fortiori do jego organów;

12. podkreśla swoje przywiązanie do stosowania zasad dobrego zarządzania na szczeblu zarówno politycznym, jak i administracyjnym;

Wykonanie nowego rozporządzenia finansowego

13. wskazuje, że aktywność Parlamentu w zakresie zarządzania w 2003 r. była w dużej mierze nakierowana na dostosowanie się do nowych wymagań rozporządzenia finansowego, wdrożenia nowych systemów, metodologii i metod pracy, opracowanie programów szkoleniowych oraz ustanowienie nowych kierunków odpowiedzialności; zauważa, że Trybunał pochwalił sprawność Parlamentu we wprowadzaniu nowych struktur;

14. przypomina kluczowe zasady reform finansowych podjętych w 2003 r., a mianowicie decentralizację i przyjęcie pełnej odpowiedzialności przez wydziały zatwierdzające, oraz likwidację scentralizowanej funkcji kontroli finansowej oraz ustanowienie centralnej obsługi finansowej i wewnętrznego kontrolera;

15. zauważa, że panuje opinia związana z pierwotnymi doświadczeniami, że ścisłe stosowanie warunków określonych w nowym rozporządzeniu finansowym wobec instytucji takiej jak Parlament, która zarządza jedynie budżetem administracyjnym, prowadzi w niektórych przypadkach do nadmiernie złożonych systemów i przepływów finansowych;

16. uważa, że opinia ta wskazuje, iż potrzebny jest dalszy rozwój ram kontroli opartych na wyznaczaniu celów, identyfikacji zagrożeń dla ich osiągnięcia oraz opracowywaniu elementów kontroli, które by te zagrożenia neutralizowały; zaleca, aby władze Parlamentu wskazały i poprawiły wszelkie niedociągnięcia przy następnym przeglądzie rozporządzenia finansowego;

17. przypomina, że w grudniu 2002 r. Parlament przyjął podstawowe dokumenty niezbędne dla realizacji nowego rozporządzenia finansowego, w tym nowe przepisy wewnętrzne dotyczące wykonania budżetu, uprawnień dla wydziału audytu wewnętrznego, intendentów i księgowego, minimalnych norm kontroli wewnętrznej oraz specjalnego kodeksu standardów zawodowych dla personelu prowadzącego uprzednie przeglądy, a także dostosował do nowych przepisów system komputerowy wykorzystywany do zarządzania dochodami i wydatkami budżetowymi (Finord);

18. odnotowuje jednak uwagę Trybunału stwierdzającą, że choć intendenci nie mogli wprowadzić w pełni działających systemów kontroli w dniu wejścia w życie rozporządzenia finansowego ( 1 stycznia 2003 r.), to Parlament był jednak w stanie rozpocząć w 2003 r. wprowadzanie „minimalnych norm kontroli wewnętrznej” (Minimum Standards for Internal Control - MSIC), „Głównego wydziału finansowego” oraz urzędu ds. audytu wewnętrznego (¹⁰);

19. w odpowiedzi na sformułowaną przez Trybunał krytykę braku elementów kontroli ex post, wskazuje na odpowiedź Parlamentu stwierdzającą, że potrzeba pełnej weryfikacji ex post zostanie oceniona na podstawie szerszej samooceny zagrożeń i kontroli przeprowadzonej przez odpowiednich intendentów (¹¹);

20. z zaniepokojeniem odnotowuje stwierdzenie Trybunału, że proces wdrożenia pewnych standardów kontroli wewnętrznej, w tym identyfikacji drażliwych stanowisk i nieprawidłowości w sprawozdaniach, znajdował się dopiero na wstępnym etapie (¹²);

21. zauważa, że od czasu przejścia na zdecentralizowane weryfikacje finansowe potrzeba zapewnienia ciągłości operacji i właściwego nadzoru nad urzędem ds. uprzednich kontroli spowodowała znaczny wzrost liczby personelu przydzielonego do zadań w zakresie uprzednich kontroli;

22. podsumowując, uznaje, że przejście od wysoce scentralizowanego do zdecentralizowanego podejścia do procedur kontroli wewnętrznej w krótkim czasie stanowiło w 2003 r. poważne wyzwanie; zauważa z zadowoleniem, że spośród mniejszych instytucji Parlament - dzięki wysiłkom jego administracji - był jedną z niewielu, którym udało się przyjąć na czas niezbędne teksty pomocnicze przed wejściem w życie dnia 1 stycznia 2003 r. nowego rozporządzenia finansowego;

Roczne sprawozdania z działalności

23. wskazuje, że rok 2003 był pierwszym rokiem budżetowym, w którym dyrektorzy generalni mieli obowiązek przygotowania rocznych sprawozdań z działalności, i że Sekretarz Generalny przekazał je Przewodniczącemu i Komisji Kontroli Budżetowej wraz z podpisaną deklaracją; zauważa, że w deklaracji tej Sekretarz Generalny zawarł uzasadnione potwierdzenie, że budżet Parlamentu został wykonany zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami oraz że wprowadzone ramy kontroli zapewniły niezbędne gwarancje legalności i prawidłowości leżących u jego podstaw operacji;

24. zauważa, że żaden z intendentów przez delegację nie zawarł zastrzeżeń w swojej deklaracji, ale dwa sprawozdania z działalności zawierały uwagi dotyczące i) braków wykwalifikowanego personelu w dziedzinie zarządzania finansami (Dyrekcja Generalna ds. Informacji) oraz ii) potrzeby zmiany przepisów, tak aby dostosować pewne aspekty diet posłów do rozporządzenia finansowego, oraz rozwiązania kwestii statusu finansowania grup politycznych (Dyrekcja Generalna ds. Finansów);

25. odnotowuje ponadto uznanie przez Sekretarza Generalnego w jego deklaracji, że otrzymane do tej pory (tj. do dnia 16 marca 2004 roku) sprawozdania audytora wewnętrznego dotyczące prowadzonego przezeń przeglądu ram kontroli wewnętrznej wskazują, iż występują pewne usterki, którym należy w szybkim terminie zaradzić;

26. zauważa z zadowoleniem, że do deklaracji Sekretarza Generalnego dołączono szczegółowy plan działania, którego celem jest zaradzenie niedociągnięciom wskazanym w sprawozdaniach z działalności;

27. zwraca się do Sekretarza Generalnego, aby w ramach kontynuacji działań związanych z niniejszą rezolucją złożył Komisji Kontroli Budżetowej sprawozdanie w sprawie poczynionych postępów we wdrażaniu środków określonych w planie działań zawartych w załączniku do jego deklaracji odnoszącej się do roku budżetowego 2003;

28. zauważa, że różne sprawozdania z działalności różnią się bardzo pod względem zakresu, długości, formy i stopnia uwzględnienia informacji od właściwych wydziałów; zachęca Sekretarza Generalnego, aby zgodnie z propozycją Trybunału Obrachunkowego zawartą w ust. 9.16 sprawozdania rocznego za 2003 rok ujednolicił w przyszłości kształt i strukturę sprawozdań z działalności w celu zapewnienia większej porównywalności pomiędzy dyrekcjami generalnymi; zauważa jednak, że trudności w rekrutacji odpowiednio wykwalifikowanego personelu finansowego to temat pojawiający się w wielu sprawozdaniach z działalności;

29. odnotowuje uwagę Trybunału zawartą w ust. 9.16 rocznego sprawozdania za 2003 r., że roczne sprawozdania z działalności powinny zawierać więcej szczegółowych informacji na temat wyników przeprowadzonych kontroli;

30. na podstawie sprawozdań z działalności za 2003 r. zauważa, że dla lepszego zrozumienia prawdziwej wartości deklaracji podpisanych przez intendentów pożądane byłoby przyjęcie w kolejnych latach standardowej formy, która wyraźnie odróżniałaby kwestie wymagające „uwag” ze strony Dyrektora Generalnego (niepodważające jego deklaracji o wiarygodności) od innych poważniejszych kwestii uzasadniających sformułowanie „zastrzeżenia”;

Audyt wewnętrzny

31. przypomina, że roczne sprawozdanie audytora wewnętrznego oraz deklaracja i sprawozdania z działalności Sekretarza Generalnego i Dyrektorów Generalnych stanowią znaczącą część oceny dokonywanej zarówno przez Trybunał Obrachunkowy, jak i przez organy Parlamentu udzielające absolutorium;

32. zauważa, że w dalszej części pojęcie kontroli wewnętrznej ma oznaczać zapewnienie zasadnych gwarancji realizacji kluczowych celów kontroli, a mianowicie:

- zgodności z obowiązującym prawem, rozporządzeniami i decyzjami;

- dążenia do oszczędności, skuteczności i wydajności działań;

- identyfikacji i zarządzani a ryzykami;

- zapobiegania i wykrywania nadużyć i błędów;

- utrzymania jakości zapisów księgowych oraz odpowiednich zapisów danych;

33. uważa, że administracja powinna priorytetowo traktować realizację zaleceń audytora wewnętrznego, wynikających z dokonanego przezeń przeglądu ram kontroli wewnętrznej w 2003 r., w następujących dziedzinach:

- potrzebę zapewnienia odpowiedniej liczebności i poziomu umiejętności personelu odpowiedzialnego za inicjowanie zobowiązań i za uprzednie kontrole;

- położenie szczególnego nacisku na wymagania szkoleniowe dotyczące personelu realizującego zadania w zakresie zarządzania finansami i kontroli we wszystkich wydziałach;

- programowanie działań i zarządzanie ryzykiem;

- narzędzia monitorowania i sprawozdawczości;

- wyznaczenie jednego, głównego punktu, do którego wydziały intendentów mogłyby w razie potrzeby kierować wnioski o udzielenie porady lub wydanie opinii, w szczególności w sprawach zamówień;

- dokumentacja procedur kontroli wewnętrznej i zarządzania przez wszystkie wydziały oraz informowanie o nich personelu;

- środki zmierzające do zapewnienia przestrzegania przepisów dotyczących zamówień i dotacji;

- kodeks postępowania dla konsultantów zewnętrznych oraz ulepszenie definicji charakteru zadań przewidzianych w umowach;

- sporządzenie wykazów stanowisk drażliwych (np. urzędnicy blisko współpracujący z dostawcami) wraz z dokładnymi wytycznymi dotyczącymi określania i identyfikacji takich stanowisk;

- wydziały Parlamentu powinny centralnie opracować i regularnie aktualizować wzory umów zawierające zabezpieczenia pozycji prawnej i finansowej Parlamentu do stosowania w transakcjach z dostawcami;

Zarządzanie i ramy regulacyjne

34. ponownie potwierdza pogląd wyrażony w swoich rezolucjach z dnia 8 kwietnia 2003 r. (¹³) oraz z dnia 21 kwietnia 2004 r., zgodnie z którymi „procedura absolutorium powinna swoim zakresem obejmować nie tylko działalność w zakresie zarządzania Sekretarza Generalnego i administracji Parlamentu, ale również decyzje podejmowane przez jego organy kierownicze, tj. Przewodniczącego, Prezydium i Konferencję Przewodniczących”;

35. zobowiązuje Prezydium i właściwą komisję do zareagowania na wymóg sformułowany w ustępach 16 i 17 swojej rezolucji z dnia 21 kwietnia 2004 r. przedstawienia propozycji zmierzających do zdefiniowania dokładnego praktycznego rozumienia odpowiedzialności politycznej spoczywającej na członkach organów kierowniczych Parlamentu w zakresie wykonywania ich uprawnień i podejmowania decyzji mających znaczące konsekwencje finansowe;

36. przypomina ust. 11-17 swojej rezolucji z dnia 21 kwietnia 2004 r. dotyczące odpowiedzialności organów kierowniczych Parlamentu; wskazuje ponadto, że jest to pierwsze sprawozdanie w sprawie absolutorium, które zgodnie z nowym Regulaminem ma zostać skierowane do jego władz politycznych, a nie tylko administracyjnych; postanawia w przyszłości poprawić komunikację i dialog pomiędzy Komisją Kontroli Budżetowej a członkami Prezydium i Kwestorami;

37. wskazuje, że zarządzanie finansami Parlamentu podlega obecnie szczegółowemu badaniu w coraz większej liczbie organów, procedur i mechanizmów kontrolnych, takich jak sprawozdanie w sprawie absolutorium PE, przekazywane w odpowiedzi na nie sprawozdania administracji, roczna procedura budżetowa, sprawozdania roczne i sektorowe audytora wewnętrznego, zespół audytorów, Trybunał Obrachunkowy, zespół do spraw nieprawidłowości finansowych, sprawozdania przygotowywane przez OLAF (Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych) oraz sprawozdania z działalności Dyrektorów Generalnych, co powoduje ryzyko nakładania i powtarzania tych samych działań;

38. wyraża wątpliwość, czy obecny poziom szczegółowości badań oraz złożoność aparatu kontroli są w pełni proporcjonalne, w świetle wniosku Trybunału Obrachunkowego, zgodnie z którym ogólne ryzyko jest niewielkie w dziedzinie wydatków administracyjnych (¹⁴);

39. uważa, że odpowiedni proces konsolidacji i porządkowania procedur kontrolnych może okazać się konieczny po pewnym czasie; zwraca się do Sekretarza Generalnego, aby przedstawił sprawozdanie na temat możliwych sposobów syntetycznego ujęcia wszystkich rozmaitych danych w dziedzinie kontroli, tak aby można było sformułować jasne wnioski;

40. wzywa Sekretarza Generalnego, aby zapewnił wdrożenie integralnego podejścia do zarządzania ryzykiem i analizy ryzyka, zapewniając tym samym należyte zarządzanie finansami i administracją;

Grupy polityczne (przegląd rozliczeń i procedur - linia budżetowa 3701)

41. przypomina, że ust. 2.7.3 przepisów (¹⁵) dotyczących linii budżetowej 3701 wymaga, aby Prezydium i Komisja Kontroli Budżetowej zajmowała się rachunkami grup politycznych zgodnie z uprawnieniami przyznanymi im w Regulaminie;

42. powtarza, że grupy polityczne są w sposób niezależny odpowiedzialne za zarządzanie i wykorzystanie przysługującej im części budżetu Parlamentu oraz że kompetencje wydziału audytu wewnętrznego Parlamentu nie obejmują warunków, na jakich wykorzystywane są środki w ramach linii budżetowej 3701 (około 3 % całego budżetu Parlamentu);

43. zauważa trudności, jakie napotyka Parlament przy stosowaniu niektórych nowych przepisów rozporządzenia finansowego do zasadniczo administracyjnego budżetu, oraz że trudności te znajdują także odzwierciedlenie na poziomie grup politycznych; uznaje jednak, że podjęto wysiłki dostosowania w jak największym zakresie przepisów 3701 do wymagań rozporządzenia finansowego;

44. zauważa, że grupy polityczne i administracja utworzyły grupę roboczą w celu zbadania szczególnego statusu budżetów grup politycznych w kontekście przepisów rozporządzenia finansowego i przepisów wykonawczych; zachęca do jej wykorzystywania, w odpowiednich sytuacjach, jako forum regularnych kontaktów z administracją w celu bieżącego śledzenia reform finansowych i rachunkowych;

45. Z zadowoleniem przyjmuje decyzję grup politycznych o publikacji ich wewnętrznych zasad finansowych na stronie internetowej Parlamentu i wzywa do jej pilnej realizacji; wzywa Prezydium do znalezienia właściwego rozwiązania umożliwiającego przeprowadzenie w przejrzysty sposób kontroli sprawozdań i rozliczeń posłów niezrzeszonych, zgodnie z ogólnie przyjętą procedurą obecnie stosowaną przez grupy polityczne;

46. odnotowuje, że w 2003 r. zgodnie z decyzją Prezydium z dnia 10 lutego 2003 r. środki zapisane w linii budżetowej 3701 zostały rozdzielone jak następuje:

47. odnotowuje propozycję Sekretarza Generalnego, aby po pierwsze opracować standardowe szablony pisma w sprawie włączenia zewnętrznych kontrolerów dla grup, a po drugie, aby list od przewodniczącego grupy dołączony do rachunków każdej grupy zawierał dodatkowe informacje, które mogą mieć postać standardowego rocznego sprawozdania z działalności dotyczącego wykonania budżetu grupy w danym roku budżetowym (¹⁶); zachęca Prezydium do uwzględnienia tych sugestii podczas następnego przeglądu przepisów 3701;

Diety posłów

48. przypomina, że do czasu przyjęcia jednolitych przepisów o wykonywaniu mandatu posła do Parlamentu Europejskiego wszyscy posłowie otrzymują:

- pensję podstawową wypłacaną przez ich parlamenty lub rządy krajowe w tej samej wysokości, jaką otrzymują parlamentarzyści krajowi i stosownie do przepisów podatkowych danego kraju;

- diety wypłacane bezpośrednio przez Parlament Europejski na podstawie przepisów zatwierdzonych przez Kwestorów i Prezydium, na pokrycie kosztów poniesionych podczas wykonywania obowiązków parlamentarnych;

49. zwraca uwagę na zwiększenie rozpiętości pensji od czasu rozszerzenia i na pilną potrzebę znalezienia rozwiązania, które zapewni sprawiedliwe traktowanie wszystkich posłów do PE z poszanowaniem ich krajowych praw i przepisów;

50. popiera w tym zakresie inicjatywę podjętą przez obecną Prezydencję Unii Europejskiej, zmierzającą do osiągnięcia porozumienia odnośnie Statutu Posłów wprowadzającego jednolite wynagrodzenie dla posłów do Parlamentu Europejskiego;

51. odnotowuje zamiar Prezydium Parlamentu kontynuowania współpracy z Radą w celu uzgodnienia warunków jednolitych przepisów o wykonywaniu mandatu posła; nakłania obie strony, aby przy najbliższej okazji zamknęły tę kwestię w celu położenia kresu spekulacjom i niepewności, jakie towarzyszą sprawie wynagrodzeń parlamentarnych;

52. wyraża ubolewanie, że w kwestii przeglądu i reformy systemu diet parlamentarnych poczyniono niewielkie postępy od czasu jego poprzedniego sprawozdania w sprawie absolutorium; przypomina wcześniejszą decyzję Prezydium z dnia 28 maja 2003 r., która częściowo dotyczyła tej kwestii, ale w powiązaniu z przyjęciem jednolitych przepisów o wykonywaniu mandatu posła; jest przekonany, że nawet w sytuacji braku jednolitych przepisów możliwe powinno być opracowanie systemu, który będzie jasny, przejrzysty i sprawiedliwy;

53. jest zdania, że posłowie, którzy dobrowolnie zwracają administracji diety lub ich część odpowiadającą nadwyżce wobec faktycznie poniesionych kosztów, albo domagają się jedynie zwrotu faktycznych kosztów, np. kosztów podróży, powinni czynić tak na podstawie zasad jasno określonych w przepisach dotyczących zwrotu kosztów i diet posłów do PE;

Dodatki na wydatki ogólne

54. zwraca się do Kwestorów o dokonanie weryfikacji ogólnych przepisów dotyczących zwrotu kosztów, aby sprawdzić, czy potrzebne są zmiany w celu jak najlepszego wykorzystania nowych możliwości informatycznych;

Dodatki na sekretariat

55. zauważa, że dnia 13 grudnia 2004 r. Prezydium przyjęło zmiany w przepisach (¹⁷) dotyczących dodatków na sekretariat, które, między innymi, miały na celu zapewnienie większej spójności pomiędzy tymi przepisami a wymaganiami rozporządzenia finansowego;

56. zaznacza, że art. 79 rozporządzenia finansowego oraz art. 98 i 104 przepisów wykonawczych (¹⁸) dotyczących stwierdzania prawidłowości wydatków zobowiązują intendenta do sprawdzenia tytułu wierzyciela na podstawie dokumentów towarzyszących; przypomina administracji o potrzebie domagania się składania faktur lub rachunków jako warunku dokonania płatności z tytułu umów o świadczenie usług (art. 14 ust. 6 przepisów dotyczących zwrotu kosztów oraz diet posłów);

57. wzywa Prezydium do zaproponowania, uwzględniając wyniki prac parlamentarnej grupy roboczej, regulacji kształtujących bardziej przejrzyście gospodarowanie dodatkami na sekretariat posłów, zaznacza jednak, że należy przy tym uwzględnić podstawy swobody zawierania umów;

58. wyraża ubolewanie, że decyzja Prezydium z dnia 13 grudnia 2004 r. zmienia treść przepisów art. 14 ust. 5 i ust. 7 lit. d) dotyczących zwrotu kosztów oraz diet posłów do PE (ustanowionych decyzją Prezydium z dnia 9 lutego 2004 r.) w taki sposób, że przepisy dotyczące zobowiązań asystentów i pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o świadczenie usług, które wynikają z umowy i systemu ubezpieczeń społecznych, ponownie wykazują brak jasności; wzywa Prezydium do weryfikacji tekstu przyjętego 13 grudnia 2004 r.;

Dodatki na podróże służbowe

59. przypomina, w dniu 28 maja 2003 r. Prezydium przyjęło projekt zbioru nowych przepisów dotyczących zwrotu kosztów i diet dla posłów przewidujących zwrot kosztów podróży służbowych na podstawie faktycznych kosztów, uzależniony jednak od wejścia w życie statutu posłów;

60. przypomina, że na pewnych trasach faktyczne koszty są czasami wyższe niż pułapy ustalone przez administrację ze względu na brak konkurencyjnych przewoźników na tych trasach i nalega na zwrot rzeczywistych kosztów w tych okolicznościach;

Dobrowolny plan emerytalny

61. zauważa, że według niedawno zmienionej wyceny aktuarialnej z dnia 31 grudnia 2003 r. przyszłe zobowiązania funduszu w tej dacie przekraczały jego bieżące aktywa o kwotę 41795982 EUR oraz że aktuarialny poziom finansowania wynosił na koniec 2003 roku 76,4 % (¹⁹);

62. przypomina pogląd Trybunału Obrachunkowego, że w planie tym należy ustalić jasne zasady określające zobowiązania i zadania Parlamentu Europejskiego i uczestników planu na wypadek, gdyby przyszła wycena aktuarialna wykazywała deficyt (²⁰); jest przekonany o konieczności bardziej precyzyjnego określenia natury zobowiązań Parlamentu odnośnie przyszłych zobowiązań finansowych związanych z funduszem emerytalnym; jest ponadto przekonany, że wpłaty posłów do funduszu powinny być odliczane ze źródeł osobistych, a nie z planu diet parlamentarnych;

63. odnotowuje odpowiedź administracji, iż do Prezydium skierowane zostaną propozycje zmierzające do określenia odpowiednich uprawnień i obowiązków Parlamentu oraz stowarzyszenia non-profit zarejestrowanego zgodnie z prawem Luksemburga i zarządzanego przez pochodzący z wyboru komitet wykonawczy (²¹);

64. zauważa również, że na podstawie wyników wyceny aktuarialnej, która ma zostać przeprowadzona na początku 2005 r., poznamy wymagany poziom finansowania funduszu; jest jednak zdania, że po zatwierdzeniu statutu posłów należy ustanowić nowy i odrębny instrument emerytalny, jednakowy dla wszystkich posłów, oraz że od tej daty należy wstrzymać wszystkie wpłaty z budżetu Parlamentu do dobrowolnego funduszu emerytalnego;

65. wyraża zaniepokojenie poglądem przyjętym przez Trybunał Obrachunkowy, że jeśli obecny plan ma nadal funkcjonować, należy jak najszybciej stworzyć dla niego wystarczającą podstawę prawną (inną niż decyzja Prezydium), oraz że wpłaty Parlamentu na dobrowolny plan emerytalny powinny opierać się na akcie prawodawstwa wtórnego przyjętym zgodnie z art. 190 ust. 5 Traktatu (²²);

Zamówienia

66. przypomina, że rozporządzenie finansowe i przepisy wykonawcze, które weszły w życie dnia 1 stycznia 2003 r., zmieniły procedury planowania, publikowania i przyznawania zamówień, znosząc jednocześnie konsultacje z CCAM (Komitetem Doradczym ds. Zakupów i Zamówień), które były obowiązkowe w przypadku zamówień powyżej 50000 EUR;

67. zauważa, że zamiast z CCAM intendenci Parlamentu mogą według uznania zasięgać rady międzywydziałowej grupy do spraw zamówień publicznych (GIMP); zauważa ponadto, że w miejsce rocznego sprawozdania CCAM na temat działań w zakresie zamówień Sekretarz Generalny - w reakcji na wcześniejsze rezolucje w sprawie absolutorium - przygotował sprawozdanie oparte na danych dostarczonych przez intendentów, które zawiera następujące informacje na temat zamówień udzielonych w 2003 r.:

68. z zadowoleniem przyjmuje ustalenie, że znaczącą cześć zamówień w 2003 r. udzielono w drodze przetargu nieograniczonego;

69. zauważa, że audytor wewnętrzny prowadzi w skali całej instytucji kontrolę procesu udzielania zamówień, z której ostateczne sprawozdanie jest spodziewane w pierwszej połowie 2005 r.; zobowiązuje swojego Sekretarza Generalnego, aby poinformował w odpowiedni sposób Komisję Kontroli Budżetowej o treści tego sprawozdania, gdy zakończony zostanie proces wewnętrznych konsultacji;

70. popiera administrację w jej wysiłkach zmierzających do utworzenia bazy danych dotyczącej zamówień, stosownie do art. 95 rozporządzenia finansowego, która zgodnie ze sprawozdaniem Sekretarza Generalnego (²³) powinna zacząć działać pod koniec 2005 r.;

71. z zadowoleniem zauważa, że w przypadku zamówień o wartości przekraczającej 50000 EUR liczba i wartość procedur negocjowanych w 2003 r. znacząco spadła w porównaniu z odpowiednimi danymi za rok 2002;

72. odnotowuje zaniepokojenie administracji w następujących kwestiach:

- próg 1050 EUR dla przetargów konkurencyjnych (zamówienia o niskiej wartości) powodujący niepotrzebne obciążenia w zakresie zarządzania;

- zamówienia elektroniczne (wymiana informacji dotyczących przetargów drogą elektroniczną) w terminie wyznaczonym przez dyrektywę 2004/18/WE (²⁴) Parlamentu Europejskiego i Rady, mając na uwadze potrzebę zagwarantowania bezpieczeństwa, poufności i rzetelności danych elektronicznych;

73. spodziewa się, że jego właściwe komisje wezmą pod uwagę te kwestie, proponując w razie potrzeby wprowadzenie zmian w kontekście przyszłych przeglądów rozporządzenia finansowego, przepisów wykonawczych do niego oraz regulaminu Parlamentu dotyczącego wykonania jego budżetu;

Budynki

74. z zadowoleniem zauważa, że długotrwały spór pomiędzy Parlamentem a władzami francuskimi dotyczący ostatecznej ceny zakupu budynku LOW w Strasburgu został zakończony pod koniec 2003 r., a zakup został sfinalizowany w roku 2004;

75. przypomina, że brak jednego miejsca pracy pociąga za sobą dodatkowe znaczne dodatkowe koszty dla budżetu Parlamentu; zwraca uwagę, że koszty wynikające z umiejscowienia siedzib Parlamentu Europejskiego w trzech krajach są szacowane na ponad 200 milionów EUR rocznie;

Sprawa dotycząca kasy dla posłów

76. zauważa, że wszczęto procedurę przewidzianą w art. 22 Regulaminu pracowniczego w celu określenia odpowiedzialności w związku z rozbieżnością na kwotę 4136125 BEF pomiędzy stanem kasy a odpowiednimi zapisami rachunkowymi z 1982 r. (²⁵); zauważa, że pierwsze posiedzenie Rady Dyscyplinarnej odbyło się dnia 17 marca 2003 r. i obecnie zakończyła ona już swoje prace, polecając swojemu Sekretarzowi Generalnemu, aby na bieżąco informował właściwą komisję o dalszym rozwoju wypadków;

Środowisko naturalne

77. wyraża swoje zadowolenie z faktu, że wszechstronny przegląd wewnętrznej polityki Parlamentu w zakresie środowiska naturalnego, prowadzony przez podmiot konsultingowy specjalizujący się w zarządzaniu środowiskiem naturalnym (EMAS), zostanie wkrótce przedstawiony Prezydium, z myślą o docelowym wprowadzeniu w Parlamencie systemu zarządzania środowiskiem naturalnym (²⁶); poleca swojemu Sekretarzowi Generalnemu, aby po omówieniu sprawozdania podmiotu konsultingowego w Prezydium zostało ono opublikowane na stronie internetowej Parlamentu;

78. zauważa, że wiele dokumentów urzędowych wciąż doręcza się posłom w znacznej liczbie egzemplarzy papierowych, mimo że są one dostępne w sieci; wzywa Kolegium Kwestorów do ustalenia równowagi ekologicznej w zakresie dostarczania dokumentów w formie papierowej;

79. wzywa do wprowadzenia systemu elektronicznego podpisu, dzięki któremu podpis posła mógłby sygnować takie dokumenty jak poprawki i pytania parlamentarne bez konieczności przenoszenia tych dokumentów na papier;

80. wzywa Prezydium do podjęcia wszelkich niezbędnych środków do przyspieszenia zatrudnienia pracowników obsługi tłumaczeniowej, w celu zagwarantowania wszystkim posłom prawa do wypowiadania się w ich językach ojczystych, poprzez zapewnienie tłumaczenia ustnego z ich języków i na ich języki;

81. przypomina, że w swojej decyzji z dnia 23 stycznia 2004 r. w sprawie skargi nr 260/2003 Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich sformułował w odniesieniu do Parlamentu Europejskiego negatywną ocenę dotyczącą niewłaściwej administracji w związku z niepodjęciem odpowiednich działań w celu promowania przestrzegania wewnętrznych przepisów dotyczących zakazu palenia tytoniu;

82. zauważa, że choć Prezydium przyjęło dnia 13 lipca 2004 r. zmienione przepisy dotyczące palenia tytoniu, nie zostały one jeszcze w pełni wprowadzone i wdrożone, wobec czego Parlament naraża się na kolejne negatywne oceny Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich; wzywa Prezydium do podjęcia pilnych działań w celu zmniejszenia poziomu zadymienia jego pomieszczeń i ochrony zdrowia wszystkich użytkowników jego budynków;

83. podkreśla, że jest prawnym obowiązkiem wszystkich pracodawców zapewnienie swoim pracownikom bezpiecznego i zdrowego środowiska pracy; zauważa, że wyjątek w przepisach Prezydium (²⁷), dopuszczający palenie tytoniu w biurach powoduje niedopuszczalny poziom zanieczyszczenia pomieszczeń dymem tytoniowym w budynkach, w których mieszczą się biura, i korytarzach stwarzając tym samym zagrożenie dla zdrowia osób przebywających w tych budynkach; zauważa, że budynki Parlamentu w trzech miejscach prac podlegają narodowym przepisom dotyczącym bezpieczeństwa i higieny; wzywa Kolegium Kwestorów do wyznaczenia wyraźnie określonej i dobrze wentylowanej przestrzeni dla palących, aby ograniczyć niedogodności dla niepalących;

84. zobowiązuje swojego Sekretarza Generalnego do przeprowadzenia badania opinii personelu we wszystkich trzech miejscach prac w celu stwierdzenia, czy większość pracowników Parlamentu opowiada się za wprowadzeniem zakazu palenia we wszystkich miejscach budynków zajmowanych przez biura pracowników Parlamentu przed terminem przewidzianym na 2007 r.;

85. odnotowuje informację w sprawie technicznej możliwości wyposażenia sal Parlamentu i sal posiedzeń komisji w technologię bezprzewodową dla stosowanych tam komputerów i pokrewnych urządzeń przekazaną przez Sekretarza Generalnego (²⁸); odnotowuje ostrzeżenie zawarte w notatce Sekretarza Generalnego dotyczące potencjalnych zagrożeń zdrowotnych, jeżeli poziom promieniowania elektromagnetycznego generowanego przy bezprzewodowej transmisji danych przekroczy określone limity; domaga się przedstawienia dodatkowego sprawozdania na temat aspektów zdrowotnych technologii bezprzewodowej w terminie do dnia 1 lipca 2005 r.;

86. z zadowoleniem przyjmuje informację, że począwszy od kwietnia i maja 2005 r. będzie możliwy dodatkowy dostęp do Internetu we wszystkich biurach posłów, co w znacznym stopniu rozwiąże problem dostępu poprzez komputery Mac; podkreśla jednak, iż należy zrobić więcej w tym względzie, aby umożliwić użytkownikom innych znanych systemów logowanie się do wewnętrznej sieci Parlamentu;

87. wzywa do przeprowadzania w regularnych odstępach czasu kompleksowych analiz bezpieczeństwa systemów komputerowych Parlamentu Europejskiego, jego sieci, połączeń, sprzętu i oprogramowania w celu zapewniania bezpieczeństwa „e-środowiska” Parlamentu.